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河北纪元光电公司办公室文秘岗位说明书

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办公室文秘岗位说明书
岗位名称
文秘
岗位编号

所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
办公室主任
工资等级

直接下级

薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

本职: 负责公司及办公室的文秘工作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述: 起草公司及办公室的有关文字材料
工作时间百分比: 30%

工作
任务
起草公司一般性文字材料报直接审核
频次: 3-5次/月
起草办公室公文报直接上级审批
频次: 5-10次/月
起草办公室有关规章制度报直接上级审批
频次: 5-10次/年
起草上级领导交办的其它文字材料
频次: 5-10次/月
职
责
二
职责表述: 公司及办公室的日常文秘工作
工作时间百分比: 30%
工作
任务
印发、 登记、 存档公司及办公室的各种规章制度
频次: 4-6次/月
对外来文件的收发、 报办、 催办及对有关文件的审批意见予以落实, 并对办毕的文件进行归档
频次: ≥10次/月
接发、 处理公司电传、 电话及公司信函
频次: 2-3次/日
负责领导交办的文件打印及其它文秘事务
频次: 3-5次/日
职
责
三
职责表述: 召集公司中层例会及上级领导布置的其它会议
工作时间百分比: 5%
工作
任务
负责工作例会的通知召集、 记录及纪要起草、 发放工作
频次: 2次/月
根据领导要求召集其它会议并做好会前、 会中、 会后相关工作
频次: 2-3次/周
职
责
四
职责表述: 负责印鉴的保管及各种证照的年检、 变更、 保管工作
工作时间百分比: 10%
工作
任务
及时办理公司有关证照的年检、 变更事宜
频次: 3-5次/年
妥善保管公司证照, 按规定程序做到正确、 安全使用
频次: 5-10次/月
依据公司《印鉴使用管理办法》, 妥善保管公司印鉴, 按规定程序做到正确、 安全使用
频次: 3-5次/日
按规定或领导审批意见为有关人员开具公司证明、 介绍信等
频次: 3-5次/月
职
责
五
职责表述: 建立、 管理并正确使用公司文书档案
工作时间百分比: 15%
工作
任务
按国家有关规定, 结合本公司实际, 建立规范的文档管理体系
频次: 日常
对公司文档实施规范化管理
频次: 日常
职
责
六
职责表述: 其它有关工作
工作时间百分比: 10%
工作
任务
办理公司的报刊订阅事宜
频次: 2次/年
向有关部门申请并办理相关人员的出国审批手续
频次: 随机
办理公司有关人员出行及来客反程的机票、 车票等的订购事宜
频次: 2-3次/月
办理宾馆、 饭店等的预订事宜
频次: 2-3次/月
协助上级领导接待来客、 来访
频次: 1-2次/周
上级领导交办的其它对内、 对外事项
频次: 2-3次/周
权力:
权限一: 对公司文档使用的报批权
权限二: 对公司印鉴及各种证照的保管和使用的执行权
权限三: 对公司收到的文件资料、 电传、 电话、 信函的最初处理权
工作协作关系:
内部协调关系
各部室
外部协调关系
河北省新闻出版局有关部门、 省直及市直其它有关部门、 邮政部门、 公司证照的年检及变更所涉及到的有关部门
所需记录文档: 起草例会纪要, 公司及办公室相关规章制度、 有关公文及文字材料、 证明、 介绍信等
任职资格:
教育水平
大专及以上学历
专业
文秘、 法律及相关文史类专业; 管理类专业
经验
2年以上文员或办公室相关工作经验
知识
写作知识, 计算机软件应用知识, 档案管理知识, 相关法律知识、 礼仪知识等
技能技巧
较强写作能力、 计算机操作熟练、 档案管理能力、 人际沟通及社交能力
培训经历
写作培训、 计算机操作培训、 档案管理知识培训、 礼仪培训
工作条件及其它
使用工具设备
电脑、 打印机、 办公桌椅、 复印机、 传真机、 电话机、 文档柜等
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
常白班, 根据工作需要加班
备注: