Access数据库技术及应用教程.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,普通高等教育“十二五”规划教材,Access,数据库技术及应用教程,第,1,章 数据库基础知识,1.1,数据的应用和管理,1.1.1,数据的重要性,数据是任何组织最重要的资产之一，也是其信息系统最稳定的部分。,数据处于数据库管理系统的中心，有用的信息从加工数据中获得。人们对数据实施操作，提供关于某个实体的一些信息。,需要牢靠、安全、完全可用的软件快速存储和处理数据，这与数据同等重要。这些需求的答案是坚实可靠的数据库技术。,1.1.2,数据的类型,数据是信息的载体，是描述客观事物的数字、字符、以及所有能输入到计算机中，被计算机程序识别和处理的符号的集合，一般可分为数值性数据和非数值性数据两大类，如数字、文本、图形和声音等。,Access,可定义存储在各字段中的数据的类型。字段是数据存放处，反映了收集到的特有信息片段，每个字段容纳一类数据。告知,Access,使用的数据类型会给用户带来益处，首先，,Access,能阻止错误的数据存入字段中，除此之外，选择正确的、最合适的数据类型能节省存储空间，使得数据库更小、更快。,数据类型控制了能够输入到字段中的数据，,Access,支持如下,10,种数据类型。,1.,文本型：文本数据类型字段用于存储文本。姓名、地址、产品说明、颜色、电话号码、序列号、识别用编码、邮政编码和国家等都属于文本范畴。数字和字符可录入到文本字段。地址中的数字就像一个标记，它们不能用于数学计算。它包括字符和数字，最多,255,个字符。,2.,备注型：大量的、变长的字母数字文本，如附加的注解或背景信息。其大小最多为,63999,个字符。备注字段中的内容可供查找但不能被索引。,3.,数字型：数字数据类型针对不同的数值范围划分为七种字段大小。字节（,0,到,255,，,1,个字节），如家庭清单字段，整数（,-32768,到,32767,，,2,个字节），长整数（,-2147483648,到,2147483647,，,4,个字节），单精度（,-3.410,38,到,3.410,38,，,4,个字节，最多,7,位小数），双精度（,-1.79710,308,到,1.79710,308,，,8,个字节，最多,15,位小数），小数（,-7.922810,28,到,7.922810,28,，,12,个字节，最多,28,位小数），同步复制,ID,（全球唯一标识符,GUID,，用于识别复制过程中使用的数据库组件，,16,个字节）。实际上，主要使用长整数和单精度。它仅支持数字，不含文本字符。,4.,日期,/,时间型：可进行日期的算术操作。其大小为,8,个字节。,5.,货币型：用于存储货币值和货币符号，最多,4,位小数，小数点前最多,15,位数字，数值范围从,-922.337,万亿到,922.337,万亿。其大小为,8,个字节。,6.,自动编号型：该数据类型为新记录生成一连串数字，如,1,，,2,，,3,，等等，编号自动增,1,，可作为主键使用，是长整数字段的特殊形式。其大小为,4,个字节。,7.,是,/,否型：,Access,用,-1,表示是,/,真,/,开，,0,表示否,/,假,/,关。其大小为,1,位。,8.OLE,对象型：,OLE,代表对象链接和嵌入，该数据类型可把,Access,外部对象（,Excel,电子表格、,Word,文档或图像等）链接到或嵌入表中。例如，使用,OLE,对象数据类型字段，在,Access,中就能访问到某电子表格。其大小最多为,1GB,。,9.,超链接型：超链接字段能含有,URL,（统一资源定位符），比如说，,、某人的主页位置等，该字段中的内容设置成蓝色和下划线格式显示，典型的,URL,外观。超链接字段还能包含指向本机或服务器上指定文件的,UNC,（通用命名约定）路径，像这样的形式：,机器,文件夹,文件名,.mdb,。其大小最多为,2K,个字符。,10.,查阅向导型：可保存范围内的数据。它能控制进入该字段的内容。如果人们要求在用向导构建字段时确定允许录入的字段内容或设置字段以自动引用另一张表中的数据时，就可采用该类型。其大小取决于查阅字段的数据类型。,1.1.3,数据管理技术的发展,数据库是数据管理的最新技术。