T∕UNP 37-2023 餐饮连锁店采购管理规范.pdf

ICS 03.100 CCS A 10 T/UNP 372023 餐饮连锁店采购管理规范 Specification for procurement management of catering chain stores 2023-12-08 发布 2024-03-08 实施 中国联合国采购促进会 发 布 团体标准 全国团体标准信息平台全国团体标准信息平台T/UNP 372023 I 目次 前言.II 1 范围.1 2 规范性引用文件.1 3 术语和定义.1 4 主要职责.1 采购需求部门.1 中央厨房供应中心.1 采购部.1 法务部.1 财务部.2 5 采购计划.2 计划制定依据.2 计划种类.2 计划申请.2 计划审批.2 6 采购执行.2 基本要求.2 采购方式.2 采购询价的发出.3 询价资料的整理.3 采购价格平台的建立.3 采购价格的核准.4 采购.4 采购进度控制.4 7 采购结算.4 采购付款.4 应付账款管理.5 8 成本控制.5 采购成本控制关键点.5 采购价格.5 采购订货量.5 采购物品配送方式.5 附录 A（资料性）采购表单.7 全国团体标准信息平台T/UNP 372023 II 前言 本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由福建省标准化研究院提出。本文件由中国联合国采购促进会归口。本文件起草单位：福建省标准化研究院、福建省标院信息技术有限公司、福建理工大学、沙县小吃集团有限公司。本文件主要起草人：王海瀛、李雅萍、许艳、吴丽丽、张发樟、连沁雯。全国团体标准信息平台T/UNP 372023 1 餐饮连锁店采购管理规范 1 范围 本文件规定了餐饮连锁店采购管理的主要职责、采购计划、采购执行、采购结算、成本控制。本文件适用于餐饮连锁店的采购管理。2 规范性引用文件 本文件没有规范性引用文件。3 术语和定义 本文件没有需要界定的术语和定义。4 主要职责 采购需求部门 4.1.1 负责根据经营需求填写需求计划或采购申请。4.1.2 参与重要物品采购供应商甄选。4.1.3 负责质量不合格采购物品及外协产品的评审并提出处理方案，负责将采购物品及外协产品在使用过程中发生的其它问题及有关信息及时反馈给采购部。中央厨房供应中心 4.2.1 负责根据各餐饮连锁店的采购需求计划、库存情况等填写物品采购申请，制定最佳安全库存。4.2.2 负责采购物品及外协产品的验收、存储与发放。4.2.3 负责对采购物品及外协产品的质量监督。4.2.4 负责对供应商生产工艺和产品质量的评估以及对供应商质量保证体系考核。4.2.5 参与采购物品及外协产品使用过程的质量监督和质量问题的处理。4.2.6 参与供应商甄选。4.2.7 参与采购价格审核。采购部 4.3.1 负责制定采购计划及采购活动的具体实施。4.3.2 对所采购物品及外协产品市场行情、供应商情况进行跟踪调查，建立采购物品及外协产品价格信息库。4.3.3 建立采购物品及外协产品的质量记录。4.3.4 协助中央厨房供应中心制定最佳安全库存。4.3.5 负责采购成本控制。4.3.6 负责供应商管理。4.3.7 负责采购物品及外协产品的交货与协调。4.3.8 负责采购物品及外协产品质量问题的解决、退货与索赔。4.3.9 负责采购款项的结算支付。法务部 4.4.1 负责对合同法律条款的审查。4.4.2 负责对采购全过程的监督审察，包括对采购计划、签订采购合同、质量验收和结帐付款等采购过程每一环节的监控。全国团体标准信息平台T/UNP 372023 2 财务部 4.5.1 负责采购计划及采购预算审核。4.5.2 负责采购物品及外协产品付款凭证审核。5 采购计划 计划制定依据 5.1.1 根据餐饮连锁店经营计划，由中央厨房供应中心汇总采购需求计划、采购申请、年度采购预算、库存情况、资金供应情况等制定。5.1.2 经营急需物品应优先纳入采购计划。