Access基础完教学课件电子教案.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,1,第,1,章,Access,基础,1.1,数据库的基本知识,1.2,数据模型,1.3,关系数据库,1.4 Access,简介,1.5,创建数据库,2,1.1,数据库的基本知识,1.1.1,数据、信息、数据处理的概念,1.1.2,数据库、数据库管理系统、数据库系统、数据库应用系统和数据库管理员的概念,1.1.3,数据库系统的三级模式结构,3,1.1.1,表数据、信息、数据处理的概念,1,数据,数据是指存储在某一种媒体上的能够识别的物理符号，用来记录事物的情况，用类型和值来表征。不同的数据类型，记录的事物性质不同。如字符,“,张三,”,表示某人的姓名，工资,1000,元，,1000,表示工资的多少。,数据的概念在数据处理领域中已经大大地拓宽了。数据不仅包括了数字、文字和其他特殊字符组成的文本形式的数据，而且还包括图形、图像、动画、声音等多媒体数据。,4,2,信息,信息是经过加工处理的有用的数据。数据只有经过提炼和抽象变成有用的数据才能成为信息。信息仍以数据的形式表现。,3,数据处理,数据处理是指将数据加工转换成信息的过程。数据处理也叫信息处理。通过处理数据可以获得信息，通过分析和筛选信息可以产生决策。在计算机中，使用计算机外存储器存储数据；通过计算机软件来管理数据；通过应用程序来对数据进行加工处理，提取使用。,数据处理的核心是数据管理。计算机对数据的管理是指对各种数据进行分类、组织、编码、存储、检索和维护提供操作手段。数据管理经历了人工管理、文件系统和数据库系统三个阶段。,5,1.1.2,数据库、数据库管理系统、数据库系统、数据库应用系统和数据库管理员的概念,1,数据库,数据库（,Data Base,简称,DB,）可通俗的理解为存放信息的仓库。它是指按照一定的组织结构存储在计算机存储设备上的各种信息的集合，并可被各个应用程序所共享。它既反映了描述事物的数据本身，又反映了相关事物之间的联系。数据库中的数据具有较小的数据冗余（重复数据称为数据冗余），较高的数据独立性和可扩展性，并可为各种合法用户共享。,6,2,数据库管理系统,数据库管理系统（,Data Base Management System,简称,DBMS,）是用户用来在计算机上建立、使用、管理和维护数据库的软件系统。它主要具有以下功能：,（,1,）定义数据库,提供了定义数据类型及数据库存储形式的功能。,（,2,）操作数据库,提供了多种操作处理数据的方式。,（,3,）管理和维护数据库,提供了对数据进行管理和维护的功能，保证数据的安全性和完整性，控制多用户同时对数据库数据的访问，管理大量数据的存储、数据初始导入、数据备份实现，故障处理和性能监视等。,7,3,数据库系统,数据库系统（,DataBase,System,简称,DBS,）是指带有数据库的计算机系统，它包括相应计算机硬件系统、软件系统、数据库、数据库管理系统、数据库管理员和用户。其中，数据库管理系统是数据库系统的核心组成部分。如下图所示。,数据库应用系统,数据库管理系统,操作系统,硬件,数据库,管理员,用户,数据库系统层次示意图,8,数据库系统的主要特点：,（,1,）数据结构化且统一管理,（,2,）数据共享，冗余度小,（,3,）数据独立性较高,（,4,）数据控制功能较强,9,4,数据库应用系统,数据库应用系统（,DataBase,Application System,简称,DBAS,）是指用户为了解决某一类信息处理的实际问题而利用数据库系统开发的软件系统。如，用,Access,开发的教学管理系统、财务管理系统、销售管理系统等。,5,数据库管理员,数据库管理员（,Data Base Administrator,简称,DBA,）是对数据库全面负责，具有高超技术水平的系统工作人员。,10,1.1.3,数据库系统的三级模式结构,数据库系统都具有三级模式，既模式、外模式和内模式。与之对应的是数据库的三级结构：全局逻辑结构、局部逻辑结构和物理存储结构。,1,模式,模式也称逻辑模式，是数据库中全体数据库的逻辑结构和特征的描述，它体现出全局、整体级的数据观点。模式给出了实体和属性的名字，并说明了它们之间的关系，它与具体的数据值无关，是一个可以放进数据项值的框架。模式是数据库在逻辑上的视图。,11,2,外模式,外模式也叫子模式，是用户和程序员看到并使用的局部数据逻辑结构和特征。