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烟台公司销售管理信息系统解决方案

27
2020年4月19日
文档仅供参考

烟台冰轮股份有限公司销售公司
销售管理信息系统

解
决
方
案
书

东软金算盘软件有限公司
二○○四年四月

版权申明

本建议书中包含的所有信息,都将被视为机密信息仅供烟台冰轮股份有限公司用于做与贵方销售公司销售信息管理系统询标书要求有关的评估。本方案书中所有的信息贵方都不得用于其它用途,同时,贵方及与评估有关的人员和任何组织给贵方做建议的专业代表都不得泄密。本方案书中描述的结构,设计,处理方法等无论何种形式的知识产权都归重庆东软金算盘软件有限公司所有。在为本次销售信息管理系统设计的方案做评估之前,贵方需把此注意事项通知给有关人员。本文件包含东软金算盘软件有限公司的机密信息和专利信息。这些信息不能在未经东软金算盘软件有限公司书面授权之前被使用、披露或复制。获得授权者只能在与授权一致的评估范围内使用这些信息,复制本文件的任何一部分都需要包含本页。

重庆东软金算盘软件有限公司
二〇二五年七月二日

目录

第一部份项目背景 4
一. 烟台冰轮股份有限公司概况 5
二. 项目背景 5
1 销售方面 5
2 业务流程方面 6
3 企业管理方面 6
4 股份公司与销售公司的信息交流方面 6
5 客户管理方面 6
三. 项目建设目标 7
第二部分 需求分析 8
一. 现状分析 9
1 组织机构及部门职责描述 9
2 主要业务 12
二. 现行应用流程分析 15
1 信息入口多,管理不到位 16
2 信息跟踪不到位,缺乏分析 16
3 部门独立作战,资源共享度低 17
4 工作流程复杂,对人的依赖性高 17
5 客户管理不完善,信息不完整 17
三. 流程优化建议 17
1 经过系统推动手工操作 18
2 信息收集的整合共享 19
3 建立完善客户档案 19
4 统一产品编码 19
5 整合采购工作 19
6 增强查询、统计功能 20
7 建立知识库 21
8 提供决策分析 21
四. 未来应用规划 21
1 集中数据管理,数据有效共享 21
2 人员协同工作 23
3 流程推动 24
4 绩效考核 24
5 精简步骤,提高效率 24
6 精确管理 25
第三部分 项目设计 26
一. 总体设计思想 27
1 先进性 27
2 适用性 27
3 可靠性 27
4 易用性 28
5 安全性 28
6 集成性和可维护性 28
7 可扩充性 28
8 经济性 29
二. 应用平台 29
1 软件平台 29
2 硬件平台 30
3 技术路线选择 31
4 开发平台 31
5 总体架构 38
三. 系统安全方案 39
1 信息安全方面的需求及分析 39
2 设备运行安全 40
3 网络安全 40
4 数据传输安全 41
5 数据库安全 41
6 操作安全 41
7 流程安全 41
6 安全防范 42
四. 产品设计 42
1 金算盘VP平台介绍 42
2 金算盘VPS产品介绍 46
3 本解决方案主体流程 52
4 本解决方案(SIMS)的主要功能流程及模块配置 53
第四部分 项目实施 88
一. 项目组织 89
1 项目实施组织 89
2 项目实施管理 91
二. 项目实施计划 91
三. 质量管理 100
四. 项目测试与验收 101
五. 金算盘公司实施方法论 101
1 PJM－项目管理方法论 102
2 AIM－应用系统实施方法论 102
3 CDM－定制开发方法论 104
4 DWM－数据仓库方法论 105
第五部分 客户服务 1
一. 金算盘服务理念 2
1 服务宗旨 2
2 服务准则 2
3 服务目标 2
4 服务标准 2
5 服务机构 2
6 服务方式 2
7 服务项目 2
8 服务流程 3
二. 金算盘服务体系与特点 3
1 客户服务体系管理结构图 3
2 客户中心管理范畴 3
3 特点 4
三. 服务方案及质量控制与保障 5
1 售前服务 5
2 售后服务 5
3 客户化开发 10
4 日常服务 11
四. 金算盘教育培训 13
1 金算盘教育培训服务的宗旨 14
2 培训的目的 15
3 培训的益处 15
五. 为什么要选择金算盘 16

