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Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,Click to edit Master title style,Welcome to,HUAWEI Technologies,presentation,公文写作与处理,办公室,.4,1/52,公文是我们工作工具。,公文写作和处理能力是我们必须掌握基本技能。,2/52,内容提要,一、公文概述,二、公文行文规则,三、公文处理,四、公文写作,3/52,一、公文概述,4/52,公文定义,公文,是公务文书简称，公务文书是国家机关、人民团体和企事业单位在公务活动中用以处理公务含有特定格式文字材料。,广义公文,泛指社会单位本身以及相互之间在公务活动中产生含有现实作用和历史作用全部文字材料，不但包含行政公文，还包含简报、签报等文字材料，同时还包含与这些文字材料亲密相关表册、图片、图纸、影像等形式材料。,狭义公文,就是行政公文，即,年国务院,国家行政机关公文处理方法,中要求,13,种公文。,5/52,公文特点,实用性。,公文属于应用文，依据实际需要针对实际问题制发，有明确目标，要处理详细问题。,时效性。,公文所针正确问题，总是在特定时间范围之内，公文写作和处理要在一定时间内完成，有严格时间要求。,定向性。,公文作者和读者之间有详细、明确对应关系。,规范性。,公文有特有办理程序和写作格式，各级公文处理方法对公文性质、用途、文种等作了统一要求。,6/52,公文作用,联络和沟通工具,规范和指导作用,凭证与记载作用,7/52,公文种类,公文种类，也称文种。国家行政机关公文处理方法要求文种有13种，包含：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、汇报、请示、批复、意见、函、会议纪要。,我企业实际工作中经惯用到公文种类，包含：通知、通报、意见、汇报、请示、批复、函、会议纪要等。,8/52,公文种类,1.,通知。,适合用于公布规章制度；要求下级单位办理或者需要知晓事项；转发上级相关单位、同级单位和不相隶属单位公文；批转下级单位公文；任免和聘用人员事项等。,（,1,）公布类通知：用于公布法规和规章、方法和方法。,（,2,）批转、转发类通知：用于批转下级机关公文和转发上级机关、同级机关与不相隶属机关公文。,（,3,）工作布署类通知：用于上级机关要求下级机关办理或共同执行事项，其内容在于布置任务、布署工作、交代方法、说明标准、开展活动。,（,4,）通知类通知：用于传达信息、通知情况、处理机关事务、管理工作，起公布、认可、说明、补充等作用。,9/52,公文种类,2.,通报。,适合用于表彰先进，批评错误和通知情况。,（,1,）表彰类通报。用于表彰先进人物和先进集体事迹，总结成功经验，宣传正面经典，树立榜样。,（,2,）批评类通报。用于批评错误，能够针对人、事、机构等。,（,3,）知照类通报。用于传达信息、沟通情况。,10/52,公文种类,3.,汇报。,适合用于向上级单位汇报工作，反应情况，提出意见或提议，回复上级单位问询或交办事项处理结果。可分为：,（,1,）工作汇报，用来向上级单位汇报工作汇报。,（,2,）情况汇报。如本单位出现了正常工作秩序外情况，对工作产生了一定程度影响，应及时向上级汇报；业务新情况、新趋势也可向上级汇报。,（,3,）回复汇报。用于回复上级机关问询。,（,4,）递送汇报。向上级单位报送文件、资料,。,11/52,公文种类,4.,请示。,适合用于向上级单位请求指示、同意。,（,1,）请求指示请示。如对相关政策、要求有疑问，请求上级单位给与解释和回复；碰到新情况、新问题需要上级单位指示。,（,2,）请求同意请示。主要用于超出本单位自行决定职责范围，需由上级机关决定事项。或者即使属于本单位职责，但上级单位为事先把握情况明确要求下级单位行文请示事项。