不同的用户因其需要不同，看待数据的方式不同，因此不同用户的关于外模式的描述也不相同。一个数据库可以有若干个外模式。,3,内模式,内模式也是存储模式，是数据物理结构和存储方式的描述，是数据在存储介质上的保存方式，如数据以什么形式保存在磁盘上，是否压缩和加密等。内模式是物理存储结构。,数据库的模式是唯一的，是以数据库模型为基础的，模式综合考虑所有用户的需求，并将其结合成有机逻辑整体。,12,1.2,数据模型,1.2.1,组成要素,1.2.2,概念模型,1.2.3,三种数据模型,13,1.2.1,组成要素,1,数据结构,数据结构是所研究对象的集合，这些对象包括数据库的组成，如表、表中的字段、名称等。数据结构分为两类：一类是与数据类型内容等相关的对象，另一类是数据之间关系的对象。,数据结构是描述一个数据模型性质最重要的方面，因此常用数据结构的类型命名数据模型。常用的数据结构有三种：层次结构、网状结构和关系结构，这三中结构的数据模型分别命名为层次模型、网状模型和关系模型。,14,2,数据操作,数据操作是指对数据库中各个对象（型）的实例（值）允许执行的操作集合，包括操作及其有关的操作规则。数据库的操作主要包括查询和更新两大类，数据模型必须定义操作的确切含义、操作符号、操作规则和实施操作的语言。,3,数据的约束条件操作,数据模型中的数据及其联系所具有的制约和依存的规则是一组完整性规则，这些规则的集合构成数据约束条件，以确保数据的正确、有效和相容。,15,1.2.2,概念模型,1,基本概念,数据管理的对象是现实生活中的客观事物，把描述客观事物的信息经过整理、归类和进行规范化后，才能数据化并输入数据库中，这一过程是一个抽象的过程，是从现实到概念再到数据的过程。,（,1,）现实世界,人们管理的对象存在于现实世界中，现实世界的事物及事物之间存在着联系，这种联系是客观存在的，是由事物本身的性质决定的。如学校的教学管理系统中有教师、学生、系科、课程等构成元素，教师为学生教课，学生在不同的系科，学生可选不同的课程，教师、学生、系科、课程是相互关联的。,16,（,2,）概念世界,概念世界是现实世界在人们头脑中的反映，是对客观事物及其联系的一种抽象描述，从而产生概念模型。如对教师的描述包括姓名、性别、教师编号、系号、出生日期、工资等不同项目。概念世界有时也称信息世界。,描述事物的常用术语有以下几种：,实体,客观存在并且可以相互区别的事物称为实体。它可以是具体的事物，如一个学生、一门课程；它也可以是抽象的事件，如借阅图书、一场演出。实体用型和值来表征。,17,属性,属性是实体特性的描述。如一个学生实体，可以用学号、姓名、性别、出生日期等属性来描述他的特性。而学号、姓名、性别等本身为属性的名称。属性用型和值表征，如学号、姓名、性别等是属性的型的描述，而具体的值,0405078,、张三、男、,051585,等是属性的值。,实体型,实体型指的是用属性的集合来描述的实体的类型，它是用实体名和各个属性名的集合来表示。如实体型：学生（学号，姓名，性别，出生日期），学生是实体名，学号，姓名，性别等是各个属性名。,18,实体值,实体值是指实体属性值的集合，如学生张三的实体值是：,0405078,、张三、男、,051585,。,实体集,实体集是指相同类型的实体的集合。学校所有的学生，他们都用相同的实体类型来描述，集合在一起就是实体集。,（,3,）数据世界,存入计算机系统的数据是将概念世界中的事物数据化的结果。为了准确地反映事物本身及事物之间的各种联系，数据库表中的数据一定存在一个结构，可用数据模型表示这种结构。,19,2,实体联系模型（,E-R,图）,实体联系模型也叫,E-R,模型或,E-R,图，它是描述概念世界、建立概念模型的实用工具。,E-R,图包括,3,个要素：,（,1,）实体 用矩形框表示，框内标注实体名称。,（,2,）属性 用椭圆形表示，并用连线与实体联接起来。,（,3,）实体之间的联系 用菱形框表示，框内标注联系名称，用连线将菱形框分别与有关实体相连，并在连线上注明联系类型。如下图所示。,学生,学号,姓名,民族,出生日期,籍贯,系号,照片,性别,学生,系号,系科,学号,选课,实体与属性,实体与实体联系,20,两个实体（设,A,，,B,）间的联系有以下三种类型：,一对一联系（,1:1,）,若,A,实体中的某一属性仅能对应,B,实体中的唯一属性，反之依然，则,A,实体与,B,实体是一对一联系。