资源描述
单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,DATE yyyy/M/d|2021/4/3,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,DATE yyyy/M/d|2021/4/3,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,DATE yyyy/M/d|2021/4/3,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,DATE yyyy/M/d|2021/4/3,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,Office,高级应用,第,1,章 常用文档制作,Office,高级应用,第,2,章,Word,长文档的排版,小李主要,的学习任务是对毕业论文进行排版。,项目描述,目录,2.1,纲目,结构,1,2.2,版心,设置,2,2.4,多级列表,4,2.3,样式,3,3,2.5,脚注、尾注,5,2.6,题注及交叉引用,6,2.8,页码,8,2.7,分页与分节,3,7,2.9,页眉与页脚,9,2.10,目录,10,2.11,审阅与修订,3,11,纲目结构可以,让,作,者,理清,思路。,建议：写纲目结构时，不要写编号。后期直接使用项目编号。,2.1,纲目,结构,图,21,大纲工具,版心就是文字所占的位置的面积，即设置纸张大小、页边距、装订线、纸张方向、页眉页脚位置、每页的行数、每行的字数等。,2.2,版心设置,版心就是文字所占的位置的面积，即设置纸张大小、页边距、装订线、纸张方向、页眉页脚位置、每页的行数、每行的字数等。,2.2,版心设置,普通,对称页边距,拼页,书籍折页,反向书籍折页,【例,2-1,】打开素材文件中的“论文素材,.,docx,”文档，并设置其页面的纸张大小为,A4(21.0,29.7,厘米,),；版芯位置,(,正文位置,),：上边界,3.5,厘米、下边界,3.0,厘米、左边界,3.0,厘米、右边界,2.5,厘米、装订线位置定义为,0,厘米，页眉距边界,2,厘米，页脚距边界,2.2,厘米，每页,36,行。,2.2,版心设置,利用,样式可以批量的设置或修改文档的格式,，并且样式,是,后续设置多级列表、题注、目录等内容的,基础,。,2.3.1,样式,样式,是一套预先定义好的文本、段落、边框和编号等的格式，包含字体、字号、字形、颜色、对齐方式、行距、边框等。,2.3,样式,【例,2-2,】将素材文件夹中的“,word,样式应用,.,docx,”文档，所有红色的加粗的文字应用“标题,1,”样式，所有绿色的文字应用“标题,2,”样式,。,掌握利用样式选择文本的方法。,2.3,样式,2.3.2,新建样式,2.3.3,修改或删除自定义样式,2.3,样式,2.3.4,复制,样式,利用,导入导出的方式将一个,Word,文档中的样式复制到另外一个,Word,文档中。,2.3,样式,【,例,2-3,】素材文件夹中有“会计电算化,.,docx,”书稿和“样式标准,.,docx,”,2,个文档，进行如下操作：,（,1,）将“标题,3,”样式的格式更改为：小四号、宋体、加粗、段前,12,磅、段后,6,磅、行距最小值,12,磅。,（,2,）将“样式标准,.,docx,”中的“标题,1,标题样式一”和“标题,2,标题样式二”复制到“会计电算化,.,docx,”文档样式库中。,（,3,）书稿中包含三个级别的标题，分别用“（一级标题）”、“（二级标题）”、“（三级标题）”字样标出。按要求对各级标题分别应用“标题,1,标题样式一”和“标题,2,标题样式二”和“标题,3,”样式。,（,4,）样式应用结束后，将书稿中各级标题文字后面括号中的提示文字及括号“（一级标题）”、“（一级标题）”、“（三级标题）”全部删除,。,要点,：（,1,）修改样式,（,2,）复制样式,（,3,）利用替换快速应用样式,2.3,样式,文档,内容较多时，通常都会将文档分为章、节、小节等多个层次，并为每一层次编号，可以使用,Word,的多级列表功能自动为各级标题编号，免去人工编号的麻烦，也避免了出错。,前提：,在,使用多级列表前，先将各级标题设置对应的大纲级别或样式级别，如标题,1,、标题,2,、标题,3,等，然后使用多级列表比较方便。,2.4,多级列表,2.4,多级列表,先选择要设置的,1,个级别,设置该级别的编号样式,设置该级别对应的标题样式。一般,1,级对应标题,1,，,2,级对应标题,2,。,【例,2-4,】为素材文件夹中的“论文素材,.,docx,”的各级标题和正文的格式，要求如下,：,正文,标题采用阿拉伯数字标引（阿拉伯数字与标题文字之间空一个汉字符，不加标点符号，如一级标题（,1,；二级标题（,1.1,n.1,）；三级标题,(1.1.1 1.1.2 1.1.3,），一级标题用小二号、二级标题用三号、三级标题用小四号，字体用黑体加粗、顶格排列、前后段间距,0.5,行或,6,磅；各级标题中的英文字母和阿拉伯数字采用半角,Times New Roman,字体。正文文本：宋体小四号、行间距为固定值,22,磅、所有标点符号采用宋体全角、英文字母和阿拉伯数字采用半角,Times New Roman,体的要求排版，每段首行缩进两个汉字,。,2.4,多级列表,脚注和尾注主要分为两个部分：一个是插入到文档中的引用标记；另一个就是注释文本,。,1.,插入脚注和尾注,2.,编辑脚注和尾,注,移动、复制或删除脚注或尾注时,，,所,处理的实际上是注释标记,，,而,非注释的文字,。,3.,脚注和尾注的转换,2.5,脚注、尾注,题注就是给图片、表格、公式、图表等项目添加的名称和编号,。,交叉引用可以将文档插图、表格、公式等内容与相关正文的说明内容建立对应关系，例如，可为标题、脚注、题注、编号段落等创建交叉引用,。,1.,插入,题注,2.6,题注及交叉引用,2.,自动,插入题,注,通过设置“自动插入题注”，当每一次在文档中插入图形或其他项目对象时，,Word,能自动加入含有标签及编号的题注。,2.6,题注及交叉引用,3.,题注的交叉引用,2.6,题注及交叉引用,整,项题注：包含标签、编号和题注文字。,只有,标签和编号：包含标签、编号。,只有,题注文字：包含题注文字。,【例,2-5,】为素材文件夹中的“论文素材,_3.docx,”文档做如下操作：,（,1,）分别在前,2,个表格上方和前,4,张图片下方的说明文字左侧添加形如“表,1-1,”、“表,2-1,”、“图,1-1,”、“图,2-1,”的题注，其中连字符“,-,”前面的数字代表章号、“,-,”后面的数字代表图表的序号，各章节图和表分别连续编号。,（,2,）将样式“题注”的格式修改为楷体、五号、加粗、居中。,（,3,）在文档中用红色标出的文字的适当位置，为前两个表格和前三个图片设置自动引用其题注号。,2.6,题注及交叉引用,4.,编号,项的交叉,引用,参考文献也可以通过交叉引用到编号项来实现,5.,更新,编号和交叉引用,2.6,题注及交叉引用,1.,分页,分页符是,word,中的一种特殊的符号，在该符号的位置处将强制开始下一页,。,通过“页面布局”选项卡“页面设置”组中的“分隔符”下拉列表中“分页符”或使用,Ctrl+Enter,来插入分页符,2.7,分页与分节,2.,分节,Word,是以节为单位来设置页面格式的。在默认情况下，,Word,文档都只有一,节,。,什么时候需要分节？,若文档前后页的,纸张大小、纸张方向、页边距、页面边框、页面的垂直对齐方式、页码样式、页眉等内容,不同时,，就需要分节。,2.7,分页与分节,2.,分节,2.7,分页与分节,选项,功能作用,下一页,光标当前位置之后的全部内容将移到下一页上。此时同时完成了分节和分页。在书稿和学位论文中，一般在每一章的末尾添加这样的分节符，使下一章从新页开始。,连续,在光标当前位置插入分节符，只是分节，不分页。分栏就是这种分节符。,奇数页,新节从下一个奇数页开始。同时完成了分节和分页。光标当前位置之后的内容将转到下一个奇数页上。如果下一页刚好是偶数页，则会自动在插入一张空白页。默认情况下，各节默认的起始页码均为1。有些书稿每个章标题总是打印在奇数页，就是使用的该分节符。,偶数页,同能与“奇数页”类似，只是新节从一个偶数页开始。,若要删除分节符，可以进入“大纲视图”或“草稿视图”，单击要删除的分节符，然后按“,Delete,”键即可。,2.,分节,【例,2-6,】在例,2-5,的基础上，将素材文件夹中“封面,.,docx,”和“摘要,.,docx,”的内容复制到将“论文素材,_3.docx,”文档的标题前面，然后按照图,224,所示的结构进行分页和分节操作。