,12/52,公文种类,5.,批复。,适合用于回复下级单位请示事项。,（,1,）对请求帮助处理问题和困难批复；,（,2,）对请示同意办理一些事项批复；,（,3,）对不明确政策界限或疑难进行解释批复。,13/52,公文种类,6.,意见。,适合用于对主要问题提出看法和处理方法。意见能够是上行文、下行文、平行文。,14/52,公文种类,7.,函。,适合用于平级单位之间或不相隶属机关之间相互商洽工作、问询和回复问题。,函适用范围广泛，凡不宜或不便使用其它文种行文，普通都能够使用函。一是向主管某首先工作平级机关请求同意事项、汇报情况、报送材料和办理报备事宜；二是与不相隶属机关商洽工作、问询事项、征求意见或者提出提议；三是对不相隶属机关来函回复，包含同意平级机关、单位请示事项。,15/52,公文种类,8.,会议纪要。,适合用于记载和传达会议情况和议定事项。,（,1,）议决性会议纪要。与会人员经过商议，对一些主要事项或问题作出一致决定，需要与会单位共同恪守、执行，用会议纪要形式写下来。,（,2,）情况通报性纪要。将会议相关情况、形成相关意见通知受文单位。,注：拟写会议纪要需要对与会各方意见、会议情况进行整理、归纳、概括，而不应只是被动统计。同时，一定要抓住会议主题，将与主题无关或联络不紧密内容略掉。,16/52,公文分类,按公文行文方向分类，分为上行文、下行文、平行文。,按公文紧急程度分类：特急、急件、平件。,按公文内容机密程度分类：密件、非密件。,按处理公文方式分类：承接性公文、参阅性公文。,按制发机关分类：内部文件、外部文件。,企业公文按发文单位级次分类：司发文（银联发、银联函等）、办发文（银联办发、银联办复等）,按公文载体材料分类，可分为纸质公文、电子公文等。,17/52,公文格式,公文格式规范性是公文权威性、严厉性在公文形式上详细表达，按照要求，公文格式普通由版头、标题、发文字号、涉密等级标识、缓急程度标识、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。能够分为文头、正文、文尾三部分组成。,18/52,公文格式,秘密等级。秘密公文要注明密级，分国家秘密和商业秘密。国家秘密分绝密、机密、秘密三级；商业秘密分商密一级、商密二级、商密三级三个级别。,紧急程度：对事关重大，需要紧急传递和办理公文，应标明紧急程度，分为“特急”、“急件”。,公文标题。通常由发文机关、相关介词、事由和文种四部分组成，除文种词外，其它均可视详细情况省略。我企业普通省略发文机关，因为文头纸上已经有明确标识。除法规、规章名称加书名号外，普通不用标点符号。事由是对公文内容概括，是公文标题确定关键。,公文标题应清楚简练，反应公文中心内容，文种词选择要正确规范。,19/52,公文格式,主送机关。是受理公文机关。主送机关名称应该用全称或者规范化简称或者同类型机关名称。上行文应该坚持一个主送机关作法，不能多头主送。下行文主送机关能够由若干个，排列时，同类型、相并列机关之间用逗号间隔，不一样类型、非并列关系机关之间用逗号间隔，最终用冒号。,抄送机关。除主送机关外其它需要执行或阅知公文内容上级、下级、和不相隶属机关。凡与公文办理无关单位一律不予抄送，要防止抄送过滥情况。,内部发送。企业内部发送对象，普通为企业领导、主办部门、其它相关部门。,附件。指随公文正文发出文字材料及表格，对正文起补充和说明作用。公文如有附件，应标明附件次序和名称。,20/52,公文特殊格式,1,会议纪要格式：类似于简报格式。,（,1,）版头部分能够只标注“会议纪要”字样，也能够由会议名称加会议纪要字样组成；普通没有发文字号，只标注会议纪要期号。在期号下方，左边注明编发会议纪要机关名称，右边注明会议纪要编发时间。会议编发时间以领导签发时间为准。,（,2,）会议纪要正文部分普通无须标题，普通也无抬头。会议纪要文尾部分应列明出席单位名称；出席人员职务、姓名。出席单位排序，普通召集会议单位在前，后面单位普通按行政级别排列。