如在学校中，一个班级只有一个班长，一个班长只管理一个班级，则班级实体中的班长名属性和班长实体中的姓名属性具有一对一的关系。,一对多联系（,1:N,）,若,A,实体中至少有一个属性对应,B,实体中一个以上的属性，且,B,实体中的任一属性至少对应,A,实体中的一个属性，则,A,实体对,B,实体是一对多的联系。如在学校中，一个班级有许多学生，每个学生只属于一个班级，则班级实体和学生实体之间具有一对多的关系。,21,多对多的联系（,M:N,）,若,A,实体中至少有一个属性对应,B,实体中一个以上的属性，且,B,实体中也至少有一个属性对应,A,实体中一个以上的属性，则,A,实体对,B,实体是多对多的联系。如在学校中，一个学生可以同时选修多门课程，一门课程也可以同时有多个学生选修，则学生实体和课程实体之间具有多对多的联系。,22,1.2.3,三种数据模型,1,层次模型,层次模型是采用树型结构来表示实体及其实体间的联系的模型。其特点是：只有一个根结点（也叫父结点。结点代表实体型），其他结点（子结点）有且仅有一个父结点，结点之间是树根与树枝（父与子）的关系，即一对多关系。它的优点是简单、直观、处理方便，适合于表现具有比较规范的层次关系的结构，缺点是不能直接表现含有多对多联系的复杂结构。如下图所示。,学校,音乐学院,美术学院,外语学院,法学学院,管理学院,历史专业,旅游专业,旅游专业,旅游专业,23,2,网状模型,网状模型是采用网状结构来表示实体及其之间的联系。其特点是：每一个结点允许有多于一个的父结点，也可以有一个以上的结点无父结点。网状模型可以方便地表示实体间多对多的联系，但结构比较复杂，数据处理比较困难。如下图所示。,教师,学生,选课,系科,24,3,关系模型,关系模型是用二维表结构来表示实体及其之间的联系。如下图所示的学生表和选课表都是二维表，它们之间通过,“,学号,”,属性建立联系。,学生,学号,选课,25,1.3,关系数据库,1.3.1,关系术语,1.3.2,关系代数运算,1.3.3,关系的完整性,1.3.4,关系规范化,1.3.5,数据库的设计方法,26,1.3.1,关系术语,1,关系,一个关系就是一张二维表，如上图所示学生表选课表关系模型。,2,属性,表的每一列为一个属性（也称为字段），如学生表中的学号、姓名、性别等共计,8,个字段。,3,元组,表的每一行为一个元组（也称为记录），它是一组字段的信息的集合。如学生表中学号为,“,00150226,”,、,“,00150236,”,等每一行的信息。,4,域,属性的取值范围称为域。如学生表的性别属性的取值范围是,“,男,”,或,“,女,”,。,27,5,关系模式,关系名及关系中的属性集合构成关系模式，一个关系模式对应一个关系的结构。,关系模式的格式为：,关系名（属性名,1,，属性名,2,，属性名,3,，,，属性名,n,）,如学生表的关系模式为：学生（学号，姓名，性别，民族，出生日期，籍贯，系号，照片）。,选课表的关系模式为：选课（学号，课程号，成绩）。,28,6,主关键字,主关键字也叫主键，是惟一标识表中记录的字段或字段的组合。如学生表中的学号可作为主关键字，它能惟一标识表中的每一条记录，即表中不能有两个相同的学号出现。,7,候选码,如果某个字段的值能惟一标识表中一个记录，这个字段就被称为候选码。一个关系中可能有多个候选码，如学生表中的,“,学号,”,和,“,系号,”,都是候选码。,8,外部关键字,外部关键字也叫外键，用来与另一个关系进行联接的字段，且是另一个关系中的主关键字。,29,关系数据库由至少一个或多个数据表组成，各数据表之间可建立相互联系而又相互独立。如下图所示。,30,1.3.2,关系代数运算,1,传统的集合运算,（,1,）并,设有两个相同的结构关系,R,和,S,，,R,和,S,的并是由,R,和,S,这两个关系的元组组成的集合，表示为,RS,。例如，有两个相同的结构学生表,1,、学生,2,，分别存放两个班的学生信息，将学生,2,的学生记录追加到学生表表,1,的学生记录后面就是两个关系的并集。,（,2,）差,设有两个相同的结构关系,R,和,S,，,R,与,S,的差是由属于,R,但不属于,S,的元组组成的集合，即差运算的结果是从,R,中去掉,S,中也有的元组，表示为,R,S,。例如，设有一个选修了英语的学生表，一个选修了数学的学生表。求选修了英语，但没有选修数学的学生，就应当进行差运算。