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资讯中心分公司档案管理制度

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融科资讯中心分公司档案管理制度
( 月 日公司总经理室审批经过)

第一章　　总 则
第一条 为加强对公司各类档案的综合管理, 逐步实现档案工作规范化、 系统化和标准化, 更好地为公司管理各项工作提供服务, 根据国家《档案法》, 并依据北京市建委和市档案局联合颁布的《北京市城市建设工程竣工档案管理实施细则》的有关部分, 结合本公司管理工作中的实际情况, 特制订本档案管理制度。
第二条 在档案学中, 档案、 文件材料、 资料是三种不同的概念。档案是在本公司工作活动中直接形成的原始记录, 经过整理、 鉴定、 组卷办理了归档手续的具有保存价值的文字、 图纸、 图表、 声像、 电脑光盘等不同载体的历史记录; 文件材料是在本公司现行工作活动中直接形成的原始记录, 处于运转、 承办过程中, 还没有转化为档案; 资料是指为了工作参考的目的而搜集来的文献材料, 不是本公司工作活动中直接形成的文件材料。档案必须实行集中统一管理, 确保完整、 准确、 安全, 便于开发利用。
第三条 档案管理工作是公司管理基础工作的一个重要组成部分, 是维护公司合法权益、 经济利益和历史真实面貌的一项工作, 档案应按照文件的种类和形成的时间顺序进行全面的收集和认真的整理、 编制。
第四条 公司各类档案均纳入本管理体系。其中:
1． 编程档案和文书档案归档于档案室;
2． 财务档案( 包括合同档案) 在财务部单独归档;
3． 人事档案属于寄存在人才交流中心的部分按社会办法统一寄存的人才交流中心, 属于公司人事手续部分( 如简历、 入职、 辞职手续、 员工基本情况表等) 同”文件类”管理办法, 由主管人事工作岗位的人员每月移交到总公司行政人事部;
4． 涉及公司机密的档案( 如涉及公司级奖惩的文件及其它机密的文件) , 公司设专人保管。
第五条 本办法适用于公司各部门, 其中总公司分部的档案管理纳入本管理办法。

第二章　机构设置 档案管理职责
第六条 公司总经理室是档案管理的主管部门, 其主要职责:
1. 审核批准公司档案管理制度、 办法、 规范;
2. 指导、 监督和检查档案管理的工作;
3. 决定公司员工执行本规范的奖惩。
第七条 公司档案管理主管部门对内赋有各类档案的统管作用, 对外赋有档案接口的作用。
第八条 公司各部门文员分管各部门档案, 其主要职:
1. 执行国家档案工作的方针、 政策和法规, 规划各部门档案管理工作。
2. 负责收集、 整理、 分类、 保管、 统计部门各类档案及有关资料。
3. 配合档案主管部门, 把需要归档( 具有一定保存价值) 文件材料进行归档。
4. 积极与各部门一同进行对公司档案、 资料等管理办法的研究。
5. 开展档案的利用工作。负责编辑档案参考资料, 编制检索工具。积极开发档案信息资源, 逐步达到档案信息资源共享。
6. 进行档案的鉴定工作。对已超过保管期限的档案提出存毁意见, 经公司领导审批后进行处理。
第九条 各部门设兼职文件管理员负责本部门形成的档案材料的收集积累、 整理和向档案信息主管移交档案等工作。

