作业指导书编写须知.doc

作业指导书编写须知
（依据[GB/T 19023－2003质量管理体系文件指南]制订）
1管理体系文件，包括: 管理手册、程序文件、作业指导书、表格、质量策划文件、规范、外来文件、记录等文件；同时包括 环境管理体系和职业健康安全管理体系文件。
2每一个组织所制定的管理体系文件，应能够足以证实其对质量、环境、职业健康安全管理体系及其过程进行了有效的策划、运作、控制和持续改进。
3质量、环境、职业健康安全管理体系文件的要求，取决于产品的类型、过程、合同要求、适用的法规或组织自身。
4作业指导书 work instructions是有关任务如何实施和记录的详细描述。
作业指导书可以是详细的书面描述、流程图、图表、模型、图样中的技术注释、规范、设备操作手册、图片、录像、检查清单，或这些方式的组合。
作业指导书应形成文件。作业指导书编制工作的基本步骤是：
　　a） 识别管理体系所需的过程；
　　b） 理解这些过程间的相互作用；
　　c） 将这些过程按需要的程度形成文件，以保证其有效运行和得到控制。
　　作业指导书的多少取决于对所有过程的分析。
5作业指导书可使用任何类型的媒体，如硬拷贝或电子媒体。
　　注：使用电子媒体有以下优点：
　　a） 相关人员可以随时访问相同的最新信息；
　　b） 访问和更改易于完成和控制；
　　c） 以印制硬拷贝的方式，发放快捷且易于控制；
　　d） 可以实现对文件的远程访问；
　　e） 作废文件的收回简单有效。
6作业指导书的编制职责
　　作业指导书应当由参与过程的活动的人员编写，这将有助于加深对必需的要求的理解并使员工产生参与感和责任感。
7作业指导书的内容
作业指导书通常应当描述作业的目的和范围以及其目标，并引用相关的程序文件。
　　作业指导书应当对使用的任何材料、设备和文件进行描述。必要时，作业指导书还可包括接收准则。
    作业指导书的详略程度应当足以对活动进行控制。
8作业指导书的结构和格式
为避免混乱和不确定性，应当规定和保持作业指导书的格式或结构的一致性。
　　制定作业指导书可以有多种方式。
　　作业指导书应当包括标题和唯一性标识。
　　作业指导书的结构、格式以及详略程度应当适合于组织中人员使用的需要，并取决于活动的复杂程度、使用的方法、实施的培训以及人员的技能和资格。
无论采用何种格式或组合，作业指导书应正确地反映作业顺序、要求及相关活动。
作业指导书的结构可不同于程序文件。
　　作业指导书可包括在程序文件中或被其引用。
9作业指导书的评审、批准和修订
　　组织应当提供作业指导书评审和批准的明确证据以及修订的状态和日期。
10作业指导书的记录
　　作业指导书中应当规定记录的填写、归档以及保存的要求，适用时还应当明确这些记录所使用的表格。
11作业指导书的更改标识
　　在有关的附件中应当明确更改的性质。

12作业指导书引用和利用现有的国家、地方、行业标准：
为了节省作业指导书的篇幅和增进其有效性，在作业指导书中 应引用现行标准或使用者可获得的文件。
作业指导书对现行国家、地方、行业标准的评审、引用和利用 能显著提高作业指导书的编制效果，有助于识别作业指导书存在的不足，以便进行弥补和纠正。当引用现行标准时，应当避免规定引用文件的修订状态，以免因引用文件的修订而使引用失效。

附录：编写管理体系文件的基本活动：
　　a） 根据选择的管理体系标准确定文件要求；
　　b） 通过各种手段，如问卷调查和面谈，收集有关现有管理体系和过程的数据；
　　c） 列出现有的管理体系文件，分析这些文件以确定其可用性。
　　d） 对参与文件编制人员进行培训；
　　e） 从运作部门寻求并获得其他源文件或引用文件；
　　f） 确定拟编制文件的结构和格式；
　　g） 编制所有过程的流程图；
　　h） 对流程图进行分析以识别可能的改进并实施这些改进；
　　i） 通过试运行，确认这些文件；
　　j） 在发布前对文件进行评审和批准。