,31,X,Y,Z,a1,b1,c1,a2,b2,c2,a3,b3,c3,X,Y,Z,a1,b1,c1,a2,b2,c2,a3,b3,c3,a4,b4,c4,X,Y,Z,a2,b2,c2,a4,b4,c4,a3,b3,c3,X,Y,Z,a1,b1,c1,X,Y,Z,a2,b2,c2,a3,b3,c3,R.X,R.Y,R.Z,S.X,S.Y,S.Z,a1,b1,c1,a2,b2,c2,a1,b1,c1,a4,b4,c4,a1,b1,c1,a3,b3,c3,a2,b2,c2,a2,b2,c2,a2,b2,c2,a4,b4,c4,a2,b2,c2,a3,b3,c3,a3,b3,c3,a2,b2,c2,a3,b3,c3,a4,b4,c4,a3,b3,c3,a3,b3,c3,R,S,R-S,RS,RS,RS,差、并、交、积集合运算示例,32,（,3,）交,设有两个相同的结构关系,R,和,S,，,R,与,S,的交是由既属于,R,又属于,S,的元组组成的集合，表示为,RS,。交运算的结果是,R,和,S,中共同的元组。例如，设有一个选修了英语的学生表，一个选修了数学的学生表。求既选修了英语，又选修了数学的学生，就应当进行交运算。,（,4,）笛卡儿积,设关系,R,和,S,的元数分别为,r,和,s,。定义,R,和,S,的笛卡儿积是一个（,r+s,）元的元组集合，每个元组的前,r,个分量（属性值）来自,R,的一个元组，后,s,个分量来自,S,的一个元组，记为,R,S,。,若,R,有,m,个元组，,S,有,n,个元组，则,R,S,有,m,n,个元组。,33,2,专门的关系运算（关系操作）,（,1,）选择,选择操作是指从关系中选出那些满足条件的记录，即从二维表的行中查找记录。例如，从学生表中找出籍贯是北京的同学，所进行的操作就是选择操作。,（,2,）投影,投影操作是指从关系中选出所需的若干字段，即从二维表的列中选择字段。例如，从学生表中找出所有同学的学号、姓名、性别、出生日期，所进行的操作就是投影操作。,34,（,3,）联接,联接操作是将两个关系横向拼接成一个新的关系，新关系中包含满足条件的记录。例如，从学生表和学生选课表中按对应学号相同的条件给出学生的学号、姓名、性别、课程号、成绩，所进行的操作就是联接操作。,（,4,）自然联接,在联接运算中，按照字段值对应相等为条件进行的联接操作为等值联接。自然联接是去掉重复属性的等值联接。自然联接是最常用的联接运算。,35,（,5,）除法,给定关系,R,（,X,，,Y,）和,S,（,Y,，,Z,），其中,X,、,Y,、,Z,为属性组。,R,中的,Y,与,S,中的,Y,可以有不同的属性名，但必需出自相同的域。,R,与,S,的除运算得到一个新的关系,P,（,X,），,P,是,R,中满足下列条件的元组在,X,属性上的投影：元组在,X,上分量值,x,的映象集,YX,包含,S,在,Y,上投影的集合。,36,1.3.3,关系的完整性,关系模型的完整性规则是对关系的一种约束条件。,1,实体完整性,实体完整性规则：关系中主键不能取空值和重复的值。空值就是,“,不知道,”,或,“,不确定,”,值。如在学生表中，学号不能取空值，否则就无法说明一个学生的信息。如选课（学号、课程号、成绩）表中，学号、课程号都为主键，则学号、课程号都不能取空值。,2,参照完整性,参照完整性规则是定义外键与主键之间的引用规则。如学生表中的,“,系号,”,字段是该表的外键，在系科表中是主键，在学生表中该字段的值只能取,“,空,”,或系科表中系号的其中值之一。,37,3,用户定义的完整性,实体完整性和参照完整性适合于任何关系数据库。用户定义的完整性是针对某一具体数据库的约束条件，由应用环境决定。,不同的关系数据库系统根据其应用环境的不同，还需要一些特殊的约束条件，用户定义的完整性就是针对某一具体关系数据库的约束条件。如选课表中的成绩的取值只能在,0,100,之间。,38,1.3.4,关系规范化,规范化的基本思想是消除关系模式中的数据冗余，避免数据插入、更新、删除时发生异常现象。,关系规范化就是对数据库中的关系模式进行分解，将不同的概念分散到不同的关系中，使得每个关系的任务单纯而明确，达到概念的单一化。因此就要求关系数据库设计出来的关系模式要满足规范的模式，即“范式”。范式其实就是约束条件。,39,1.,第一范式（,1NF,）：若关系模式中每一个属性都是不可再分的基本数据项，则称这个关系属于第一范式。,在任何一个关系数据库中，第一范式（,1NF,）是对关系模式的基本要求，不满足第一范式（,1NF,）的数据库就不是关系数据库。