公文格式和公文处置讲稿.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,公文格式和公文处置(讲稿),公文用纸及版面尺寸,A4纸型210mm297mm,页面设置,上白边：371mm,下白边：351mm,左白边：281mm,右白边：261mm,版 心:156mm225mm,排版规格,一般每页22行，每行28字，正文用三号仿宋,页面,版心,156mm225mm,210mm,297mm,下白边：,351mm,上白边：371mm,右白边：,261mm,左白边：,281mm,二、公文格式(公文版式),公文结构,版,头,主体,版记,份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、分隔线,标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注,分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、,页码,包括,份号、密级和保密期限、紧急程度,发文机关标示、发文字号、签发人和分,隔线,七部分。,（一）版头部分要求,份号，即公文印制份数的顺序号。公文标注份号有利于对公文的管理和利用。并不是所有公文都需要编制份号，但涉密公文应标注份号。,份号的标法：,一般用位号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角的第一行，位数不足位的前面用补足。,份号,文件,000001,密级和保密期限,按照保密法的规定，涉密公文应根据涉密程度分别标注：,绝密、机密及秘密。,密级标法方法：,用3号黑体，顶格标注在版心左上角第二行（份号下方），如需要同时标明保密期限，密级和保密期限之间用实心“,”隔开，密级二字中间不空字。,没有保密期限的，密级二字中间空1个字。保密期限中的数字用阿拉伯数字标识。,文件,000001,机密1年,紧急程度,紧急程度即对公文送达及办理的时间要求。,紧急公文分别标明：特急、加急。,一般公文都不标注紧急程度，急件都采用电报或发电的形式，分,特提、特急、加急和平急,四种。其中特提电报为最高级别要求随到随办。特急、加急和平急的紧急程度依次降低。,用3号黑体，标注于公文首页左上角第三行（密级下方）。,文件,000001,机,密1年,特急,发文机关标志,文件,即我们常说的“红头”。除在报刊上公开发表的公文不适用发文机关标志外，其他公文都应适用发文机关标志，以示公文的庄重性和权威性。,发文机关的标法：,可由发文机关全称或规范化简称加上“文件”组成；也可以用发文机关全称或者规范化简称。,发文机关标志居中排布在公文首页上部；上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色。,联合行文时，应将主办机关名称排在前。,000001,机密1年,特急,发文字号,(1)即机关制发公文的编号。由机关代字、发文年度和发文顺序号组成，缺一不可。,如:“信职发20141号”,（2）发文字号一般用号仿宋体，简称要准确没有歧义，年份应标全称，如“2014”不能用简称“14”；,用中文“”括起来，,不能用西方的方括号“”或“【】”；顺序号前不能加“第”。,（3）上行文发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。,（4）联合行文只标注主办机关的发文字号。,发文机关标识下边缘发文字号的距离是：2行字。,签发人,即签发文件的负责人。只有上行文标注签发人。,“签发人”用3号仿宋，签发人姓名使用3号楷体标注。,签注签发人的文件，发文字号居左空个字，签发人及签发人姓名居右侧，右侧后空个字。,联合行文的单位均应标签发人，签发人姓名按发文机关的排序从左至右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排两个姓名，主办机关的签发人姓名排第一行，其他单位签发人按版头往下排。,回行时与上一行第一个签发人姓名对其，最后一个签发人姓名应与发文机关字号处在同一行,7,分隔线,发文字号之下4mm,是与版心等宽的红,色分隔线,包括标题、主送机关、正文、附件说明、,发文机关署名、成文日期、印章、附注、,附件九个部分,（二）主体部分要求,标 题,主送机关,（）主要受理公文的机关。,（）主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称。,（）主送机关位于标题下方，正文上方，顶格排印。,（）有多个主送机关的，各机关名称之间用,顿号,隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。,（）请示性公文,只能送一个主送机关。,受双重领导的机关，也只能主送一个上级机关，必要时抄送另一个上级机关。,正 文,（）正文一般用,3,号仿宋，,如果转发文件前面的引言，则用楷体。,（）正文的每个段落首行前面空个字，段尾避免单字成行、单行成页。回行顶格，数字，年份不回行。,（）每个段落之间一般不空行，但特殊情况的文件，为了突出层次，可在段落之间加入一个空行。,主送机关和正文之间不能空行。