,数据库系统的前身是基于文件的系统，在基于文件的系统中，有一批应用程序为终端用户服务，每种程序定义和管理属于自己的数据。信息存储在分开的文件中，还要编写各自的应用程序。基于文件的方法存在着数据的冗余、程序,-,数据依赖、不兼容的文件格式以及数据的分离与隔离等缺点。,二十世纪六十年代，网状和层次数据库系统，例如,CODASYL,和,IMS,，是当时最先进的技术，其基础体系结构把数据的物理操纵与其逻辑操纵混在一起。当数据的物理位置发生改变时，例如，数据从磁盘一区域移动到另一区域时，应用程序就得更新以引用新位置。,1970,年，,IBM,公司圣何塞研究实验室职员,E.F.Codd,的一篇革命性论文提出了数据独立的概念，把数据给予应用程序的逻辑表示与数据的物理表示分离开来。数据能够在磁盘上移动或以另一种格式存储而应用程序无需重写。应用程序开发人员从数据操纵的物理细节上解放出来而关注数据的逻辑操纵。,IBM,公司的,System R,首先实现了,Codd,的设想。,随着关系数据库的日益普及，它的高性能查询要求得以优化实现。正因数据库中收集和存储的数据量与日俱增，,DBMS,（数据库管理系统）的规模随之扩大，其分布式并行处理能力得以加强。,DBMS,提高了其扩展性，用户可以编写自定义函数和存储过程扩展,SQL,语言。,DBMS,现已可以处理异源异质数据，存储、导航,XML,文档。一些,DBMS,产品已开始应用于云计算。,1.2,数据库的基础知识,1.2.1,数据库的定义,数据库是数据的储存库（集合），旨在支持高效的数据存储、检索和维护。多类型数据库的存在满足了各种各样的行业需求。例如，数据库可以专门用于存储二进制文件、文档、图像、视频、关系数据、多维数据、交易数据、分析数据或地理数据等。数据库是存储、操纵、观察数据的工具。,1.2.2,数据库方法的优势,1.,数据冗余控制：冗余是一项数据的多处存储。数据库方法在可能的地方消除了冗余。虽然它没有完全消除冗余，但是它控制了数据库中固有的冗余的数量。例如，通常需要复制键数据项为数据间联系建模，有时，通过复制一些数据项能够提高性能。,2.,数据一致性：通过消除或控制冗余，减少了发生不一致的风险。如果数据项在数据库中只存储一次，对其值的任何更新只会执行一次，新值立即对所有用户可用。如果数据项多次存储且系统意识到此状况，系统能确保数据的所有拷贝保持一致。,3.,数据共享：数据库属于整个组织，所有授权用户能够共享。这种方式让更多的用户共享更多的数据。而且，新应用程序能够基于数据库中现有数据进行构建，仅添加当前未存储的数据，而不必再次定义所有数据需求。新应用程序还能依靠,DBMS,提供的功能，如数据定义和操纵以及并发和恢复控制，自己不必提供这些功能。,4.,数据完整性得以改进：数据库完整性通常是用约束这个字眼来表达的，即数据库不容违反的一致性规则。约束可应用于单条记录中的数据或记录间的联系。而且，数据集成将允许用户定义以及,DBMS,实施完整性约束。,5.,维护得以改进：,DBMS,把数据描述与应用程序分开，使得应用程序不受数据描述变化的影响，这就是数据独立，其规定简化了数据库应用程序维护。,其它优势包括安全性的改进，数据存取性和响应性的改进，生产率的提高，并发的增加以及备份和恢复服务的改进等。,1.2.3,数据模型与数据库的类型,数据模型试图描述组织的数据需求。它为数据库设计人员和终端用户清楚、准确地交流他们对组织数据的理解提供了基本概念和符号，其目的在于描述数据、让数据可理解，为数据库设计做准备。,数据模型是描述数据、数据间联系以及完整性约束的概念工具集。它不仅描述了逻辑级数据的结构，还描述了数据库的结构。,数据模型由,3,部分组成：,1.,结构部分：定义构建数据库的一组规则，决定数据库管理系统的功能、组成及管理数据的方式；,2.,操纵部分：定义允许的数据操作类型，包括更新或检索数据的操作以及修改数据库结构的操作；,3.,一组完整性规则：以确保数据是准确的。,历史上三种重要的数据模型是层次、网状和关系模型。层次模型描述数据之间的从属层次关系，网状模型描述数据之间的多种从属的网状关系。关系模型描述具有相关性而非从属性的平行的数据之间有序排列的集合关系，用实体、属性、域（属性的取值范围）和联系来表达。,数据能够以表格、层次（树结构）和图这几种形式存储。如果数据以表格形式存储，该数据库就称为关系数据库。