第三章 归档范围
归档保存的含义包括两个方面: 一是具有保存价值的文件材料才需进行分类的归档保存, 才能转化为档案, 没有保存价值的文件材料不必归档, 也就不会转化为档案; 二是履行了归档手续, 也就是说对形成的文件材料经过鉴别和筛选、 经过了整理和组卷, 履行了归档手续, 具有法律效力, 成为公司档案的组成部分。
第十条 文书档案的归档范围:
1． 公司营业执照、 资质证书等法律类文书原件。公司上级有关工作的指示、 批示、 批复、 批转、 决定、 条例、 办法、 规定、 计划、 通报、 通知等。
2． 本公司制定下发的条例、 规定、 规则、 办法、 规划、 计划、 方案、 工作汇报、 总结、 通知、 通报、 统计报表、 历史沿革、 大事记、 简报 、 信访、 录音带、 照片、 影片等。
3． 外联单位报送的工作报告、 总结、 统计报表、 通知、 办法等。
4． 招投标文件、 标书。
第十一条 城建档案的归档范围: 城建档案是城市建设开展规划、 勘测、 设计、 施工、 管理、 科研、 抗灾、 战备等项工作的重要依据, 包括基建文件、 施工技术文件和竣工图三部分。其中基建文件由建设单位负责编制, 施工技术文件和竣工图由施工单位编制, 建设单位负责检查、 督导, 由建设单位组织统一报送城建档案馆。由建设单位编制的基建文件主要有:
1． 基建计划任务书等重要文件:
⑴工程建设项目立项依据: 项目建议书及批复文件; 可行性研究及其报告; 计划任务书及批复文件, 与项目立项有关的领导的重要讲话记录、 重要的会议纪要等;
⑵会议文件、 纪要: 由建设单位或工程管理部门主持召开的重大问题的技术会议、 协调会议等会议文件及会议纪要;
⑶规划、 环保、 消防、 防疫、 节水、 人防、 抗震、 劳动、 卫生等有关职能部门的审查意见及批准文件。
⑷专家建议文件
1． 建设用地、 征地、 拆迁文件:
⑴建设项目选址报告及土地、 规划部门批复;
⑵征用土地办理国有土地使用权转让、 抵押等文件、 建设用地规划许可证及批准用地范围图;
⑶有关拆迁安置协议、 拆迁实施办法等主要文件。
2． 勘察、 测绘、 设计、 投招标、 监理文件:
⑴勘察包括工程地质、 水文地质及气象、 地震资料等。工程地质具体内容主要有地质勘探报告、 勘探点平面位置图, 地层岩性剖面图、 地面岩性及物理力学性质综合统计表等。
⑵测绘包括红线桩位置及测量报告, 钉桩成果报告;
⑶工程设计包括工程设计条件通知单、 委托设计任务书、 扩初设计、 施工图、 结构计算书及概预算等。
⑷招投标文件包括工程设计、 勘察、 施工招投标, 各种招投标文件及合同。
⑸工程监理文件: 监理合同、 监理规划及实施细则等。
3． 工程竣工总结的基本内容:
工程竣工总结是工程竣工后的一个综合性的报告, 简要地介绍工程建设的全过程。可根据工程规模的大小、 施工难易程度、 专业特点和工程的重要性有所不同, 大致分为三种情况:
第一种　国家、 市有关部门组织国家或市级工程竣工验收大会的工程, 验收大会( 包括预验收大会) 文件, 可做为工程竣工总结归档, 不再另行编制。
验收大会文件主要包括: 工程建设报告、 工程设计报告、 工程施工报告、 工程决算报告、 工程竣工档案编制报告、 验收鉴定书、 验收委员会成员名单、 领导讲话等。
第二种　未召开国家或市级验收大会特大型、 大型建筑安装工程, 要编制较为详细的工程竣工总结其基本内容如下:
⑴概述
① 工程立项的依据和建设目的;
② 工程概况, 包括工程位置、 规模、 数量、 概算( 包括征用土地、 拆迁、 补偿费) 、 预、 决算等;
③ 工程设计、 工程施工招投标情况, 工程监理情况;
④ 三通( 水通、 电通、 道路通) 一平( 场地平) 情况。
⑵设计、 施工情况
① 设计情况
―设计单位和设计内容( 如不是一个设计单位, 要把全部设计单位名称及设计内容写清楚 ) ;
―工程设计有什么新的设计构思和特点, 采用了哪些新的设计方法, 采用哪些新的建筑材料。
② 施工情况
Ø 开、 竣工日期;
Ø 施工组织情况、 主要技术措施;
Ø 施工单位相互协调情况( 如总包和分包、 各专业之间等) ;
Ø 使用新的施工技术情况。
③ 质量事故及其处理情况。
④ 与市政公用工程连接的市政公用工程施工情况( 包括道路、 上水、 雨水、 污水、 供电、 电讯、 热力、 燃气等) 。红线内道路、 绿化施工情况。
⑶工程质量及经验教训
① 工程质量鉴定意见和评价;
② 施工组织和管理等方面的经验、 体会或教训;
③ 工程遗留问题及其处理意见。
⑷其它需要说明的问题
如新建工程的门牌号码等上述三项未包括的内容, 仍需说明均可在此交待清楚。
第三种　除上述一、 二种以外的其它一般工程, 其竣工总结内容可参照第二种, 但能够简述, 只要把主要情况写清楚即可, 不必面面俱到。
4． 工程照片、 声像材料:
工程照片( 含底片) 主要有: 施工前的原貌; 各施工阶段有代表性的照片, 特别是隐蔽工程、 质量事故的照片; 采用新的施工技术和新的建筑材料的照片; 竣工后新貌( 室内、 外) 。每张照片都要有简要的文字材料, 能准确说明照片内容, 如照片类型、 位置、 拍照时间、 作者、 底片编号等。
对国家、 市重点工程、 特大型工程、 特种工程, 原则上要求报送声像材料, 录音材料包括领导的重要讲话、 重要会议的录音等; 录像材料( 包括影片) 要能反映工程建设的全过程, 如原貌、 奠基、 施工过程、 竣工验收等内容。录音带、 录像带、 影片均要附有注明工程项目名称及录音、 录像、 影片内容的文字材料。