第一部份 项目背景

一、烟台冰轮股份有限公司概况
二、项目背景
三、项目建设目标

一. 烟台冰轮股份有限公司概况
烟台冰轮集团有限公司是以制冷、空调设备制造及制冷空调成套工程设计、安装调试、技术咨询服务为主业的国有大型集团企业、国家一级企业,在全国制冷空调行业首家取得挪威船级社(DNV)颁发的ISO9001:94质量体系认可证书,公司产品以一流的技术和卓越的品质获得”中国机械名牌”称号,在国内外市场上占有重要地位。
冰轮集团公司的股份有限公司已与1998年上市,公司已从单一的生产经营走向资本运营。其销售总公司已面向全国建立了完善的网络化营销体系,把全国分为七个大区,每个大区下设办事处,全国共有26个办事处。
二. 项目背景
随着市场经济的不断发展,企业之间的竞争日益激烈。面对中国入关后新的挑战,企业求生存、求发展的问题,已经不但仅是一个企业内部的问题了,企业的竞争能力和盈利能力,极大地影响着一个国家、一个地区的经济发展。
冰轮股份有限公司销售总公司在信息化建设方面有超前的意识,早在上世纪八十年代末就进行了初步的信息化建设,在当时为冰轮集团的发展起了关键的作用。企业的发展需要管理技术的不断进步,管理技术的实施离不开信息技术的支持。在这种情况下,冰轮股份公司领导提出了以信息化带动公司发展的需求,并进行了一系列制度的制定及业务流程的改进,为顺利实施信息化铺平了道路。随着信息技术、管理理念的提升,销售公司现有的信息系统越来越不适应现代企业的发展需要。主要体现在如下几个方面:
1 销售方面
4.1 销售信息管理
信息入口多,信息无法共享;各地办事处的销售信息、市场信息、行业信息反馈不准确、不及时。
4.2 销售员管理
企业无法掌握销售员的日常工作,业务员的工作只有经过销售业绩进行考核,企业的销售管理成为一种事后监督,无法实时的对销售员进行监督和指导。
4.3 回款控制管理不完善
企业的应收款、回款数据分散、管理不集中,部门之间对帐困难、混乱。企业希望能够加快资金流转,降低企业的流动资金占用,因此希望能够加强回款控制管理。
2 业务流程方面
业务处理流程不顺畅,存在较多的盲区和断点,业务主线数据分散,业务处理过程不可见,数据搜集困难,存在大量的手工劳动、重复劳动,业务处理效率低,易出错。
业务信息交流不畅,部门之间手工传递数据,信息管理不全面。
3 企业管理方面
企业数据管理不集中,历史数据挖掘困难,决策支持数据不精确,缺乏统一的信息系统,影响数据的一致性、及时性和可靠性,影响管理深度和细度,企业难以迅速获得管理决策中所需的准确信息,导致对市场反应速度相对迟缓,影响公司的整体销售能力和客户服务水平。
4 股份公司与销售公司的信息交流方面
4.1 股份公司对销售公司的信息资源支持不完善
产品品种多、变化多端,非标产品越来越多,但销售公司得到的成本不精确,造成非标产品报价有难度、精确度低;
产品非流水线生产,工时不准确,因而制造周期不准确,造成交货不及时;
4.2 销售公司对股份公司的信息反馈与支持不及时
发运计划决定生产,但计划变更频繁而信息传递靠手工操作,复杂、不及时、易出错,因而造成生产指令准确度低。
5 客户管理方面
客户信息分散,信息缺失,企业没有统一的客户数据中心,对客户的历史交易情况如购买产品明细、使用反馈信息、信誉度等模糊不清,检索困难。
因此,销售总公司迫切需要一套有效的系统,从公司整体运作的高度对各部门及面向全国的销售网络进行统一而精确的管理,加强信息的沟通,更好地服务于客户、服务于市场。同时,经过信息系统建设能够协助总公司建立顺畅的管理机制与模式,把公司的管理理念准确的贯彻实施到底层。
三. 项目建设目标
烟台冰轮股份有限公司销售公司销售信息管理系统的总体目标是建设一套能够同时满足销售公司总部及各地办事处、合作伙伴使用的,实现总部对客户资源的集中管理、监控,同时又能够保证各地分支机构分布式应用,集整机销售、配件经营、安装实施、维修服务、信息反馈于一体的客户资源管理平台、销售平台和服务平台。经过系统的实施,实现以客户为中心的企业经营管理模式的转变,优化业务流程和资源配置,加强销售、服务部门工作协同,提高销售、服务效率,从而维系更密切的客户关系,全面提高整体营销能力和获利能力。

第二部分 需求分析

一、现状分析
二、系统需求分析
三、流程优化建议
四、未来应用规划

一. 现状分析
1 组织机构及部门职责描述
销售总公司组织结构图如下:

1.1 综合管理科的主要工作职责
编制销售公司各部门、区域的费用计划,协助公司经理按既定的限额标准控制销售费用。
按照经济责任之中各项考核指标的考核及考核结果的统计、分析、整理、上报。
负责销售公司的广告及产品样本设计、管理。
负责销售信息登记、汇总、统计分析及传递、跟踪,对信息的准确和及时负责;利用各种渠道搜集公司相关行业的信息及政策。
负责组织办事处需求技术支持的协调工作。
负责销售公司车辆的管理及车辆派用、维修情况。
负责建立经销商档案,对经销商进行考核,办理经销商费用。
负责建立、完善各项费用的记录与控制。
负责完成各种统计报表的填报工作。
1.2 销售科的主要工作职责:
负责销售公司签定的所有产品及工程合同的审核,组织或参加有关项目的合同评审,对合同签定前的技术保证能力、生产保证能力、价格、付款条件把关。
负责合同的录入,提供正确的产品订货数据。
负责非股份公司产品定单的下发。
负责空调工程配套采购、空调工程项目的执行监控和工程现场施工管理。
负责客户档案的建立及整理。
负责解答用户的来电、来函咨询、来厂用户的接待、技术洽谈、商务洽谈及厂内合同的签定。
负责提供产品年度、季度、月份、旬、区域产品订货金额、结转金额、数量统计及分析报表;提供产品订货的客户类型分析、行业分析统计报表。
负责销售公司的计算机管理工作。
1.3 合同管理科的主要工作职责
对销售公司签定的设备合同及工程合同进行分类管理、存档及查询。
负责销售公司欠款的台帐管理、合同管理、清欠管理及相关法律事务工作。
负责欠款用户的台帐录入、欠款资料的归档管理;负责销售公司应收帐款催收工作,定期将应收帐款信息传递给各区域,并向用户及业务员发催款通知函;对应收帐款的构成进行综合分析。
负责销售公司清欠工作经济责任制的制定和执行;指导清欠人员的清欠工作,定期召开清欠人员工作会议,对清欠人员工作中遇到的问题及时汇报、及时解决。
负责对销售公司空调技术合同、设备配套采购合同、合资公司产品的款项拨付及发票情况进行审核。
1.4 储运科的主要工作职责
负责对销售公司未执行合同及未执行完合同的管理及使用。
负责商品发运计划的编制、调整,力求准确、科学,指导生产;组织协调货源,确保合同按期交货,力争满足现货;对非标合同、重大合同的生产进度进行跟踪。
对合同执行情况进行统计分析。
按要求开发票,负责发票的邮寄、管理等有关业务。
负责股份公司产品的发运,根据要求开提货单,审核发票中产品的准确性,办理有关签字手续。
按要求为用户代办运输业务,带领用户提主机,并现场指导封车,确保设备的安全运输;负责未随设备发出的合格证的管理及邮寄工作。
负责提货单及产品完工单的录入,登记台帐。
负责编制部分配套产品采购计划。
1.5 售后服务科的主要工作职责
负责股份公司产品的售后”三包”服务工作。
负责股份公司三包服务信息反馈的整理、登记和传递工作。
负责股份公司出厂产品的免费调试、技术指导和管理工作、产品的售后服务、技术咨询工作。
负责协助公司质量部门对质量责任分析判断。
负责三包维修服务统计、汇总、报表的管理工作;负责按照生产分厂及产品质量原因出具每月索赔明细表。
负责用户培训的组织及管理工作。
1.6 技术科的主要工作职责
负责为空调项目和各销售区域做好技术支持,包括:项目方案设计、前期报价、设备项目投标书及相关投标文件制作等,并负责主要工程项目报价和标书的审核;
负责投标工程项目的方案设计,技术设计及施工图纸的设计,同时参与投标答辩答疑、技术谈判等工作;
参与合同评审工作,对非标产品进行技术可行性评估;
负责销售公司相关技术资料的归档整理;
负责编制有关空调配套外协件的采购计划。
1.7 配件销售科的主要工作职责
负责销售公司制冷、空调配件的采购、仓储、销售工作。
负责为销售公司提供配件采购服务。
负责向用户提供制冷、空调设备的大修及项目维修服务。
1.8 办事处的主要工作职责
根据销售公司经济责任制要求,完成销售公司下达的销售指标。
负责作好本地区销售网络的建立。
负责对本地区市场调研、销售信息的收集、分析、跟踪、反馈,对项目跟踪全过程负责。
负责合同的洽谈和签订,对合同履行过程进行跟踪负责。
负责合同应收帐款的回收、清欠工作。
负责对客户的接待、走访、维护等工作。
2 主要业务
销售公司主业务流程如下:

二. 现行应用流程分析
现行销售公司流程以功能为划分依据,各部门是一个个相对独立处理业务的单元,彼此之间独立性强,资源共享程度低,同时相互之间又存在各种各样的联系,形成一个网络状的信息及业务处理流程,给管理造成了很大的难题。主要表现在几个方面:
1 信息入口多,管理不到位
信息作为销售工作的源头,是销售合同的基础。市场信息的入口原则上应该有一个,但现在集团为了发挥各单位的积极性及战斗力,各分公司有独立的市场部门收集市场信息,就销售公司而言,综合管理科设有信息管理员负责经过客户来电、传真、邮件、各种展会、行业会刊、internet等各种渠道收集市场、客户信息,将信息按照区域、规模、行业、产品等进行分类,传递给相关办事处进行信息跟踪。综合管理科收到用户有关设备维修、安装、设备发货、开具发票、设备及配件订购的电话或传真,要及时交由售后服务科、储运科、销售科进行跟踪处理。办事处经过代理商、设计院、老客户获得的市场信息报综合管理科进行登记备案,如属顿汉布什、荏原等合资公司项目信息,还需填写项目注册表由信息管理员传真至相关公司进行注册。销售科也将接收到的客户询价、订货信息反馈给综合管理科。可见,市场信息的入口有多个,如何协调这些部门,使其成为一个整体的战斗单元,是迫切需要解决的问题。现行情况下,各部分相互之间发送传真,费时、费力,而且效果不理想。
2 信息跟踪不到位,缺乏分析
当前由于信息源头多,信息处理没有一个统一平台,因此对于销售人员的信息收集、注册、反馈无法进行考核,难以控制和管理。按照项目信息定期反馈制要求,凡登记注册的项目,跟踪人需定期对项目进展跟踪情况进行反馈和落实,直至成功签定合同或者项目取消、暂停、失败为止,因而会出现销售人员为减少定期汇报的麻烦,获得的市场信息或者一些在当地能够自己运作的项目信息,不上报给公司,使得公司无法全面掌控市场信息情况。在对市场信息的筛选上缺乏把关,据统计, 技术科共制作投标书1800余份,仅成功中标52份,很大程度上的原因在于处于市场前端的销售人员对投标项目信息缺少一个前期考察、分析及判断的闸口,盲目投标一定程度上增加了技术部门工作量,对企业造成了极大的资源占用和资金浪费。对于信息跟踪结果(成功、失败情况)以及失败原因缺乏必要的分析,无法为公司沉淀有用的信息积累,为公司决策服务。
3 部门独立作战,资源共享度低
现行信息的传递方式多数沿用传统方式,如电话、传真、手工单据流转等方式,不但效率低下,更容易出错,这种信息的传递方式决定了各部门都是一个个独立的作战单元,相互之间的关联较少,信息沟通不畅,资源共享度低。同时信息传递的瓶颈也大大降低了事务的处理效率,造成人员及机构相对过剩。信息多以手工方式存档,即使部分内容已经录入计算机,但并没有发挥应有的功能,共享程度低。同样一件事情需要在多个部门处理多次,造成部门间重复劳动很多,人力资源浪费较大。很多业务技能、知识零散于各部门或个人手中,未形成制度或者成文的规定,一些工作中的经验做法、约定俗成的东西靠言传身教传递,缺乏统一的知识管理,人员退休或流失极易造成知识流失、贫乏,知识传递困难,影响市场业务和公司长远发展。
4 工作流程复杂,对人的依赖性高
现行工作流程多以功能划分,相互之间信息及业务处理由于工作关系形成网状交叉,先后顺序不明朗,并行处理难以进行。业务处理缺乏系统的流程推动,现行业务流程推动主要靠人,对人员素质依赖性高,每一步处理的不及时都将影响到下一步,而对每一步业务处理的及时性难以考评,扯皮现象容易滋生。
5 客户管理不完善,信息不完整
客户档案信息不完整,一方面,最终客户的信息不准确,给储运发货、售后服务科实施服务带来很大不便。另一方面,客户信息的变更没有规范记录,客户历史情况(业务往来、信誉、维修纪录等)查询困难,售前、售中、售后信息未能贯穿、整合起来,查找历史资料困难。客户回款后,财务理不清所对应的合同,收款后手工通知合同管理科及储运科,合同管理科负责应收帐款管理,储运科负责开发票,财务储运之间对帐困难。