,2.,第二范式（,2NF,）：如果关系模式属于第一范式，并且每个非主属性都完全依赖于任意一个候选关键字，则称这个关系属于第二范式。第二范式（,2NF,）要求数据库表中的每个记录或行必须可以被唯一地区分。,3.,第三范式（,3NF,）：如果关系模式属于第二范式，且表中不包含在其它表中已包含的非主关键字信息，则称这个关系属于第三范式。,40,4.BC,范式（,BCNF,）：如果关系模式属于第三范式，并且所有属性（包括主属性和非主属性）都不传递依赖于关系模式的任何候选关键字，则称这个关系属于第,BCNF,范式。,规范化的目的是将结构复杂的关系模式分解成结构简单的关系模式，从而把不好的关系模式转化为好的关系模式，转化方法就是将关系模式分解成两个或两个以上的关系模式。,关系规范化减少了数据冗余，节约了存储空间，同时加快了增、删、改的速度，但在数据查询方面，需要进行关系模式之间的联接操作，将影响查询速度。,41,1.3.5,数据库的设计方法,数据库设计的步骤,设计数据库可以分为以下,4,个阶段：,1,需求分析阶段,设计数据库首先必须准确了解与分析用户的需求，包括数据需求与处理需求。数据需求是指用户需要从数据库中获得信息的内容与性质，由此可以明确数据库中需要存储什么样的数据。处理需求是指用户需要完成什么处理功能。,42,2,概念结构设计阶段,概念结构设计阶段主要是对用户需求进行综合、归纳和抽象。形成一个独立于具体的数据库管理系统的概念模型。即对数据进行抽象，确定实体、实体的属性、标识实体的关键字以及实体之间的联系，并用,ER,图表示出来。,43,3,逻辑结构设计阶段,逻辑结构设计阶段主要是考虑实现数据库管理系统所支持的数据模型的类型。目前广泛使用的数据库管理系统是基于关系数据模型的，所以逻辑结构设计阶段的任务就是把概念结构设计阶段所得到的,ER,图转换为关系数据模型。,（,1,）实体的转换 把每一个实体型转换为一个关系模式，实体的属性就是关系的属性，实体的关键字就是关系的关键字。,44,（,2,）联系的转换 一对一联系和一对多联系可以不产生新的关系模式，而是将一方实体的关键字加入到多方实体对应的关系模式中，联系的属性也一并加入。多对多联系要变成两个一对多的联系，即产生一个新的关系模式，该关系模式由联系所涉及的实体的关键字加上联系的属性组成。,4,物理设计阶段,物理设计阶段就是设计数据库存储结构和物理实现方法。,45,2.,用,Access,设计数据库的步骤,确定数据库中需要的表,建立表的结构,确定表之间的关系,优化设计,输入数据并创建其他数据库对象,需求分析,确定数据库的设计目的和设计方法，了解用户的数据和功能需求，确定数据库需要存储的数据及建立的对象。,原则：,每个表只包含一个实体的信息。,每个表中不能包含重复的记录。,表中每个字段的所有值是相同的数据类型。,每一个表中不能有相同的字段，不同字段的数据类型可以相同。,确定在数据库中的每一个表需要的字段、字段类型和主关键字（主键）。,注意要点：,每个字段直接与实体相关。,不包含推导或计算的数据（表达式计算结果。,字段值为不可分的数据值。,确定表之间的关系。表之间的关系类型：,一对一（,1,：,1,）,一对多 （,1,：,n,）,多对多 （,m,：,n,）,检查以上设计找出其中存在的问题，发现和改正设计中存在的错误。,46,1.4,认识,Access,1.4.1,启动与退出,Access,1.4.2 Access,对象介绍,1.4.3,设置文件保存的默认目录,47,1.4.1,启动与退出,Access,1,启动,Access,方法一,：单击,“,开始,所有程序,Microsoft,OfficeMicrosoft,Office,Accsee,”,命令,方法二,：双击桌面上,“,Microsoft Access,”,快捷方式图标,方法三,：单击快速启动栏中的,“,Microsoft Access,”,按钮,48,2,Access,主窗口,49,任务窗格的关闭与显示操作方法：,方法一：,单击任务窗格的关闭按钮,可关闭任务窗格。,方法二：,选择,“,视图,|,任务窗格,”,命令，可关闭或显示任务窗格。,方法三：,按组合键,Ctrl+F1,，可关闭或显示任务窗格。,方法四：,右键单击菜单栏或工具栏，打开快捷菜单，取消或选择,“,任务窗格,”,复选框，可关闭或显示任务窗格。