第十章办公室礼仪与应聘礼仪.pptx

第十章第十章 办公室礼仪与应聘礼仪2024/4/10 周三2办公室礼仪电话礼仪日常礼仪2024/4/10 周三3课前问题办公室电话响了，响几声去接合适？通完电话，谁先挂？找同事办事时，对方正在电脑上写邮件，该怎么办？年长的主任在接待一位年轻的客人，应该先奉茶给谁？2024/4/10 周三4电话礼仪打电话的准备工作打电话的礼仪接电话的礼仪接办公电话的技巧2024/4/10 周三5打电话的准备工作筛选电话物质准备拟就腹稿，排队等候：集中时间依次打出为领导打电话的准备:不要让尊者等候卑者左手拿听筒，右手拿笔。列出本次通话的要点想好开场白挺直脊背说话清场移开茶杯、花瓶、胶水之类的物品；电视、音响静音；管好动物、小孩（如果有）。2024/4/10 周三6打电话的礼仪（1）选择合适的时间通话时间通话时间v最佳时间：双方预先约定的时间；对方方便的时间最佳时间：双方预先约定的时间；对方方便的时间v不易通话时间：休息、进餐时间；对方通话高峰时间、业对方通话高峰时间、业务繁忙时间、生理厌倦时间务繁忙时间、生理厌倦时间 通话长度通话长度v宁短勿长宁短勿长，“三分钟原则三分钟原则”体谅对方体谅对方，注意受话人反应2024/4/10 周三7内容简练(简明扼要简明扼要：自我介绍、迅速说明来电目的J“Hello,this is Jenny White from IBM.May I please speak to Hello,this is Jenny White from IBM.May I please speak to Bob Wilson?”Bob Wilson?”(礼貌用语：三句话：“你好”、自报家门、“再见”(请人转达：态度和蔼、记住接话人(举止文明举止文明：J良好姿势、声音柔和L姿态不雅、制造噪音、用心不专2024/4/10 周三8打电话的礼仪（1）语言文明、尊重他人“喂，叫和砷接电话”“喂，纪晓岚在不在？”“你好，我是神州数码公司的郭为。麻烦您找张金隆院长”“拜托您的事情请您多费心，非常感谢。再见。”身临其境、表情自然情绪是可以从声音里听出的。2024/4/10 周三9打电话的礼仪（2）调整情绪，端正姿态音量适中、保持平稳想尽快结束通话，应礼貌地表达 例如：“对不起，有客人来了（要开会了/老总找我了），回头我再联系您。”主动打电话的一方可以主动结束电话2024/4/10 周三10接电话的礼仪接起电话铃响在3声之内接起，超过5声接应致歉。语言无论内线外线，使用标准办公语。如：“您好，湖滨饭店客房部”。态度 语调像面对朋友一样亲切、诚恳，高低长短适中 措辞礼貌，以祈使句、疑问句代替陈述句 机械、单调 询问 Whos calling?冷淡、枯燥、无味 May I tell so-and-so whos calling?亲切、自然、不失礼貌2024/4/10 周三11记录并引用对方的名字电话机旁准备好纸笔进行记录。“5WIH”训练自己的听辨能力 仔细倾听：“嗯”、“好”、“对”、“好的”、“知道了”完整认真地做好电话记录：完整、简洁、准确、保密 控制电话的技能v 领导不在或开会时如何接听电话v 同时接听两个电话v 代转电话v 应付无礼的电话：显示教养风度，维护公司形象v “挡驾”与过渡盘问v 慎用电话免提确认对重要事项、信息要重复一遍进行确认。2024/4/10 周三12规范正确的结束语Thank you very much for your calling(help).Mr John.Good bye.It s very nice to talk with you.2024/4/10 周三131拿起听筒“您好，平安保险理赔部”铃响3声之内接起。准备好记纸笔。音量适度。不同时和其他人讲话。隔离或关闭环境中的声音。2确认对方“哦，您是IBM售后部的李咏经理，您好！“必须对对方身份进行确认。同时给以适当的问候。3听取来电用意”对不起，王小丫刚出去了。您等一会再打来，好吗？“。仔细聆听，记录姓名、时间、地点、事由、数字、电话号等重要信息。谈话时不要和其他人讲话。