新编办公室5S管理规定.doc

新编办公室5S管理规定

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2020年4月19日
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办公室5S管理规定
第一条 总则
为营造干净整洁的办公场所，合理配置、使用各类资源，减少浪费，降低办公成本，提升员工工作热情，塑造良好的企业形象，特制定本规定。
第二条 本规定适用于公司办公室所有人员
第三条 整理
1、 每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不必要（无效过期）的，不要的全部销毁，必要的整理归档。
2、 对所辖区域的物品、设备、空间盘点，并区分“要”和“不要”；分类如下：
1） 设备：电脑、打印机文具、书籍等；
2） 空间：柜架、桌椅、储物柜等；
3） 物品：个人物品，装饰品等。
3、“不要” 物品经各部门负责人判定后，集中报废，指定存放。
4、“必要品”的使用频率和常见程度基准表
常见程度
使用频率
处理办法
低
过去一年没有使用过的物品，而且不能再用
丢弃
中
在过去半年里只使用过一次的物品
集中存放，如归档或存放于库房当中
一个月使用一次的物品
集中存放（如归档）
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高
每周或每天使用的物品
保存在办公室或随身携带
第四条 整顿
1、 办公室及岗位区整顿
1） 办公桌：桌面除当前正在使用文件、文件筐或文件盘、电脑、口杯、电话、台历等外，不允许放其它与工作无关的物品；
2） 一般常见办公用品：未用的笔、尺、订书机、涂改液、胶水、剪刀、即时贴、便条纸、计算器等集中放置在办公桌抽屉内，无抽屉的划定专区整齐有序放置；
3） 电脑线、网线、电话线扎束有序放置；
4） 电脑、电话要保持干净卫生；
5） 文件框内的文件夹明确标示，整齐放置；
6） 外衣、手袋、雨具需挂放在指定位置，严禁随意放在办公桌上；
7） 饮水机、桶装水需放置在指定位置，不得随意移动；
2、 文件、资料整顿
1） 档案管理依照档案管理制度执行；
2） 日常文件按照待处理、处理中、已处理分类放置，机密类文件依照应用情况分为每日必用、常见和不常见3种，不常见的文件要尽快处理；
3） 文件标示要与实际一致；
4） 电脑里的电子文档、资料分类必须条理清晰，需长期或永久保存的，应形成纸质和电子双套介质备份保存。
第五条 清扫
1、 将现场不要的东西清理掉，保证工作场所无垃圾、污垢，保持职场干净明亮；
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2、 清扫的主要对象是个人办公区域，如桌面、桌洞、办公设备（电脑、传真、复印机、打印机、电话机等），公用设备或其它清扫对象安排值日或保洁人员清扫，基准如下表：
对象
标准
周期
时间
个人区域
桌面干净整洁，桌洞内无垃圾，无杂物遗落，地面、墙角、柜子门窗无垃圾污垢，电源、线路、插座、开关无异常。
每天10分钟
每天上班后和下班前各5分钟
办公设备
设备主机表面和重点部位无污渍，设备上面和傍边无杂物堆放。
每周一次
每周六下班前15分钟
文档
桌面、电脑中没有失效文件，不可轻易看到机密文件。
超多保管年限的文件及时集中销毁。
保管年限内的文件及时归档。
无破旧的卡片、册子、档案、报刊等。
无无用的手稿和与工作无关的文件。
每月一次
月末

第六条 清洁
1、 将前“3S”做到制度化、规范化，保持其成果。
2、 利用宣传和活动，保持新鲜活跃的活动气氛。
3、 5S小组成员经常巡视检查。
4、 保持5S意识
第七条 素养
1、 培养文明礼貌习惯，自觉遵守公司规章制度，养成良好的工作习惯。
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2、 素养巡查：5S小组不定期对各部门进行检查，行政办每月底对整个公司办公室的5S执行情况进行检查。
第八条 办公室5S小组
1、成员：组长：马朝阳 成员：张少钦、林淑妮、王云保、李华
2、职责权利：组长牵头5S各项工作，如实施、检查、评比、督促、改进与跟进，组员执行本规定各项5S检查及评比工作；部门负责人配合办公室5S小组监督并落实本部门的5S管理；全体员工积极参与并执行5S管理，根据5S要求持续改进工作环境。
3、检查机制：5S小组对办公室各部门每周不定期检查一次，每次由2-3人组成临时检查小组，并根据检查情况填写5S检查表；全体员工每天自我检查，发现问题及时纠正。
第九条 5S亮点和暗点奖惩
1、 亮点通报表扬，暗点公布批评。
2、 每周检查85分以上为合格，85分以下视为不合格，不合格部门根据检查意见整改；每月平均得分低于80分将对被检查部门员工扣发当月工资20元，部门负责人扣发30元。
3、 设置5S评比流动红旗，由每个月检查结果合格并得分最高的部门获得。
4、 对连续三个月获得流动红旗的部门，给予部门奖励200元，对连续三个月不合格的部门每人给予处罚30元。
5、5S检查表见附件

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附件 办公室5S检查评分表
项目
规范内容
应得分
实得分
备注
整理
（20分）
1、将不再使用的文件资料/工具废弃处理
4

发现其中一项0分
2、将台面与办公无关的物品清理掉
5

发现一项扣2分
3、将长期不使用的文件资料编号归类，放置相应文件柜/盒
2

4、将常使用的文件资料放置就近位置
2

5、将办公室用品摆放整齐
7

发现一件扣一分
整顿
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（25分）
1.办公桌/办公用品/文件柜等放置要有规划和标示
5

无标示扣一分，扣完为止
2、办公用品/文件/座椅放置整齐有序
3

3、处理完的文件放入文件夹，且要整齐有序
2

4、文件夹要有相应标示，文件要有相应编号
5

发现一件扣一分
5.办公桌及抽屉整洁，不杂乱
3

6、私人物品放置在规定位置
5

摆放凌乱且在显眼位置0分
7、电线/电脑线扎束整理，不凌乱
2

清扫
（25分）
1、将地面墙/天花板/门窗/办公台/空调打扫干净，无灰尘、蛛网
15

5项各2分
2，将办公用品擦洗干净
2

3、文件无破损
2

4、无噪音或其它污染
1

主要检查窗台/工作台/文件
5、垃圾桶放在指定位置，垃圾及时清除
5

堆积垃圾0分
清洁
（10分）
1、每天上下班花5分钟做5S
4

2、随时自我检查/互相检查
2

3、对不符合情况及时纠正
1

4、清理/清扫/清洁保持很好
3

素养
（20分）
1、员工带厂牌，衣着整洁得体，仪容整洁大方
10

不戴厂牌或穿拖鞋扣一分，扣完为止
2、员工言谈举止文明有礼，不大声喧哗，对人热情大方
3

3、员工精神状态饱满
3

4、员工有团队精神，互帮互助，积极参与5S活动
2

5、员工时间观念强
2

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