三. 流程优化建议
针对冰轮现行销售流程,销售管理信息系统将以合同为主线展开,贯彻为市场、为用户服务的宗旨,所有工作都以合同为中心,合同的执行过程应清晰可见。经过合同这条主线串起各部门的业务,打通各部门之间的壁垒,使各部门由独立运作的单元转变为系统流程中的一个环节,部分部门并行运作以提高运作效率,而对于先后顺序的业务处理,能够经过系统闸口方式推动人员进行操作,减少人员之间的推诿现象产生,理顺业务流程,工作的执行跟踪力度加强,提高了对工作过程的管理,增强各环节工作的准确性。信息流、物流、资金流闭环管理,业务过程信息实时共享,各部门的业务目标更加细化,建立较为完善的客户关系管理,充分利用市场与客户信息,提高营销工作的有效性,提高客户对企业的忠诚度及满意度,从而长期保持企业的盈利能力。
1 经过系统推动手工操作
现行业务流程推动主要靠人,对人员素质依赖性高,每一步处理的不及时都将影响到下一步。经过系统推动手工操作,做到工作任务及时下发、信息及时传递、过程精确控制、结果及时反馈。
任务指令:每人可根据自身的角色将相应的任务、计划下发给相应的人员去执行,此任务将出现在相应人员的任务列表里,系统可对任务在各环节的处理进行计时,实现对流程各环节的误差考核及工作及时率考核。
工作管理:
每人登录系统后即可看到本人所接收的工作任务及本人所需审批的文件。
制定个人工作计划、工作汇报、调查表等。
提交工作计划、工作进程、工作汇报、调查表等。
拟定各种申请,包括付款申请、预约申请、出差申请等,并按公司审批流程将申请发送给审批人。
过程监控:上一级能够看到下发给下一级员工的工作任务进程;并行处理的业务,各相关部门按照不同权限可查询到业务处理进程,减少经过手工台帐或电话询问的繁复及延迟,如合同管理科可经过系统,自动获得货到付款合同的储运发货信息及调试后付款合同的售后服务科调试信息等。
信使服务:如果上一级对下一级的工作进程有指示和评价,经过此功能可及时发送信息给下一级。
系统提醒:经过对流程中判断点的量化,系统能够进行自动提醒,如到期收款的提醒、到期提货的提醒、实施售后服务的提醒、三包期到期提醒等,减少人为查询的工作量,由系统进行推动,提高工作准确率和工作效率。
2 信息收集的整合共享
信息采集的部门可能会有多个,如销售公司办事处、综合管理科、销售科等,但在系统中,将这些部门的信息录入人员作为一个相同或者相似的角色来处理,大家协同工作,数据以先录入者为准。大家能够相互查询录入内容,但对于修改能够加以控制,如只有录入信息的本人才能够修改。经过系统整合,不论信息人员是在烟台本地还是在外地,大家都能够协同工作,系统区分的只是角色,而不是部门。而对于彼此的工作成果能够方便的查阅,达到信息共享之目的。
3 建立完善客户档案
目的在于确定及全面管理最终用户信息,以便于合同管理、发货、售后服务等一系列工作。此工作可放在一个部门(销售科)进行,其它职能部门有权进行相关内容的修改、维护。如合同管理科有权对客户回款情况、资信等情况进行信息修改、维护,售后服务科能够进行设备安装、调试、用户培训等售后服务信息补充。客户档案内容包括:客户单位名称、通讯地址、法人代表、联系人、电话、传真、邮编、税号、帐号、隶属区域、客户等级、信誉等级、代理标志、业务往来情况,包括所构产品名称、数量、类型、时间、回款率、欠款率、合同执行率、售后服务情况、信息反馈情况。
4 统一产品编码
当前产品编号由生产厂进行录入,在销售公司合同履行过程中反映不出来,且各分厂编码规则不统一,给合同执行及产品质量跟踪带来很大不便。因此需制定统一的编码规则,使产品及主要部件都有唯一编号,做到”一物一码”,从各生产厂录入库存信息、产品发运、实施售后服务到最终质量索赔,此编号贯穿始终,便于管理,减少重复劳动,避免差错。