第四章 归档时间和手续
第十二条 文书档案各部门每月向公司档案室移交一次。
第十三条 工程前期所有文件、 证件在项目开工后一次性移交档案室。
第十四条 公司重要活动声像档案在每项工作完成后, 由主办部门将声像材料和文字简介, 两个月内向档案室归档。一般活动声像记录由经办人自行保管。
第十五条 图纸( 设计图纸和竣工图纸) 等技术文件类。设计管理与技术方案研究部为设计图纸等技术类文件的第一责任人, 工程管理部为竣工图等技术类文件的第一责任人, 各部分别建立相应的文件积累与保管责任制, 定期交公司档案室存档。
第十六条 招投标类文件, 投资管理部为第一责任人, 应建立相应的文件积累与保管责任制, 定期交公司档案室存档。
第十七条 接收档案必须履行手续, 应根据移交人提供的移交档案目录, 与移交人共同清点, 对重要案卷, 要逐项清点, 经查对无误, 方可办理签收手续。

第五章 归档要求
第十八条 第十八条 本公司文书档案实行按形成部门立卷制度。归档的文件材料应完整、 准确地反映公司( 或部门) 在各项活动中的真实过程, 必须是定稿后由公司( 或部门) 负责人签发的原件。请示类文件应有批复, 保证档案的完整性。
第十九条 城建档案、 招投标文件、 标书等实行按项目分类、 立卷。

　　第六章　档案的保管
第二十条 各类档案都是公司的重要财富, 由档案室集中统一管理, 任何部门或个人都不得视档案为私有。全体员工都有保护档案的义务。
第二十一条 档案室按便于保管、 方便利用为原则, 对档案进行分类、 编号和排列。
第二十二条 档案室应研究和改进档案的保护, 对已破损、 虫蛀、 霉烂和字迹褪色的档案, 应及时修复或复制。公司应为档案保护提供必要条件。
第二十三条 档案室对已超过保管期限的档案进行鉴定, 报请公司领导做出处理决定。未经鉴定和批准, 任何单位或个人不得销毁任何档案。对销毁的档案应编制销毁清册永久保存。
第二十四条 各类档案按其内容、 价值确定保管期限为永久、 长期和短期三种。

第七章　档案的利用和开放
第二十五条 档案室建立档案的借阅制度, 根据档案的机密程度, 确定不同的利用范围, 规定不同的审批手续。
第二十六条 档案人员要熟悉库藏, 开展档案编研, 主动提供利用, 为公司各有关部门服务。
第二十七条 珍贵档案应以复制件代替原件提供。
第二十八条 档案室应加强编研工作, 对档案资料进行研究、 整理、 编辑。编写或配合有关部门编写重要参考资料。　　

第八章 档案立卷质量要求
　　立卷质量总的要求是: 遵循文件材料的形成规律和特点; 保持文件之间的有机联系, 区别不同价值, 便于保管和利用。
第二十九条 立卷要求
1． 归档的文件材料种类、 份数以及每份文件的页数应齐全完整。归档材料要原件, 没有原件的能够用字迹清楚的复印件。
2． 在归档的文件材料中, 应当将每份文件的正文与附件、 请示与批复、 多种文字形成的同一文件, 分别立在一起, 不得分开。
3． 时间划分: 从1月1日起, 至12月31日止。不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
4． 卷内文件材料应按时间顺序排列, 依次编写页号; 需要立卷归档的材料, 在有文字的当页材料正面的右上角, 背面的左上角填写页号( 背面没有文字的材料不须填写页号) ; 图表、 声像和实物档案应在装具上或在声像和实物背面逐件编号。
5． 永久、 长期和短期应按规定的格式逐件填写卷内文件目录。
6． 照片应用文字标出活动的时间、 地点、 人物、 中心内容。
7． 文件质量要求: 文件材料统一用A4纸; 卷内文件材料要去掉金属物( 回形针、 大头针、 钉书针) ; 对破损的文件材料要托裱; 字迹已扩散的应复制一份与原件一起立卷; 对较大的表格, 要折叠成A4纸大小; 有小字条的要加边成A4纸大小。
第三十条 卷内文件目录填写方法
　　顺序号: 卷内文件排列的先后顺序, 即件号。
　　文号: 文件制发机关的发文字号。
　　责任者: 对档案内容负有责任的部门或个人, 即文件的作者。
　　题名: 即文件的标题, 一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的, 可自拟标题, 外加”[ ]”。没有年、 月、 日的材料要考证清楚, 填入有关项内; 会议记录要填写每次会议的时间、 主要内容。
　　日期: 文件的形成时间、 填写时可省略年、 月、 日字, 年、 月、 日用”.”小数点表示。例如: 1998.7.1。
　　页数: 一份文件有几页( 背面有文字的也算一页) 。
　　页号: 卷内文件所在之页的编号。( 即图书目录的编号)
如: 第1份文件有5 页, 页号填1; 第2份文件有3页, 填6, 填每份文件第1页的页号, 以此类推。

第九章 附则
第三十一条 本办法由公共事务部负责解释。
第三十二条 本办法自发布之日起实行。