中南大学印章管理系统使用说明书.doc

中南大学印章管理系统

用户操作手册

中南大学学校办公室
2015年12月12日

系统简介

中南大学印管理系统是以中南大学印章管理规定文件 “关于印发《中南大学印章使用和管理规定》的通知（中大办文字【2014】4号）”和“关于印发《<中南大学印章使用和管理规定>实施细则》的通知（中大办文字【2015】2号）”为标准建设的管理系统。
通过中南大学印章管理系统，实现学校印章和合同专用章在网上申请、网上审批，审批通过后，经办人到公章管理部门刷校园卡进行确认和登记，加盖印章，盖章原件拍照并存档，保证盖章文件可查询、可跟踪。
u 学校印章：包括学校党委印章、学校行政印章、学校钢印、校党委书记签字章、校长（法定代表人）签字章、代表学校行使职权。
u 合同专用章：包括合同专用章(1)（基建处）、合同专用章(2)（后勤保障部）、合同专用章(3-1,3-2,3-3)（资产与实验室管理处）和合同专用章(4)（科学研究部），用于代表学校对外签订合同（协议）。
目 录
第一章、操作说明 3
1.1、进入系统 3
2.2、用印申请 4
2.3、领导审批 5
2.4、提交信息员 6
第二章 印章申请流程及审批表 7
2.1、学校印章 7
2.2、合同专用章（1） 9
2.3、合同专用章（2） 11
2.4、合同专用章（3） 13
2.5、合同专用章（4） 15
第三章、学校印章信息员及管理员 18
3.1、学校印章各职能部门信息员 18
3.2、学校印章管理员 19
3.3、合同印章信息员 20
3.4、合同印章管理员 20
3.5、印章信息员职责 20
3.6、印章管理员职责 20

第一章、操作说明
1.1、进入系统
1. 进入公文协同工作平台（方法1：进入中南大学信息门户，单击“公文协同平台”；方法2：在浏览器中输入

2. 先择左侧导航栏中的“业务审批”，具体包括学校印章、合同印章（1）、合同印章（2）、合同印章（3）、合同印章（4）。

2.2、用印申请
1. 选择“业务审批-学校印章”，点击“新建”。（以学校印章申请为例）

2. 按要求勾选“印章名称”、填写印章数量、项目内容，经办人、联系电话等，单击“正文”可以附具体项目内容。

3. 点击“提交”按钮，选择环节名称，选择环节审批用户，单击“确定”。

2.3、领导审批
1. 领导登录公文协同平台系统后，在“待办事宜”栏目点击需要审核的用印申请项目。

2. 点击“正文”可以查阅文件内容；单击“处理”弹出处理意见表，填写审批意见，单击“确定”完成审批工作。

3. 领导审批完毕后，自动返回起草负责人；起草负责人根据印章审批的申请流程依次送下一审批环节，下个领导进行审批；直到移交职能部门信息员。
2.4、提交信息员
1. 打开印章申请表，单击“提交”，选择“职能部门信息员”，选择具体信息员，单击“确定”。

2. 通过“流程记录”跟踪印章审批进展，审批完毕后直接到印章管理员处盖章。

第二章 印章申请流程及审批表
2.1、学校印章
2.1.1、申请流程
学校印章申请流程：具体由各部门项目负责人起草，部门负责人审核，移交职能部门信息员，由信息员送部门领导审核，主管领导审批，相关部门会签，根据情况送书记/校长审批，最后移交学校办公室公章管理员、盖章、归档。

负责人起草

1
相关部门会签

部门领导审核
书记/校长审批

职能部门信息员
学校公章管理员

2

3

4

5

7
文件归档
单位负责人审核

8
主管校领导审批

6

2.1.2、申请表格
中南大学学校印章用印审批表
印章名称
〖 〗学校党委印章 〖 〗学校行政印章
〖 〗学校钢印
〖 〗书记签字章 〖 〗校长签字章
项目内容

申请单位

单位负责人审核意见
经 办 人

联系电话

职能部门审核意见
相关单位会签意见
主管校领导审核意见
书记/校长审核意见
备注信息

2.2、合同专用章（1）
2.2.1、申请流程
合同专用章（1）申请流程：具体由各部门项目负责人起草，用印单位负责人审核，主管处长审核、相关处领导审核、总工程师审核，移交合同信息员，由合同信息员送职能部门负责人审核，相关部门会签、律师审查、主管领导审批，根据情况送校长审批，最后移交合同印章管理员盖章、归档。
用印单位负责人审核