,2.7,分页与分节,书籍一般在每页都印有页码，通过“插入”选项卡“页眉和页脚”组中的“页码”按钮，从,下,拉,列表,中指定页码的位置和,样式,即可。,分节后,，,在,为“后一节”内容设置页码格式时，若,页码的编号不是接着上一节内容继续编号,就必须选择“,起始页码,”，并在后面的文本框中输入,1,。,2.8,页码,只要输入一,次,页眉和页脚,，,Word,就会自动在,本节,内的所有页中添加相同的页眉和页脚,。,3,种情形：,2.9,页眉与页脚,使用域在页眉中引用标题,为奇偶页设置不同页眉,为不同节设置不同的页眉页脚,2.9,页眉与页脚,1.,使用,域在页眉中引用标题,域,就是引导,Word,在文档中自动插入文字、图形、页码或其他信息的一组代码。,要求,以论文的一级标题作为各章节的页眉，可以采用分节然后逐节设置页眉，当一级标题内容发生变化，则又需要更改页眉，非常的繁琐。,【例,2-7,】为素材文件夹中的“会计电算化,.,docx,”设置页眉，要求用一级标题作为各章节的页眉。,练习：,试,着为例,2-7,中的文档设置奇偶页不同的页眉。奇数页的页眉是章节一级标题，偶数页页眉为“会计电算化”。,2.9,页眉与页脚,2.,为,奇偶页设置不同页眉,2.9,页眉与页脚,3.,为,不同节设置不同的页眉页脚,单击“页眉和页脚工具”选项卡“导航”组中的“链接到前一条页眉”,按钮，,可以取消前后节页眉的链接关系。,即便采用了分节，在默认情形下，各个节之间的页眉也是链接的，修改某一节的页眉，其他节页眉也会随之变化。只有在修改某一节的页眉前，取消与前一节的链接，新修改的页眉才不会影响前一节的页眉。,。,2.9,页眉与页脚,3.,为,不同节设置不同的页眉页脚,【,例,2-8,】在例,2-6,的基础上，设置“论文素材,.,docx,”的目录和页码，按要求完成如下操作：,（,1,）页眉从正文开始，奇数页以各章一级标题作为页眉，偶数页以论文标题“学生党建基本数据管理系统”为页眉。,（,2,）页码从目录页开始，目录与正文的页码分别独立编排，目录页码使用大写罗马数字（、），正文页码使用阿拉伯数字（,1,、,2,、,3,）且各章节间连续编码，所有页码居中对齐。,2.10,目录,根据内置标题样式或大纲级别编制,目录,自定义标题样式编制目录,更新目录,删除目录,2.11,审阅与修订,论文的撰写和排版工作完成后，一般会将论文发给指导老师审阅。审阅者会将意见反馈给论文的作者，一般不会直接修改原稿，而是在“审阅”视图下进行更改。,审阅者可使用批注或修订进行修改，原稿中也出现相对应的符号或标记。待作者收到审阅者文档后，通过“审阅”选项卡对批注和修订进行操作，可“接受”或“拒绝”审稿者的修订。,三,种样式：内置样式、自定义样式和其他文档或模板中的样式。,理解大纲级别和标题样式的内在联系和区别,。,样式,是多级列表、题注、目录等内容的,基础。,分节符可以将文档分成若干个“节”，不同的节可以设置不同的页面格式,。了解,在什么场合应该使用,“分节符”。,理解不同节创建不同的页眉、不同的页码格式的设置方法,。,使用,域设置文档的页眉,，减少,正文部分的分节操作。,自动创建目录。,小结,15:20:11,谢谢！,15:20:11,小李主要,的学习,任务,1,、制作一份比赛邀请,邀请函,。,2,、,制作,一份合格的公文,。,3,、,制作一份公司的采购合同,项目描述,目录,1.1,邀请函的制作,1,1.2,红头文件的制作,2,1.4,小结,4,1.3,贸易合同的制作,3,3,1,、什么是邮件,合并,邮件,合并最初是在批量处理“邮件文档”时出现的。具体是在邮件主文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如,Excel,表、,Access,数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，大大提高工作的效率。,1.1,邀请函的制作,2,、,邮件,合并,的三个步骤,1.1,邀请函的制作,第一步,准备数据源,第二步,制作主文档,第三步,“邮件合并”生成所需文档,1,）准备,数据源,数据源,是指数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容,如下图所,示。如,Excel,表格、,Outlook,联系人或,Access,数据库等,。,Excel,数据源文件第一行必须是字段名，数据中间不允许有,空行,。