如何有效做好会议通知会议准备培训.pptx

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,二级,三级,四级,五级,如何有效做好会议通知,会议记录,商务办公做好会议记录通知,汇报人：XXXX 汇报时间：,20XX,行政办公文秘,人力资源管理,每天都在接受或者发送通知，如何有效的做好会议通知呢？,模拟测试：总经理要秘书安排会议,总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，想要的结果是什么呢？下面是一至九段秘书的不同做法。,一段秘书的做法：发通知,用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议,二段秘书的做法：抓落实,发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。,三段秘书的做法：重检查,发通知，落实到人后，第二天在会前,30,分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。,四段秘书的做法：勤准备,发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。,五段秘书的做法：细准备,发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。,六段秘书的做法：做记录,发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。,七段秘书的做法：发记录,会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。,八段秘书的做法：定责任,将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。,九段秘书的做法：做流程,把上述过程帮成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大变化。,你会怎么通知呢,周一的时候，假设通知所有学生会,/,团支书周四下午三点半开关于奖优大会,/,关于入党积极分子填写考察表的会议,怎么通知？,1,、联系场地，确定场地，用不用简单布置一下，比如黑板,提醒参与人员准备相关资料,2,、时间周几（严谨）,提前量,各班级团支书大家早上好，通知时间地点人物会议性质，提醒大家作好记录，相互转告,3,、,QQ,还是微信，通知，最后要怎么样？,收到回复的（对你的通知群体要有回馈的）,你是受通知者，要：收到，谢谢,/,好的，谢谢,4,、一段时间后，没有回复的，要怎么样？,打电话确定,5,、,QQ,群发通知（快、针对性）,如果群里人很多，怎么办？,提醒收到的人，在回复的同时要复制会议的通知,6,、周四开会，周一发的通知,7,、联系会议主讲人，做好会议前的准备工作：电脑，,ppt,，麦克等,8,、提前,20,分钟进入会场，组织有序（签到表）,也可以向各部门负责人要出场的名单。,9,、讲解会议要求，介绍主讲人（或者主持人）,10,、做好宣传，照片，微博，贴吧，新闻的撰写,11,、与主讲人沟通，是否能把课件复制到群里，更方便的让大家直观的了解会议内容，把会议纪要一并发到群里，包括会议内容、主旨、会议决议、会议精神，如果有必要，组织听会者书写心得或者制定计划,12,、对会议提出的任务进行分工、跟进，做好回访，对于会议不明白进行解答。,如何有效做好会议通知,会议记录,商务办公做好会议记录通知,汇报人：XXXX 汇报时间：,20XX,