人员姓名排序按出席单位和职务高低排列。特殊排序方式应作出说明，如按姓氏笔画或汉语拼音为序。会议纪要版头部分已经标注编发日期，普通无须再标注落款日期。,（,3,）会议纪要版记部分格式同普通公文格式。发送单位一栏为出席会议单位和需要阅知会议纪要单位,。,21/52,公文特殊格式,2,信函式公文（如便函）格式,（,1,）信函式公文格式版头部分只标示发文机关名称而不标识“文件”二字，有是发文机关名称后加“便函”或“便笺”字样。普通没有公文字号，版头部分也无须标识签发人姓名。版头能够套红，也能够不套红。版头部分其它要素均与普通格式公文相同，秘密等级和紧急程度标注方法与普通公文相同。,（,2,）正文部分可有标题，也可无标题，生效标识普通也与普通公文无异。,（,3,）版记部分能够视情况省略。,22/52,关于签报,签报是企业内部文件。是各部门向企业分管领导请示和汇报工作一个形式。也被纳入公文统一管理。,23/52,二、公文行文规则,24/52,总标准,1.,行文应该确有必要，重视效用。可发可不发公文应该不发，发文要少而精，重视实际效用。,2.,时效性标准：公文是用于处理和处理问题，所以公文办理就必须考究时效，做到不积压、不拖延、不误时、不误事。,25/52,依据隶属关系行文标准,1.,普通不越级行文。,2.,受双重领导机关向其中一个上级机关行文，应同时抄送另一个上级机关。,3.,上级机关向受双重领导下级机关行文，应同时抄送其另一个上级机关。,26/52,依据职责范围行文标准,1.,完全属于职责范围内事项，能够向上级机关请示汇报，向下级指示、布署、批复问题，回复不相隶属单位问询。,2.,属于职责范围之内，但包括其它部门职责事项，在行文时，应与包括相关部门协商一致，或会签，或联合行文。,3.,不属于本部门职责范围，不过在本部门推行职责过程中反应出来事项，应以简报形式向上级机关汇报或向该事项主管部门反应，普通不便行文。,27/52,涉密公文行文规则,1.,应遵照“密来密复”标准，除非对方设定保密时限已过。,2.,应遵照主件、附件涉密等级一致标准。,3.,拟发公文不论是否属于涉密文件，密码电报都不能在文中原文引用，也不能作为公文附件。,4.,有些普发性公文，但办理过程中是需要保密。,28/52,联合行文规则,1.,联合行文单位普通为相同级别或同一层次。,2.,联合行文单位排序，主办单位应排在前面；不一样序列单位联合行文时，按照党、政、工、群次序排序。,3.,联合行文应由联合行文各单位领导共同签发。传签时，主办单位领导应先签，其它单位领导依次签发；普通不使用复印件传签。,4.,联合上报公文需要署名时，主办单位签发人应排在前面。,5.,联合行文应编写主办单位公文字号，并由主办单位印发、归档。,6.,联合上报公文，由主办单位加盖公章；联合下发公文，联合行文各单位均需盖章。,29/52,上行文行文规则,1.,请示件行文规则,一是请示应一文一事；二是应逐层行文请示，不得越级行文请示；三是请示普通只写一个主送机关，接收双重领导机关请示件，应在主送一个上级机关同时，抄送另一个上级机关；四是请示件不得在报送上级机关同时抄送下级机关或相关机构。,2.,汇报件行文规则,一是汇报中不得夹带请示事项；二是汇报中如包括相关提议事项，普通应为行文下级机关职责范围内事宜，尽可能不要包括本机关以外职责；三是对汇报件虽没有一文一事硬性要求，但也忌讳在一个汇报中汇报多个事项，或者内容过多，篇幅过长。普通情况下不应在汇报件上标注紧急程度标识。,30/52,不应行文几个情况,1.,除上级机关责任人直接交办事项外，普通情况下，不得以机关名义向上级机关责任人个人行文。,2.,机关内部就相关问题未能协商一致时，不能各自向下行文。,3.,机构内设部门（办公室、人力资源部除外）不能向分支机构正式行文，能够就详细工作事项发送便函。,4.,机构内设部门（办公室、人力资源部除外）,普通不应对外正式行文,。,5.,不一样机构内设部门（办公厅、室除外）之间标准上不应行文。