秘书办公室事务：值班、来客、印信等综合讲述资料教程文件.ppt

,秘书办公室事务：值班、来客、印信等综合讲述资料,要做好值班工作，应当做到。,值班工作的内容,值班工作的内容,要 求,坚守值班岗位,必须做到人不离岗、人不离机（电话机），始终保持通信联络畅通，及时接纳来自四面八方的函电信息，传送处理信息。特别是在高级首脑机关或要害部门值班，随时都可能有突发性的事件报到值班室，有许多紧急事件无规律可循，必须随时准备应付复杂情况和处理突发性事件,认真处理事务,值班人员必须要以认真负责的态度处理好每一件事情。如认真接转电话，认真做好记录，认真接待来访人员等，真正起到问事员、联络员、收发员的作用,值班工作的内容,要 求,做好值班记录,一是记好值班电话记录，二是做好接待记录,加强安全保卫工作,值班人员一定要处理好热情接待来人和严格门卫制度的关系，既要热情接待，又要严格执行制度，严防坏人混入作案，如遇到紧急情况和可疑人员，应及时向领导和公安、保卫部门报告。值班人员要有保密观念，不能把亲戚、朋友带到值班室留宿，不能泄漏机关秘密，对于机密文件、他人信函，不得擅自拆阅,续 表,二、电话接待工作,办公室日常事务之一，就是接打电话。打,电话工作，看似简单，实际上需要工作人员认,真对待。做好接打电话工作需要,注意以下几点。,（一）熟悉常用电话号码,应当熟悉本单位电话机的分布情况、各科,室电话号码和本单位领导们的电话号码；熟悉,主要业务联系单位的电话号码和近期有业务联,系的电话号码；工作案头应备电话,号码查询资料以咨查用。,（二）打电话时应注意的事项,打电话时应注意的事项如下,注意,事项,替上司打电话给对方上司应在对方上司接电话前将电话递给上司,错打电话，错播号码都要说对不起,先确认对方电话号码、单位和具体要通话的人的姓名,通后，先确认对方，然后报出自己的单位、姓名,谈工作前，先明确对方是否有时间，是否方便谈此项事宜,（三）接电话时应注意的事项,接电话时应注意的事项如下,通完话，不必急于挂机，对方身份高时对方先挂机,不清楚的要请对方复述,重要的内容要复述给对方,谈事情要尽快确认对方单位、姓名和电话事由,找人接电话要问清对方姓名或单位,接听电话说：“您好，这里是,公司,部门”,铃响两三声之间是接听电话的最佳时机,对错打的电话，态度也要和蔼客气,（四）注意电话礼仪,无论接、打电话，秘书都应注意声音要柔,和，语气要亲切，表述要清楚，快慢要适中，,嘴离话筒不要太近，每次通话时间不可过长。,接打电话时用问候语，更自然的方法是问明对,方是谁的时候再问候“您好”，这样的问候显然,是专给对方的，显得更为真诚。如果对方先问,候了，那么一定要回敬问候语，,然后再询问对方有什么事情。,（五）做好电话记录,无论打电话还是接电话，必要的时候，都,要有电话记录，要依据电话内容做好电话记录,工作。记录时，要注意通话中的五要素是否齐,全。这五要素通常称为“,5W1H”,。,记录电话内容，应备有格式固定的电话记,录本，摘记内容可依据“,5W1H”,的要求，电话,记录是事先印制好的表格式簿册。,（六）做好图文传真,做好图文传真应了解以下九点。,目前高级传真机是兼容的，收发传真非常便捷。,接通电话，请收件方给传真信号，发传真方要先,按,Fax,键，后挂机。,原件一定要扣放在发送面上，也可以在接通传真,机前就放好传真件。,一般收文以后有一份报表在页头上，注明发送时,间，传真号码。秘书可以以此做好登记。,一般传真机的提示屏有文字提示：,Phone,电话,Sending,发送,1,2,3,4,5,传真有自动接收功能，秘书用此键要注意保密问,题，当秘书不在的时候或者有外人的时候，自动接受,传真容易失密。,换纸：传真机一般采用,21050M,或,21030M,两,种规格的热敏纸，因为热敏纸不易留存，目前比较多,地采用复印传真兼可的设备和用纸。,热敏纸传真件要留存需及时复印。,即使是使用热敏纸的传真机同样也有复印功能。,6,7,8,9,有时需要运用电话直接口授某些文件或运,用电话设施进行文件传真传递。口授电话稿和,传真文件是发出的文件定稿，应在传输前履行,审批签发手续，传递后应按办毕,文书处置。,（七）电话记录的处理,通话后应及时整理记录内容（包括录音电话,记录），并根据涉及的内容和缓急程度，送有关,领导阅读。领导批示和答复后，秘书人员应立即,告知有关部门或人员办理。对于一般的例行事,务，秘书人员可直接答复或办理。,三、来客接待工作,来客接待，是指秘书对一切来客、来宾、来,访者的接待工作，它包括对来客、来宾礼仪礼貌,性的接待工作和对来客、来访所涉及的事务处理,工作。接待工作，是秘书的一项全面体现素质修,养的工作，也是秘书体现单位机构作风的门面窗,口性工作。接待礼仪包括接待环境,和接待工作两方面。,（一）秘书应尽量坚持“约见”制度,接待工作，常被秘书根据来客是否有约定而,分为“有约来客”和“无约来客”。在秘书的接待工,作中，秘书应尽量坚持“约见”制度，即使每一位,来客和来访者能在事前通过电话，预约来访时间,和所谈事宜，使秘书对每一项接待都先有准备，,接谈后事情能够落实，或有进展。,根据“约见制度”，秘书的接待工作自然会分,为有约接待和无约接待两类。秘书应注意,工作中，对无约来客，要本着热情为人的态度。咨询性的、不必花费太多时间的事，尽量办理好并告之电话约定；一时办不完，要按程序登记,秘书在接待中要有意识地示意对方，来访面谈要事先有约,可以约见秘书，也可能约见领导、或其他什么有关部门,（二）秘书必须坚持“一视同仁”的原则,秘书对每一位来访者，必须坚持一视同仁,的原则，即无论来客是权势显赫的大人物，还,是来寻求帮助的人。这不仅仅体现在接待的具,体细节上，更重要的是要对来宾有同等的尊重,和同样的礼遇。在具体的接待中，秘书应注意：,无论是来客自行推门而入还是有人引见，,秘书要马上放下手头工作，面带微笑，起身,站立，问候并接待。,如果是到接待室、会客室相见，秘书要,守时、迅速、步履轻快地走进接待室，轻声,问：“哪位是,先生（小姐）？”确,认后，马上自我介绍：“您好！我,是,部门秘书，我叫,。”,1,2,见面的礼节一般是握手。秘书不可忽视握手的礼,节，握手时应注意以下六点。,站立并伸右手，摘去手套。,不便握手时，要面带歉意申明。,对于不明身份的来宾，秘书可先伸手；来客身份,较高的，秘书可不主动伸手。,手掌递向对方，力度适当地握住，在三五秒内。,握手不要太用力，尤其是对女客；不要握而无,力，不要久不放手，东张西望。,在秘书的接待工作中，可以称来客“同,志”、“先生”、小姐”、“女士”。还可以称对,方的职务或职业，称呼之后，是问候“您好”！,3,1,2,3,4,5,6,（三）秘书应坚持热情适度、礼仪周全的接待原则,秘书应该时刻清楚，来访者是本公司、本,单位的客人，自己只是代表公司、但作为做接,待工作的秘书，接待工作的核心是明确客人来,意，尽快处理事宜。,确认需要引见的，秘书要先与其联系。秘,书对要求见自己的领导、上司的来客，一般应,坚持事先约定的原则。,如果引导客人到其他地方、秘书要注意,引导客人注意事项,一般应该走在客人左前方数步,将办公桌上的文书收拾好再离开,无人服务电梯先进后出,有人服务电梯后进后出,进出门时，主动为客人开门,走旋转门时，不要与客人同走一扇,为来客引见介绍时，秘书要注意,来客引见介绍的注意事项,站立介绍，尽量不要背对任何一位,引见介绍完，稍事服务微笑退出，走时面向室内关门,细心地记住别人介绍给你的每一位,引见介绍顺序是被尊敬、被照顾的一方应先知道自己见到的是谁,礼貌地以手示帮助介绍,手臂向被介绍者微伸，手心向上,介绍被介绍人的单位职务尽量简明,需要稍候被会见的客人和直接由秘书接谈的客人，,都应受到及时的热情招待。,彼此确认身份后，马上为来客让座或让进会客室。,尽量选一个便于谈话的安静环境。,及时为来客斟水，水杯用前一定要当着客人的面,烫净，最好用一次性纸杯。可以询问客人习惯饮何种,饮品。,对等待其他人会见的来客，秘书不一定陪聊，可,以送上报纸、杂志等。,接谈来客前应准备好笔和记录纸或登记册，耐心,倾听、仔细询问。对能答复、能办妥的事，要尽量答,复、办妥；不能答复的，要做周到的解释，不能办妥,的，要约定下次协商的时间或办妥时限。,1,2,3,4,来客告辞,秘书要起身相送。一般领导、上司,约见的客人也可以由秘书送出。对一般客人秘书,可以只送到楼梯口或电梯处。