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99财务与会计AIWU YU KUAIJIC电子发票的全面推广对企业财务管理的影响王筱玮（浙江大学医学院附属第二医院，浙江杭州310000）摘要：电子发票已经在全国各省市逐步推广，随着信息化、智能化的发展，未来将在财务、税务等各领域发挥巨大的影响力。文章围绕电子发票的背景、对企业财务管理的各方面影响及挑战进行分析，针对问题提出相应的解决思路，更积极、更包容地迎接电子发票带来的跨时代的新机遇和挑战。关键词：电子发票；信息化；财务管理中图分类号：F253.7文献标识码：ADOI：10.12317/j.issn.1673-3169.2023.18.034 1推行全面电子发票的背景国家税务总局于2021年12月1日起，率先在内蒙古自治区、上海市和广东省（不含深圳市）三个地区开展全面数字化的电子发票试点工作，并决定制定电子发票国家标准，有序推进各领域的发票电子化，2025年基本实现发票全领域、全环节、全要素电子化，着力降低制度性交易成本。近几年，各省市都在逐步推行电子发票的进程中，不断完善电票的各要素、各环节内容。毫无疑问，随着信息化、智能化的发展，电子发票将在不久逐渐取代纸质发票1。全电发票主要体现在全领域、全环节和全要素三个方面，具体为涵盖全部票种、涵盖全部行业，以及贯通发票的开具、交付、归档入账及相关的服务管理环节，以数据电文形式采集及应用与税收相关的全部交易信息。可以说，电子发票实现了纸质发票的各信息要素电子化，对企业、税务、财务等各领域都产生了重大的影响2。2电子发票的全面推广对企业财务管理的影响2.1降低了企业的各项成本传统的纸质发票从生产印刷、存储管理到相应的开票设备、传递过程，都需要投入相应的人力、时间以及资金成本。而电子发票不需要这些成本，上下游企业完全可以在线上完成所有操作，以电子信息发送传递到购买方，实现随时开票、随时验票和随时查看，实现快速、便捷的同时也节约了相应的各项成本，大幅降低企业开支。2.2提高了企业的财务管理效率一方面，企业在申领电子发票时不再需要各种介质以及前期开业较为繁琐的手续，而是可以“去介质”地快速领取电票；另一方面，纸质发票必须单张打印，而电子发票的自动化处理和电子化存储，可以大大加快企业的财务处理速度，避免了传统纸质发票的繁琐手续和手工录入。同时，基于税务系统发票池的信息数据也方便企业查验、查找、交付、报销、报税等一系列操作，纳税的服务渠道也更加便捷、数据更加透明。2.3有效预防了发票造假和欺诈电子发票的信息记录更加准确和完整，唯一赋码也杜绝了发票的重复和可复制性，可以通过税务系统的大数据平台进行查验、查重工作，有效防止发票的伪造和欺诈，保证了企业的财务安全。2.4便于企业财务数据的管理和分析电子发票的存储和管理更加规范和便捷，使企业在进行财务数据分析和管理时更加方便和高效。具体来看，主要在业务上下游分析和员工报销管控上会起到非常重要的作用。2.4.1对上游供应商的影响因为电子发票可以实现自动化处理和管理，企业可以更加高效地处理采购流程，从而减少采购成本和时间成本，提高采购效率。同时，企业可以通过电子发票实现对供应商的实时监控和管理，从而提高供应链的可控性、安全性和稳定性。2.4.2对下游客户的影响企业可以通过电子发票提供更加便捷、快速、准确的销售服务，从而提高客户满意度和忠诚度。同时，电子发票还可以实现对客户的实时监控和管理，从而提高客户关系的可控性和稳定性。电子发票中产品这一电子要素可以在数据库中迅速地归集起来，并且可以按照数量、型号、客户等各要素进行年度、季度、月度的对比分析，找出明星产品，反过来影响下游客户的产品选择。2.4.3对企业自身管理的影响电子发票可以帮助企业实现财务管理的自动化和数字化，从而减少人工成本和错误率，提高财务管理效率和准确性。