,6.,不一样机构内设部门（办公厅、室除外）不能联合行文。,7.,机构内设部门之间不应联合对外（包含对系统内）行文。,31/52,行文方面其它应注意问题,1.,合理确定发文级别。,2.,防止重复发文。,3.,防止用文件套发文件。除转发上级机关或不相隶属机关公文、印发法定公文以外公务文书或下级机关公文外，应尽可能防止用公文套发公文。,4.,发文应尽可能降低附件。,32/52,三、公文处理,33/52,公文处理要求,公文处理是指公文办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序工作。要做到：,1.,合理、有序。公文处理要符合公文管理、档案管理、保密管理要求，要符合业务处理实际情况，降低无须要工作步骤，尽可能防止相关工作事项重复签批。,2.,高效、及时。要依据公文内容轻重缓急，按要求权限和程序，在要求时限内做好本步骤公文处理工作，并正确地输送到下一步骤，不积压、不拖延、不误时、不误事。,3.,确保准确。公文处理每一个步骤工作都应符合操作程序，到达要求标准，做到正确无误。,34/52,4.,确保安全。公文在运转过程中不遗失，不泄密，来龙去脉手续清楚，经得起历史考查。,5.,力争完整。公文处理过程要全方面周详，严谨细密。一是公文办理依据、辅助参考材料要齐全；二是办理步骤要完全，要按运展程序处理，不能跳过应有步骤。三是公文去处应清楚；四是公文材料应齐全，公文处理过程中形成材料应全部归档，不允许散失。,35/52,收文处理流程,办公室收文登记,办公室收文分办,办公室发送登记,传阅件：送企业领导阅批、办公室传递、部门传阅、办公室归档,办理件：主办部门承接、主办部门发文回复、办公室归档。,36/52,发文处理流程,1.,发文部门拟稿,填发文稿纸,2.,部门责任人审核,3.,其它部门会签,4.,送办公室核稿,5.,企业领导签发,6.,办公室排版清样,7.,拟稿人校对、签字,8.,办公室用印、发送,9.,归档,37/52,签报流程,签报拟稿,部门责任人审核,其它部门会签,送办公室登记,领导签发,办公室反馈到相关部门,归档,38/52,四、公文写作,39/52,公文写作应具备基本素质,具备一定语言文字能力和写作技巧。,熟悉公文处理规则和程序。,熟悉必需业务知识。,40/52,公文写作人员立足点,公文写作为被动行文，是受命行文。,公文写作者并非作者。公文作者是能以自己能力行使权、负担对应责任组织，并非起草人个人。公文代表是制发机关意志和权威。,41/52,写好公文前提条件,正确领会和把握发文意图,积累全方面材料,42/52,起草公文应该注意问题,公文拟写要强调针对性。,一是要注意行文对象针对性。,二是行文内容针对性。,常见缺乏针对性情况：,1.,通报问题或依据存在问题布署工作时，大谈相关成绩，冲淡了发文意图，减弱了公文内容针对性。,2.,不愿意或难于正面回答来文提出问题，于是环视左右而言他。,3.,文不对题，答非所问。,43/52,公文写作基本方法,第一步，依据行文目标、公文内容、行文方向确定文种,1.,行文目标是选择文种时需要考虑问题之一。公文时效性首先在于它目标性，发文目标决定了文种使用。,2.,公文内容是选择文种主要依据之一。,3.,行文方向是选择文种时需要考虑原因之一。,文种是公文形式要素主要内容之一。文种选择正确，是确保共问题是规范基础，而且会对公文写作思绪产生很大影响。文种确定了，公文语言表述方式也就基本确定了。,44/52,公文写作基本方法,第二步，依据发文意图确定主题与写作思绪。,准确领会发文意图是写好公文决定性原因。拟稿人应在明确发文意图基础上，依据发文意图确定主题和写作思绪。,快速而准确地领回发文意图，能够从三个方面着手：,1.,了解、熟悉相关领导业务观点、学术主张、工作方法甚至思维习惯，对准确领会发文意图非常有帮助。,2.,了解、熟悉与拟行公文相关背景情况，掌握相关材料，形成自己初步看法和初步意见，这是准确领会发文意图基础。