当数据以树结构形式组织起来时，该数据库就称为层次数据库。数据以表达对象间联系的图进行存储的数据库被称为网状数据库。,服务器数据库和桌面数据库是数据库管理系统的两种类型。桌面数据库在标准个人计算机上运行单用户应用程序；而服务器数据库主要在高性能服务器上运行多用户应用程序，有更高的可靠性和数据一致性。,1.2.4,数据库管理系统、数据库系统与数据库应用系统,数据库中的数据也许是一张含有客户、客户地址、传真号等信息的列表。为了控制数据库中数据，人们需要一种称之为数据库管理系统（,DataBase Management System,）的系统软件。数据库管理系统（,DBMS,）就是用于控制访问、组织、存储、管理、检索和维护数据库中数据的系统软件。,DBMS,对数据库的作用就象字处理软件对信函的作用一样。,DBMS,能够让多用户对同一数据文件进行操作，而这些不同的用户不会使数据变得不一致，也没有数据会因这些操作无意中丢失。它提供有数据访问标准界面以及数据备份、还原和恢复等工具，能应对大量的数据和用户。,最成熟的数据库系统产品是关系数据库管理系统（,RDBMS),，已成为包括银行业务、交通运输、医疗保健等许多行业应用的支柱。,Web,界面的出现更增加了,RDBMS,的使用量和范围，成为最不可缺少的在线商务背后的数据储存库。,Access,就是一种,RDBMS,。简单地讲，关系（,Relational,）一词是指数据库中数据的组织方法，几乎所有现代,DBMS,都是关系型的。,常见的数据库管理系统还有,Oracle,、,MySQL,（开源数据库）、,DB2,、,Informix,、,SQL Server,、,Sybase,、,FileMaker Server,、,FileMaker Pro,以及,Visual FoxPro,等。,数据库系统是指在计算机中引入数据库后的系统，由数据库、操作系统、数据库管理系统及其应用开发工具、应用系统、数据库管理员和用户等构成。,数据库应用系统是以数据库为核心和基础的、基于数据库管理系统构建的计算机应用信息系统，由硬件、操作系统、数据库管理系统、编译系统、用户应用程序和数据库等组成。例如，图书管理系统、人事管理系统、财务管理系统等。,1.3,关系数据库的基本概念,1.3.1,关系数据库的定义,关系数据库是基于关系模型的数据库，由很多表组成，数据以表格形式存储。每张表称为一个关系，且有一个名称。每张表包含有关于一个特殊主题的信息。,表由行和列组成。表中每行称为一条记录，单条记录包含了单个事物的所有信息，提供了有关特定对象的数据。行具有统一的结构和原来的含义。表中的列称为字段，一个字段包含了一条记录内的一项特殊信息。不同的信息类型，如客户,ID,、公司名称、联系人姓名、联系人头衔、地址等，存储在各自的字段中。列也有名称，称为属性。,表是描述类似数据的记录集合，表中所有记录包含类似数据的字段。,作为一般规则，如果谈论表结构本身，倾向于用行和列（如，该表有,5,列,20,行）；如果谈到数据，倾向于用字段和记录（如，张三记录中的年龄字段含有“,19”,这个值）。,概括地讲，关系数据库系统具有以下特征：,1.,所有数据在概念上表达成按行和列进行有序排列的这样一个关系。,2.,在关系中任意给定的行,/,列位置，有且仅有一个值。,3.,所有操作都在整个关系上执行，结果也是整个关系。,1.3.2,关系数据库的重要术语,关系：关于单一主题的信息，如客户、订单、职员、产品或公司等。在关系数据库管理系统中，一个关系通常以一张表的形式存储。一个关系相当于一张二维表。关系模型就是由一个或多个关系组成的集合。,元组：关系模型术语，即二维表中的“行”。在数据库表中称为记录。,属性：关于一个主题的一项特殊信息，如客户地址或订单总额等。一个属性常以表中数据字段（列）的形式存储。,实例：一个关系中的一个特例,-,如一位客户或一项产品。一个实例常以表中记录（行）的形式存储。,主键：由一个或多个字段构成，它包含了每条记录的唯一的一个值。主键字段中的值唯一标识了表中的每条记录，即，主键确保了数据库中存储的每条记录能够唯一地被识别而不会弄混淆，即使表中所有其它字段都有同一个值，该主键值也能让人们辨别数据库中所记录的信息。