,方法五：,可通过选择,“,工具,|,选项,”,命令，打开,“,选项,”,对话框，选择,“,视图,”,标签，选中,“,启动任务窗格,”,复选框,，并按,“,确定,”,按钮，可设置在启动,Access,时会自动显示任务窗格。,50,3,退出,Access,方法一：,单击主窗口右上角的关闭按钮。,方法二：,选择,“,文件,退出,”,命令。,方法三：,单击标题栏左边的系统控制菜单图标，打开其下拉菜单，单击,“,关闭,”,命令。,方法四：,双击标题栏左边的系统控制菜单图标。,方法五：,按,Alt+F4,组合键。,51,1.4.2 Access,对象介绍,1,数据库窗口,启动,Access,后，选择任务窗格中,“,打开,”,栏的已有数据库文件名，在此选择,“,教学管理,”,，则在,Access,主窗口中打开,“,教学管理,”,数据库窗口。如右下图所示。,数据库窗口包括数据库标题栏、工具栏、对象栏、组栏和对象显示区。,Access,数据库窗口,52,2,对象,包含,“,表,”,、,“,查询,”,、,“,窗体,”,、,“,报表,”,、,“,页,”,、,“,宏,”,、,“,模块,”,7,个类型的对象。,选择对象类型常用以下两种方法：,对象栏操作,：打开数据库窗口，选择,“,对象,”,栏中的相应类型对象。,菜单操作,：打开数据库窗口，选择,“,视图,数据库对象,”,下拉菜单中的各种对象，如下图所示。,53,3,组,组栏包括一个或多个组。系统默认为一个,收藏夹,”,组。组中存放的是数据库中不同类型对象的快捷方式。,创建一个组的操作步骤：,（,1,）右键单击对象栏中的任何,“,对象,”,或组栏中的任何,“,组,”,，打开快捷菜单，选择,“,新组,”,命令，如左图所示，打开,“,新建组,”,对话框。如下图所示。,（,2,）在,“,新建组,”,对话框中输入要创建的组名，也可用系统给定的组名，然后按,“,确定,”,按钮。,54,4,数据库工具栏,当选择了数据库的某个类型对象后，可以使用数据库窗口中的工具栏中的,“,打开,”,、,“,设计,”,、,“,新建,”,等按钮进行操作。,按钮随着类型对象的不同有所变化。,55,1.4.3,设置文件保存的默认目录,操作步骤：,（,1,）选择,“,工具,选项,”,命令，打开,“,选项,”,对话框，选择,“,常规,”,标签，如下图所示。,（,2,）在,“,默认数据库文件夹,”,的文本框中输入指定目录，如,“,d:acclx,”,，并单击,“,确定,”,按钮。以后每次启动,Access,，此目录都是系统的默认目录，直到再次设置默认目录为止。,注意：,设置,默认目录的前提是必须先打开一个数据库。,56,1.5,创建数据库,1.5.1,设计示例,教学管理数据库,1.5.2,建立空数据库,1.5.3,利用向导建立数据库,1.5.4,打开已有的数据库,1.5.5,存储并关闭数据库,57,1.5.1,设计示例,教学管理数据库,以学校为例，创建一个对学生、系科、选课、课程、教师进行管理的教学管理数据库,，,按数据库设计的方法进行设计：,1,首先进行需求分析，确定数据库的目的,在这个数据库中进行以下各方面的管理与维护：学校有哪些学生及其基本情况；学生选了哪些课程及其考试成绩；学校有哪些系科及其联系电话、系主任等；学校有哪些教师及其基本情况；学校开设哪些课、开课的时间、学分、学时、属选修课还是必修课等。,58,2,确定库中需要的数据表,一个数据表包含一个主题信息。在一个数据表中不可能将所有的信息全部包括，如果要在一个数据表中记录多组信息，那就会出现大量的重复字段，造成存储空间的浪费。另外，数据库不仅是对已有的数据进行管理和维护，还要具有扩充的能力，能够添加、删除记录，数据库中的数据是动态的。因此，,确定库中需要以下几个数据表：学生表、教师表、选课表、系科表、课程表。,59,3,确定每个表中需要的字段,在这个数据库中，根据表的设计原则（参见,2.1.2,），确定每个表所需的字段用关系模式表示如下：,学生（学号，姓名，性别，民族，出生日期，籍贯，系号，照片）,选课（学号，课程号，成绩）,课程（课程号，课程名称，开课学期，学时，学分，课程类别）,系科（系号，系名称，负责人，电话，系主页）,教师（系号，教师编号，姓名，性别，民族，出生日期，学历、工 资，系号、参加工作日期、家庭住址，邮政编码）,60,4,确定表间的关系,要建立两个表之间的关系，可以使其中一个表的主关键字成为另一个表的一个字段，两个表都有该字段，就可以通过共同的字段建立联系。