4对话。对重要信息进行确认“我报一遍，您看对不对啊，明天晚上6点，在长城饭店贵宾厅“。确认时间、地点、对象和事由5结束语“好的，就这样，再见”。“不客气，谢谢您打电话来”。有明确的结束语6挂机等对方放下电话后再轻轻挂上。不要对方话音未落就挂机。电话接听六步曲2024/4/10 周三14接办公电话的10个tips1、咨询热线每次应答都保持一致的问候语、记录咨询问题、尽量按照标准答案回答。2、没有把握时不要直接将电话递给上司。3、不了解对方来电的意图、或者不了解对方提到的事情时，利用重复的方法，使同事和上司能适时提供判断的意见。4、接到抱怨、投诉、发脾气、骂人的电话，即使对方对己方有误会，也先听对方的怨言，然后再解释。5、不要带着坏情绪接电话。6、少说套话。商务电话控制在3-5分钟内。2024/4/10 周三15接办公电话的10个tips6、不自作主张泄漏被叫人的信息。7、转告正在接待客人的同事有电话时，最好不要口头转述，以免泄密。8、上司在外地出差，打电话联络时，发问时注意尽量让人能简短回答。9、不想让周围的人听见，可以说“这会不方便，等会儿我打给您”。10、不在办公室“煲电话粥”。2024/4/10 周三16办公室日常礼仪（1）:环境整洁安静环保 2024/4/10 周三17办公室日常礼仪（2）：接待始终面带自然笑容迎接客户在向来客问好时，须站起身来无论是什么样的访客，都应抢先向对方问好鞠躬或问候是时应看着对方的眼睛对访客附上一句“让您久等了”为客人带路时应与其步调一致将会客室的房门完全敞开，以便让客人通过有多位访客时，应事先确认他们各自的职务养成进入会客室之前先敲门的习惯会客室内测的座位为上座，靠近入口的座位为下座2024/4/10 周三18小心地为访客上茶，勿将茶具放在文件上无论什么时候，都应先给客人上茶泡好喝的茶，茶水七分满即可上茶时机的选择非常重要抹布是上茶时的必需品在电梯中，应替访客操作即使在电梯中，也有上位与下位之分在走廊遇到客人，别忘了问好当与来宾擦肩而过时，应偏向走廊的右侧在楼梯相遇时，应在距离客人上下各3-4阶处向其问好在大门口送别时，应等到已经看不见客人之后再离去在电梯口送别时，应等到电梯开始下降后再离去迅速将会客室打扫干净，以迎接下一位客人2024/4/10 周三19办公室日常礼仪（3）：拜访即使是短时间的拜访，也必须事先联系家庭拜访应避开吃饭休息的时间取消拜访时，应打电话通知对方坐计程车，不能一直坐到对方的大门口大衣帽子等义务应在按门铃之前脱掉对讲机按一下就够了在大门口只做简单的寒暄即可脱下的鞋子应放在大门的角落里摆好离入口越近的沙发越是下座礼物应以双手拿起递给对方先吃点心再喝茶，口红印不要留在茶杯上大衣围巾等衣物，应在走到外面后再穿上2024/4/10 周三20办公室日常礼仪（4）：人际三要要尊重他人的空间 非礼勿进、非礼勿视、非礼勿动要有良好的沟通 适度的恭维、宽以待人、留有余地要遵守工作纪律 迟到、早退、缺勤要提前通告并致歉 三不要不在办公时间处理私人事务不打听、不传播别人的私事不谈论不雅的话题2024/4/10 周三21办公室日常礼仪（4）：人际被上司叫去时，应带上记事本自己不明白指示时，应当场向上司请教接受上司指派工作时，须确认完成期限除重病外，应由本人打电话请假约会迟到了却什么都不说，最要不得无论什么工作，完成后都应向上司报告将5W1H（何时、何地、谁、做什么、理由、怎么做）作为报告的纲要再亲密的同事，交谈时的措辞也应庄重在公司内的闲谈应适可而止2024/4/10 周三22现实版杜拉拉职场秘笈Case 1总裁何好德刚到DB立足未稳时，商务客户部A、B两部中A部的销售总监彼得章不服管，嫌总裁管得太细又不了解中国市场，而自己在DB服务了10年，老资格了，手上又抓着不少业务，何好德不敢拿他怎么样，因此明里暗里对着干。他以为自己功高压主，人家不敢动他。如果你是何好德，你会怎么做？如果你是彼得章，又会如何做？2024/4/10 周三23现实版杜拉拉职场秘笈Case 2北京办事处行政主管王蔷对自己的上司玫瑰不服，她曾经把和玫瑰的不同意见写成e-mail，汇报给玫瑰的上司、主管人力资源和行政的总监李斯特。