高效优质的会议组织与管理.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,G xe,*,百分百投入,ltt88688,心与心交流,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,高效优质的会议组织与管理,重新认识会议,1,为什么要开会,政令需要畅通,思想需要统一,人心需要凝聚,问题需要讨论,大事需要决策,士气需要鼓舞,你能在世界上找到一个不开会的组织吗,会议的几大其他工具无可比拟的优势,会议可用来发表宣言传播理想发布政令举办活动声势大速度快,会议可同时达到几种效果如沟通和激励讨论和决定宣传和发动,会议可大可小可多可少可长可短可白天可晚上灵活方便,会议是领导人树立形象施展才华建立威信发挥影响的最好平台,会议也是一个窗口，可以用来观察一个组织的文化和有关人员的能力素质,会议的几种主要类型,大型集会,国家两会,电视电话会议,组织、部门、团体内部会议,企业最常用的几种会议,股东会,董事会,总经理办公会议,经营例会,周例会,晨会、夕会,临时会议,其他会议,临时会议、其他会议包括,研讨会,沟通会,座谈会,说明会,茶话会,经验交流会,欢迎会,欢送会,总结会,表彰会,学习会,批判会,读书会,反思会,企业会议存在问题及原因分析,2,分析一个真实的会议,这个会议开得好吗,存在什么问题,为什么会存在这些问题,大家有什么好的建议,企业会议中普遍存在的问题,参而不议,议而不决,决而不行,行而无果,企业会议效果不佳原因分析,认识不到,重视不够,准备不足,技巧不佳,落实不力,方法不对,目的不明,高效优质会议的,“,秘密,”,3,高效优质会议的,“,标本,”,一次会议能够称得上高效优质，一定要同时达到三个目的,解决了问题,统一了认识,鼓舞了士气,高效优质会议是这样,“,炼,”,成的,思想重视,准备充分,主题明确,纪律严明,组织得当,落实到位,高效优质会议的几个重要环节,目的要清晰,认识要统一,通知要提前,发言要高质,决定要明确,措施要有力,高效优质会议的一般操作流程,确定会议主题与形式,落实会议场地与用品,发布会议通知,按时召开会议,形成会议决议、纪要、记录,跟办会议决议执行情况并通报,根据会议制度执行奖罚,会议文件存档,规范的会议通知是这样的,关于召开（举行）某某会议的通知,各部门经理：,兹定于,2011,年,9,月,18,日下午,14,时在公司二楼第八,会议室举行什么什么会议，会议将重点讨论近期发生的,几起质量事故，分析原因，讨论对策，论题重要，事关,大局，请各部门经理按时参加，不得有误。,特此通知。,公司总经理办公室,二,一一年九月十二日,高效优质会议的策划组织与管理,4,会议的策划和主题的形成,为什么想到要开这样一个会议,希望通过这次会议达到什么效果,在哪里举办,以什么形式举办,有没有更好的形式,以前同类会议有过什么经验教训,这次需要特别注意什么,会议由谁主持，什么人参加,会议场地的确定,提前确定会议室,提前按会议人数准备用品,提前检查空调、投影设备,会议桌上的资料应该如何摆放,会议桌上的水应该如何摆放,如何解决会议室使用冲突问题,发布会议通知,提前发布会议通知,会议通知的基本要素,什么是规范的会议通知,会议通知发出后就万事大吉了吗,会议提醒,会前短信提醒确认,会前的检查与确认,检查确认会议准备情况,检查确认与会人员到会情况,检查确认会议室准备情况,检查确认会议设备可以正常使用,室外会议检查确认天气正常,检查确认与会议有关的其他情况,会中的注意事项,按时开始（不等迟到者）,不要偏离主题,按会议流程进行,引导和激发与会人员踊跃发言,得出应该得出的结论,作好会议记录,会后的跟进与落实,形成、签发会议决议或纪要,按会议决议或纪要组织落实,提醒有关人员工作进展情况,与工作进展异常者沟通并提供协助,形成会议决议或纪要执行情况报告,依据会议管理制度对有关人员作出处罚,会议总结与提升,定期不定期地对会议策划、组织、管理情况进行总结,剖析一次具体的会议,对好的方面进行总结提练,对不好的方面进行原因分析并制定对策,能够标准化的进行标准化,能够优化的流程进行优化,高效优质会议其他注意事项,尽量缩短会议时间，把更多时间用在会前和会后,一次会议只设一个主题,无关人员不参加会议,能够通过沟通解决的问题不上会,向与会人员提出明确而严格的要求,会议确定的任务要有时间、数量、质量、责任人等要素,如何成为优秀的,“,会议人,”,5,中高层管理者在会议中的几种角色,与会者,会议召集人,会议策划者,会议组织者,会议主持人,如何做一名优秀的与会者,收到通知，提前准备,思想上要重视，态度上要认真,按时与会,带着以下,“,装备,”,与会,事实,数据,意见、建议,某经理,某主管,某主管,副经理,工程师,如何做一名优秀的会议召集人,接到指令，认真准备,理解领导意图和会议目的,会议召集人应该做什么,会议召集人分几个,“,等级,”,测试一下你现在在哪个阶段和等级,下一步应该做什么,如何做一名优秀的会议策划者,深刻理解会议的功能和目的,及时总结会议的成败与得失,广泛学习与交流,善于思考和悟,提出优秀的会议方案,跟进方案实施情况,及时总结和完善,推荐一种特别会议,佛山欧陶公司的,360,度直面沟通会,即,“,反思检讨沟通会,”,。