法律审查意见

1

基建总工程师审核

基建相关处领导审核

基建分管处领导审核

5

3

4

2
合同信息员

12
文件归档
印章管理员

7
相关部门会签

8
基建处负责人审核
主管校领导审批
校长审批

9

10

11

6
负责人起草
2.2.2、申请表格
中南大学合同专用章（1）用印审批表
编号： 用印单位：
合同名称

合同份数

合同价款
（单位：元）

经费来源

拟 件 人

联系电话

合同类型
1.施工单项合同
□价款在100万人民币以上（含本数）
□价款在100万人民币以下
2.重要设备、材料等货物采购合同
□单项合同价款在50万人民币以上（含本数）
□单项合同价款在50万人民币以下
3.可行性研究报告的编制、勘察、设计、监理、检测、造价咨询、结算审计等工程类服务采购合同
□单项合同价款在30万人民币以上（含本数）
□单项合同价款在30万人民币以下
用印单位
主要负责人意见

法律审查意见

基建处
分管处领导意见

相关处领导意见

基建处
总工程师意见

基建处
主要负责人意见

相关部门
会签意见

主管校领导
审批意见

校长审批意见

备注信息

说明：拟件人所填基本信息须与合同原件一致，并按程序审签
2.3、合同专用章（2）
2.3.1、申请流程

合同专用章（2）申请流程：具体由各部门项目负责人起草，用印单位主要负责人审核，法律事务室审查，移交合同信息员，由合同信息员送后勤保障部审核、相关部门会签、分管/联系校领导审批、主管校领导审批、根据文件规定的主管校领导的审批程度上报校长审批，最后移交合同印章管理员盖章、归档。

用印单位主要负责人审核

2

1
职能部门负责人意见
律师审查

4

8

7
校长审核

主管校领导审核

相关部门会签

6
分管/联系校领导审核

5

10
文件归档

9

3
印章管理员
合同信息员
负责人起草

2.3.2、申请表格

中南大学合同专用章（2）用印审批表
编号： 用印单位：
基本信息
合同
事项

合同
负责人
姓名：
经办人
姓名：
联系电话：
联系电话：
合同
价款
（单位：元）

经费来源

用印单位
主要负责人
意见
签字： （公章）
年 月 日
法律事务室
审查意见

签字：
年 月 日
职能部门
负责人意见
签字： （公章）
年 月 日
相关职能部门
负责人
会签意见

签字： （公章）
年 月 日
分管/联系校领导审核意见

签字：
年 月 日

主管校领导审核意见

签字：
年 月 日
法定代表人（校长）审核意见

签字： 年 月 日
备注

说明: 1.准备合同资料时，须多准备一份留用印管理部门送校档案馆存档；
2.经办人须认真填写基本信息，并按程序审签。本表交由后勤保障部留存。
3.用印地点：本部甘棠一楼301（后勤保障部）。
2.4、合同专用章（3）
2.4.1、申请流程
合同专用章（3）申请流程：具体由各部门项目负责人起草，送法律事务室审查、移交合同信息员，由合同信息员送资产处设备购置科审核，分管副处长审核、处长审批、主管校领导审批、根据情况送校长审批，最后移交合同印章管理员盖章、归档。
用印单位审核

1

2
法律事务室审查

处长审核

4

5
分管副处长审核

7
设备购置科审核

校长审批

主管校长审核

6

8
负责人起草

10
文件归档

9

3
印章管理员
合同信息员

2.4.2、申请表格

中南大学合同专用章(3)用印审批表
申请用印单位： 年 月 日
合同名称
（内容简介）

价格

采购方式
招标 □ 网上竞价 □ 非公开招标 □ 自购 □
供货商

进口委托
代理商

申请用印
单位经办人

联系电话

用印单位主要负责人意见

律师意见

设备购置科
科长审核

分管副处长
审批意见

处 长
审批意见

主管副校长
审批意见

校 长
审批意见

备 注

说明：申请用印单位经办人须认真填写审批表并按程序审签，用印之后将审批表交资 产与实验室管理处存档。
2.5、合同专用章（4）
2.5.1、申请流程
合同专用章（4）申请流程：具体由各部门项目负责人起草，单位领导审核、法律事务室审查、相关部门会签，移交合同信息员，由合同信息员送经办人审查，业务科室审核、部门领导审批、主管校领导审批，最后移交合同印章管理员盖章、归档。
负责人起草
合同信息员
印章管理员