王蔷怂恿拉拉说：“单我一个人提，李斯特可能会认为我有问题，也可能会认为玫瑰有问题，要是你和我一起提，都说玫瑰有问题，老板就会想，总不会所有的行政主管都有问题吧？”如果你是李斯特，你会怎么做？如果你是拉拉，又会怎么做？2024/4/10 周三24现实版杜拉拉职场秘笈Case 3公司迎接10周年庆典，重新装修办公室，拉拉负责协助玫瑰的工作，工期太紧，有很多事需要协调。玫瑰很多事情都交给了拉拉，如果你是拉拉，你会考虑哪些事情请示、哪些事情自己做决定，还是凡事请示为妥？为什么？销售部不配合搬家的工作，如果你是拉拉，会怎么做？2024/4/10 周三25现实版杜拉拉职场秘笈Case 4何好德和拉拉单独谈了一次，听取了她的思路。拉拉明白，何好德是嫌办事处开设太多太随便了，费用也高，所以眼下首先就要关闭那些生产力不高的。但是，本次项目并不限于此目的。海伦问拉拉，是弄个“关于关闭部分办事处的建议书”出来吗？如果你是拉拉，会怎么做？2024/4/10 周三26现实版杜拉拉职场秘笈Case 5销售部小李递交了升职申请，拉拉考察小李的工作情况，觉得合适，向何好德请示提升他为销售经理。如果你是何好德，你会怎么做？最后，来公司时间很短但表现出众的小王当上了销售经理，小李一直以为凭借在总监身边3年多的经历，这个职位非他莫属，如今却花落他家，自己成了小王的下属，心里很不服气。如果你是小王，你会怎么做？2024/4/10 周三27办公室日常礼仪（5）：茶礼品种选择 花茶、绿茶、乌龙茶、普洱茶、砖茶、奶茶、袋泡茶茶具选择 纸杯、瓷器、瓷杯、紫砂、陶具、搪瓷杯、玻璃杯上茶先宾后主、女士优先从客人座位右后侧上茶，杯把手朝外接茶者致谢、扣指礼喝茶不发声、不吸、不牛饮2024/4/10 周三28如何处理办公室困境？性骚扰正气叫停向上上级报告巧妙地获取证据对付客户的亲呢举动不留机会回避适度恐吓2024/4/10 周三29 “获得工作的不一定是最能胜任的人，却一定是最懂得求职之道者。”应聘礼仪一、求职准备二、求职电话三、面试礼仪四、面试应答2024/4/10 周三30求职礼仪进行职业规划了解用人单位的信息准备简历全面介绍，突出亮点斟酌字句，不写错字简明美观，印制精致求职电话注意时间：工作时间打，吃饭和午休时间不宜，下班前半小时不宜。先礼貌地确认对方单位，然后表明身份，提出要找人的姓名。不要罗嗦，语速不急不缓，语言顺畅。致谢，并说再见，轻轻挂机。2024/4/10 周三31面试礼仪（1）仪表搭配合理，色调和谐，平整干净。女士用淡妆，男士须修面。不要满身名牌。不要过于休闲、运动。注重细节：扣子、拉链、袜子没有脱线开裂。鞋子光亮。耳朵、脖子、指甲、头发干净。口腔、身体无异味。2024/4/10 周三32面试礼仪（2）做好功课了解企业用人信息准备好常见问题的答案社会知识、专业知识、反应灵敏、沟通能力情商、人格成熟度、抱负。放好可能要用的补充材料，不要到时候乱翻手提包。调整心态顺其自然，不要志在必得，也不要无端紧张。前面问题没有回答好，迅速调整，减少影响。不受其他人影响。2024/4/10 周三33面试时常问到的问题面试的阶段：准备引入正题结束让应聘者放松、进入情景的问题（名字不错啊/哪里人/家庭情况/爱好，）以往工作的问题（介绍以前的公司和工作/离职原因/工作较长时间的原因/碰到的问题，）个性方面的问题（优点/缺点，）职业选择的问题（为什么选择这个行业、公司/有没有投其它公司，）2024/4/10 周三34面试时常问到的问题从事应聘职位资格的问题（做sales、HR应具备的条件/是否适合/相关经历，）应聘职位“缺陷”的问题（加班/出差/琐碎/伦理问题：如会计做假账，）未来规划的问题（有没有职业规划/有没有打算过创业，）期望值的问题（对工资的要求/有什么问题要问，）应届毕业生经常碰到的问题（大学生活的收获/课程/“面经”/理想的工作/读研，）2024/4/10 周三35面试礼仪（3）进退有礼进门时，先敲门两下，等对方回答“请进”后才能进入，行点头礼或鞠躬礼。