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行政办公管理
表格篇

第一章 行政综合管理表格

●行政办公工作说明表
行政办公工作说明表

1．职称 2．部门 3．撰写日期年月日 4．姓名
5．隶属部门 6．同职称人数 人(含本人) 7．管辖部门
次序
工作概述(请分门别类扼要叙述工作内容)

●行政办公职位规范表

行政办公职位规范表

职称

职位

直接主管

管辖范围

直接责任

主要权力

职务代理人

条件要求

● 年度重要工作与发展计划表

年度重要工作与发展计划表

部门(岗位)： 制订时间： 年 月 日
项目
类型
计划项目
进度目标
完成
时间
责任人
变更
记录
实际完
成时间
完成情
况说明
评分

工
作
事
项

1

2

3

改
进
和
发
展
事
项

1

2

3

编制人： 直接上级： 上级领导： 上级确认完成情况：
得分：
注：请用蓝黑或碳黑水笔工整填写。

● 秘书职务说明表
秘书职务说明表

职务名称秘书 职务名称编号
职务等级Ⅲ等 通过时期××年×月×日
部 门办公勤务

工作概要：秘书职务(Ⅲ等)的从事者为本部门经理办理秘书事务。由于秘书职务(Ⅲ等)的职责涉及减轻部门经理的行政管理负担，因而其相当部分工作是行政管理性的，包括监督其他办公室人员。

工作职责：
基本职责(占用工作日的70%以上)：①笔录口授、誊写材料；②安排经理会谈日程；③监督其他办公室人员；④协助制订办公室预算；⑤信函的答复；⑥保护机密材料；⑦接待来访经理、客户和业务伙伴；⑧回电话；⑨准备薪金资料；⑩分派工作任务。
其他的职责(占用工作日的30%以下)：
①汇集文书材料；②准备报告；③设计办公室内部表格；④评价下属人员；⑤复制文书材料；⑥保管小额现金。

使用的设备和工具：打字机、计算机、复印机、口授器

使用的表格和报告：部门财务报表、工资报表、人事考核表、小额现金开支表以及其他所需的报表。

监督者：部门经理

与其他工作的关系：由于本职务的从事者负有给其他办公室人员分派工作的职责，因此与本职务和本部门所有办公事务均有关。本职务属本部门秘书职务的最高等级，其晋升的可能职务是总公司办公室秘书或行政管理助理。
● 计算机操作员职务说明表
计算机操作员职务说明表
职务名称： 法律地位： 职务编码：
计算机操作员 不享受豁免权
日期： 公司-分部：
××××年×月×日 ××有限公司-总办事处
填写人： 部门-科室
数据处理-信息系统
审定人： 级别 计分
× ××
上一级管理员职务名称： 工资等级：
高级计算机操作员 ×××美元～×××美元
摘 要
在一般监督下，操作数字计算机及外围设备，需要时执行其他任务。
工 作 任 务
1.按照特定的技术和调度指令进行工作。
(1) 在抽样监督下，按照技术指令和分配的工作进度进行工作。
(2) 按规定的程序和进度表处理资料。
2.操作数字计算机以及连带的外围设备。
(1) 监视设备，做到运行时间最大，程序错误最小。
(2) 分析信息错误，鉴定错误的原因。
(3) 将机器故障和程序错误通知有关方面。
(4) 在规定的权责范围内纠正错误。
(5) 在适当位置，存储输出信号和已定输入。
(6) 按规定完成预防性维修。
3.检查和分析输入资料。
(1) 提出调度和应用方面的建议以发挥设备的最高效率。
(2) 调试新的应用方法。
4.保存运行记录和档案。
(1) 分项记录每一程序的运算时间。
(2) 记录所有机器故障和程序错误。
5.接收、储存和保管数据处理中心(DPC)的设备。
(1) 卸车。
(2) 保持储藏室井井有条。
(3) 保管库存记录。
(4) 把设备规格通知有关方面。
雇 用 标 准
1.知识能力
(1) 必须懂得操作一种数字计算机及连带的外围设备的基本原理。
(2) 必须能阅读和理解计算机操作手册。
(3) 必须能按照规定标准和程序工作。
(4) 必须能按照计算机调度指令工作。
2.体力要求
(1) 必须能举起和存放80磅重的内存。
(2) 必须能装、卸20磅重的磁盘包。
(3) 必须能一天坚持10小时工作。
3.情感要求
必须能经受得住比较强而高的精神压力。
责 任
1.及时完成规定的工作任务。
2.迅速判明机器故障。

● 值班记录表
值班记录表

时间

内容

来电(访)
人员姓名

电话地址

要求答复
(解决)时间

值班人员
.
处理结果

备注

● 公司职员签到簿
公司职员签到薄
月 日 至 月 日

部 门

姓 名

月 日
月 日
月 日
月 日
月 日
月 日
上班
下班
上班
下班
上班
下班
上班
下班
上班
下班
上班
下班

总经理 经理 经办

● 纪律处分通知单
纪律处分通知单
编号： 日期：

姓名

工作证号

职位

所属部门

所犯过失： 发生日期：
□擅自旷工 □屡次逃避工作
□屡次迟到 □工作时在公司赌博
□工作时打瞌睡 □行为不检点
□故意不服从上级或拒绝接受正当命令
□故意不以适当方法工作

处分：
□谴责 □停职 □由×年×月×日至×年×月×日
共 日
注意：如果有重犯将受撤职处分

撤职生效日期：×年×月×日
请于撤职生效日期前前往人事部报到
备注：

● 员工奖惩月报表
员工奖惩月报表

受奖惩者

奖惩方式

奖惩原因

发表日期

奖惩方式

奖惩原因
职工性别
姓名
服务部门

填表说明：
1.各单位依照权责划分办法在授权范围内对所属员工有奖惩时，应于每月月终汇填本表两份，分送总管理处人事处及主管单位备查，当月内如无奖惩事项，亦应填送此表，并于奖惩原因栏内注明“无奖惩”字样。
2.奖惩方式栏应按单位主管核定之奖惩办法填入，如“书面嘉奖”、“记功一次”、“书面申诫”、“记过一次”等。
3.奖惩原因一栏叙述易简明扼要，注意时间、地点、事物及有关人员之责任等。
4.本表由各单位依规定格式自行印制备用，纸张大小一律以A4为准。

单位主管： 主办人员： 制表： 年 月 日填

● 手册修改清单
手册修改清单

序号
原文章节号
修改状态
修改内容
修改人
批准人
修改日期
备注

●内务管理情况检查记录表
内务管理情况检查记录表
受检部门： 检查时间： 年 月 日
受检项目
检查情况
员工宿舍

办公环境

.
检查人(签字)

受检部门经理
或主管确认

复查情况

复查人(签名)

受检部门确认

● 长途电话使用登记簿
长途电话使用登记簿

拨出方
使用
电话
发话时间
接听方
对方
电话
通话
时间
通话内
容简注
月
日
时
分

●拨打长途电话申请单
拨打长途电话申请单

拨
出
方

单 位
职 称
姓 名
时 间

通
话
事
由

接
听
方

单 位
姓 名
地 点
电话号码

● 长途电话使用通知单
长途电话使用通知单

拨
出
方
单 位
职 称
姓 名
时 间

接
听
方
单位名称及姓名
地 点
电话号码
事 由

总务部门签章：

● 影印文件申请单
影印文件申请单

编号：
申请部门： 年 月 日
文件
名称
原稿
页数
影印
份数
计 费

备 注
A3
张
A4
张
B4
张
B5
张
合计(元)

●办公室补配钥匙申请表

办公室补配钥匙申请表

需用部门： 年 月 日
部 门
配制钥匙原因
配制钥匙数量
配制人姓名

申请补配钥匙部
主管签字

经手人姓名：

第二章

行政办公日程
通用表格

●当天备忘的重点
当天备忘的重点

月 日

□今天最重要的业务

○×

□今天最严重的问题

○×

□今天最应注意的地方

○×

□今天最重要的指示命令

○×

□今天最好的构想

○×

□今天最该反省的事

○×

□明天最重要的课题

○×

〔今日备忘重点〕

○×

●当天领导的行动掌握表
当天领导的行动掌握表

年 月 日

时 间

业务内容、会客、会客地点

地点

紧急联络

时 分
时 分

时 分
时 分

时 分
时 分

时 分
时 分

时 分
时 分

● 当天部属的行动掌握表
当天部属的行动掌握表

年 月 日
姓 名
时 间
业务内容、访问对象、会客点
地 点
紧急联络

时 分

● 日程表
日程表

日(星期 )
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30

备忘录

● 一年重点实施日程表
一年重点实施日程表

主题
上半期执行
可否
下半期执行
可否

标语【 】

最大目标【 】

最应强化事项【 】

最大课题【 】

最大缺点的克服【 】

最大案例【 】

最重要的自我启发【 】

【 】

检 讨

● 一周日程表
一周日程表

年 月 日～ 月 日

目 标
(一)

目 标
(二)

目 标
(三)

目 标
(四)

目 标
(五)

目 标
(六)

目 标
(七)

检讨
下个目标

●月份式日程表
月份式日程表

年 月
目标
·9·12·3·6·9·
执行
·9·12·3·6·9·
1( )

2 ( )

3( )

4( )

5( )

6( )

7( )

8( )

9( )

10( )

11( )

12( )

13( )

14( )

15( )

16( )

17( )

18( )

19( )

20( )

21( )

22( )

23( )

24( )

25( )

26( )

27( )

28( )

29( )

30( )

