GLZD204--发货管理制度.doc

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发货管理制度
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GLZD204
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5-1

第一条 交运期限控制
1．凡遇下列情况之一者，物料管理应于一日前办妥“成品交运单”，并于一日内交 运。
(1)计划产品接获客户的“订货通知单”时的交货日期。
(2)内销、合作外销订制品，依客户需要的日期。
2．直接外销订制品缴库后，配合结关日期交运。
第二条 发货注意事项
1．物料管理科接到“订货通知单”时，经办人员应依产品规格及订货通知单编号顺序列档，内容不明确应及时反映业务部门确认。
2．因客户业务需要，收货人非订购客户或收货地点非其营业所在地的，依下列规定办理：
(1)经销商的订货、交货地点非其营业所在地，其“订货通知单”应经业务部主管核 签方可办理交运。
(2)收货人非订购客户应有订购客户出具的收货指定通知始可办理交运。
(3)物料管理科接获“订制(货)通知单”才能发货，但有指定交运日期的，依其指定 日期交运。
(4)订制品(计划品)在客户需要日期前缴库或“订货通知单”注明“不得提前交运” 的，物料管理科若因库位问题需提前交运时，应先联络业务人员转知客户同意，且收到业务 部门的出货通知后始得提前交运。若系紧急出货时，应由业务部主管通知物料管理科主管先 予交运，再补办出货通知手续。
(5)未经办理缴库手续的成品不得交运，若需紧急交运时需于交运同时办理缴库手续 。
(6)订制品交运前，物料管理科如接到业务部门的暂缓出货通知时，应立即 暂缓交运，等收到业务部门的出货通知后再办理交运。紧急时可由业务部门主管先以电话通 知物料管理科主管，但事后仍应立即补办手续。
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5-2

(7)“成品交运单”填立后，须于“订货通知单”上填注日期、“成品交运单”编号 及数量等以了解交运情况，若已交毕结案则依流水号顺序整理归档。
第三条 承运车辆调派与控制
1．物料管理科应指定人员负责承运车辆与发货人员的调派。
2．物料管理科应于每日下午4点以前备妥第二天应交运的“成品交运单”，并通知 承运公司调派车辆。
3．如承运车辆可能于营业时间外抵达客户交货地址者，成品交运前，物料管理科应 将预定抵达时间通知业务部门转告客户准备收货。
第四条 内销及直接外销的成品交运
1．成品交运时，物料管理科应依“订制(货)通知单”开立“成品交运单”，由业务 部门开立发票，客户联发票核对无误后寄交客户，存根联与开剩的发票于下月二日前汇送会计部门。
2．“订货通知单”上注明有预收款的，于开立“成品交运单”时，应于“预收款” 栏内注明预收款金额及发票号码，分批交运的，其收款以最后一批交运时为原则，但“订货 (制)通知单”内有特殊规定的，从其规定。
3．承运车辆入厂装载成品后，发货人及承运人应于“成品交运单”上签章，第一、 二联经送业务部核对后第一联业务部存，第二联会计核对入账，第三、四、五联交由承运商 于出货前核点无误后始得放行。经客户签收后第三联送交运客户，第四、五联交由承运商送 回物料管理科，把第四联送回业务依实际需要寄交指运客户，第五联承运商持回，据以申请 运费，第六联物料管理科自存。
第五条 客户自运
1．客户要求自运时，物料管理科应先联络业务部门确认。
2．成品装载后，承运人于“成品交运单”上签认，依第十二条规 定办理。

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5-3

第六条 直接外销的成品交运
1．物料管理科应于结关前将成品运抵指定的码头或货柜场以减少额外费用(如特验 费、监视费等)。
2．成品交运时，物料管理科应依“外销订货通知单”开立“成品交运单”一式六联 ，第四、五联，交由承运商送码头或货柜场的报关行签收后，第四联免送客户，仍存于物料 管理科，第五联经报关行签收后由承运人持回，据此申请费用。
3．外销发票正联送业务部门收存，存根联与开剩的发票则于下个月二日前汇总送会 计部门。
4．成品需于厂内装柜时应依下列规定办理：
(1)物料管理科应于接到业务部门领柜通知后，即联络货柜入厂装运。
(2)装柜时应依客户要求的装柜方式作业，装毕后货柜应以封条加封。
第七条 成品交运单的更正
“成品交运单”因交运内容更改或填单错误需更正时，依下列规定办理：
1．“内销交运单”的更正：
(1)尚未交运：开单人员应于原单错误处更正，并加盖更正章，如果难以更正，则 将原单各联加盖“本单作废”字样，重开“成品交运单”办理交运。作废的“成品交运单” 第一联留仓运科，其余各联依序装订成册送会计核对存档，另开错误的发票则加盖“作废” 章，存于原发票本。
(2)已交运：开单人员应立即开立“交运更正单(内销)”

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5-4

第一、二、三联送业务部核 对后，第一联业务部存，第二联送会计，第三联依实际需要转送交运客户，第四联寄指送客 户，第五、六联存于仓运科。
(3)如发票已送客户，因错误而需重开者，应将新开发票连同“ 交运更正单”第四联送业务部门转交客户，并需督促客户取回原开发票。
2．“外销成品交运单”的更正：
(1)尚未交运：比照本条第一款第一项的规定办理。
(2)已交运：经办人员应立即至交运的码头或货柜场办理“装箱单”等报关文件的更正，并立即开立“交运更正单”，其流程与发票的更正比 照第一款的规定办理。
(3)“交运更正单”不得作为出厂凭证。
第八条 “成品交运单”签收回联的审核及追责
1．审核：物料管理科收到“成品交运单”签收回联有下列情况者，应即附有关单据送业务部门转客户补签：
(1)未盖“收货章”。
(2)“收货章”模糊不清难以辨认，或非公司名称全衔。
(3)其他用途章(如公文专用章)充当“收货章”。
2．追责：物料管理科于每月10日前就上月份交运的签收回联尚未收回的，应立即追责，并依合同规定罚扣运费，同时应于月底前收集齐全，依序装订成册送会计．科 核对存查。
第九条 运费审核
1．物料管理科每月接获承运公司送回的“成品交运单”签收回联、“运费明细表’ ’及发票存根，应于5日内审核完毕，送回会计科整理付款。
2．物料管理科审核运费时，应检视开单出厂及客户签收等日期，是否有逾期送达或 违反合同规定，均依合同规定罚扣运费。
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5-5

3．若“成品交运单”签收回联有第十六条的签收异常者，除依规 定办理外，其运费亦应暂缓支付。
第十条 成品领用与发票逾月反应
1．物料管理科收到领用部门开立的“成品领用单”经审核无误后，依其请领数量发货。
2．业务部每月初时把上月已出货未开立发票的客户，订货(制)单、品
名规格、数量 、交运地点及原因与对策填立于“发票逾月未开立汇总表”一式二份，一份业务部存，一份 送会计科据以核对。

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