,1.1,邀请函的制作,2,）,创建主文档,主文档,是指邮件合并内容的固定不变的部分，如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文档的过程就和平时新建一个,Word,文档一模一样，在进行邮件合并之前它只是一个普通的文档。,1.1,邀请函的制作,3,）将数据源合并到主文档,中,新建立的主文档，单击“邮件”选项卡下的“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”按钮，选择文档类型为“信函”。,1.1,邀请函的制作,3,）将数据源合并到主文档,中,单击“选择收信人”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“使用现有列表”。在弹出的对话框中,选择新建,的“邮件合并数据源,.,xlsx,”，选择其中的,Sheetl1,工作表，导入,Excel,数据。,1.1,邀请函的制作,3,）将数据源合并到主文档,中,1.1,邀请函的制作,3,）将数据源合并到主文档,中,1.1,邀请函的制作,3,）完成合并,邮件,合并的相关内容已经合并完成，下面浏览并合并邀请函,。,1.1,邀请函的制作,红头文件,是公文的俗称，红头文件是日常办公中很常见的一种文件形式，其种类主要有通知、意见、文件、条例、会议纪要等,。,红头文件多采用已经制作好的模板来制作,1,、,什么,是模板,任何,的,Word,文档都是以模板为基础的。模板是一种预设的“文档框架”，在制作相同类型的文档时可以使用“模板”来保持同一类文档整体一致性,。使用模板，可以省时省力生成一个实际需要的新文档。,1.2,红头文件的制作,2,、,什么场合使用模板,文件,在,某种场合需要经常使用某一种特定格式的文档时，快速有效的做法就是使用模板来制作该文档。例如：通过,Word2010,自带的简历模板创建简历，使用会议纪要模板创建一份会议纪要，同时也可以将某一个已经完成的文档另存为该类文档的模板，日后在有需要创建类似的文档时使用修改即可。,1.2,红头文件的制作,3,、,制作,模板,文件,模板,文件的制作方法主要有两种。一种对,Word,已经提供的模板进行修改；例如：利用,word,提供的模板进行修改制作模板文件主要分以下几个步骤：,（,1,）打开,Word2010,，单击“文件”选择“新建”按钮。,（,2,）在打开的“新建”面板中，双击“会议纪要”等内置的模板，创建一个新的文档。,（,3,）对该文档进行适当的编辑。,（,4,）点击“文件”选择“另存为”，在弹出的窗口输入文件名，在保存类型选择“,word,模板”,。,1.2,红头文件的制作,4,、红头文件的制作,首先,了解红头文件的结构，红头文件结构主要分为以下三个部分。,版头,：,版头是指红头文件首页红色分隔线以上的部分。主要包括：份号、密级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号。版头和主体之间用红色分隔线分隔，其内容颜色基本为红色字体。,主体,：,主体部分是指版头红色分隔线（不含）以下，红头文件最后一页首条红色分隔线（不含）以上的部分。主要包括：标题、主送机关、正文、,附件、,机关署名,、日期,、,公章等,。,版,记：,红头文件最后一页首条红色分隔线以下的部分。主要包括：抄送机关、印发机关、印发日期等,。,1.2,红头文件的制作,（,1,）,页面设置,红头文件有采用固定的页面设置必须为,上边,距：,3.7,厘米，下边距：,3.5,厘米，左边距：,2.7,厘米，右边距：,2.7,厘米,。,1.2,红头文件的制作,（,2,）,插入,页码,单击,“插入”选项卡，选择“页码”按钮，设置页码格式为全角，使用“”分隔符，页面底端选项的第,3,种普通数字,3,类型，字号设置为四号,。,（,3,）发文机关标识制作（表头制作,）,表,头由发文机关全称或者规范化的简称加上“文件”两个字,组成。,发文机关标志居中，上边距,35mm,，一般使用小标的宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为基本原则，字号大小没有具体规定。,1.2,红头文件的制作,（,4,）,红线,制作,单击,“插入”选项卡，选择“形状”功能区的直线工具，按住,SHIFT,键的同时拖动鼠标，从左往右划出一条水平线，绘制出左边红,线，,然后右键直线，在弹出的快捷菜单中选择“设置形状格式”，设置线条颜色为红色、实线、粗线设置为,2.25,磅。