计划种类 5.2.1 根据采购物品的不同应分别制订年度采购计划、月度采购计划及日采购计划。5.2.2 年度采购计划根据年度经营计划，在充分收集、分析市场信息和需求信息的基础上，依据往年历史数据对比预测制订，该计划是年度财务预算制订的主要依据之一。5.2.3 月度采购计划在对年度采购计划进行分解基础上，依据上月实际采购情况、库存情况、下月度需求预测及市场行情制订，该计划是月度资金计划制订的主要依据之一。5.2.4 日采购计划在对月度采购计划进行分解基础上，依据店管部对各单店每日经营所需物品汇总审核后制订。计划申请 5.3.1 采购申请部门填写采购申请表（见附录 A 的表 A.1），采购申请应注明物品的名称、数量、需求日期、参考价格、用途、技术要求、供应厂商（参考）、交货期、送货方式等。5.3.2 采购申请由采购部审核汇总，审核内容包括采购申请表各栏填写是否清楚，是否符合项目合同内容、是否在预算范围内、是否有相关负责人的审批签字、是否在审批范围内等。计划审批 5.4.1 采购计划（见附录 A 的表 A.2）由采购部根据审批后的采购申请制定，日采购计划由采购部负责人批准执行，月度采购计划报请公司分管领导批准执行，年度采购计划需报请公司负责人审批。采购计划应同时报送财务部审核。5.4.2 采购部应审查申请采购物品是否能由现有库存满足或替代。现有库存不能满足或替代时方可列入采购计划。5.4.3 采购计划内无法于需求日期完成采购的采购申请单，采购部应及时通知采购申请部门。5.4.4 采购申请部门需要变更或撤销申请采购物品时，应通知采购部并根据实际情况更改采购计划。5.4.5 未列入采购计划内的物品不能进行采购。如确属急需物品，应申请紧急采购，由采购申请部门负责人审批、公司分管领导批准后方可列入采购计划范围。6 采购执行 基本要求 采购作业由采购部根据批准的采购计划组织实施。按照“择优、择廉、择近”的原则按质、按量、按时进行采购。采购方式 6.2.1 采购部应按照采购物品及外协产品的不同，分别采取以下几种方式进行采购：定点供应商长期议价采购；比价采购；招标采购；一次采购。全国团体标准信息平台T/UNP 372023 3 6.2.2 消耗较大且常用物品应采用定点供应商长期议价采购的方式，定点供应商长期供货的物品范畴：生鲜类：包括猪、牛、羊肉、鸡、鸭、鱼、海鲜、蛋、常用蔬菜等；干货类：各种肉类干货、海产干货、木耳、菌菇干货、豆制品干货等；粮油、调料类；饮料类；熟食、凉菜类（委托对外加工产品）；经营加工用器材类；包装用材料、其它消耗品等。6.2.3 属于定点供应商供货范围内的物品，可直接从定点供应商处采购。不在定点供应商供货范围内的物品，需采用招标采购或比价采购。6.2.4 比价采购的物品，应对三家以上（包括三家）供应商的报价加以比较，选择性价比最优者予以订购。6.2.5 一次采购适用于超过以下金额的大宗材料与设备：5 万元的进口材料和设备；3 万元的国产检测仪表；5 万元的计算机、显示器以及附件；1 万元的电子类产品；1 万元的常用工具、办公用品、劳保用品、耗材等；工程装修项目中需公司采购的材料、关键设备等；一年内可在同一供应商处累计采购金额超过 5 万元的某类物品。采购询价的发出 6.3.1 采购部按照采购计划所列材料清单，参考采购物品及外协产品市场行情、相关人员信息提供、采购历史记录、厂商提供价格资料等渠道的价格信息，对采购物品及外协产品供应商进行询价、议价。6.3.2 采购部在询价、议价过程中应向供应商提供足够的信息，包括采购物品或外协产品的品名、质量要求、数量、服务、交货期、交货方式、地点、付款办法等。6.3.3 询价方式应采用书面询价，供应商提供签字或盖章的报价单。若采用电话询价方式，应经采购部负责人批准。6.3.4 采购部应要求供应商在接到询价资料后 7 天内以书信、电子邮件或传真形式反馈其报价意向（若供应商拒绝报价，则应将询价资料退还给公司），若询价资料寄出后供应商没有任何答复，采购部应打电话或电子邮件与供应商联系，问清情况，如收到询价资料与否。