风电场工程技术档案管理制度.doc

目 录
1.目的 1
2.合用范围 1
3.总则 1
4.编制依据 1
5.管理职责与内容 2
6.归档范围、份数、时间 2
7.档案分类 3
8.档案收集与整理规定 3
9.档案编制的格式及质量规定 5
10.档案组卷规定 6
附件一 卷内目录 7

1.目的
为规范中国水利水电第十四工程局有限项目部云南巧家洗羊塘风电项目经理部（以下简称“项目部”）风场建设工程档案管理，提高工程建设管理水平，统一工程档案管理及交接标准，根据国家基本建设档案管理及业主的有关规定，特制定本制度。
2.合用范围
本制度合用于项目部风电场建设项目工程资料的整理归档、工程档案的检查验收、竣工文献的编制等各项内容。
3.总则
3.1风电场建设项目工程档案是在立项、审批、招投标、勘察设计、施工、安装调试、监理、生产准备到竣工投产全过程中形成，归档保存的文献、图纸、图表、声像等涉及以纸质、磁盘、光盘等为载体的所有文献材料。
3.2项目部作为施工单位，负责组织、协调、指导、规范施工队伍编制项目工程管理技术资料和竣工文献。
3.3工程开工前，由项目部组织，施工队伍各技术人员组成工程档案管理协调组，与工程施工同步，协调解决工程档案工作中存在的问题。档案管理协调组各成员要及时做好各自职责范围内或协议规定内技术资料的收集、整理和移交工作。
4.编制依据
DA/T 22-2023 《归档文献整理规则》
DA/T 14-2023 《全宗卷规范》
DA/T 35-2023 《档案虫霉防治一般规则》
DA/T 28-2023 《国家重大建设项目文献归档规定与档案管理规范》
GB/T 15418-2023 《档案分类标引规则》
GB/T 11822-2023 《科学技术档案案卷构成的一般规定》
GB/T 50328-2023 《建设工程文献归档整理规范》
GB/T 10609.3-2023 《技术复制图的折叠规范》
NB/T 31021-2023 《风力发电公司科技文献归档与整理规范》
NB/T 31022-2023 《风力发电工程达标投产验收规程》
DL/T 5229-2023 《电力工程竣工图文献编制规定》
档发[2023]2号 《重大建设项目档案验收办法》
档发[2023]5号 《公司档案管理规定》
《光伏发电工程工程综合管理与档案质量限度检查评估表》
《风力发电工程综合管理与档案质量限度检查评估表》
《中国电力优质工程奖评选办法》（2023版）
电力公司档案数字化管理必备法规标准
GB/T 11821-2023 《照片档案管理规范》
GB/T 18894-2023 《电子文献归档与管理规范》
DA/T 15-1995 《磁性载体档案管理与保护规范》
DA/T 38-2023 《电子文献归档光盘技术规定和应用规范》
DA/T 31-2023 《纸质档案数字化技术规范》
档发[2023]7号 《电子档案移交与接受办法》
5.管理职责与内容
5.1 项目部档案管理职责和内容
5.1.1 建立档案管理机构，相应的管理体系，组织实行关于档案工作的法律、法规、规范、标准和档案管理部门有关的规定、办法、细则。
5.1.2 制定本项目部档案工作的规定，管理办法和计划。
5.1.3 项目部统筹规划分项目部各类档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、记录与运用工作，加强档案工作规范化、标准化、制度化建设。
5.1.4 对项目部档案人员的业务培训，宣贯竣工档案标准制度。
5.1.4 在统一领导，分级管理的原则下，根据本专业的管理规定，对分项目部档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督与指导，定期检查。
6.归档范围、份数、时间
6.1归档范围
凡是反映与工程有关，具有考察价值的各种载体的文献材料（图纸、照片、录音、录像、磁盘、光盘等）均应收集齐全并归档，其范围参见《风力发电公司科技文献归档范围与档案分类及保管期限划分表》。
6.2归档文献的份数
规定四套纸质资料，两份原件两份复印件，两套电子版扫描件资料（一套光盘、一套优盘）。
工程前期招投标文献、政府批文、协议、四个阶段验收文献（涉及：单位工程验收、整套启动前验收、移交生产验收、竣工验收），其它工程资料（涉及施工资料、实验资料、调试资料等）至少为二份原件。
