办事处租房管理规定.doc

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办事处租房管理规定

编制：行 政 部
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签发：

2014年 8月25日发布 2014 年 9 月实施

办事处租房管理规定
为适应公司发展需要，加强办事处的住宿管理，节省住宿费用，特制定本规定。
一、租赁要求与程序
1、选址：
（1）租房地址须选在交通便利的地方，统一租用三室一厅的住房。房屋的采光、通风要好，水电等设施要齐全。
（2）所选房屋要求产权明确，经办人必须认真查看房产证原件及房主身份证原件，并要求提供房产证及房主身份证复印件。
2、租赁合同签订：经办人根据议定事项代表公司与房主签订租赁合同。租凭合同需注明：租住地址、房东姓名、房东电话、明确租金标准、租赁期限、房租支付时间和付款方式等相关信息，合同一式两份，一份交公司财务部存档（行政部留复印件一份），房主执一份。
3、租金支付及费用报销：
（1）经办人向公司申请租房借款。由部门经理签字、行政部负责人签字、公司领导签字、财务经理审核、签字后付款，由经办人代表公司向房主支付。房主收到租金后，须提供收据。
（2）公司只承担办事处房子的租金、物业费、水电费，其他费用由个人承担。房租及水电、物业费用在付款后一月内由借款人持相关票据到财务部办理冲帐手续。
4、因重新租房而引起原地址变更的，负责人必须及时以书面形式向公司报告。
5、办事处租房租金必须专款专用，仅限于房屋租赁开支，办事处负责人对房租的使用安全负责。经办人必须按公司核定的标准租赁相匹配的房屋。
二、办事处住宿规定：
1、销售人员，维护人员到办事处所在地出差，必须在办事处住宿，对于不在办事处住宿的，不予报销住宿费用。
2、出差地点为办事处附近的必须当天返回办事处，期间不能产生住宿费。
3、入住人员需爱护办事处的公共财物，退房时如有物品损坏而发生赔偿的情况由办事处负责人承担全部责任。
4、入住人员为本公司员工，非本公司员工一律不许入住。员工家属入住需报公司批准方可入住；员工家属公司只承担住宿，其他费用自行承担。
5、办事处负责人有权管理宿舍卫生及人员行为。保持室内干净整洁；节约用水用电；注意防火防盗、用电安全；保护人身、财产安全，禁止聚众赌博、酗酒、打架斗殴、寻衅闹事、盗窃他人财物等行为。如有以上行为办事处负责人应及时制止劝说，如行为人不听劝，办事处负责人上报到行政部，行政部视其轻重对其罚款，情节严重者公司将中止劳务合同，如触犯法律交公安部门处理。
三、办事处因租房产生费用的处理：
1、办事处因租房而产生的水电费用规定：
（1）办事处负责人管理员工入住人员必须节约用水用电，杜绝铺张浪费,公司将按季节及地区核定水电费上限,超出部份由办事处负责人承担.
2、办事处大件办公、生活用品的购买，按下列程序办理：
（1）办事处事先书面向公司提出购买申请；
（2）凭公司领导审批意见到财务部借款；
（3）办事处自主购买；
（4）经办人持有效票据及领导签字同意的申请按要求粘贴后找相关领导签审后报销；
（5）经办人填制财产清单交存财务部。

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