秘书要为客人叫电,梯并陪客人等电梯，握别后，目送客人乘电梯或,走下楼梯离去。尊贵的客人，送至大厅门口或办,公楼外，甚至要为客人叫好出租车，,握别后，要目送客人离去再返身。,（四）秘书应坚持接待工作有始有终，始终如一的原则,秘书在接待工作中，不能因为初次接触一个陌生的,来客而冷漠、拘谨，也不能因为仅仅是工作中一面之交,而人走茶凉。秘书在具体接待中应注意,秘书在具体接待中应注意的事项,认真做好接待记录，对每一位来客的事项应有妥当的交待,态度和蔼、诚恳、接谈认真负责，介绍情况实在、有分寸,随时准备放下手头工作，热情接待来客,不因个人感情影响对来客的礼仪和态度,（五）秘书应注意“上下区分，内外有别”的原则,上下区分一般指上下级机关之间的接待工,作原则。“上、下”是指来客来访者的单位与秘,书本身的机关单位的上下关系。来客是上级领,导机关的，秘书应做好以下四点,1,接待上级单位应注意的事项,陪同中不主谈，不问不谈,不可在本单位领导面前向上级领导评价本单位工作,特殊情况需要秘书汇报情况的，要实事求是。在听取指示时要认真记录,秘书负责最初的礼节性接待和会晤服务，是否陪同则由单位领导决定,来客是平级单位或不相隶属单位的，秘书,应做好以下四点,接待平级单位应注意的事项,对方是领导应领导接待,领导不在可由秘书接待,接待热情，注意联络感情,对接待中涉及的问题，秘书不擅自做主，明确表示要汇报给领导才能决定,来客是下级单位的，秘书应做好以下四点,接待下级单位应注意的事项,一般情况应主要由秘书接待、接谈,工作属其他职能部门的做好介绍转办工作,属于自己职权范围能回答的，要尽量解决。难以解决的问题，要请示给领导,对不清楚的问题不擅自做答,来宾是新闻媒体的，秘书应做好以下四点,接待新闻媒体应注意的事项,要热情配合，为其提供方便,对于所要报道的内容要慎重，提供信息要实在,一般情况都是由秘书部门主要做接待工作,没有把握的问题不擅自主张决定,“,内外有别”是对国家而言，对外国友人要与国人,有区别，这不仅表现在礼仪上，主要表现在接待原则,上,2,接待原则,按国家或地方单位统一的政策、方针、法规、标准、业务要求等办理接待,对来宾要平等对待；尊重是互相的，随俗也是互相的,遵守重礼仪讲实效的原则,尤其要遵守保密的原则,四、印章的管理和使用,掌管印章是秘书部门或秘书的一项重要的,日常工作。秘书管理的印章有公章、专用章、,负责人印章等。,公章,是一个机关、单位或社会组织的正式,印章，是其具有合法性的标志，是行使,其职权的凭信。,公章可分为两种,公章的分类,圆形,椭圆形或方形,国内公章，规格有明确规定,国际公章,印文用中文宋体或简体，自左向右环行或自左至右横行，一般用全称,一般是外文居右上方，中文居左下方，且须用繁体字,公章一般由上级制发，如需自行刻制必须,报经公安机关批准，并在指定处刻制。,专用章,是为某种专门业务刻制的,印章，如“财务专用章”，“合同专用章”等，,它不代表机关、单位，只反映某项专门,业务内容和一定的业务权力。,专用章可以是圆形，也可,以是椭圆形、方形、,菱形或长方形,。,手章,是负责人印章，是机关、单位主要负,责人的图章和签名章，它代表法人，象征职权，,因此具有权威性。有些文件，有些事项，有些,手续，如银行借贷、财务报告和决算、签订合,同等，除盖公章和专用章外，还须盖负责人手,章才能生效。,印章的应用应注意以下四个方面,印章的应用应注意的事项,要求,具体内容,管理印章要有制度,对什么情况下用公章，什么情况下用专用章，什么情况下用负责人印章都要有明确规定，并且责成专人管理和使用，未经上级批准，任何人不得管理和使用印章,使用印章要慎重,要有批准手续，并进行登记。登记项目有用章日期、用章单位、用章经手人、用章事由、用章批准人、用章印数等,使用印章事前认真检查,看手续是否齐全，材料是否完备，对不合法和不合手续的可以提出异议，甚至拒绝用印,盖章位置准确,要印在文件日期上方，做到上不压正文、下要骑年盖月，印文字迹要端正清晰,印章必须妥善保管,须放在安全可靠的地方，或保险柜中，或抽屉中，并随时上锁。节假日须加贴封条，以防被盗。如发现被盗，要马上报案，并迅速通报有关方面,五、开具各种信函,开具或拟写各种信函文件，是办公室日常,工作之一。