使用相同的方法绘制出右边的红线,。,单击,“插入”选项卡，选择“形状”功能区的“星与旗帜”工具中的五角星，按住,SHIFT,键的同时拖动鼠标，在两条红线的中间画出一个五角星，然后选中五角星，在“格式”选项卡中选择“形状填充”，将颜色设置为红色，“形状轮廓”也设置为红色。,1.2,红头文件的制作,（,5,）发文号制作,发文,字号排版一般在发文机关标志下两行位置，居中排布；如果文中有签发人，发文字号与签发人设置在同一行中，发文字号居左并且空一个字，签发人居右,并且空一字，排在发文机关标志下空两行位置。,（,6,）正文排版,公文,正文一般使用三号仿宋字体，字体为“三号”，选中“指定行和字符网格”,；,将,每行设置成,28,个字符；每页设置成,22,行。,1.2,红头文件的制作,（,7,）电子公章,制作,在,文件中添加电子公章有两种方式，一种是相对简单的直接使用公章图片，只需要在印发机关下插入图片，单击“排列”功能组中的“自动换行”下拉按钮，设置为“浮于文字上方”即可；另一种是直接在,Word,中制作一,枚,。,1.2,红头文件的制作,（,8,）,版记的制作,版,记主要包含分隔线、抄送机关、印发日期等。,分,割线主要有三条，前后的分隔线使用粗线，大约高度为,0.35mm,，中间的分隔线用细线，大约高度,0.25mm,。,抄送,机关一般采用四号仿宋字，在印发机关和印发日期之上一行。抄送后使用全角冒号和抄送机关名称。,印发,日期和印发机关采用四号仿宋字体，放置在最后一条分隔线之上，印发机关在左，印发日期在右，日期采用阿拉伯数字，如,2016,年,8,月,20,日，后面加“印发”两个字，日期不能采用如“,09,”的字样。,1.2,红头文件的制作,（,9,）,保存成模板文件,将该文档另存为,word,模板（*,.,dotx,）文件。,Word,模板可以保存在,Word,模板默认保存目录下。如果再次制作公文文档，可以单击“文件”选项卡中“新建”“我的模板”，在打开的“个人模板”中选择相应的模板文件。,1.2,红头文件的制作,1.3,贸易合同的制作,在,商务活动中，合同是最常见的商务文档之一，合同与普通,Word,文档的不同在于其中的大部分内容是不需要更改的，甚至不允许更改。还有另外一些内容，比如涉及到公司的名称、地址、账号等也是不允许出错，还包括一些可选的项目等,。,1.3,贸易合同的制作,1.3,贸易合同的制作,1,、,添加水印,劳动,合同是普通的合同一般不添加水印，但是有些合同属于机密合同，如技术转让合同，这样的合同通常在合同每页加上“机密”或者其他等级的水印字样，用来提示合同双方必须承担相应的保密责任；,1.3,贸易合同的制作,1,、,水印,效果,1.3,贸易合同的制作,2,、,设置合同保护,客户,拿到的文本应该是部分锁定的，仅允许用户插入修订和插入批注。如何对文档进行保护，避免非正常的内容变更，这就需要对文档进行保护,。,具体,操作,如下,：,点击“审阅”选项卡，选择“保护”组中的“限制编辑”按钮，打开“限制格式和编辑”弹出框。,勾选“,2.,编辑限制”下的“仅允许在文档中进行此类型的编辑”，同时选择下方下拉菜单中修订选项。,1.3,贸易合同的制作,1.3,贸易合同的制作,取消保护,如果,用户要停止保护状态，单击该对话框中的“停止保护”按钮，在弹出的“取消保护文档”对话框中输入密码，即可以取消保护状态。,1.3,贸易合同的制作,3,、,审阅合同,审阅合同，如果在收到合同后对对方制定的合同文本部分内容不满意，想自行修改中间部分内容但是又不想删除原有的内容，这时就可以利用“修订”功能，合同审阅者可以在,Word,中对文档进行修改，而保留文档原貌,。,作者,收到修改过的文档后，对审阅者所做的修改一目了然，而且可以选择性地接受或拒绝修改，应该说这比传统的纸质文稿修改更胜一筹。,1.3,贸易合同的制作,3,、,审阅合同,1,）修订内容,如果,要修订相关内容，选择需要修订的文字，单击“审阅”选项卡，选择“修订”组中的“修订”按钮后，直接修改相关,内容,；,如果,该文档处于修订状态，那么“修订”组中的“修订”按钮会为橘色选中状态，同时修改的内容为,红色,。,1.3,贸易合同的制作,3,、,审阅合同,2,）接受修订,审阅,者可以依次查看修改过的内容，并决定是否接受修改，如果接受，可以单击“审阅”选项卡下“更改”组中的“接受”按钮，选择“接受并移到下一条”按钮可以逐条核对修改的内容,。