,正文中的层次序数：,第一层,：“一、”,（小标宋或黑体）（作为小标题时句尾无标点）；,第二层,：“（一）”,（楷体）,（作为小标题时句尾标点可有可无）；,第三层,：“,1.”,（仿宋）,（无论是否作为小标题，要有标点）；,第四层,“（,1,）”,（仿宋）,（必须有标点）。,正文中的数字有个特例，每另起一段的数字后面的标点，应为,圆点,，而不能用顿号。但文中的数字后面则用,顿号,。,附件说明,（）附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用,3号仿宋体,。,（）“附件：”前空2个字，后接排附件名称，,名称后不加标点符号，,附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.”。,（）,附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。,（）正文中标注的附件内容应与附件标注的内容一致。如：正文是：“附件”，后面的附件不能写作“附件一”。,。,附件：1.,2.,2014年月日,发文机关署名,（,1,）,应用全称或规范化简称，应与发文机关标志、标题中发文机关名称相一致。,（）字体字号用,3,号仿宋体,，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），,居右排，后空,2,个字。,（）两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。,。,附件：1.,2.,恩施州食品药品监督管理局,2013年月日,成文日期,。,附件：1.,2.,恩施州食品药品监督管理局,2013年月日,一般署会议通过日期或领导同志签发日期。,两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期；联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。,决议、决定以会议通过日期为准。,成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方，,字体字号用3号仿宋_GB2312，首字比发文机关首字右移2个字，,如长于发文机关，居右排时后空2个字。,印 章,除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，,公文应加盖发文机关印章。,用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能标注,“此页无正文”,字样。,（）用于上行文时，用于标注联系人和电话。,（）用于下行文时，用于标注普发性公文的印发范围等需要说明的事项。,（）如有附注，居左空二字加圆括号编排在,成文日期下一行。,附 注,附件,附件应另页编排，不管前一面留有多少空白，都需要另起一面。,附件排在版记之前，与正文一起装订。,附件正文左上角第一行顶格,用3号黑体字,标识“附件”，有几个附件时还应标注顺序号。如“附件1”、“附件2”等，其后不加冒号。,附件标题应与“附件”两字空开一行。,包括,抄送机关、印发机关、印发日期,三部分,（三）版记部分要求,版记,公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。,版记应当置于公文的最后一页。,抄送机关,（,1,）除主送机关外，需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称或规范化简称。,一律使用“抄送”，,不使用“抄报”或“报送”。,（）抄送机关一般用,4,号仿宋体字,，在印发机关和印发日期之上一行、,左右各空字编排。“,抄送”二字后标全角冒号和抄送机关，回行时与冒号后面的首字对齐。,（）,同一系统内同级机关之间用顿号分隔，不同系统机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。,印刷机关及印刷日期,（）印发机关，为公文管理机关。,（）印发日期，为公文付印的日期，不是领导签发的日期，要和成文时间相区别。,印发机关及印发日期编排方法：,一般用,4号仿宋体,，标注于末条分隔线上，印刷机关左空1个字，印刷日期右空1个字。用阿拉伯数字将年、月、日标全，后面加“印发”二字。,页码编排要求,一般用,4,号半角,白体阿拉伯数字,，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘,7mm,。,单页码居右空一字，双页码居左空一字。,公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。,机密1年,特急,0000001,毕节市,局文件,2011015号,错误：,1.份号、密级、紧急程度标示不规范,2.发文字号编虚号,3.上行文没人签发人,4.标题与红色反线距离太近,5.正文抬头与标题距离太近,毕节市,局,关于开展服务发展,争当先锋活动的报告,市人民政府：,根据,四、公文格式常见错误（案例）,。,附件：1.,。,局,2012年7月17日,(附件径送市人民政府办公室),错误：,1.附件与正文中间没有空1 行,2.附件回行对齐方式不对,3.附件名称后不应打句号,4.只有一个附件不用打序号,5.附注与成文日期间空1行,居左空2格,6.机关名称没有以成文日期为参照居中编排,谢谢大家！,