每张表应该有一个主键，可以在不太可能含有重复内容的字段中选择主键以确保唯一性，如职员表中的社保号字段就是理想的主键字段，产品可由编码或序列号识别，小轿车有唯一的车牌，等等。在多表数据库中，主键是必不可少的。,外键：用其中一张表中的主键字段，可以在两张表之间建立连接。在连接的另一端的第,2,张表中的字段，称为外键字段。外键只在表间建立连接时才存在，在单表数据库中是没有外键字段的。在数据库中索引所有外键字段是非常好的做法，其理由是在使用多表数据进行查询时，数据库得查遍一个或多个外键字段中的数据，如果这些字段已被索引，查询的结果会更快地出现。,联系：一个关系中的信息与另一个关系中的信息产生关联的方式。例如，客户与订单存在一对多联系，一位客户能订很多货而任何一张订单只属于一位客户；公司与联系人可能有多对多联系，一家公司有可能有多个联系人而一个联系人可能与多家公司有关。,连接：通过表或表查询的相关数据值把它们链接起来的过程。例如，通过匹配客户表和订单表中的客户,ID,号，客户可能就与订单连在一起了。,1.3.3,基本的集合运算和关系运算,基本的集合运算和关系运算包括并、差、笛卡尔积、选择和投影,5,种运算。前三种运算属于传统的集合运算，后两种运算属于专门的关系运算。,1.,并运算的结果是两个关系中所有元组的集合。,2.,差运算的结果是在第一个关系中去除与第二个关系中相同的元组后所剩下的元组的集合。,3.,笛卡尔积运算从第一个关系中的第一个元组开始，依次与第二个关系中的每一个元组进行组合，然后对第一个关系中的第二个元组做同样的操作，直至第一个关系中的最后一个元组也进行完同样的操作为止。其运算结果仍然是元组的集合，元组中前面的列来自第一个关系，后面的列来自第二个关系。,4.,选择运算是在一个关系中选择满足给定条件的所有元组，它是从行的角度进行的运算。,5.,投影运算是从一个关系中选出若干属性列组成新的关系，它是从列的角度进行的运算。,这些关系代数知识有助于我们理解关系数据库管理系统中查询的执行与优化过程。,1.3.4,数据库设计准则,数据库设计涉及了表和字段中数据的安排问题。创建数据库时，人们应当遵循这些一般准则：,1.,确定表：检查数据库需求以确定涉及的主要对象。每个确定的对象需要一张表。例如，某数据库的主要对象可能是部门和职员。因此，我们需要两张表：一张部门表和另一张职员表。而在另一个数据库中，主要对象可能是客户和商业分析员。在这种情况下，也需要两张表：一张客户表和另一张商业分析员表。再举另一个数据库的例子，其主要对象可能是图书、出版商和作者。该数据库将需要三张表：一张图书表，第二张出版商表和第三张作者表。,2.,确定主键：主键是表中记录的唯一标识字段。对每张表，都要确定这唯一标识字段。例如，在部门表中，唯一标识字段可能是部门编码。在图书表中，唯一标识字段可能是,ISBN,。最好在有任何数据录入到表中之前就把主键决定下来。,3.,确定其它字段：主键是表中的一个字段或字段的组合。通常，一张表会包含许多其它字段，每个字段包含一类数据。检查项目需求以确定这些其它字段。例如，在职员表中，其它字段可以包括职员姓名、街道地址、城市、省份、邮政编码、参队日期、工资等等。,4.,确定表间联系：检查已创建的这些表以发现哪些表有关联。当确定两表相关时，两表包含了匹配字段。例如，在包含职员表和部门表的一个数据库中，两表间存在着一种联系，因为一个部门能有分配给它的许多职员。部门编码是两张表中的匹配字段。,5.,确定字段的数据类型：对每个字段，确定字段包含的数据类型。例如，一个字段可能仅包含数字。另一个字段可能包含金额，而第三个字段可能仅包含日期。一些字段包含文本数据，即字母、数字以及特殊字符（,!,、,;,、,、,&,，等等）的任意组合。例如，在职员表中，参队日期字段会包含日期，工资字段会包含金额，计时字段会包含数字。职员表中其它字段会包含文本数据，如职员姓名和部门编码。,6.,确定并消除不需要的冗余：冗余常产生问题，如浪费空间，更新困难以及数据可能不一致。检查已创建的每张表以发现是否包含冗余，如果是，确定冗余是否产生已描述的问题。如果它确实会产生问题，就把该表分成两张表以消除冗余。例如，对单张职员表，除职员姓名、地址、收入等典型数据外，该表还可能包含部门号码和部门名称。如果是这样，部门名称就会重复多次。例如，部门号码为,12,的每位职员，就会有相同的部门名称。最好把该表分成两张表：一张职员表和一张部门表。