,3.,了解他人思想，领会他人意图。,45/52,公文写作基本方法,第三步，围绕主题组织材料。,组织材料有五个方面要求：,1.,所选取材料应能够有力地支持主题。,2.,所选取材料必须客观真实。,3.,所选取材料应力争全方面表达事物总体情况。,4.,所选取材料能够反应事物本质。,5.,所选择材料必须准确，出处、时间、地点、范围等应正确无误。,46/52,公文写作基本方法,第四步，注意公文语言表示方式。,1.,公文语言表述基本特点,（,1,）严厉庄重。公文使用正规书面语言，防止使用粟裕、俚语、口头语等表示方式；普通无须描写、抒情等形象化表述方式，基本上不需含蓄、幽默等表现手法。,（,2,）简练凝炼。公文语言要简练，要把重复意思和事例、无须受文方了解事件及过程、无须要修饰性语句尽可能删掉。,（,3,）规范得体。遣词造句要合乎语法规则，数字和标点符号使用、引入方式等要符合相关要求，语言表述方式要与行文关系、行文目标、行文形式相适合。,（,4,）准确明了。字、词、句使用以及逻辑关系表示要能够正确地表示意思，实事求是，恰如其分；同时，技术术语、外来语、专门用于使用应适当，必要时应给予注释或说明；防止出现除专业人士外谁也看不动，或者今人明白后人看不懂情况，杜绝生编硬造除自己或少数人之外谁都不明白术语或缩略语。,47/52,公文基本写作方法,第四步，注意公文语言表述方式,（,5,）平实易懂。公文语言表示应尽可能平白、朴实、大众化，普通无须使用修辞方式。,（,6,）直述不曲。意思表示要直截了当，不要顾左右而言他，更不应让对方琢磨言外之意。,2.,公文要考究语言表述方式,（,1,）依据行文方向确定公文语言表述方式。上行文语言应表示对上级机关尊重，应与下级机关身份相适应。平行文语言表述依据情况应友好、客气，表示平行单位之间平等、协作关系，即使表示不一样意见甚至是反对意见，也要心平气和，据“理”力争，而使用指令、责备、教训性语言显然是不妥。下行文语言表述总体上是必定地、指导性或宣传教育性，以表示上级机关权威性。,48/52,公文写作基本方法,（,2,）依据公文形式选择公文语言表述方式。命令、公告、决定等权威性很高公文，语言表述方式应是决断性、不容置疑；通知、通报、批复等公文，语言表述方式即使是必定，但语态上要平和多；函、意见语言表述方式普通是陈说性，语态上愈加客观、随和、谦谨。,3.,注意语言表述规范性。,（,1,）公文语言应符合逻辑规律。公文语言表述中，概念必须明确，判断必须恰当，推理必须合乎逻辑。,（,2,）公文语言应符合语法规则。即当代汉语语法，当代汉语组词造句规则。公文语言表述必须严格遵照语法规则，规范词法、句法、章法，才能严谨准确地表示思想。,49/52,公文结构模式,公文内容逻辑结构模式概括为：缘由,事项,要求,(,或结语,),。它是对各公文文种结构特点概括和总结，适合用于许多文种写作，可作为公文结构基础范本参考、借鉴、套用。这三部分常见写法以下：,1.,开头缘由部分主要说明发文原因、依据、目标，开宗明义，概括地交代行文基本意向或情况，并提起下文，让读者知道为何发文。这部分写法有一些较固定模式，常见有概述式、依据式、目标式、引述式等。,2.,中间事项部分围绕行文基本意向展开内容，叙述情况、分析问题、制订决议和处理问题标准、方法和办法，让读者明白怎么做,3.,结尾要求部分提出要求、请求、希望、号召等，惯用一些惯用语和请求式、总结式、强调式、呼应式等模式作正文结束。也有公文不要专门结尾，正文写完，自然结束，全文只有两部分。,50/52,公文写作实用技巧,1.,多读公文，熟悉公文写作格调。,2.,抓住一切机会多练习公文写作，能够先从借鉴、模仿企业内外已经公布优异公文。,3.,站在受文方角度检验公文是否简练易懂，易操作。,4.,熟悉并熟练利用公文惯用语，,51/52,52/52,
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