6.3归档时间
一般性文献材料及协议协议在文书解决完毕与协议、协议签订完毕后即归档。初步设计阶段形成的材料在初设审查批复后即可归档；招投标文献，一般在决标后即可归档；各专业工作中形成的文献材料在工作告一段落后即可归档；设备开箱技术文献及图纸，现场开箱验收后即归档。
7.档案分类
风电场资料以“工程项目”为单位进行分类整理参考附件《风力发电公司归档范围与档案分类及保管期限划分表》将同一项目施工、竣工阶段所形成的，有保存价值的资料收集、整理、归档。
8.档案收集与整理规定
8.1依据性档案的整理
8.1.1 原件与复印件的问题。凡本单位的发文均规定原件归档。凡对方主送与抄送本单位的收文，均应原件归档。如若转发文，直接从属关系的文献应红头文献归档，间接关系的转发文可复印件归档，但一定要复印清楚、文献齐全，复印件上要标注明确原件的存放处。
8.1.2 工程依据性文献规定收集齐全、完整。案卷必须遵循文献材料形成的规律和特点，保持文献之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和运用。
8.1.3在归档的文献中，应当将每一份文献的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文献与原件，多种文字形成的同一种文献，分别立在一起，不得分开。
8.1.4 卷内文献材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文献材料应依次排列在一起，批复在前、请示在后，正件在前、定稿在后，转发文在前、被转发件在后；多种文字形成的同一文献，原件在前、译文在后；图文紧密排列时，文字材料在前、图样在后。
8.1.5 征地文献材料，规定所签拆迁协议拟定的面积与所征地面积相等，分期分批交待清楚，按文献形成的规律排列；一般依据性的批复在前，征地红线图，征地申报表，拆迁协议书，拆迁安顿表等文献在后。碰到密不可分的依据性文献（如几块土地同是一个批文，红线图一次办理等情况）可有倾向性地将文献归在同一卷中。若在其它卷中提及到这一类文献，可在备考表中加以注释（XXX号文参见XXX档案号）。
8.1.6 工程评估材料、招投标书、决标书、议标书、谈判协议、现场备忘录等，按文献形成的规律分类组卷。
8.1.7 协议协议及工程验收证书、交接书等履行双方签字手续的文献规定，从法律上考虑，凡为签订协议、协议的履行方和办理证书的签字方，其协议协议与证书均应将一份正本归档，以私章代替亲笔署名、以单位名义签署的只有署名无公章或只有公章无署名的，归档件为复印件等情况均不符合档案管理规定，接受方有权不予接受。
8.1.8 项目部委托代理的有关进口设备材料协议，应保存协议副本归档。
8.2 建设工程设计性档案的整理
8.2.1 工程所有设计文献应齐全，系统、完整。归档的图纸一般规定为蓝图。一般按设计院卷册排列、编目。如设计院有补充报告或设计文献，根据设计院的告知分别插入有关卷册，但需要重新做图册卷内目录。对国外设计图纸若有总目录时按其顺序排序，但要注明版次（是最终图还是确认图）
8.3 建设工程施工性档案的整理
8.3.1 工程验收、检查及评估资料应按施工验收规范编制划分的分项、分部、单位工程为单元，齐全、完整、系统地收集、整理档案资料，进行分类、立卷、录入软件，并提交监理单位审查。
8.3.2 水泥、钢材等原材料实验报告，规定报告单笔迹清楚，数据准确，杜绝用不符合档案保管规定的书写材料书写，要有见证取样签证，且以原件归档。要加强施工过程中材料进货、发放、材料性能等方面的管理，指定专人做好原材料监督跟踪工作（记录原材料进货、发放的品种、数量、规格型号、生产厂家、日期、原材料出厂实验报告单编号、半成品实验报告单编号、浇灌使用部位等。）
8.3.3 隐蔽工程记录与中间验收签证：规定文献材料齐全、完整、记录数准确（即与现场实际施工情况相符合）填写笔迹端正、记录具体、不漏项。凡隐蔽工程记录需绘制有坐标位置的蓝草图，隐蔽工程记录与中间验收签证，检查单位及部门签字手续要完备。
8.3.4 设计变更告知单、工程联系单、材料代用单等，规定齐全、完整。与竣工图上的注释内容相符。设计变更告知单规定内容简明、笔迹、图样清楚，原件归档。
