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1、 行政办公管理 表格篇 第一章 行政综合管理表格 ●行政办公工作说明表 行政办公工作说明表 1．职称 2．部门 3．撰写日期年月日 4．姓名 5．隶属部门 6．同职称人数 人(含本人) 7．管辖部门 次序 工作概述(请分门别类扼要叙述工作内容)
2、 ●行政办公职位规范表 行政办公职位规范表 职称 职位 直接主管 管辖范围 直接责任 主要权力 职务代理人 条件要求 ● 年度重要工作与发展计划表 年度重要工作与发展计划表 部门(岗位)： 制订时间： 年 月 日 项目 类型 计划项目 进度目标 完成 时间 责任人 变更 记录 实际完 成时间 完成情 况说明 评分 工 作 事 项
3、1 2 3 改 进 和 发 展 事 项 1 2 3 编制人： 直接上级： 上级领导： 上级确认完成情况： 得分： 注：请用蓝黑或碳黑水笔工整填写。 ● 秘书职务说明表 秘书职务说明表 职务名称秘书 职务名称编号 职务等级Ⅲ等 通过时期××年×月
4、×日 部 门办公勤务 工作概要：秘书职务(Ⅲ等)的从事者为本部门经理办理秘书事务。由于秘书职务(Ⅲ等)的职责涉及减轻部门经理的行政管理负担，因而其相当部分工作是行政管理性的，包括监督其他办公室人员。 工作职责： 基本职责(占用工作日的70%以上)：①笔录口授、誊写材料；②安排经理会谈日程；③监督其他办公室人员；④协助制订办公室预算；⑤信函的答复；⑥保护机密材料；⑦接待来访经理、客户和业务伙伴；⑧回电话；⑨准备薪金资料；⑩分派工作任务。 其他的职责(占用工作日的30%以下)： ①汇集文书材料；②准备报告；③设计办公室内部表格；④评价下属人员；⑤复制文书材料；⑥保管小额现金。
5、 使用的设备和工具：打字机、计算机、复印机、口授器 使用的表格和报告：部门财务报表、工资报表、人事考核表、小额现金开支表以及其他所需的报表。 监督者：部门经理 与其他工作的关系：由于本职务的从事者负有给其他办公室人员分派工作的职责，因此与本职务和本部门所有办公事务均有关。本职务属本部门秘书职务的最高等级，其晋升的可能职务是总公司办公室秘书或行政管理助理。 ● 计算机操作员职务说明表 计算机操作员职务说明表 职务名称： 法律地位： 职务编码： 计算机操作员 不享受豁免权 日期： 公司-分
6、部： ××××年×月×日 ××有限公司-总办事处 填写人： 部门-科室 数据处理-信息系统 审定人： 级别 计分 × ×× 上一级管理员职务名称： 工资等级： 高级计算机操作员 ×××美元～×××美元 摘 要 在一般监督下，操作数字计算机及外围设备，需要时执行其他任务。 工 作 任 务 1.按照特定的技术和调度指令进行
7、工作。 (1) 在抽样监督下，按照技术指令和分配的工作进度进行工作。 (2) 按规定的程序和进度表处理资料。 2.操作数字计算机以及连带的外围设备。 (1) 监视设备，做到运行时间最大，程序错误最小。 (2) 分析信息错误，鉴定错误的原因。 (3) 将机器故障和程序错误通知有关方面。 (4) 在规定的权责范围内纠正错误。 (5) 在适当位置，存储输出信号和已定输入。 (6) 按规定完成预防性维修。 3.检查和分析输入资料。 (1) 提出调度和应用方面的建议以发挥设备的最高效率。 (2) 调试新的应用方法。 4.保存运行记录和档案。 (1) 分项记录每一程序的运算时间
8、 (2) 记录所有机器故障和程序错误。 5.接收、储存和保管数据处理中心(DPC)的设备。 (1) 卸车。 (2) 保持储藏室井井有条。 (3) 保管库存记录。 (4) 把设备规格通知有关方面。 雇 用 标 准 1.知识能力 (1) 必须懂得操作一种数字计算机及连带的外围设备的基本原理。 (2) 必须能阅读和理解计算机操作手册。 (3) 必须能按照规定标准和程序工作。 (4) 必须能按照计算机调度指令工作。 2.体力要求 (1) 必须能举起和存放80磅重的内存。 (2) 必须能装、卸20磅重的磁盘包。 (3) 必须能一天坚持10小时工作。 3.情感要求