同时，电子发票还可以帮助企业实现对财务数据的实时监控和管理，从而提高企业的财务风险控制能力。例如，上文提到的电子发票对销售产品的100 首席财务官HIEF FINANCIAL OFFICERC数据统计同样可以影响到产品的库存成本管控、品质管控及风险管控。2.4.4对企业内部报销的影响电子发票提高了报销的效率。传统的报销流程下企业需要手动填写报销单、收集纸质发票，并逐一审核签字和报销，过程中耗费了大量的人力成本。而采用电子发票后，员工可以直接在企业内部系统中上传电子发票并填写报销信息，财务人员可以实时审核和处理，大大提高了报销效率。其次，电子发票减少了报销成本。传统的报销流程需要印刷和保存大量的纸质发票和报销单，这不仅占用了大量的存储空间，还增加了印刷和存储的成本。而采用电子发票后，可以大大减少纸质发票和报销单的使用和存储，从而降低了报销成本。最后也是最重要的一点，电子发票提高了报销准确性和可控性。传统的报销流程容易出现人为的错误和漏洞，例如填写错误、重复报销、虚假报销等。而采用电子发票后，财务人员可以通过税务或企业内部等发票数据库实现自动识别发票真伪和核对报销信息，从而减少了人为的错误和漏洞，提高了报销准确性。而发票电子化、报销电子化也利于企业建立内部的报销数据库，增强了报销的可控性。企业完全可以通过报销人、报销内容、金额、类别、时间等各要素进行数据归集与分析，实时监控和管理报销流程，包括审核、支付和报销数据的统计和分析等，从而增强了报销的可控性和透明度。3电子发票全面推广带来的财务挑战3.1电子发票数据安全性、发票认证问题电子发票的存储和传输需要保证数据的安全性，避免信息泄露、篡改等风险，否则会对企业财务造成重大影响。同时企业也需要对接税务局的电子发票认证系统，进行发票认证和报送，保证税务合规性。但因为新业务的推广，会容易出现错误和延误，企业还是需要在前期建立专门的电子发票团队，加强培训和管理，来提高电子发票管理的合规性。同时需要采用安全可靠的电子发票管理系统，加强数据加密和备份，来确保数据的完整性和安全性。电子发票数量巨大，管理起来相对复杂。如果管理不当，容易出现发票遗漏、重复开具等问题。企业需要建立规范的电子发票管理流程，采用专门的管理软件，对发票进行分类、归档和备份，确保管理的准确性和完整性。例如采取多人审核的流程化操作，采用专门的电子发票管理软件，通过电子发票的自动识别和比对，避免重复开具。同时也要加强内部沟通、内部培训，建立发票作废机制，及时作废重复开具的发票，避免财务管理出现混乱。3.2重复报销的问题电子发票的电子化、便捷性导致其可以重复打印，在目前企业配套信息化系统不够健全的情况下，电子发票面临重复报销的可能性。在企业相关配套信息系统不完善的情况下，财务审核人员很难通过手工记录来解决电子发票重复报销的问题。3.3相关配套的财务制度不完善目前电子发票的相关配套制度并不完善，例如电子发票财务档案管理问题，目前大多数财务档案管理制度仍要求以纸质档案来存储各类财务凭证及报销材料。虽然已经有电子档案存储规定，但各大行业制度包括企业内部要求仍处在探索阶段。大多数企业很难一下子抛弃纸质档案管理，迅速过渡到电子档案3。3.4信息化、智能化业财税系统不健全目前各企业的信息化系统参差不齐，大多数企业内部的信息化系统仍存在“信息孤岛”现象，有业务系统、开票系统、财务系统、成本系统、进货系统、销货系统等，各大系统的数据无法及时交互，或者需要各接口进行数据转换，信息隔离阻碍了数据的共享，企业内部的数据也存在无法共享应用的情况。因此，如何实现企业内部业务、财务、税务的信息数据共享及处理，乃至各行业的信息共享，是企业面临的信息化、智能化问题。4防范电子发票风险的解决思路4.1融合企业内部的信息系统企业应尽可能促进内部系统的兼容，使企业内部数据共享。