6.3.5 询价过程中供应商如要求对采购产品内容、技术要求、规范等作进一步澄清，采购部应协调相关人员尽快作出答复。6.3.6 同类、同规格产品的询价应有三家以上供应商的价格资料，同时建立采购询价比价台帐。台帐内容包括：物品名称、型号、规格、主要参数、单位名称、企业性质、质量保证体系、价格和运杂费用，并有综合分析说明和比价依据。询价资料的整理 6.4.1 采购部接到供应商的报价后，应评审报价的完整性和准确性，了解报价的详细构成，并整理收到的询价资料备查。6.4.2 若供应商报价的物品与请购物品略有不同或属代用品者，采购部应在请购单上详细注明相关信息，并报经采购部负责人、采购申请部门同意并备案。6.4.3 采购部应确定一个初始目标价格，以便在随后进行的多轮谈判（3 轮4 轮）及每轮谈判后目标价格的重新确定。多轮谈判的过程中如有需要，可要求供应商以成本细分的方式再次报价。采购价格平台的建立 6.5.1 采购部应依照以往的采购资料和平时收集的数据，分门别类地整理出一套完整的价格平台（采购价格平台），并根据情况随时更新、充实，以备相关人员选用。6.5.2 价格平台应包含以下内容：材料（设备）名称；全国团体标准信息平台T/UNP 372023 4 规格型号；主要技术指标；价格区间；供应商；索引。采购价格的核准 6.6.1 招标采购物品的价格由评标小组决定。在质量、服务标准、付款方式、送货方式等相同的情况下，价格最低者中标。如分歧较大，由公司分管领导或公司负责人决定。6.6.2 供应商长期报价采购物品及外协产品，在事先议定的价格范围内，由采购部负责人核准；超出议定价格范围外的，根据超出价格的多少，分别报公司分管领导或公司负责人审批。6.6.3 比价采购物品，一次采购金额小于 5000 元的，由采购部负责人审批；一次采购金额大于 5000元的，由采购部负责人审核后，呈公司分管领导或公司负责人批准。采购 6.7.1 供应商及采购价格确定后，由采购部统一向供应商订购，发出订购单或签订采购合同。6.7.2 订购过程中执行的采购价格与经核准的采购价格有差异时，采购部应按采购价格核准的审批程序进行重新审批，紧急情况下可直接报公司分管领导审批。6.7.3 下列特殊情况可实行委托采购：特殊材料与物品，采购部无法进行采购时，经公司分管领导审批，可委托外包部门进行采购；属于单店零星采购物品范围，且月度采购金额累计在 300 元以内，可委托单店自行采购。6.7.4 需预付定金、长期需用的原材料、经营用物品等，采购金额或有附带条件的采购活动应与供应商签订采购合同。6.7.5 由采购部代表公司签订采购合同的，应有公司负责人授权。6.7.6 采购部负责根据规范的合同范本起草合同文本，报采购部负责人审批并签署意见。6.7.7 法务部负责对合同的法律条款进行审查，并签署意见。6.7.8 在完成以上审查修改后，采购合同应报公司分管领导审核并签署意见后呈公司负责人批准加盖公司合同专用章。6.7.9 签字盖章生效的采购合同应分送财务部、采购需求部门、法务部等存档备查。采购进度控制 6.8.1 采购执行过程中，采购部应按询价、订购、交货三个阶段负责对采购作业制定进度计划并进行进度控制。如未能按进度完成采购作业时，应撰写异常原因及预定完成日期，经采购部负责人审批后转送采购需求部门，以便采取应对措施。6.8.2 采购物品及外协产品在使用中出现问题，采购部应负责联系供货商，处理有关质量问题的解决、退换货、索赔等事宜。7 采购结算 采购付款 7.1.1 采购款项应按采购合同规定或采购订单所约定的时间由财务部统一支付。7.1.2 采购需求部门在接收货物入库后，应及时将入库单或收货清单报送采购部和财务部，采购部和财务部根据每天的入库单或收货清单分别建立应付账款台帐。供应商（根据合同确定的结算期，在每月或每周）凭收货清单与采购部核对应付账款帐目，双方核对无误后向采购部申请付款。7.1.3 采购部根据收货单位递交的收货清单、结算单与采购合同、应付账款核对无误后，统一制订结算计划，结算计划由法务部根据采购合同的时间要求、供应商的重要性、采购物资的时间、公司现有资金情况等制订，分清轻重缓急，结算计划经采购部负责人审核后，由公司分管领导审批。7.1.4 财务部根据采购部提供的结算计划、结合采购合同、付款约定相关要求、供应商开票情况，确全国团体标准信息平台T/UNP 372023 5 认可以付款后统一采用银行划账的支付办法进行付款结算。7.1.5 在向供应商支付货款时，法务部应对照相关合同、收货清单等仔细复核，并同预付货款及应收账款等全部债权一起清理结算后提交财务部。应付账款管理 财务部负责采购应付账款的管理，设立应付账款台帐，定期编制客户往来对帐单发送对方单位，每月核对一次并妥善保存对帐记录。对长期客户或重点客户，以及金额在一定起点以上的往来客户，应视情况按客户名称设置专宗，保管好相关的业务合同、提货凭证、收付款凭据，并设置备查登记簿，逐笔记录预付款、已付款、余款等情况。8 成本控制 采购成本控制关键点 采购成本控制的关键点包括：采购价格；采购订货量；采购物品配送方式。采购价格 8.2.1 多渠道询价：多方面收集了解市场行情，包括市场最高价、最低价、一般价格等。8.2.2 比价：分析各供应商提供材料的规格、品质要求、性能等建立比价标准。8.2.3 自行估价：成立由采购部、中央厨房供应中心、财务部组成的估价小组，估算出较为准确的底价资料。8.2.4 议价：根据底价的资料、市场的行情、采购量的大小、付款期的长短等因素与供应商议定出合理的价格。采购订货量 8.3.1 收集存货信息：采购需求部门每日应填写物品库存日报表并核对系统库存情况，反映本部门现有存货物资的名称、单价、现有存货的储存位置、储存区域及分布状况等信息，并及时报送采购部；采购部应要求供应商或第三方物流的人员通过传真、电子邮件等方式及时提供已订货物资的未达存货日报表。8.3.2 分析存货信息：采购需求部门负责将各种存货信息进行综合汇总，并结合盘点的实际情况对存货量进行修订；宜建立公司的采购配送管理信息系统，保证采购部、供应商或第三方物流、各部门、单店等能及时获得准确的存货信息。8.3.3 确定安全库存：采购部根据各部门采购申请制定采购计划时，应在充分研究同期采购历史记录、下期经营计划的础上，协助中央厨房供应中心确定最佳安全库存；应充分考虑保持正常经营活所需的存货量，防止因缺货而造成经营活动的中断以及引起的经济损失；根据物品采购时间的不同及货源的紧缺程度等，安全存货量的确定可根据历史经验估计、数学模型测算等方法确定，一般情况下，安全存货量的计算公式确定为：最大安全存货量某期间最大使用量历史同期最小使用量。8.3.4 确定合理订货量：采购部在制订采购计划时，应充分分析现有存货量（包括供应商或第三方物流的未达存货）、货源情况、订货所需时间、订货要求的最大或最小批量、货物运输到达时间等因素，结合各种货物的安全存货量确定最佳订货量及订货时点。采购物品配送方式 全国团体标准信息平台T/UNP 372023 6 8.4.1 采购部在采购物品过程中应要求供应商提供运输成本费、包装成本费的详细清单。8.4.2 采购部与财务部应分析供应商提供的运输成本费、包装成本费清单，选择最佳的物品运输配送方式，并提出降低成本的建议。全国团体标准信息平台T/UNP 372023 7 附录A （资料性）采购表单 采购申请表样例见表A.1。表A.1 采购申请表 需求单位：年 月 日 编号：序号 物资名称 规格 单位 现有库存量 最低库存量 请购数量 交货期 交货地点 用途 备注 注：请在备注中说明需求物资的技术要求、参考价格、参考厂家等特别事项。需求部门经理：采购计划表样例见表A.2。表A.2 采购计划表 采购人：年 月 日 物资名称 供应商 规格 数量 单价 金额 付款方式 交货方式 交货地 采购日期 到货日期 采购部负责人：公司分管领导：公司负责人：全国团体标准信息平台