9、必须能经受得住比较强而高的精神压力。 责 任 1.及时完成规定的工作任务。 2.迅速判明机器故障。 ● 值班记录表 值班记录表 时间 内容 来电(访) 人员姓名 电话地址 要求答复 (解决)时间 值班人员 . 处理结果
10、 备注 ● 公司职员签到簿 公司职员签到薄 月 日 至 月 日 部 门 姓 名 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 上班 下班 上班 下班 上班 下班 上班 下班 上班
11、下班 上班 下班
12、 总经理 经理 经办 ● 纪律处分通知单 纪律处分通知单 编号： 日期： 姓名 工作证号 职位 所属部门 所犯过失： 发生日期： □擅自旷工 □屡次逃避工作 □屡次迟到 □工作时在公司赌博 □工作时打瞌睡 □行为
13、不检点 □故意不服从上级或拒绝接受正当命令 □故意不以适当方法工作 处分： □谴责 □停职 □由×年×月×日至×年×月×日 共 日 注意：如果有重犯将受撤职处分 撤职生效日期：×年×月×日 请于撤职生效日期前前往人事部报到 备注： ● 员工奖惩月报表 员工奖惩月报表 受奖惩者 奖惩方式 奖惩原因 发表日期 奖惩方式 奖惩原因 职工性别 姓名 服务部门 填表说明： 1.各单位依照权责划分办法在授权范围内对所属员工有奖惩时，应于每月月终汇填本表两份，分送总管理处人事处及主管单位
14、备查，当月内如无奖惩事项，亦应填送此表，并于奖惩原因栏内注明“无奖惩”字样。 2.奖惩方式栏应按单位主管核定之奖惩办法填入，如“书面嘉奖”、“记功一次”、“书面申诫”、“记过一次”等。 3.奖惩原因一栏叙述易简明扼要，注意时间、地点、事物及有关人员之责任等。 4.本表由各单位依规定格式自行印制备用，纸张大小一律以A4为准。 单位主管： 主办人员： 制表： 年 月 日填 ● 手册修改清单 手册修改清单 序号 原文章节号 修改状态 修改内容 修改人 批准人 修改日期 备注
15、
16、 ●内务管理情况检查记录表 内务管理情况检查记录表 受检部门： 检查时间： 年 月 日 受检项目 检查情况 员工宿舍 办公环境 . 检查人(签字) 受检部门经理 或主管确认 复查情况 复查人(签名) 受检部门确认 ● 长途电话使用登记簿 长途电话使用登记簿 拨出方 使用 电话 发话
17、时间 接听方 对方 电话 通话 时间 通话内 容简注 月 日 时 分
18、 ●拨打长途电话申请单 拨打长途电话申请单 拨 出 方 单 位 职 称 姓 名 时 间 通 话 事 由 接 听 方 单 位 姓 名 地 点 电话号码
19、 ● 长途电话使用通知单 长途电话使用通知单 拨 出 方 单 位 职 称 姓 名 时 间 接 听 方 单位名称及姓名 地 点 电话号码 事 由 总务部门签章： ● 影印文件申请单 影印文件申请单 编号： 申请部门：
20、 年 月 日 文件 名称 原稿 页数 影印 份数 计 费 备 注 A3 张 A4 张 B4 张 B5 张 合计(元)
21、 ●办公室补配钥匙申请表 办公室补配钥匙申请表 需用部门： 年 月 日 部 门 配制钥匙原因 配制钥匙数量 配制人姓名
22、 申请补配钥匙部 主管签字 经手人姓名： 第二章 行政办公日程 通用表格 ●当天备忘的重点 当天备忘的重点 月 日 □今天最重要的业务 ○× □今天最严重的问题 ○× □今天最应注意的地方 ○× □今天最重要的指示命令 ○× □今天最好的构想 ○× □今天最该反省的事 ○× □明天最重要的课题 ○× 〔今日备忘重