目前的电子发票已有税务体系的管理系统，符合税务要求，企业可在此基础上搭建自己的财务信息系统，将电子发票各要素信息融入企业的成本、供应链、客户系统中，进行数据分析、风险防控、客户管理等4。4.2完善电子发票管理系统对于中小企业，也可从基础的电子发票管理系统做起，比如利用目前市场已存在的发票管理系统，或利用Excel进行发票台账登记进行管理，以避免重复开具等财务、税务风险。在实际操作标准化、流程化的基础上，企业内部应明确电子发票的管理制度，将一系列流程及管理制度化，进一步完善业务流程。4.3加强电子发票信息数据的保护一方面，企业可利用加密、备份等措施来保护电子信息数据的完整性、安全性，防范数据被破坏、泄露的风险。同时，要加强对票据的审核和监管，确保发票101财务与会计AIWU YU KUAIJIC的真实性和合规性。另一方面，电子发票的档案管理也要求电子数据需要拥有长时间存储不被损坏、可随时被调取查询的特点，因此电子发票数据的存储管理也是企业需要注意的一个问题。4.4加强企业内部报销的审核与监管一方面，企业可建立报销管理系统，通过电子发票的唯一赋码将已报销发票录入财务系统，也可通过Excel进行台账登记，记录电子发票的唯一码，建立重复报销数据自动提醒规则，尽力避免重复报销的问题。另一方面，电子发票可能存在内容、金额被篡改的风险，对于业务量较少的中小企业可以通过税务平台进行发票查验和登记，但业务量较大的企业，人工核查的时间、人力成本过于繁重，应尽可能利用电子化查重系统进行管控。例如建立线上的电子报销系统，报销人员可在报销界面就上传电子发票，上传的电子发票可与税务系统连接，在发票池中进行查验并返回查验结果，直接告知报销人员和财务审核人员。除此之外，财务审核人员还可获得发票报销次数的信息，这对于发票报销的审核与监管有着重大意义5。4.5加强企业内部人员业务培训由于目前全国各省市的税务系统对于电子发票有各自不同的格式要求，包括在电子发票完善的进程中仍有许多更新，这就需要定期对企业工作人员进行定期培训。一方面，培训的人员不仅包括财务管理人员，包括财务审核、财务出纳等，还包括企业的业务人员、其他岗位人员等。凡是涉及报销业务、企业销售业务的工作人员都需要了解电子发票的结构、最新规定等。这就有利于从前端就开始降低企业的内部风险，避免所有风险都集中在财务审核这一末端。另一方面，培训内容除了基本的电子发票背景、要素和要求，还需要包括各种电子发票的格式、版式内容，包括定期的更新、对新发票制度的解读、税务体系的规范化要求等。除了财务人员，业务人员对于税务规范也必须要有一定了解。提高他们的财务知识和电子发票管理技能，使其能够更好地掌握电子发票管理流程，减少重复报销的风险6。4.6定期进行内部审计企业定期对自身的财务报销情况、企业的开票资料、报税内容进行内部审计，发现并纠正存在的问题，确保企业的财务、税务管理工作得到有效的监督和控制。5结语电子发票只是税务系统改革的先锋，电子化将在未来逐步融入会计核算、财务管理。会计核算、财务管理将逐渐朝电子化、信息化、智能化方向发展。企业应不断优化财务管理模式，实现数字化财务模式转型，适应新时代的要求。不同企业应根据企业的自身特点与规模，采取不同的策略，自行研究开发或者利用已有的信息系统合作发展适合行业特点和自身发展的智能化财务管理系统，促进企业的发展。财务人员应积极面对科技革命的挑战，除了学习、掌握电子化财务管理系统的基本操作和使用方法、了解其功能和特点外，还应该学习电子化财务管理系统与其他企业业务系统的数据对接和交互，有能力监督数据的准确性和有效性，积极参与企业数字化转型和创新，为企业财务管理提供更多的创新思路和方案。参考文献1 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