5 整合采购工作
当前销售公司合同有辅件采购需求的,销售科、储运部、技术科分别根据各自所负责范围种类进行采购,(范围:属工程配套的,由销售科负责采购,风口、调节阀、开关等空调专用件由技术科负责采购,冷风机由储运科负责采购,搅拌器、空分、低压集油器、氨泵类等由配件销售科采购),在多年业务配合中已经约定俗成,但由于一项业务在三个部门流转,不但增加了工作量,同时易发生遗漏或延迟,建议将其整合到一个部门,相应的付款也由一个部门进行,提高工作效率和准确度。
6 增强查询、统计功能
当前大量信息、数据的统计分析都由手工进行,且数据分散于不同部门,相互之间的传递繁琐,增加了人员的工作量。经过系统进行对所有数据的集中管理和充分利用,由系统完成自动取数、自动统计,加强了部门间数据共享,提高工作准确性和工作效率。经过系统能够实现:
(1)进行订货汇总分析:统计任意时段内,合同订货总体统计分析、各区域订货统计分析、销售员、代理订货统计分析;
(2)进行销售汇总分析:统计任意时间段内,销售产品按大类或明细统计销售情况、区域销售统计分析及价格走势分析、销售员、代理签定的合同中销售金额、销售数量、销售收入、计划完成百分率统计分析。
(3)进行帐款汇总:按时间段、按客户等各种条件进行应收款统计、回款统计、欠款统计、欠款分析;
(4)进行售后服务汇总分析:包括售后服务信息汇总、外部故障汇总、故障分类分析、索赔统计;
(5)进行信息汇总:统计任意时间段内,某销售大区、办事处、销售员的登记信息及跟踪信息、各种信息来源所提供的项目数量及所占比例等;
(6)进行费用统计:分类统计销售员费用、办事处费用、大区费用、销售公司内部费用。
(7)进行合同执行状态查询:能够随时进行合同当前执行状态查询:未执行、执行中、执行完、已撤销。
(8)简化手工计算:如制定发运计划,系统能够按合同号、产品编号(型号)、时间段自动累计,再手工加上预测计划即可快速生成完整的月发运计划。
7 建立知识库
建立知识库,用于积累公司的知识财产,特别是积累技术、技能知识,规范化管理技术知识。知识库可提供:
售后知识:积累售后服务技能、经验、知识,对故障点进行详细记录,增大对故障的描述空间,对故障发生频率、发生点进行统计、分析,逐步积累形成智能故障诊断系统,针对售后服务科
技术知识:技术资料、技术文档的统一存档、管理,进行版本控制,能够进行分区域、分行业、分技术员查询,逐步积累分行业、分产品的方案模版、标书模版,针对技术科
法律知识:国家行业法规、政策、法律知识
其它技能知识:其它相关业务技巧、技术技能知识
文件模版:行业所需合同版本、设计方案模版、各科室工作汇报模版等
8 提供决策分析
经过系统能够提高信息利用率,对费用、成本、效益进行各种灵活的统计分析,为管理决策提供科学依据。能够实现:
市场分布、竞争对手、客户资信分析
销售人员、市场、区域、大区的业绩考核
合同经济效益分析
合同执行率统计
客户群分析(重点客户、盈利客户、最差客户等)
四. 未来应用规划
经过以上应用需求分析和优化,未来的冰轮股份有限公司销售公司销售信息管理系统将会带来如下效果。
1 集中数据管理,数据有效共享
将以前分散的数据集中管理,这一方面避免数据的重复或不完整,另一方面又为数据共享提供了有力的保证,数据集中管理主要有如下内容:
项目信息管理
合同集中管理
应收账款管理
应付账款管理
库存管理
售后信息管理
等等,所有的信息存储集中在一起,但察看、维护、录入却能够分部在不同的地方,整合由于物理地域,给管理带来极大的方便。
图例说明(以两个数据节点,四个人员为例,越多越明显)