在部门表中，部门名称只存储一次。,7.,确定数据库的存储位置：设计好的数据库以单个文件存储。需要确定该文件的存储位置。,8.,确定字段的附加属性：在创建数据库之前，就要确定阐述这些字段的任何其它属性，包括字段大小，即该字段所能存储的最大字符数。如果想让除字段名称之外的文字（例如一种缩写）出现在列的顶部，就要把标题换成所希望的文字，还能加上字段说明，一旦选定该字段，其相关信息就会出现在屏幕上。,第,2,章,Access,概述与数据库的基本操作,2.1 Access 2003,使用基础,2.1.1 Access,的特点,Access,是一种强健的桌面数据库程序，用户能够用它来存储和管理大量数据。从家庭账目、客户数据库到大型产品仓库的管理，,Access,都能胜任。,Access,能够帮助用户把信息组织成表的形式，使用窗体加速数据的录入，运用筛选、排序和查询完成强大的数据分析，生成多种多样的数据报表。,Access,，就像,Microsoft,公司的其它产品一样，使用向导就可以简单、快速地完成常见任务。向导是一种很好的方法，能够让用户学会如何完成一项新任务而不只是仅仅帮助初学者。专业的开发人员也常常在适当的时候使用向导，这是获得一个基本的最终结果的最快速方法。例如，可以使用窗体向导创建窗体，该向导完成了大多数基础工作，然后，再用设计视图进行修改，做些变化。,Access,还提供了数据库向导，可用于生成复杂的、可运行的数据库应用程序。使用,Access,可以创建一个或多个数据库（应用程序）。一旦开始使用,Access,创建让人们与数据进行交互的用户界面，这就是在创建数据库应用程序。实际上，在,Access,中，数据库和数据库应用程序是一起创建的。,Access,在很多方面都有创新。在表、窗体等对象中可使用长名称，且名称中可包含空格。这对给表起有意义的名称时很有帮助。,Access,创建的应用程序从一开始就是与,SQL Server,兼容的，因此，人们很容易把应用程序升迁到,SQL Server,（版本,7.0,及以上）这样的客户机,-,服务器数据库软件系统。,2.1.2 Access,的启动及退出,启动,Access,有如下几种方法：,1.,单击位于屏幕左下角的“开始”菜单按钮，并且选择：“程序”“,Microsoft Office”“Microsoft Office Access 2003”,。,2.,双击桌面上或文件夹内任何现有的,Access,数据库文件，,Access,也会自动打开。,3.,首先把,Access,图标（看上去像一把粉红色钥匙）加入到位于,Windows,任务栏上的快速启动工具栏部分，然后单击该图标即可打开它。,正确退出数据库和,Access,的方法是：,1.,单击位于数据库窗口标题栏右角上的关闭按钮（,X,）以关闭当前数据库；或者选择“文件”，“关闭”。,2.,单击位于应用程序窗口标题栏右角上的关闭按钮以关闭,Access,；或者选择“文件”，“退出”。采用这种方法，,Access,将关闭打开的数据库及它自己。,不正确地关闭数据库（和,Access,）就关掉系统将导致文件毁坏以及数据不可恢复。,2.1.3 Access,的用户界面和帮助系统,1.Access,的用户界面,在默认情况下，用户启动,Access,程序时，,Access,会显示数据库工具栏、菜单栏和任务窗格。,（,1,）数据库工具栏：数据库打开前以及当前为数据库窗口时，数据库工具栏就处于活动状态。,即使是打开的数据库，许多这样的工具仍被禁用。,另外，当对象变更时，该工具栏会自动更新其可用工具。,通过拖动该工具栏左边的移动空点，可以把该工具栏从左上方固定位置上移出来，双击其标题区域时还原。,通过该工具栏，还可以做到显示其它工具栏、自定义工具栏、重新设置工具栏、增加或删除工具以及改变图标的大小，等等。,（,2,）菜单栏：通过菜单命令，可以完成数据库文件的操纵，数据库对象的创建和修改，与其它,Office,应用程序共享数据以及定制,Access,环境等任务。,2.Access,的帮助系统,为了获得帮助功能，按下“,F1”,键或从“帮助”菜单选择“,Microsoft Office Access,帮助”，就可打开,Access,帮助窗格，如图,2-8,所示。