如果,接受全部的修改内容，可以单击选择“接受对文档的所有修订”。,Word2010,给用户提供了创建专业文档的工具，帮助用户减少了工作时间，同时也可以得到美观的结果，在日常工作中，邮件合并、模板制作、审阅等功能都是常用的,Word2010,处理技术，学习好这些内容，今后可以灵活运用大大降低工作强度，提高,工作效率,。,小结,15:20:11,1.,、用邮件合并功能批量制作和处理文档,2,、文档审阅和修订,3,、设置字体和段落格式。,4,、应用文档样式。,5,、调整页面布局等排版操作,。,二级考点,15:20:11,谢谢！,15:20:11,Office,高级应用,第三章,Excel2010,数据的准备与计算,工作表数据的输入、编辑和修改,数据录入和获取外部数据,单元格的引用：相对引用、绝对引用和混合引用,公式和函数的使用,数组公式的使用,多个工作表的联动操作,知识要点：,小李主要,的学习任务,是,用,Excel,进行数据管理,，,本章重点学习数据的准备与计算,项目描述,目录,3.1,Excel,数据处理和分析,基础,1,3.2,数据的准备,2,小结,4,3.3,数据的计算,3,3,（,1,）,Excel,基本概念,：如工作簿、工作表、单元格。,（,2,）,Excel,的基本操作,：如工作簿的新建、保存、打开等。,（,3,）,简单数据输入,：如数字、文本、日期、时间类型数据的输入。,（,4,）,单元格的编辑操作,：如单元格的选定、编辑、复制、粘贴、插入、删除，行高和列宽的调整，清除单元格内容和格式等操作。,（,5,）,工作表的基本格式设置,：单元格中数据的格式、字体、对齐方式的设置，边框和底纹的设置等等。,（,6,）,工作表的管理操作,：工作表的选定与切换、添加、删除、重命名、移动和复制等。,3.1 Excel,数据处理和分析,基础,录入数据的方法,主要有,两种：,直接录入,和,数据导入,。,通过数据导入，可以,获取外部数据源,中的数据，如导入网站中的表格数据、文本文件中的数据和,XML,文件中的数据等。,3.2,数据,的,准备,1,、数据格式,输入两类数据：常量和公式,。,常量包括数字、文本、日期、时间等,。,例如：在一个单元格内输入,“2015/8/26,”,可以显示为,3.2.1,数据,的,录入,2,、自动序列,填充,输入,大量的、连续的、有规律的数据,3.2.1,数据,的,录入,3,、自定义序列,通过,“,数据有效性,”,命令,，,设置,一个可选项序列,方便用户,输入,，还可以,规范并约束数据,3.2.1,数据的录入,4,、单元格,引用,3.2.1,数据的录入,5,、,定义单元格名称实现快速,录入,通过,定义名称实现快速录入,。,灰,色,区域代表要快速输入的区域，斜体部分表示设置缩写的文字。最终效果为，在,C2,单元格输入简单的文字就可以获得对应公司的全称。,3.2.1,数据的录入,1,、导入网页数据,2,、导入文本数据,3.2.2,数据,的导,入,Excel,的公式和函数就提供了强大的计算功能，除可以使用基本的运算外，还根据不同的行业需求提供了财务、金融、统计等方面的复杂数据计算。,3.3,数据,的,计算,Excel,公式的一般形式为,“=,表达式,”,Excel,公式中可以输入如下,5,种元素。,（,1,）,运算符,：包括算术、关系、文本、引用运算符。,（,2,）,单元格引用,：包括定义了名称的单元格（区域）的名称。,（,3,）,值或字符串,：如,“100”,或,“,奥运,”,等常量数据。,（,4,）,函数及其参数,：如,“SUM(A3,：,A6)”,。,（,5,）,括号,：和数学表达式一样使用括号可来改变计算的优先级。,3.3.1,公式,3.3.1,公式,Excel2010,中的运算符优先级,1,、逻辑函数,3.3.2,函数,2,、统计函数,3.3.2,函数,3,、文本函数,3.3.2,函数,4,、日期和时间函数,3.3.2,函数,4,、日期和时间函数,3.3.2,函数,5,、查找与引用函数,3.3.2,函数,6,、其他一些,函数,数学和三角函数,CEILING,、,FLOOR,、,INT,、,MIN,、,MAX,、,RAND,、,TRUNC,、,ROUND,、,ABS,、,COS,、,ACOS,、,SIN,、,ASIN,、,EXP,、,LOG,、,PI,、,MOD,、,POWER,、,SQRT,信息函数,ISERROR,、,ISBLANK,、,ISEVEN,、,ISNUMBER,、,ISTEXT,数据库函数,DAVERAGE,、,DSUM,、,DMAX,、,DMIN,、,DCOUNT,3.3.2,函数,1,、数组公式概述,数组是单元的集合或是一组处理的值得集合。