新编办公室5S管理规定.doc

新编办公室5S管理规定

- 7 -
2020年4月19日
文档仅供参考，不当之处，请联系改正。

办公室5S管理规定
第一条 总则
为营造干净整洁的办公场所，合理配置、使用各类资源，减少浪费，降低办公成本，提升员工工作热情，塑造良好的企业形象，特制定本规定。
第二条 本规定适用于公司办公室所有人员
第三条 整理
1、 每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不必要（无效过期）的，不要的全部销毁，必要的整理归档。
2、 对所辖区域的物品、设备、空间盘点，并区分“要”和“不要”；分类如下：
1） 设备：电脑、打印机、文具、书籍等；
2） 空间：柜架、桌椅、储物柜等；
3） 物品：个人物品，装饰品等。
3、“不要” 物品经各部门负责人判定后，集中报废，指定存放。
4、“必要品”的使用频率和常见程度基准表
常见程度
使用频率
处理办法
低
过去一年没有使用过的物品，而且不能再用
丢弃
中
在过去半年里只使用过一次的物品
集中存放，如归档或存放于库房当中
一个月使用一次的物品
集中存放（如归档）
诚信 责任 协作 创新 执行
高
每周或每天使用的物品
保存在办公室或随身携带
第四条 整顿
1、 办公室及岗位区整顿
1） 办公桌：桌面除当前正在使用文件、文件筐或文件盘、电脑、口杯、电话、台历等外，不允许放其它与工作无关的物品；
2） 一般常见办公用品：未用的笔、尺、订书机、涂改液、胶水、剪刀、即时贴、便条纸、计算器等集中放置在办公桌抽屉内，无抽屉的划定专区整齐有序放置；
3） 电脑线、网线、电话线扎束有序放置；
4） 电脑、电话要保持干净卫生；
5） 文件框内的文件夹明确标示，整齐放置；
6） 外衣、手袋、雨具需挂放在指定位置，严禁随意放在办公桌上；
7） 饮水机、桶装水需放置在指定位置，不得随意移动；
2、 文件、资料整顿
1） 档案管理依照档案管理制度执行；
2） 日常文件按照待处理、处理中、已处理分类放置，机密类文件依照应用情况分为每日必用、常见和不常见3种，不常见的文件要尽快处理；
3） 文件标示要与实际一致；
4） 电脑里的电子文档、资料分类必须条理清晰，需长期或永久保存的，应形成纸质和电子双套介质备份保存。
第五条 清扫
1、 将现场不要的东西清理掉，保证工作场所无垃圾、污垢，保持职场干净明亮；
诚信 责任 协作 创新 执行
2、 清扫的主要对象是个人办公区域，如桌面、桌洞、办公设备（电脑、传真、复印机、打印机、电话机等），公用设备或其它清扫对象安排值日或保洁人员清扫，基准如下表：
对象
标准
周期
时间
个人区域
桌面干净整洁，桌洞内无垃圾，无杂物遗落，地面、墙角、柜子门窗无垃圾污垢，电源、线路、插座、开关无异常。
每天10分钟
每天上班后和下班前各5分钟
办公设备
设备主机表面和重点部位无污渍，设备上面和傍边无杂物堆放。
每周一次
每周六下班前15分钟
文档
桌面、电脑中没有失效文件，不可轻易看到机密文件。
超多保管年限的文件及时集中销毁。
保管年限内的文件及时归档。
无破旧的卡片、册子、档案、报刊等。
无无用的手稿和与工作无关的文件。
每月一次
月末

第六条 清洁
1、 将前“3S”做到制度化、规范化，保持其成果。
2、 利用宣传和活动，保持新鲜活跃的活动气氛。
3、 5S小组成员经常巡视检查。
4、 保持5S意识。
第七条 素养
1、 培养文明礼貌习惯，自觉遵守公司规章制度，养成良好的工作习惯。
诚信 责任 协作 创新 执行
2、 素养巡查：5S小组不定期对各部门进行检查，行政办每月底对整个公司办公室的5S执行情况进行检查。
第八条 办公室5S小组
1、成员：组长：马朝阳 成员：张少钦、林淑妮、王云保、李华
2、职责权利：组长牵头5S各项工作，如实施、检查、评比、督促、改进与跟进，组员执行本规定各项5S检查及评比工作；部门负责人配合办公室5S小组监督并落实本部门的5S管理；全体员工积极参与并执行5S管理，根据5S要求持续改进工作环境。
3、检查机制：5S小组对办公室各部门每周不定期检查一次，每次由2-3人组成临时检查小组，并根据检查情况填写5S检查表；全体员工每天自我检查，发现问题及时纠正。
第九条 5S亮点和暗点奖惩
1、 亮点通报表扬，暗点公布批评。
2、 每周检查85分以上为合格，85分以下视为不合格，不合格部门根据检查意见整改；每月平均得分低于80分将对被检查部门员工扣发当月工资20元，部门负责人扣发30元。
3、 设置5S评比流动红旗，由每个月检查结果合格并得分最高的部门获得。
4、 对连续三个月获得流动红旗的部门，给予部门奖励200元，对连续三个月不合格的部门每人给予处罚30元。
5、5S检查表见附件

诚信 责任 协作 创新 执行

附件 办公室5S检查评分表
项目
规范内容
应得分
实得分
备注
整理
（20分）
1、将不再使用的文件资料/工具废弃处理
4

发现其中一项0分
2、将台面与办公无关的物品清理掉
5

发现一项扣2分
3、将长期不使用的文件资料编号归类，放置相应文件柜/盒
2

4、将常使用的文件资料放置就近位置
2

5、将办公室用品摆放整齐
7

发现一件扣一分
整顿
诚信 责任 协作 创新 执行
（25分）
1.办公桌/办公用品/文件柜等放置要有规划和标示
5

无标示扣一分，扣完为止
2、办公用品/文件/座椅放置整齐有序
3

3、处理完的文件放入文件夹，且要整齐有序
2

4、文件夹要有相应标示，文件要有相应编号
5

发现一件扣一分
5.办公桌及抽屉整洁，不杂乱
3

6、私人物品放置在规定位置
5

摆放凌乱且在显眼位置0分
7、电线/电脑线扎束整理，不凌乱
2

清扫
（25分）
1、将地面墙/天花板/门窗/办公台/空调打扫干净，无灰尘、蛛网
15

5项各2分
2，将办公用品擦洗干净
2

3、文件无破损
2

4、无噪音或其它污染
1

主要检查窗台/工作台/文件
5、垃圾桶放在指定位置，垃圾及时清除
5

堆积垃圾0分
清洁
（10分）
1、每天上下班花5分钟做5S
4

2、随时自我检查/互相检查
2

3、对不符合情况及时纠正
1

4、清理/清扫/清洁保持很好
3

素养
（20分）
1、员工带厂牌，衣着整洁得体，仪容整洁大方
10

不戴厂牌或穿拖鞋扣一分，扣完为止
2、员工言谈举止文明有礼，不大声喧哗，对人热情大方
3

3、员工精神状态饱满
3

4、员工有团队精神，互帮互助，积极参与5S活动
2

5、员工时间观念强
2

诚信 责任 协作 创新 执行
检察人员： 审核： 检查日期：