历史流程下的网状关系图

数据集中处理后的关系图
从上图能够看出,在采用集中数据管理的情况下,交互关系明显减少,而且便于汇总报表,在非集中管理时,很多报表、查询都需要分很多步来完成,首先在不同的数据里面查出相关内容,然后再将结果汇总一下。
例如在项目信息管理过程中,首先是不同部门收集到的信息的传递问题,因为收集信息的部门不同,而要想保证信息的不重复以及将信息集中起来管理,不可避免的造成了相当的数据交互(相互发送传真、邮件等内容)。而即使已经集中到一起管理,各部门想要查询还是一个相当复杂的过程。而经过系统管理,各收集信息的部门能够随时随地的录入信息,由系统或专门人员进行一致性验证,并集中存储。各相关人员,只要具有相关权限,能够随时随地的进行查询。
在应收账款管理中,现在有不少部门保留有应收账款,但都不是很完整,因此一个业务操作(如发货)往往需要很多部门进行审核,这样既降低了工作的效率,也影响了准确性、安全性。经过系统地集中管理,保留一套完整的应收账款,以后在涉及到资金审核的时候,能够由系统来判断,减少人为因素的影响。即使仍旧由人来判断,也能够经过系统提供一个完整的应收账款供参考,也不需要很多部门进行审核了。
在合同管理中,首先表现在合同文本的管理方面,手工管理时,合同只在几个部门中存在,而其它部门想要查看合同的相关条款只能去借阅,特别是驻外部门,想要了解合同的情况就更复杂。其次,在合同的执行过程中,合同的执行情况很多部门难以了解。再次,合同的执行过程中,部分需要控制、闸口的业务点只能靠手工来完成,这样就对人员的要求很高,要求人员有较强的责任心,同时需要定期查看合同文本,才能不会造成拖延等现象的发生。在系统管理中,合同文本能够集中进行管理,各相关部门在权限控制下能够方便的查阅。同时所有的合同执行过程会随时在系统中登录,这样各相关部门就能够了解合同的执行过程。而在相关的闸口步骤中,系统能够进行提示,确保能够按时进行相关的业务操作。
2 人员协同工作
由于数据不能集中管理,信息不能共享,各人员之间的重复劳动、无用劳动偏多,难以做到协同工作。
如在项目跟踪过程中,在没有系统之前,所有的跟踪信息,客户的进展信息等全部在某个业务人员的脑子中,领导不知道,各相关业务人员也不知道,如果要换另外一个业务员去跟这个项目,必然要从新开始,这造成了很大的浪费不说,也给业务造成了很大的被动。
经过系统对信息的集中管理,要求业务人员对每个项目的进度、拜访情况、相关负责人、联系人的情况等在系统中及时登记,便于她人查阅。这样其它人员在接到任务的时候,能够经过系统对项目有一个系统的了解。同时领导能够随时查阅相关的项目信息,及时调整策略和人员以确保项目的成功。
3 流程推动
在手工管理中,所有的工作都靠人与人之间打交道,人来推动人,由于这种原因,很多工作造成了积压跟被动。
经过系统管理,能够将每一步工作都纳入到系统中来,由系统来进行工作的转发,然后由系统对每个工作人员的处理时间进行记录,如果任务被耽搁,能够直接追溯相关责任人。
这样就能够由系统来推动人,由一个”拉式”业务处理系统转变为一个”推式”的信息系统。
而且,经过系统提示,使工作人员对自己的工作了如指掌,不至于将工作积压,从而影响整体的工作效率。
4 绩效考核
经过系统管理,能够将很多工作量化,在量化的基础上,对人员进行考核就显得顺理成章了,如以下工作都能够经过系统来完成。
业务员提成计算
清欠人员提成计算
业务员项目跟踪成功率
代理商费用计算
员工工作量统计等
5 精简步骤,提高效率
将以前手工操作的很多复杂过程,转变成系统的精确而简单的流程,能够有效地提高效率。
以前的传真、电话、邮寄、直接单据传递等相当一部分能够转移到网上来完成。而且能够时时完成录入、修改、查询等。
以前的顺序步骤改为并行操作,由于手工操作的局限性,有些工作只能顺序完成,这样大大影响了工作的效率,但由于系统能够提供一个更为灵活的平台,许多工作能够由不同部门同时来完成。
相互报表转变为相互的查询。部门间的相互报表工作费时、费力,而且往往时间延迟,数据不准。经过相互之间的查询与报表,这种情况能够大大的改进
6 精确管理
精确营销是冰轮股份一贯执行的管理模式,经过多年的努力取得了巨大的成功,可是由于手工操作的局限性,限制了进一步的发展。这表现在信息的管理、账务的处理、单据的流转、协同工作等各个方面。
经过系统地整合优化,以前很难完成的工作能够相对轻易的完成。主要表现在如下几个方面:
信息的全面收集、管理、查询、统计
合同的全面、准确跟踪
应收账款的全面、准确管理