用户可以搜索特定单词或短语，查看帮助功能目录，通过互联网连接到,Microsoft Office Online,支持站点获取协助、培训以及下载,Office,更新。,要关闭帮助窗格，单击该窗格标题栏右上角的关闭按钮（,X,）。,帮助功能是上下文敏感的。即，它会打开与所选对象、项目、属性或文本最佳相关的文件。,帮助主题已成为,Access,帮助文件的一部分，还有更多在线信息，单击数据库工具栏上的“,Microsoft Office Access,帮助”命令按钮打开帮助窗格，然后单击“,Micorsoft Office Online”,区域内任何选项访问这些站点。或者从“帮助”菜单选择“,Microsoft Office Online”,命令选项。,2.1.4 Access,的数据库对象,Northwind,（罗斯文）示例数据库的数据库窗口显示了该数据库的所有不同组件。该窗口左侧有两个灰底标题按钮,-,对象和组按钮。对象按钮已被单击，七种选项在左侧显示出来,-,表、查询、窗体、报表、页、宏和模块。每种选项涉及到,Access,中的一个对象类型。前,4,种对象类型,-,表、查询、窗体和报表是数据库的主要组件。,表是数据库用于存储数据的基本容器，是数据库中最基础的“积木”，成为了,Access,提供的所有其它组件和所有功能的基础。我们能用各种方法展示表中数据，对表可以进行更新和查询。,查询取出数据库中的原始数据并把它变成确凿的信息。当人们需要查询时，,Access,搜索所需数据并在结果表中展示出来。查询不仅可以在数据库中找出信息，还可以发现数据变化趋势。,窗体提供了有用的数据视图，是数据库用户与数据进行交互的主要方法。与表视图相比，窗体展示数据的风格更加体现出用户友好特性，能够按使用者的需要量身定制多种窗体。窗体还可以是基于查询的。,报表整理出汇总信息供打印输出。报表能够包括数据库中每条记录的全部或部分内容。报表也可以是基于查询的。报表还能够包含合计、小计以及由数据生成的其它值。报表还可以按要求把信息归类。,页是数据访问页的简称，它是一种特别设计的网页类型，通过,web,浏览器这一媒介使用,Access,数据库，以扩展名为,.HTM,的,HTML,文件存储。,宏用于预定义动作的自动执行，每项动作完成特殊的操作。这些动作可重复执行。实际上，创建宏的过程与使用向导做出命令按钮非常类似。宏常与按钮联用，当单击按钮时，使得宏执行其动作。,模块是用,Visual Basic,（,VB,）程序设计语言编写的代码集合。这些代码与某个报表或窗体有关，或者用于整个,Access,应用程序。,2.2,创建数据库,2.2.1,创建空数据库,单击菜单栏左边的“文件”，再单击“新建”，由此打开了新建文件任务窗格。,单击“空数据库,”,，由此打开了文件新建数据库对话框。,在对话框顶部的“保存位置”选定文件夹，在对话框底部输入文件名。默认文件类型是,Microsoft Office Access,数据库,(*.mdb),。单击“创建”按钮继续进行。此时，数据库窗口打开，在对象列表选择表。,在右边的内容窗格中是可能的动作列表。双击中间的选项“使用向导创建表”，接着选定表中所有字段，示例字段可多次选择，还可以重命名新表中的字段。,单击“下一步”。确定表的名称，单击“是，帮我设置一个主键”。,主键在关系数据库中非常重要，每张表都应该有主键，因为它是确保表中数据正确以及快速、准确地回答以后问题的主要方法。,单击“下一步”。单击中间选项“直接向表中输入数据”，单击“完成”。,单击“关闭”按钮，退回到数据库窗口，用户会看到列表中有新建的表。,2.2.2,使用向导创建数据库,Access,使用数据库向导以模板文件为基础创建新数据库，已有数个模板可供选择。模板包含了与数据库连结在一起的表、窗体、报表以及其它对象。模板以成熟的数据库作为起点，为用户提供了便利。,从模板创建文件有以下步骤：,1.,打开任务窗格（按下,Ctrl+N,组合键），单击任务窗格中“本机上的模板,”,。,2.,单击模板对话框中的“数据库”选项卡，显示出可用的模板。,3.,双击任何一个模板或者单击一个文件、单击“确定”。,4.,在弹出的文件新建数据库对话框中，文件名组合框内已有新文件的默认名称，也可以输入新文件名。,5.,在上图中单击“创建”，启动数据库向导，添加对象到新数据库中。