23、点〕 ○× ●当天领导的行动掌握表 当天领导的行动掌握表 年 月 日 时 间 业务内容、会客、会客地点 地点 紧急联络 时 分 时 分 时 分 时 分 时 分 时 分 时 分 时 分 时 分 时 分 ● 当天部属的行动掌握表 当天部属的行动掌握表 年 月 日 姓 名 时 间 业务内容、访问对象、会客点 地 点
24、 紧急联络 时 分 ● 日程表 日程表 日(
25、星期 ) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 备忘录 ● 一年重点实施日程表 一年重点实施日程表 主题 上半期执行 可否 下半期执行 可否 标语【 】 最大目标【 】 最应强化事项【 】 最大课题【 】 最大缺点的克服【 】
26、 最大案例【 】 最重要的自我启发【 】 【 】 检 讨 ● 一周日程表 一周日程表 年 月 日～ 月 日 目 标 (一) 目 标 (二) 目 标 (三) 目 标 (四) 目 标 (五) 目 标 (六) 目 标 (七) 检讨 下个目标
27、 ●月份式日程表 月份式日程表 年 月 目标 ·9·12·3·6·9· 执行 ·9·12·3·6·9· 1( ) 2 ( ) 3( ) 4( ) 5( ) 6( ) 7( ) 8( ) 9( ) 10( ) 11( ) 12( ) 13( ) 14( ) 15( ) 16( ) 17( ) 18( ) 19( )
28、 20( ) 21( ) 22( ) 23( ) 24( ) 25( ) 26( ) 27( ) 28( ) 29( ) 30( ) ● 四季日程表 四季日程表 年度 科 ( ) 季 目标 执行 ( ) 季 目标 执行 ( ) 季 目标 执行 ( ) 季 目标 执行
29、 备 注 ● 三年计划日程表 三年计划日程表 大目标 重点强化部门 职员生活计划 一年 执行 执行 执行 二年 执行 执行 执行 三年 执行 执行 执行 ●日程检查表 日程检查表 科 姓名 □1.是否优先拟定当日(本周、当月、今年)的重要事项 □2.是否考虑步骤、准备程序后再拟定 □3.是否能
30、在自己所有的时间内完成 □4.是否就其课题、目标来分配时间 □5.是否考虑到自己的状况 □6.访问或面谈时，是否把握重点 □7.访问或面谈时，是否提早出门 □8.访问或面谈时，是否预测到拖延的时间 □9.遇到紧急事情时，是否有考虑应对方法 □10.是否考虑到对方时间会变更 □11.时间或日程变更时，是否有人可以协助 □12.日程表修正后，是否仔细检查一遍 13.工作进度是否有调整的余地 □14.是否不到最后不放弃 □15.是否前一天(周、月、年)决定第二天(周、月、年)的计划 ●每日行动管理表 每日行动管理表 月 日 □
31、早上最先做的事 □上班时最先做的事 □中午前应处理的事 □下午最先处理的事 □下班前应做完的事 □明天的准备工作 ●行程表拟定法检查表 行程表拟定法检查表 单位 姓名 □1.是否能掌握业务目标 □2.是否能正确地估计业务所费的时间 □3.是否明确记载访问、会客、会议的时间与地点 □4.是否了解确定事项、未决定事项的区别 □5.是否会在变更事项上标上记号 □6.是否会在重要事项上标上记号 □7.是否能在几天前就检查交货的状况 □8.文件提
32、出截止期限之前，是否会检查一遍 □9.是否有备注栏 □10.备注栏上是否记载费用或资料的名称 □11.拟定上司的日程表时，是否特别注意重复的工作 □12.日程表是否经过一再的检查、确认 □13.记载是否易懂、简要 ● 每月、每日行事预定表 每月、每日行事预定表 月 日 月 月 月 月 月 月 月 月 月 月 月 月 1 2 3 4 5