● 四季日程表
四季日程表

年度 科

( )
季
目标

执行

( )
季
目标

执行

( )
季
目标

执行

( )
季
目标

执行

备

注

● 三年计划日程表
三年计划日程表

大目标
重点强化部门
职员生活计划

一年

执行

执行

执行

二年

执行

执行

执行

三年

执行

执行

执行

●日程检查表
日程检查表

科 姓名
□1.是否优先拟定当日(本周、当月、今年)的重要事项
□2.是否考虑步骤、准备程序后再拟定
□3.是否能在自己所有的时间内完成
□4.是否就其课题、目标来分配时间
□5.是否考虑到自己的状况
□6.访问或面谈时，是否把握重点
□7.访问或面谈时，是否提早出门
□8.访问或面谈时，是否预测到拖延的时间
□9.遇到紧急事情时，是否有考虑应对方法
□10.是否考虑到对方时间会变更
□11.时间或日程变更时，是否有人可以协助
□12.日程表修正后，是否仔细检查一遍
13.工作进度是否有调整的余地
□14.是否不到最后不放弃
□15.是否前一天(周、月、年)决定第二天(周、月、年)的计划

●每日行动管理表
每日行动管理表
月 日

□早上最先做的事

□上班时最先做的事

□中午前应处理的事

□下午最先处理的事

□下班前应做完的事

□明天的准备工作

●行程表拟定法检查表
行程表拟定法检查表
单位
姓名
□1.是否能掌握业务目标
□2.是否能正确地估计业务所费的时间
□3.是否明确记载访问、会客、会议的时间与地点
□4.是否了解确定事项、未决定事项的区别
□5.是否会在变更事项上标上记号
□6.是否会在重要事项上标上记号
□7.是否能在几天前就检查交货的状况
□8.文件提出截止期限之前，是否会检查一遍
□9.是否有备注栏
□10.备注栏上是否记载费用或资料的名称
□11.拟定上司的日程表时，是否特别注意重复的工作
□12.日程表是否经过一再的检查、确认
□13.记载是否易懂、简要

● 每月、每日行事预定表
每月、每日行事预定表

月
日
月
月
月
月
月
月
月
月
月
月
月
月
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

● 行动预定表
行动预定表

日
星期
项目
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30

预定

实绩

预定

实绩

预定

实绩

预定

实绩

预定

实绩

预定

实绩

预定

实绩

预定

实绩

预定

实绩

●领导和部属的休假掌握表
领导和部属的休假掌握表

科 年 月 日
姓 名
是否在家
紧急休
假出勤(含出差)
时 分～时 分
休假接待地点
同行者

记载事项

第三章

会议管理常用表格

●年度会议计划表
年度会议计划表

会 议 名 称

开会地点

开会日期

开会时间

会议宗旨及议题

与会单位

人数

主持人

会议召集单位

会议主要工作人员

与会者应备资料

会场标示资料

会场拟分发资料

● 年度例行事务会议安排表
年度例行事务会议安排表

活动名称
日 期
内容·预算
单位承办人
联 络

年初的致辞、工作
开始

董事长致辞、训话、职员

总务

新年宴会

创立纪念日

新进职员招考

就职典礼

新进职员训练

运动会

员工旅游

记载事项

●会议室使用申请表
会议室使用申请表
年 月 日
日期
时间
会议名称
主持人
地点
人数
备注

申请使用单位
管理单位
名称
填表人
主管
管理人
事务科长
副经理

● 会议登记簿
会议登记簿

会议名称
会议时间
会议地点
主席
参与人员及人数
会次
主要决议事项

●会议通告单
会议通告单

年 月 日 编号：
开会部门

召集人

开会日期
年 月 日
时间

开会地点

会议内容

参加人员

拟交费用

准备资料

备注

● 会议通知
会议通知

谨定于 年 月 日 午 时 分召开 会议，请准时参加。
随本通知送提案书一份，若有提案请填写后于开会前提交。
此致
先生
召集人：

提案书： 提案人：
提案内容：

● 会议议程表
会议议程表

会议议事日程
年 月 日
序 号
程 序
主 持 人
时 间 分 配
备 注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

● 会议记录表(一)
会议记录表(一)

编号：
开会时间： 年 月 日 时 分至 时 分
开会地点：
会议名称：
主持人：
参加人员：
记录：
出席人员：
主持人报告：
讨论事项及结论：
●会议记录表(二)
会议记录表(二)

年 月 日 编号：
时间
月 日 时至 月 日 时
地点

主持人

记录人

会议名称

参加者

主要议题
对策措施
期限
负责人
追踪情况(时间)

● 会议决定事项检查表
会议决定事项检查表
出席者
司仪
总务 缺席者理由
议决事项
承办人
完成期限
追踪查核

● 会议决定事项催办通知单
会议决定事项催办通知单

办通编号
通字( )号
催办人

催办内容

催办日期

受催部门

联系人

联系电话

● 会议决定事项实施管理表
会议决定事项实施管理表

决定事项
年 月 日
同意

单位
执行负责人
实施目标·实施日期等
评价

各部门每个月的实施检查表
月
实施目标
评价
月
实施目标
评价
1

6

2

7

3

8

4

9

5

10

第四章

文书管理常用表格

● 文件目录清单
文件目录清单

页次
文件标题、类别
□规范类□规格类□标准类

文件号
文件名称
版本
页数
日期
备注
1

2

3

4

5

6