,如右图所示，每个表的粗体字段就是该表的主关键字，主关键字可以是一个字段，也可以是多个字段的组合。表和表之间用曲线联接起来，就表示它们之间按关键字建立了关联。,表之间的关系,61,5,优化设计,重新检查设计方案，查看各个表以及表之间的关系，对不足之处进行修改。一般的做法是创建表，向表中输入一些实际数据记录，并创建所需的查询、报表、窗体等其他数据库对象以进行实际的检验，看能否从表中得到想要的结果，如果不能达到预期的效果，则还需进一步修改。只有经过反复的修改，才能设计出一个完善的数据库，进而开发出较好的数据库应用系统。,62,1.5.2,建立空数据库,方法一,：直接创建一个空数据库,方法二,：根据模板新建空数据库,63,方法一：直接创建一个空数据库,【,例,1.1,】,直接创建一个名为,“,教学管理,”,的空数据库,。,64,方法二：根据模板新建空数据库,【,例,1.2,】,用模板新建名为教学管理的空数据库,。,65,1.5.3,利用向导建立数据库,【,例,1.3,】,利用系统提供的,“,联系人管理,”,模板，快速建立一个名为,“,通讯联系管理,”,的数据库。,66,1.5.4,打开已有的数据库,方法：用菜单法或用任务窗格。,【,例,1.4,】,打开,“,教学管理,”,数据库文件,67,1.5.5,存储并关闭数据库,方法一：,单击数据库窗口的关闭按钮。,方法二：,选择主窗口的,“,文件,”,菜单下的,“,关闭,”,命令。,方法三：,按,Ctrl+W,或,Ctrl+F4,组合键。,方法四：,双击数据库窗口左边的控制菜单图标，也可单击控制菜单图标，从弹出的快捷菜单中选择,“,关闭,”,命令。,68,第,2,章 表,2.1,表的概念,2.2,使用表向导创建表,2.3,按应用需求设计表,2.4,主键及索引,2.5,表与表之间的关系,2.6,修改表的结构,2.7,保存和打印表的内容,69,2.1,表的概念,2.1.1,表的概念,2.1.2,表的设计原则,2.1.3,教学管理系统中的表,70,2.1.1,表的概念,表是收集和存储信息的基本单元，它是,Access,数据库中最重要的对象，是查询、窗体、报表、页、宏等所有对象的基础。一个,Access,数据库中至少应包含一个以上的表。,一个表在形式上就是一个二维表，如下表所示。,71,在,Access,中，表的每一列称为一个字段（属性），除标题行外的每一行称为一条记录。每一列的标题叫该字段的字段名称，列标题下的数据叫字段值，同一列只能存放类型相同的数据。所有的字段名构成表的标题行（表头），标题行就叫表的结构。一个表就是由表结构和记录两部份组成。,创建表就必须先定义表的结构，即确定表中所拥有的字段以及各字段的字段名称、数据类型、字段大小、主键和其他字段属性。,72,1,字段名称,字段名称用来标识表中的字段，它的命名规则是：必须以字母或汉字开头，可以由字母、汉字、数字、空格以及除句号、惊叹号、方扩号和左单引号外的所有字符组成。字段名最长为,64,个字符。,2,字段的数据类型,字段的数据类型决定了存储在此字段中的数据的类型，字段的数据类型决定了对该字段所允许的操作，如,“,姓名,”,字段的数据值只能写入汉字或字母；,“,出生日期,”,字段的数据值只能写入日期。,Access,提供了,10,种数据类型，如下表所示。,73,数据类型,说明,字段大小,文本,存放任何可显示或打印的文字和数字字符。数据一般不用于计算。如,学号、姓名等,255,字节,备注,存放长文本字符数据。如简历，摘要等,64K,字节,数字,存放用于计算的数值数据。具体又分字节、整型、长整型、单精度型、,双精度型和同步,ID,。如成绩、工资等,18,字节,日期,/,时间,存放日期和时间数据。如出生日期、参加工作日期等,8,字节,货币型,存放货币类型的数据。如工资，津贴等,8,字节,自动编号,存放当做计数的主键数值，当新增一条记录时，其值自动加,1,。,4,字节,是,/,否,存放只有两个值的逻辑型数据。如合格否，婚否等,1,字节,OLE,对象,存放图片、声音、文档等多种数据。如照片、音乐等,1G,字节,超链接,存放用来链接到另一个数据库、,Internet,地址等信息,6K,字节,查阅向导,创建为某个字段输入时提供的从该字段的列表中选择的值。,4,字节,74,选择字段的数据类型时应注意以下几个方面：,（,1,）字段可以使用什么类型的值。,（,2,）是否需要对数据进行计算以及需要进行何种计算。如文本型的数据不能进行统计运算，数字性的数据可以进行统计运算。