可以写一个以数组为参数的公式，即数组,公式,。,常见的数组常量可以分为一维数组和二维数组,。,输入公式,“=1,2,3,4;5,6,7,8;9,10,11,12”,，然后按【,CTRL+SHIFT+ENTER,】组合键。,3.3.3,数组公式,2,、数组公式的作用,3.3.3,数组公式,直接在,C3,单元格内输入公式,“=SUM(B2:B4*C2:C4)”,，,然后,再使用组合键【,CTRL+SHIFT+ENTER,】，,3,、数组公式的应用场合,数组公式是为了弥补普通公式不能完成的部分功能而出现的，下列情形可以考虑或者需要使用数组公式。,（,1,）运算结果需要返回一个集合。,（,2,）希望用户不会有意、无意地破坏某一相关公式运算的集合数据的完整性。,（,3,）有些运算结果需要通过复杂的中间运算过程才能得到。,使用数组公式具有以下优点：,（,1,）,一致性,（,2,）,安全性,（,3,）数据储存量,小,4,、,数组公式的应用,本章,介绍了在,Excel2010,中关于数据的基础部分，即数据的准备，包括了数据的录入和外部数据的导入；以及介绍了使用公式、函数和数组公式完成数据的计算，读者需要对单元格的引用做深入的理解，特别是绝对引用、相对引用、定义单元格名称的用法等，并在实际操作中灵活使用，尽量采用合理、效率高的方法解决问题。,小结,15:20:11,谢谢！,15:20:11,Office,高级应用,第,4,章 图表的应用,为了尽快适应工作，小李针对,Excel,中的图表进行了有针对性的学习，主要完成了以下几个部分的练习：,1.,根据两种服装的销售情况创建了一张图表，生成羊毛衫和衬衫两种服装的对比情况，羊毛衫使用簇状柱形图，衬衫选用带标记的折线图，制作了一张组合图表。,2.,根据图书销售情况表插入用于统计销售趋势的迷你折线图，各单元格中迷你图的数据范围为所对应图书的,1,月,12,月销售数据，并为各迷你折线图标记销量的最高点和最低点。,3.,许多商务报告都有对市场规模的分析和预测，在表达这类数据时，通常还会使用同比增长和环比增长来呈现其变化情况。用双轴图来实现该图表。,4.,根据“,sheet1,”工作表中各地区的营业额统计表，制作双饼图。,5.,在“交互式图表”工作表中已经输入,2015,年,3,月份良品铺子天府店的日销售额。在该数据的基础上，设计交互式图表，让用户可以通过选择“起始日期”和“结束日期”来显示在此期间的簇状柱形图。,项目描述,目录,4.1,图表概述,1,4.2,图表的组成,2,4.4,图表制作,4,4.3,图表类型,3,3,相对于一大堆枯燥乏味、让人难以理清头绪的数字，,Excel,图表可以将数据以更加直观的形式展现出来，这样，我们就可以对各种数据进行对比。,Excel,提供了丰富的图表样式，我们可以根据自己的需求选择适合自己的图表，形象直观地显示数据。,建议：写纲目结构时，不要写编号。后期直接使用项目编号。,4.1,图表概述,图,4-1,显示了一张中国手机游戏市场规模增长情况的工作表，其描绘出的柱形图可以直观地看出不同季度的中国手机游戏市场规模以及环比增长，从而得出中国手机游戏市场规模不断扩大的结论。,当然读者也可以通过图表左侧的数字得出同样的结论，但查看图表能更快地得出这一结论，这就是图表的作用。,Excel,提供了不止这一种图表，更不止这一种功能。柱形图只是,Excel,创建的众多图表类型中的一种。,4.1.1,图表的,优点,在电子图表出现之前，手工画图是一件极其耗时、费力的事情；并且一旦数据发生了变化，图表的修改任务量就会更加繁重。但是在,Excel,的电子图表中，画图、修改数据都是极其简单的事情。,图,4-2,左图为某服装公司,2015,年童装的销售状况，但是作出柱形图之后我们发现数据输入有错误，第二季度与第三季度输入的数据颠倒了，这时我们只需要在工作表里面对第二季度和第三季度的销售总额进行修改，图表则自动更新以响应绘图源数据的变化，如图,4-2,右图所示。,4.1.2 Excel,图表的自动更新,功能,Excel,提供了,11,种标准的图表类型，虽然图表的类型不同，但是完整的图表往往包含以下几个部分：图表区、绘图区、图表标题、数据系列、坐标轴、网格线、图例等,。