常开具的信函有：介绍信、证明信。,常拟写的信函有慰问信、邀请函、聘书等。,（一）介绍信,介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其,他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、,参加各种社会活动使用的一种专用书信。,介绍信的种类,介绍信大致分三种：打印成文，不留存根的,印刷介绍信；打印成文带存根的印刷介绍信；用,一般公文纸书写的介绍信。,1,介绍信的写作,介绍信的内容,内容,具体要求,上款,指对方单位的名称或对方负责同志的称呼。上款要单独起一行，顶格书写，称呼后加冒号,介绍事项,包括：持介绍信者的姓名、年龄、身份。如被介绍的不只一人，则须注明人数。然后写接洽、联系什么事情，有什么希望和要求。当事项涉及一定保密范围时，还须注明联系人的政治面貌、职务、级别等,落款,写开具介绍信的单位名称和开具介绍信的日期，并加盖公章,附注,一般写介绍信的有效期限,2,书信式介绍信,例文,介绍信,公司负责同志,:,今介绍我所副研究员何涛、高级工程师陈锦二位,同志前往贵公司洽谈有关合作的具体事宜，请予接待。,此致,敬礼,!,实用技术研究所,（盖公章）,二八年,月,日,1,不带存根的印刷介绍信,例文,市,局介绍信,_,负责同志：,兹介绍,_,同志前往你处,_,事宜，,请接洽并予协助。,（有效期,_,天）,市,局（盖章）,二八年,月,日,2,带存根的印刷介绍信,例文,介绍信（存根）,_,字,_,号,_,等,_,名同志，前往,_,联系,_,事宜。,年 月 日,介绍信,_,字,_,号,兹有,_,等,_,名同志，前往,_,联系,_,事宜，望接洽并予协助。,此致,敬礼,!,（盖章）,年 月 日,3,（二）证明信,证明信是证明一个人的身份、经历或一件,事情的真实情况的专用书信。证明信通常被称,为“证明”或“证明书”。,证明信的种类,证明信可以有以下几种分类,1,证明信的种类,分类标准,种 类,从内容上,以组织名义出具的证明信和以个人名义出具的证明信,从格式上,固定形式的证明信和非固定形式的证明信,从证明信的用途来看,证件式的证明信、作为材料存入档案的证明信和证明证件丢失等情况的证明信,证明信的写作,一般证明信都由标题、称呼、正文、署名和日期,组成,2,标题,上款,正文,落款,在第一行中间冠以“证明信”或“证明书”，或写明“关于,同志,情况的证明,顶格写上需要证明的单位名称，之后加冒号,另起一行空两格写明被证明事项的全部事实。写完后，另起一行空两格写特此证明,在正文右下方署上证明单位名称，并加盖公章或私章，否则证明无效,固定式证明书信,例文,证 明 信,校办字,号,兹证明我校,同志（男），因公到,_,，,请解决交通、住宿问题。,特此证明,（盖章）,二八年,月,日,1,作为证件用的证明信,例文,证 明 信,我厂工程师,同志，技术员,同,志，前往湖南、广东、安徽等省，检查并修理,我厂出产的,牌热水器，希有关单位给予帮,助。,特此证明,省,市,厂（公章）,二八年,月,日,2,作为材料存入档案的证明信,例文,证 明 信,大学党支部：,年,月,日来信收到。根据信中要求，现将你,校,同志的爱人、,同志的情况介绍如下：,同志，现年,岁，中共党员，是我校中文,系教师。该同志和家庭历史以及社会关系均清楚。该,同志对教学工作认真负责，近年来多次被评为市级模,范教师。,特此证明,省,市,大学党支部（公章）,二八年,月,日,3,个人出具的证明信,例文,局负责同志：,王,原为校中文系,级学生，曾担任,前学生会主席职务，在校期间，该生遵守学校,各项规章制度，没有参与任何不利于安定团结,的活动。,特此证明,证明人：李,二八年,月,日,4,（三）推荐信,推荐信是一种向用人单位荐举人才的书信。,有向某单位自荐的，也有第三者荐举的。要把,被推荐的人的基本情况以及要推荐或自荐的理,由写清楚。要全面、实事求是地介绍被推荐人,的情况，以客观、公正的态度向用人单位提供,真实情况。如果以个人名义写推荐信，要在信,中介绍自己的身份，说明自己与被推荐人的关,系。