,董事长欧阳天生：,“,批评也能创造财富。,”,“,如果领导都听惯了,好话,，,听不进去批评的话，离失败就没多远了。,”,那些私下忠告我们，指出我们错误的人，才是真正的朋友。,马云,听不到奉承的人是一种幸运，听不到批评的人却是一种危险。,牛根生,最痛苦的时候，压力最大的时候，脑子里面只有一件事儿的时候，我把全国分公司经理招到荒山脚下北大门那个地方，招待所里面，然后在那个地方闭门开批判会。大家批判我，批判了三天三夜，我觉得那个就很有用。,史玉柱,成功的企业还在举行什么会议,腾讯：腾讯,“,批斗会,”,“,诊断腾讯,”,论坛，,2011,年,2-5,月举办了,8,场，广邀互联网、媒体、投资、咨询、法律等领域的资深人士参加。,集体追悼会,2011,年,7,月,5,日，史玉柱和刘永好、马云、冯仑、茅永红、郑跃文、张征宇在重庆集体研究决定：举办一个集体追悼会，每人给自己致悼词。结束过去，开始未来。每活一天就净赚,24,小时，珍惜每一天，充实每一天，快乐每一天。,史玉柱微博,如何做一名优秀的会议组织者,深刻领会领导意图和会议目的,思想上要重视，态度上要认真,选对会议工作团队,制定会议实施方案,制作表单,关注细节,及时总结,2008,年总结表彰暨歌咏比赛活动当日工作安排,总结表彰,歌咏比赛,员工聚餐,人员就位,布置就绪,确认台幕无误,09:00,郭常青,执行车辆限行,10:30,吴广立,桌椅摆放完毕,11:30,前 黎 莎,台上用品到位,12:30,前 黎 莎,奖金证书到位,13:00,张曼男,安保人员到位,12:10,吴广立,礼仪小姐到位,12:30,前 黎 莎,与会员工到位,13:10,前 黎 莎,优秀员工到位,13:30,丁万元,摄影人员到位,13:40,郭常青,确认音响良好,13:10,杨建华,宣布手机静音,13:45,黎 莎,宣布领导上台,13:50,黎 莎,播放恒路之歌,14:05,杨建华,礼仪引导送奖,14:40,黎 莎,主持进入状态,约,15:20,黎莎,评委按时到位,约,15:30,黎 莎,评委用品无误,约,15:50,黎 莎,评分统计无误,全程 黎 莎,摄影摄像全优,全程 郭常青,全员各就各位,18:00,黎 莎,致词用品无误,18:05,黎 莎,上餐用酒协调,全程 黎 莎,聚餐秩序维持,全程 吴广立,紧急事件处置,全程 吴广立,2008,年总结表彰暨歌咏比赛活动倒计时五日工作安排,12,月,30,日，二,12,月,31,日，三,元月,3,日，六,12,月,29,日，一,12,月,27,日，六,定合唱台方案,10:00,黎莎,确定搭台方案,14:00,黎莎,部署环境美化,15:30,黎莎,部署车辆管制,16:30,吴广立,部署卡板清理,17:00,黎莎,初定评委名单,10:00,黎莎,完成表彰决定,11:30,丁万元,查询天气预报,14:00,黎莎,终审礼仪动作,16:00,黎莎,准备工作总检,17:00,黎莎,确认发言代表,10:00,丁万元,确认聚餐人数,11:00,黎莎,备好评委分牌,14:00,黎 莎,确认评委名单,16:00,黎莎,确认评分细则,18:00,黎莎,完成领导名牌,10:00,黎莎,完成证书打印,11:00,曾小桂,确认背景方案,15:50,郭常青,确认天气预报,17:00,黎莎,完成衣服租借,18:00,黎莎,完成司旗更换,10:00,郭常青,完成音响检测,11:10,黎 莎,跟进各队走台,14:00,黎 莎,完成礼仪走台,16:00,黎莎,完成主持走台,17:00,黎莎,主席台座次安排,周 继,张玉美,张玉晶,岳志岗,李宁太,林子丹,李 军,何爱斌,李华军,陆传冬,张 燕,陈庆华,周 俊,何斌,王诚忠,蔡金嵘,如何做一名优秀的会议主持人,提前准备、演练,提前重点沟通,确保会议按时开会,激发大家的与会热情,对优秀的会议发言予以肯定和赞美,巧妙阻止不合适的会议发言,对会议进行提练总结,强调为何要召开这个会议和开展此项工作（统一认识）,展望未来，鼓舞士气,