,（,3,）是否需要索引字段。类型为备注、超链接和,OLE,对象数据类型的字段不能进行索引。,（,4,）是否需要对字段中的值进行排序，如文本型字段中存放的数字，将按字符串性质进行排序，而不是大小排序。,（,5,）是否需要在查询中或报表中对记录进行分组。类型为备注、超链接和,OLE,对象的字段不能用于分组记录,75,2.1.2,表的设计原则,在设计表时，必须遵循以下原则：,1,每一个表只包含一个主题信息。如学生表只能包含学生的基本情况。,2,每一个表中不能有相同的字段名，即不能出现相同的列。如学生表中不能有两个学号字段。,3,每一个表中不能有重复的记录，即不能出现相同的行。如学生表中一个同学的基本情况信息不能出现两次。,4,表中同一列的数据类型必须相同。如学生表中的,“,姓名,”,字段，在此字段中只能输入代表学生姓名的字符型数据，不能输入学生的出生日期。,5,每一个表中记录的次序和字段次序可以任意交换，不影响实际存储的数据。,6,表中每一个字段必须是不可再分的数据单元，即一个字段不能再分成两个字段。,76,2.1.3,教学管理系统中的表,选课表,课程表,学生表,77,系科表,教师表,78,2.2,使用表向导创建表,Access,提供了多种创建表的方法，如左图所示，使用向导、使用设计器或通过输入数据都可以创建表，也可以单击数据库窗口工具栏的,“,新建,”,按钮，打开,“,新建表,”,对话框，其中提供的多种方法来创建表，如右图所示。对于初学者来说，选择使用向导的帮助可以快捷地创建所需要的表。,79,表向导为用户提供了一些表的模板，是一些实际生活中常用的表格示例。每一个示例都有固定的表的结构，只要对其稍加修改就可以创建出需要的表。表向导提供的表有两类：商务表和个人表。,【,例,2.1,】,：在,“,教学管理,”,数据库中，利用表向导创建,“,选课,”,表。,80,2.3,按应用需求设计表,2.3.1,建立新表,2.3.2,表的字段及其属性设置内存变量,81,2.3.1,建立新表,1,用,“,设计视图,”,建立表,用,Access,提供的,“,设计视图,”,不仅可以设计一个表的结构，而且还可以对一个已有表的结构进行编辑和修改。,【,例,2.2,】,：在,“,教学管理,”,数据库中，用,“,设计视图,”,建立名为,“,学生,”,的表，其表的结构如下表所示。,字段,字段名,类型,字段大小,1,学号,文本,8,2,姓名,文本,10,3,性别,文本,2,4,民族,文本,10,5,出生日期,日期,/,时间,6,籍贯,文本,10,7,系号,文本,6,8,照片,OLE,对象,82,操作步骤：,（,1,）打开,“,教学管理,”,数据库窗口，选择,“,表,”,对象，双击,“,使用设计器创建表,”,选项，打开表设计视图进行设置，如下图所示。,表的设计视图由两部分构成，上半部分用于设计表的各个字段名、数据类型和说明，下半部分用于设置相应字段的属性，如字段大小、标题、格式、有效性规则等内容。它包含,“,常规,”,和,“,查阅,”,选项卡。,83,（,2,）在,“,设计视图,”,的,“,字段名称,”,中输入字段名,在,“,数据类型,”,列中选择其数据类型,并在字段属性框设计区中设置字段大小等各种属性，否则取系统默认值。,（,3,）单击,“,学号,”,左边的按钮（也称行选定器），然后单击,Access,工具栏上的,“,主键,”,按钮,“,”,或选择,“,编辑,主键,”,命令，则定义,“,学号,”,为该表的主关键字。,（,4,）选择,“,文件,保存,”,命令或单击工具栏上的,“,保存,”,按钮,打开,“,另存为,”,对话框，如下左图所示。在,“,表名称,”,文本框中输入,“,学生,”,，再单击,“,确定,”,按钮。也可以直接关闭设计视图窗口，从弹出的对话框中选择,“,是,”,按钮，如下右图所示，打开,“,另存为,”,对话框，输入文件名。,84,注意：如果不定义主键，则在保存表时会出现一个,“,尚未定义主键,”,提示对话框，如下图所示，可根据需要进行选择。,85,2,用,“,数据表视图,”,建立表,用,“,数据表视图,”,建立表就是通过直接输入数据来建立表。此方法适合于没有确定表的结构，但有表要存储的数据。,【,例,2.3,】,：在,“,教学管理,”,数据库中，用,“,数据表视图,”,建立名为,“,系科,”,的表，如下图所示。,86,操作步骤：,（,1,）打开,“,教学管理,”,数据库窗口，选择,“,表,”,对象