33、 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1
34、6 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
35、 27 28 29 30 ● 行动预定表 行动预定表 日 星期 项目 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
36、 预定 实绩 预定 实绩 预定
37、 实绩 预定 实绩 预定 实
38、绩 预定 实绩 预定 实绩
39、 预定 实绩 预定 实绩 ●领导和部属的休假掌握表 领导和部属的休
40、假掌握表 科 年 月 日 姓 名 是否在家 紧急休 假出勤(含出差) 时 分～时 分 休假接待地点 同行者 记载事项 第三章 会议管理常用表格
41、 ●年度会议计划表 年度会议计划表 会 议 名 称 开会地点 开会日期 开会时间 会议宗旨及议题 与会单位 人数 主持人 会议召集单位 会议主要工作人员 与会者应备资料 会场标示资料 会场拟分发资料 ● 年度例行事务会议安排表 年度例行事务会议安排表 活动名称 日 期 内容·预算 单位承办人 联 络 年初的致辞、工作 开始
42、 董事长致辞、训话、职员 总务 新年宴会 创立纪念日 新进职员招考 就职典礼 新进职员训练 运动会 员工旅游 记载事项 ●会议室使用申请表 会议室使用申请表 年 月 日 日期 时间 会议名称 主持人 地点 人数 备注
43、 申请使用单位 管理单位 名称 填表人 主管 管理人 事务科长 副经理 ● 会议登记簿 会议登记簿 会议名称 会议时间 会议地点 主席 参与人员及人数 会次 主要决议事项
44、 ●会议通告单 会议通告单 年 月 日
45、 编号： 开会部门 召集人 开会日期 年 月 日 时间 开会地点 会议内容 参加人员 拟交费用 准备资料 备注 ● 会议通知 会议通知 谨定于 年 月 日 午 时 分召开 会议，请准时参加。 随本通知送提案书一份，若有提案请填写后于开会前提交。 此致 先生 召集人： 提案书： 提案人： 提案内容： ● 会议议程表 会议议程表 会议议事日程 年 月 日
46、 序 号 程 序 主 持 人 时 间 分 配 备 注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 ● 会议记录表(一) 会议记录表(一) 编号： 开会时间：
47、 年 月 日 时 分至 时 分 开会地点： 会议名称： 主持人： 参加人员： 记录： 出席人员： 主持人报告： 讨论事项及结论： ●会议记录表(二) 会议记录表(二) 年 月 日 编号： 时间 月 日 时至 月 日 时 地点 主持人 记录人 会议名称 参加者 主要议题 对策措施 期限 负责人 追踪情况(时间) ● 会议决定事项检查表 会议决定事项检查表
48、 出席者 司仪 总务 缺席者理由 议决事项 承办人 完成期限 追踪查核 ● 会议决定事项催办通知单 会议决定事项催办通知单 办通编号 通字( )号 催办人 催办内容 催办日期
49、 受催部门 联系人 联系电话 ● 会议决定事项实施管理表 会议决定事项实施管理表 决定事项 年 月 日 同意 单位 执行负责人 实施目标·实施日期等 评价 各部门每个月的实施检查表 月 实施目标 评价 月 实施目标 评价 1 6 2 7 3 8 4 9 5 10
50、 第四章 文书管理常用表格 ● 文件目录清单 文件目录清单 页次 文件标题、类别 □规范类□规格类□标准类 文件号 文件名称 版本 页数 日期 备注 1 2 3 4 5 6
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