8.3.5 施工质量解决、缺陷解决报告，规定有闭环交代的具体记录（有调查报告、分析、解决意见、解决结论及消缺记录、复检意见与结论等）按实际情况组卷。
8.4 调试、实验报告
系统调试项目按专业、分项目排列、组卷。调试方案（大纲、措施）与调试报告分开组卷。
8.5 照片档案收集
8.5.1照片的收集，整理和编目按照GB/T11821《照片档案管理规范》的规定具体执行。其中应特别注意，将项目建设原始地形地貌、重大事件及活动拍摄的照片列入收集范围，定期收集归档。
8.5.2应将项目建设过程中拍摄的工程照片（隐蔽工程，关键节点、重要工序、施工质量、设备缺陷等）及时收集，在工程竣工后与纸质档案一并向建设单位移交归档。
8.5.3照片应按张整理，并逐张按GB/T11821规定编写全面反映照片画面内容和人物等基本信息的文字说明。
8.8 电子文献的收集
8.8.1在整理移交各自归档范围内的纸质档案的同时，移交与纸质档案相相应的电子档案，电子档案的文献以纸质档案的案卷为单位，电子文献命名与该卷案卷的档案一致，以建设单位规定的统一电子文献格式和质量规定进行移交和归档。（通常情况下，是将整理、组卷、编制完毕的纸质档案扫描成PDF格式进行存储）
9.档案编制的格式及质量规定
9.1 文献所用表式应符合现行电力建设施工质量验收及评价规程及相关标准的规定，采用统一制表（页面设立、字体、字号等统一），70克以上无酸纸制作标准A4打印纸。
9.2 横向文献：左侧留装订线25mm、上边距20mm、右边距25mm、下边距20mm，特殊情况下允许上、下、右侧有正负3mm的偏差，标准以不影响装订为准。
9.3凡是正文应有页眉页脚，表格不加页脚，其字型均采用小五号宋体字，页脚居中需标注页号，页眉为15mm、页脚为20mm、页眉下横线重为1.5磅。
9.4作业指导书、施工措施、施工组织设计、方案等编写结构由封面、审批页、目录页、正文及附录四部分组成，正文字体采用四号宋体字，1.5倍的行间距，封面、目录页、附录仍采用四号宋体字；标题采用小二号宋体字，采用标准的字间距，每一页都要有页脚，注明页数。页眉与页脚采用小五号宋体字。
9.5竣工资料均应为激光打印机打印，以保证笔迹的耐久性。
9.6施工质量检查表应符合有关《施工质量检查及评估标准》所列表式：
验评表填写规定：
Ø 表格字体为宋体，表头标题为18号字。
Ø 左边距为25mm、右边距为25mm、上边距为20mm、下边距为20mm、页眉为15mm页脚均为20mm。
Ø 一般情况下表格为黑色实线，粗细为1/2磅。
Ø 页脚为宋体9号字。
Ø 检查（实测）结果不得填写“符合/满足于xxx项。
Ø 空白栏均用“/”代替。
Ø 签字均使用黑色的签字笔,且必须签日期，格式为8位字符格式，如“XXXX年XX月XX日”
Ø 检查结果和验收人员签字必须是手写。
Ø 评估表下面的签字栏应保存原表式的四级验收排布,是几级验收就在其相应的位置上签字.
9.7 文献编号应符合唯一性原则，体现文献的特性和内容，有关文献的编号原则，应提前专门制定细则进行明确。
9.8 设备厂家提供的产品合格证、说明书、实验报告、检测报告、商检记录等文献材料必须为原件，且用合格的纸张和书写材料书写。有些尺寸过小的证件，如产品合格证、说明书等统一粘贴在A4规格相同的纸张上。
9.9 文献统一采用激光打印机打印。书写内容用耐久性强的黑色碳素墨水或蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等。
9.10 工程文献应笔迹清楚工整、图样整洁、签字认可手续完备。所有签字栏应本人手工签字,不应代签或机打签字。
10.档案组卷规定
10.1 组卷规定
10.1.1风电资料归档前要进行系统整理。遵循文献的形成规律，保持文献之间的有机联系，区分不同价值，分类科学，组卷合理；便于档案保管和运用。
10.1.2.归档文献应去掉金属装具用线按件（或卷）装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。
10.1.3其他规定按照业主的规定进行。
11.本办法自颁布之日起施行，由工程技术部负责解释。

附件一 卷内目录
卷 内 目 录
序号
文献编号
责任者
文献题目
日期
页数/页号
备注

注：页数为案卷的总页数。