,2.2.3,数据库的基本操作,1.,创建基于模板的数据库,2.,创建空数据库,3.,创建新表,4.,改变表视图,5.,增加,/,移动表中字段,6.,删除,/,隐藏表中字段,7.,创建窗体,8.,改变窗体视图,9.,移动,/,删除窗体中字段,10.,添加表记录,11.,添加窗体记录,12.,导航窗体记录,13.,搜索窗体记录,14.,排序记录,15.,筛选记录,16.,使用条件格式,17.,完成简单查询,18.,创建报表,第,三,章,表,3.1,创建表的一般,概念,表是与特定主题（如产品或供应商）有关的数据的集合。,3.1.1,什么是表,1.,表的设计视图,数据表由表结构和表记录两部分组成，,建立表结构在表的设计视图中完成，表的全部字段和每个字段的属性在设计视图中确定。,一个表要围绕一个主题设计字段，每个字段都应该是最小的逻辑部分，计算字段或推导字段不要作为表中的字段。,2,字段名称,字段的命名规则如下：,字段名可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，第一个字符不能是空格。,字段名不能包含小数点、叹号、方括号、西文单引号、西文双引号。,字段长度为,1,64,个字符，在,Access,中一个汉字当作一个字符看待。,3.,数据类型,数据类型决定用户所能在该字段中保存的值的种类。在,Access,中，每个字段都必须有一个数据类型，这样系统才会知道如何处理这些内容。,4.,说明,字段说明是可选的。用于帮助说明该字段，而且当在窗体上选择该字段时，也在状态栏上显示该说明。,3.1.2,定义数据类型,数据类型决定用户能保存在该字段中值的种类。,Access,字段的数据类型有,10,种，分别是：文本、备注、数字、日期,/,时间、货币、自动编号、是,/,否、,OLE,对象、超链接、查阅向导。,1,文本型,文本型字段用来存放文本或作为文本看待的数字。如：学号、姓名、性别等字段。如果设置字段大小为,5,，则该字段的值最多只能容纳,5,个字符。,文本型字段的默认大小为,50,，最多可达,255,个字符。,文本型数字的排序按照字符串排序方法进行。,如文本型数字按升序排序：,1,、,10,、,100,、,2,、,20,、,200,2,备注型,备注型字段用来存放较长的文本和文本型数字。如：备忘录、简历等字段都是备注型。当字段中存放的字符个数超过,255,时，应该定义该字段为备注型。,备注型字段大小是不定的，由系统自动调整，最多可达,64K,。,Access,不能对备注型字段进行排序、索引、分组。,3,数字型,数字型字段存放数字。如：工资、年龄等，数字型字段可以与货币型字段做算术运算。数字型字段的大小由数字类型决定，常用数字类型有以下几种：,（,1,）字节，存放,0,255,之间的整数，字段大小为,1,。,（,2,）整型，存放,-32768,32767,之间的整数，字段大小为,2,。,（,3,）长整型，存放,-2147483648,2147483647,之间的整数，字,段大小为,4,。,（,4,）单精度型，存放,-3.4E38,3.4E38,之间的实数，字段大小,为,4,。,（,5,）双精度型，存放,-1.79734E308,1.79734E308,之间的实,数，字段大小为,8,。,4,日期,/,时间型,日期,/,时间型字段存放日期、时间、或日期时间的组合。如：出生日期、入校日期等字段都是日期,/,时间型字段。字段大小为,8,个字节，由系统自动设置。,日期,/,时间型的常量要用一对,#,号括起来。,5,货币型,货币型字段存放具有双精度属性的数字。系统自动将货币字段的数据精确到小数点前,15,位及小数点后,4,位。字段大小为,8,，由系统自动设置。,向货币型字段输入数据时，系统会自动给数据添加,2,位小数，并显示美元符号与千位分隔符。,6,自动编号型,自动编号型字段存放系统为记录绑定的顺序号，长整型，字段大小为,4,，由系统自动设置。一个表只能有一个自动编号型字段，该字段中的顺序号永久与记录相联，不能人工指定或更改自动编号型字段中的数值。删除表中含有自动编号字段的记录以后，系统将不再使用已被删除的自动编号字段中的数值。,例如，输入,10,条记录，自动编号从,1,到,10,，删除前,3,条记录，自动编号从,4,到,10,，删除第,7,条记录，自动编号中永远设有,7,。