第三部分 项目设计
一、总体设计思想
二、应用平台
三、系统安全方案
四、产品设计

一. 总体设计思想
根据烟台冰轮股份有限公司销售公司对于销售信息管理系统建设的具体情况,在”整体规划、分步实施”的思想指导下,我们认为金算盘基于VPS应用套件的VPS/SCM解决方案能够很好满足贵公司的需要,经过建立以金算盘VPS/SCM解决方案为核心的信息系统,能够很好达到贵方的需求应用目标。
根据烟台冰轮股份有限公司销售公司对项目的整体要求,我们承诺提供的解决方案将紧紧围绕以下应用原则和设计思想:
1 先进性
系统基于Internet技术和大型数据库,能够进行远程适时访问和操作。采用业界领先的基于中间件的金算盘VPS应用套件,能够最大程度的满足用户需求,适应业务的频繁变化。基于先进的网络计算技术(NetworkComputing),采用分布式和集中混合处理模式。支持PDA/PC移动办公。支持当前的主流大型数据库ORACLE,SQLSERVER,DB2,SYBASE,INFORMIX等。
2 适用性
按照中国企业管理模式和管理制度,结合国际先进管理思想设计,能够随着国内制度的发展进行产品更新与调整,以更好的满足用户需要。
技术上采用Browser/Server和分布式处理的实现方式,能够有效利用现有资源。
3 可靠性
系统采用大型关系型数据库,有严格的安全控制和数据备份机制,能够确保数据安全可靠;在运行环境方面,支持服务器的高可靠性集群设置,能够不间断运行;而且服务器端能够采用安全、可靠又稳定的LINUX操作系统。同时,拥有ISO9001及ISO9002国际质量体系认证以及CMM5级认证等一套切实可行的质量保证体系,也能够确保软件的开发及服务质量。
4 易用性
系统采有浏览器或WINDOWS界面,而且按国人思维设计了按钮和菜单,操作便捷,易学易用。菜单、报表等界面元素符合国人习惯。
5 安全性
在网络配置上,可将数据库服务器隐藏在防火墙后面,从企业网外部只可访问对外信息发布系统,保证内部各子系统的数据不被非法用户所获取。
系统采用大型关系数据库,有严格的口令验证机制,同时可辅助制度上的约束以确保数据不会被非法用户所获取。
在应用软件的设计上,强化权限管理功能,具有多级安全机制;经过对各级人员及不同人员的权限分配,做到所有人员只能进入权限许可范围内的系统,只能查看与自己相关的数据;并建立完善的日志管理,做到所有操作都有据可查。
系统核心数据传输时,采用加密设置,既使非法用户截获了信息,也无从破解。
6 集成性和可维护性
系统的各个子系统既可独立应用,也可整合应用,各子系统之间无缝连接,维护方便。
系统提供标准的二次开发SDK平台,可实现与其它系统的连接,达到数据的实时传输,兼容性好。
系统采用XML技术,保证了接口的标准性与通用性,维护系统简单快捷,不需要太多计算机知识。
系统采用Internet/Intranet技术,在满足与办公自动化、电子商务等系统的整合应用上有着先天的优势。
7 可扩充性
系统采用组件化的设计,易于扩充,可动态设置业务流和数据流,适应企业今后由于管理制度、机构设置、业务流程和管理要求发生变化而导致的业务重组,满足企业未来的发展需要。
8 经济性
采用B/S结构,对工作站的要求较低,尽可能充分利用现有的软硬件环境,在满足系统目标的前提下,节约了硬件成本。另外,由于B/S结构不在客户端安装软件,因此,系统的升级、维护只集中在服务器端,减少了维护工作量和维护成本投入。
二. 应用平台
金算盘公司采用了开放的技术路线,其产品能支持各种不同的应用平台,以满足各种不同客户不同应用的需要。
1 软件平台
1.1 服务器端操作系统
金算盘公司系列解决方案均可支持Linux、Unix、Windows NT等主流服务器系统。首先,Linux、SunOS、HP-UX、AIX、IRIX等Unix系统是能用于高端领域的系统,能提供极高的安全性、可靠性和稳定性,常见作大型应用的服务器操作系统;其次,Windows /NT使用Win95/98用户界面,易于安装,规划,管理和使用,能满足绝大部分应用系统的要求。
考虑到本项目用户数据量大,并发访问多,安全性和稳定性要求高,因此建议使用LINUX操作系统,以获得更好的可管理性、以维护性和稳定性。当然,该解决方案会随着版本的升级平滑升级到其它类的操作系统和网络结构系统。
1.2 客户端操作系统
考虑操作的方便性,建议客户端使用Windows操作系统,当然也能够使用其它如:LINUX桌面系统、苹果机等。
1.3 数据库
要保障烟台冰轮股份有限公司销售公司销售信息管理系统安全、稳定、快速地运行以及与公司未来的其它业务系统软件有机的整合, 必须要有高可靠、高伸缩、高稳定、高性能的大型数据库作为保证。金算盘公司产品可采用Oracle、Sybase、SQL Server、DB2等数据库系统。其中,Oracle 9I作为世界上最优秀的大型数据库管理系统之一,是大型关系型数据库的典型代表,在各方面表现优秀,因此我们建议选用Oracle 9I作为数据库管理系统。
1.4 其它本项目所需的系统
因为冰轮股份有限公司是一个国家级的大型企业,已经建立了一些应用系统,而且未来还会采用不同商家的应用系统,为了能够跟原有系统之间进行通讯,保护用户利益,适应未来新的技术而不易落后,我们的解决方案将建立在中间件基础之上。当前业界流行的中间件系统有IBM公司的WebSphere Server、BEA公司的WebLogic Server、以及免费服务器Apache、 Tomcat等。考虑到系统的安全性、健壮性和系统运行效率,建议采用WebLogic Server。
2 硬件平台
金算盘软件支持几乎所有流行的硬件平台,包括各类