3

9
文件归档

10

5
业务科室审核

6
经办人审查
部门领导审批

主管校领导审批

7

1
单位领导审核

律师审查

2
相关部门会签

4

2.52、申请表格

中南大学合同专用章（4）用印审批表
经费来源
（）校内
（）人事处
（）本科生院
（）研究生院
（）其他部门
（）校外
（ ）
纵向 项目
（）国家级及国家部委计划
（）省部级及地方计划项目
（）国自、省自基金项目
（）平台项目、2011计划项目
（）人才团队项目
（）人文社科项目
（）其他项目
（）横向项目
用途
（ ）专利或专有技术（非专利技术）转让合同
（ ）各类横向合同的签订和结题
（ ）除固定资产购买外各类科研活动有关的经费外拨合同
（ ）各类科研项目中支出的材料费、测试加工费、出版费等合同
（ ）各类科研平台开放运行经费外协合同
（ ）各类科研平台基本科研业务费外协合同
（ ）各类科研平台开放课题、自主课题经费外协合同
合同/协议名称

项目负责人

联系电话

合作单位

项目负责人所在二级单位

合同有效期

合同经费
万元
合同存档情况

项目承担单位意见：

法律审查意见：

科学研究部意见
相关部门意见
经办人

业务办公室负责人

部领导

主管校领导
备注：各办公室对用印情况进行详细登记，并将本表存档备查。

第三章、学校印章信息员及管理员
3.1、学校印章各职能部门信息员
序号
部门名称
信息员
备注
工号
姓名
1
学校办公室
121632
刘红晖

211134
李飞
2
纪委办公室
211083
陈殷识

3
组织部（党校）
212057
李英杰

4
宣传部（新闻中心）
803229
刘慧

5
统战部
127273
孔勤根

6
学生工作部（处）
206099
刘谭明

7
研究生工作部（处）
801698
朱栋林

8
机关及直附属单位党委
204172
丁小春

9
工会
104005
向艺群

10
团委
211079
李育

11
人事处
146011
徐旭红

12
计划财务处
700701
刘奕

120073
朱方明

13
本科生院
170060
刘诚

14
科学研究部（科协）
210001
赵丰

15
研究生院
117092
周旋

16
国际合作与交流处
801133
胡倩

17
发展与联络办公室（教育基金会、校友总会）
128194
朱红梅
负责规划、对外联络工作印制使用事项
206112
张雪梅
主要负责教育基金会工作印制使用事项
18
医院管理处
407083
方艳

19
资产与实验室管理处
115018
刘波

20
房产管理处
717007
王萍

212126
鲍寅祥

21
审计处
123578
李歆

801634
黄道远

22
保卫处
31150157
唐静

23
后勤保障部（党委）
121465
吴素娥

24
基建处
111044
何联

25
离退休工作处（党委）
700614
梅志华

204080
丁艺

26
高等研究中心
203090
周山彦

27
湘雅医学院
802895
杨玲

28
铁道校区管理委员会
700103
方明珠

3.2、学校印章管理员
序号
部门名称
管理员
备注
工号
姓名
1
学校办公室
121632
刘红晖

211134
李飞

3.3、合同印章信息员
序号
部门名称
信息员
备注
工号
姓名
1
基建处
111044
何联
合同专用章（1）
2
后勤保障部
207129
伍晓赞
合同专用章（2）
3
资产与实验室管理处
801319
齐俭军
合同专用章（3）
4
科学研究部
210001
赵丰
合同专用章（4）
3.4、合同印章管理员
序号
部门名称
管理员
备注
工号
姓名
1
基建处
159015
邹平
合同专用章（1）
2
后勤保障部
122141
彭孟仪
合同专用章（2）
3
资产与实验室管理处
801319
齐俭军
合同专用章（3）
4
科学研究部
210001
赵丰
合同专用章（4）
3.5、印章信息员职责
1、主动接受自己部门职责范围内的用印申请表；
2、将部门职责范围内的用印申请表提交部门相关领导、主管校领导审批，根据需要送学校书记、校长审批；
3、将完成流程的用印申请表提交到印章管理员。
3.6、印章管理员职责
1、主动接受各职能部门信息提交的用印申请表；
2、审查用印申请表完整性、合理性；
3、负责加盖公章，并将盖章文件进行拍照存档，刷卡登记。
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