,（四）邀请函,邀请函也称为请柬，是邀请对方前来参加会议、学术报告以及开业庆典、展览等活动的一种专用书,信。邀请函的写作内容有以下四点,邀请函的写作内容,内容,要 求,标题,在封面或第一行中间写“邀请书”字样,上款,被邀请单位（或个人）名称单占一行，顶格书写,正文,写活动内容、时间、地点,落款,邀请单位（或个人）名称、发出邀请的日期,例文,邀 请 函,尊敬的,教授：,本学会决定于,2001,年,5,月,日在省城华祥宾馆举办,民间文学理论报告会。恭请您就有关民间文学的现状,与发展发表高见。务请拨冗出席。,顺祝,健康,!,联系人：,电话：,省文学研究会,二八年五月,日,（五）聘书,聘书指聘请专家、高级职员来担任职务的书信。,聘请书的写作内容如下,标题,正文,结尾,落款,写“聘书”或写“聘请书”,写聘请谁，担任什么职务，什么时间到任,在正文的最后，另起一行，空两格写“此聘”二字，后边不加标点符号,在正文的下方或偏右下方，写聘请单位全名，并加盖公章,例文,聘 请 书,兹聘请,同志从,2008,年,1,月,1,日起担任,我公司营业部主任。,此聘,公司,2007,年,12,月,25,日,七、拟写大事记,一般地说，各个单位办公部门都有人负责,或专管本单位的大事记工作，各职能部门相应,也有人负责或专管本部门职责范围内的大事记。,单位大事记，常由办公部门在年终收集各职能,部门大事记，在其基础上修订整理而成，然后,送主管领导把关，审核后，打印存档。,（一）大事记的概念,大事记，是用于随时记载机关日常重要工,作或活动简况的公文文种。所谓“大事”，指能,反映本单位的重要工作或活动面貌，于今后有,查考价值的事项。,（二）大事记的写法,大事记的结构，由标题、正文组成具体内容如下,包括具体事项发生的时间、地点、原因、主要过程、涉及部门与人员及结果,标题,正文,拟写要求,单位名称加年份再加文种,写大事记要朴实简明准确,例文,大学,2007,年大事记,2007,年,1,月份,1,月,1,日 放假。上午，刘,、周,等几位校,领导及党内、校办负责同志看望了陈,、邵,、,于,、毛,等,4,名老年教师。下午，省委书记关,、副省长陈,到校看望了许,、高,、,陈,等,3,位教授。下午,4,时，在校召开了知识分子,座谈会，上述,3,位教授和陈,、邵,、毛,等,10,名教师参加，刘,、孙,等校领导同志也参,加了座谈,会。,1,月,3,日 上午，校党委常委召开会议，学习元旦社,论，并研究新学期的工作设想。,全校教学质量大检查开始，由孙,同志主持，,教务处的同志参加。这次全校教学质量大检查主要是,检查教学计划的落实、教师配备、教学效果，以总结,经验，促进教学质量的提高。,下午，由校团委、校学生会召开了“五讲四美树新,风”座谈会，,25,名学生代表参加，着重讨论了新时期大,学生的行为准则问题。下午,4,时，,大学党委副书记,一行五人到校。校党委副书记张,、宣传部部长郑,接待。客人来校的主要目的是交流学生思政工作,的经验。拟活动两天后去上海。（下略）,八、领导临时交办的工作,每个单位都经常会有一些临时性的工作任,务，完成领导临时交办的工作任务是秘书的重,要职责之一。领导临时交办的工作大多数具有,时间紧、要求高、综合性强等特点。,一般说来，秘书要完成并做好领导临时交,办的工作，应当注意以下问题,搞清意图,注意保密,准确,迅速,人有了知识，就会具备各种分析能力，,明辨是非的能力。,所以我们要勤恳读书，广泛阅读，,古人说“书中自有黄金屋。,”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识，,培养逻辑思维能力；,通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平，,培养文学情趣；,通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。,有许多书籍还能培养我们的道德情操，,给我们巨大的精神力量，,鼓舞我们前进,。,此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！感谢您的支持，我们努力做得更好！谢谢,