,1,.,图表区：是图表最基本的组成部分，是整个图标的背景区域，图标的其他组成部分都汇集在图表区中，例如图标标题、绘图区、图例、垂直轴、水平轴、数据系列以及网格线等。,2.,绘图区：指图表区内的图形表示的范围，即以坐标轴为边的长方形区域。对于绘图区的格式，可以改变绘图区边框的样式和内部区域的填充颜色及效果。绘图区中包含以下,5,个项目，即数据、列、数据标签、坐标轴、网格线。,3.,图表标题：显示在绘图区上方的文本框，并且只有一个。图表标题的作用就是简明扼要的概述该图表的作用。,4.,数据系列：根据用户指定的图表类型以系列的方式显示在图表中的可视化数据。,5.,坐标轴：按位置不同可分为主坐标轴和次坐标轴，默认显示的是绘图区左边的主,Y,轴和下边的主,X,轴。,6.,网格线：网格线用于显示各数据点的具体位置，同样有主次之分。,7.,图例：图例用于表示图表中的数据系列的名称或者分类而指定的图案或颜色。,4.2,图表的,组成,单击“插入”选项卡，在弹出的“图表”组功能区中有柱形图、折线图、饼图、条形图、面积图、散点图、其他图表七大类，如图,4-4,所示。,4.3,图表,类型,首先在数据区域选定要创建图表的数据。,单击“插入”选项卡在弹出的“图表”功能区中选择一类图表类型，简单的图表就创建完成了。接下来我们来介绍几种复杂图表的制作方法。,4.4,图表,制作,【例,4-1,】在“组合图表”工作表中，根据两种服装的销售情况创建一张图表，生成羊毛衫和衬衫两种服装的对比情况，羊毛衫使用簇状柱形图，衬衫选用带标记的折线图，最终效果,如,下,图所,示。,4.4.1,组合图表的,制作,【例,4-2,】在“,2013,年图书销售分析”工作表中,N4,：,N11,单元格中，插入用于统计销售趋势的迷你折线图，各单元格中迷你图的数据范围为所对应图书的,1,月,12,月销售数据，并为各迷你折线图标记销量的最高点和最低点。,4.4.2,迷你图的,使用,【例,4-3,】许多商务报告都有对市场规模的分析和预测，在表达这类数据时，通常还会使用同比增长和环比增长来呈现其变化情况。对此，可以使用柱形图来呈现市场规模数据，而使用折线图来呈现同比增长或环比增长，,如,下,图所,示。,4.4.3,双轴坐标,图,【例,4-4,】请根据“,sheet1,”工作表中各地区的营业额统计表，制作双饼图。效果,如,下,图所,示。,4.4.4,创建双饼,图,【例,4-5,】在“交互式图表”工作表中已经输入,2015,年,3,月份良品铺子天府店的日销售额。在该数据的基础上，设计交互式图表，让用户可以通过选择“起始日期”和“结束日期”来显示在此期间的簇状柱形图,。,具体效果图,如,下,图所,示。,4.4.5,创建交互式,图表,本章主要介绍了各图表元素；讲解了如何在工作表中创建图表，并通过图表反映数据；描述了怎样对图表进行基本操作；分析了图表的类型等基础知识。并基于这些基础知识，着重讲解了简单组合图表的制作、迷你图的使用、双轴图、双饼图以及交互式图表的一般制作思路以及其常用的制图要素。,图表是,Excel,中最常用的对象之一，是工作表数据的图形表示方法。图表与表格相比，能更形象地反映出数据的对比关系，通过图表可以使数据更加形象化，而且当数据发生变化时，图表也会随之改变。,小结,谢谢！,15:20:11,Office,高级应用,第,5,章,E,xcel,数据管理和分析,小李大学毕业,，他,在,实习,中,遇到了很多需要进行统计的工作,。,小李经过分析,，,发现需要用到,Excel,中的数据管理和分析中的相应工具和,技巧,。,他,对,之前学习的知识进行了,总结,，最终解决了问题。,项目描述,目录,5,.1,通过条件格式分析数据,1,5,.2,数据排序后进行有效判断分析,2,5,.4,数据的分类汇总,4,5,.3,筛选数据,3,3,5,.5,通过数据透视表和数据透视图分析数据,5,5.1,通过条件格式分析数据,5.1.1,添加条件格式,1,5.1.2,使用图标集显示突出显示单元,格,2,5.1.4,管理条件格式,4,5.1.3,自定义条件格式规则,3,3,5.1.5,清除条件格式,5,5.1.6,实例练习,分析手机销量,6,1,添加条件格式,突出显示满足特定条件的单元格记录，首先要明确自己的需求条件。,当条件明确后，应用到对应的单元格中。,说 明,实 例,【例,5-
展开阅读全文
浙ICP备2021020529号-1 | 浙B2-20240490 