,与财务、税务有关的数据表通常设自动编号型字段，增加数据的安全性。,7,是,/,否型,是,/,否型字段存放逻辑数据，字段大小为,1,，由系统自动设置。逻辑数据只能有,2,种不同的取值。如：婚否、团员否。所以，是,/,否型数据又被称为,“,布尔,”,型数据。,是,/,否型字段内容通过画,“,”,输入，带,“,”,的为,“,真,”,，不带,“,”,的为,“,假,”,，,“,真,”,值用,true,或,on,或,yes,表示，,“,假,”,值用,false,或,off,或,no,表示。,8,OLE,对象型,OLE,（,Object Linking and Embedding,）的中文含义是,“,对象的链接与嵌入,”,，用来链接或嵌入,OLE,对象，如：文字、声音、图像、表格等。表中的照片字段应设为,OLE,对象类型。,OLE,对象型字段的字段大小不定，最多可达到,1GB,。,OLE,对象只能在窗体或报表中用控件显示。不能对,OLE,对象型字段进行排序、索引或分组。,9,超链接型,超链接型字段存放超链接地址，如：网址、电子邮件。,超链接型字段大小不定。,10,查阅向导型,查阅向导型字段仍然显示为文本型，所不同的是该字段保存一个值列表，输入数据时从一个下拉式值列表中选择。值列表的内容可以来自表或查询，也可以来自定义的一组固定不变的值。例如，将,“,性别,”,字段设为查阅向导型以后，只要在,“,男,”,和,“,女,”,2,个值中选择一个即可。,查阅向导型字段大小不定。,3.1.3,设置字段属性,字段属性是字段特征值的集合，分为常规属性和查阅属性,2,种，用来控制字段的操作方式和显示方式。,不同字段类型有不同的属性集合。,1.,字段大小,用户可以输入到该字段中的最大字符数，长度范围是,1255,，默认值是,50,个字符。所输入的字段超出所设置的数值时，系统会弹出询问用户数据可能会丢失的提示框。应该使用最小的字段大小属性设置，因为较小的数据处理的速度更快，需要的内存更少。对于数字型字段，通过选择数值类型来确定字段大小，如图下所示。,2.,格式,格式属性用来设置数据的屏幕显示方式和打印方式，使数据的显示统一。不同类型字段的格式选项不同。需要设置格式的字段类型通常只有数字型和日期,/,时间型。,系统为数字型字段提供的格式如下图所示。,系统为日期,/,时间型字段提供的格式如图,3.1-7,所示。,3.,默认值,在表中新增加一个记录且尚未填入数据时，如果希望,Access,自动为某字段填入一个特定的数据，则应为该字段设定“默认值”属性值。利用默认值可以简化数据录入。,例如，设置性别字段的默认值是男，用：“男”，录入数据时只将性别为女的字段更改为女，其他默认即可。,4.,小数位数,对于数字字段和货币字段，可以设置数字的小数位数。默认值为“自动”，能自动显示货币、整型、标准和百分比格式中的两个小数位，并显示出一般数字格式中数字值的当前精度。设置“小数位数”属性只能影响可显示的小数位数，而不影响实际存储的小数位数。,5.,输入掩码,输入掩码可以控制输入到字段中的值，其字段可以是文本、数字、日期,/,时间和货币。输入掩码最多包括,3,组字符，彼此用分号“,;,”分开，即第一组是输入掩码本身，使用特殊的字符来定义数字、字符和空格的位置；第二组是数字,0,或,1,，,0,表示存储字符，,1,表示只存储数据；第三组是定义一个字符，作为占位符来指出数据输入的位置。默认占位符为下划线“,_,”。,设置字段的输入掩码，其操作步骤如下：,(1),在设计视图下打开需要输入掩码的表，并选择字段。以罗斯文数据库中“产品”表为例。打开“产品”表，并单击“产品名称”字段，如,右,图所示。,(2),单击,“,输入掩码,”,文本框右面的,“,生成器,”,按钮,，弹出,“,输入掩码向导,”,对话框（,1,），如,下,图所示。,(3),在“输入掩码”列表框中选择所需的掩码。若需要查看所选掩码的效果，可以使用“尝试”文本框进行试验。若要更改输入掩码列表，单击“编辑列表”按钮，此时弹出“自定义输入掩码向导”对话框，如下图所示。,(4),单节“下一步”按钮，弹出“输入掩码向导”对话框（,2,），如下图所示。,(5),单击“下一步”按钮，弹出“输入掩码向导”对话框（,3,），如,下,图所示，再单击“完成”按钮即可。,输入掩码定义中使用的字符及其含义,字符,字符含义