先自我介绍对方说请坐时，道谢后坐下；对方没有说，可以问：“我可以坐下说吗？”坐姿端正，两手轻放双膝上，不要抱胸、翘二郎腿。察言观色，如果对方已经表露出不想再听这个问题时，应立即结束。面谈结束，先行礼（点头礼或握手），后退几步，再转身，走出考场时，再次在门前行礼才出去。2024/4/10 周三36面试礼仪（4）从容应答目视对方，适时点头、应答。静心聆听，少插嘴、不反问。围绕主题、重点突出。讲优点要自信，讲缺点要坦诚。不急躁、不争辩。适当幽默。礼貌用语。2024/4/10 周三37面试礼仪(5)不要迟到，也不要提前太多。不要带陪伴。等待中不要走来走去、左顾右盼。不要窥视对方的文件、资料、记录。不要携带过多物品，但简历一定要带。不抽烟、不嚼口香糖。关闭手机铃声。2024/4/10 周三38面试后礼仪感谢对方提供机会、感谢主考官花费时间。感谢函应当比电话询问早34天寄出。电话询问结果，如果对方尚未决定，可以说“对不起，打扰了。请问什么时间可以再给您打电话？”感谢被你拒绝的公司。2024/4/10 周三39面试对答tips技巧一：自我介绍不超2分钟 技巧二：强调温馨和睦的家庭氛围技巧三：用乐群性爱好点缀形象 技巧四：座右铭与应聘行业相关 技巧五：调侃与工作“无关紧要”的缺点技巧六：尽量回避待遇问题技巧七：回避回答对上级具体的希望 技巧八：用提问来表达自己的工作愿望2024/4/10 周三40轻松一下：最刁钻古怪的面试题“在数字1-1,000中，如果每猜一次，都告诉你是高了、还是低了。要猜中一个数字，至少要猜多少次？”Facebook“用1-10分制来打分，你认为你的古怪程度是几分？”CapitalOne“用两分钟时间解释一下量子电动力学，现在开始。”Intel“这个房间能装下几个气球？”PricewaterhouseCoopers“假如你被缩小到一支铅笔大小，并被放入一个搅拌机里，你怎么跑出来？”GoldmanSachs“有一束花。除两朵外都是玫瑰，除两朵外都是菊花，除两朵外都是郁金香。一共有几朵花？”EpicSystems“武术的基本原理是什么？”Aflac“给我讲讲，过去十年美国都发生了些什么？”BostonConsulting“如果你能成为超级英雄，你想当哪个超级英雄？”AT&T“不用秤，怎么为一头大象称重？”IBM“如果有5,623人参加锦标赛，需要比多少场才能决出获胜者？”Amazon“上海有多少块砖？只考虑住宅。”DeloitteConsulting“有5瓶药，一瓶装有9克药，其余都装有10克药。只使用一次天平，如何找出盛有9克药的那一瓶？”eBay“假如乒乓运动已经过时，你如何销售乒乓球？列出多种方式，然后选择其中一种，详细说明。”Microsoft“纽约市有多少部智能手机？”Google“你现在管理着20个人。将他们组织起来，找出你所在地区去年卖出了多少辆自行车。”Schlumberger“你说为什么年收入超过12.5万美元的人只占人口很低比例？NewYorkLife“有三个箱子，一个装的全是苹果，一个装的全是桔子，还有一个装的是苹果和桔子。箱子的标签都贴错了，没有一个标签能正确指示箱子里装的是什么。只打开其中一个箱子，不往里看，然后拿出一个水果。看过这个水果后，你怎么能立即给这些箱子正确地贴上标签？”Apple“一架747飞机内可以装多少个直径一英寸的滚珠轴承？”SAIC2024/4/10 周三41面试案例（1）人物：许同学（女）背景：英文专业毕业，面试一家英国公司的文秘。表现：设计了非常精致的妆容，相当合体的名牌套装，漂亮的身材与脸蛋无可挑剔。2024/4/10 周三42面试案例（2）人物：杜同学（女）背景：中文专业毕业，非常想进广告业 表现：参加过一个广告公司的面试，应聘职位为广告文案，但笔试分数相当低。面试时穿着一件印着明星头像的圆领衫，头发上扎着五颜六色的头花。2024/4/10 周三43面试案例（3）人物：汪同学（男）背景：机械专业毕业，面试一家报社的编辑表现：从面试开始就不停地向主考官发问，从公司的经营理念到赢利点等，自始至始让主考官都没时间发问。