公司会议服务合同书(2025版).docx

编号：__________

公司会议服务合同书(2025版)

甲方：___________________
乙方：___________________
签订日期：_____年_____月_____日

公司会议服务合同书(2025版)
合同目录
第一章：合同主体
1.1甲方主体信息
1.2乙方主体信息
第二章：会议服务内容
2.1会议主题
2.2会议时间
2.3会议地点
2.4参会人员
2.5会议议程安排
2.6会议设施与设备
第三章：乙方服务义务
3.1会议组织与协调
3.2会议场地布置与设施提供
3.3会议接待与参会人员服务
3.4会议资料准备与分发
3.5会议现场安保与应急预案
第四章：甲方权利与义务
4.1提供会议主题与议程
4.2按时提供参会人员名单
4.3遵守会议纪律与规定
4.4支付会议服务费用
第五章：会议费用与支付
5.1会议服务费用构成
5.2费用支付方式与时间
5.3费用支付凭证
第六章：违约责任
6.1甲方违约责任
6.2乙方违约责任
第七章：争议解决
7.1争议解决方式
7.2争议解决时效
第八章：合同的生效、变更与解除
8.1合同生效条件
8.2合同变更条件
8.3合同解除条件
第九章：保密条款
9.1保密内容
9.2保密期限
9.3违约泄露保密信息的责任
第十章：知识产权保护
10.1知识产权归属
10.2知识产权保护措施
第十一章：附则
11.1合同的保管
11.2合同的修订
11.3合同的解除与终止
第十二章：合同附件
12.1会议服务方案
12.2会议设施与设备清单
12.3会议费用预算表
第十三章：其他约定
13.1甲方与乙方之间的其他约定
13.2会议期间的特殊要求与安排
第十四章：合同签署
14.1甲方代表签字
14.2乙方代表签字
14.3合同签署日期
合同编号_________
第一章：合同主体
1.1甲方主体信息
甲方全称：_________
甲方地址：_________
甲方联系人：_________
联系电话：_________
电子邮箱：_________
1.2乙方主体信息
乙方全称：_________
乙方地址：_________
乙方联系人：_________
联系电话：_________
电子邮箱：_________
第二章：会议服务内容
2.1会议主题
会议主题：_________
2.2会议时间
会议开始时间：_________
会议结束时间：_________
2.3会议地点
会议地点：_________
2.4参会人员
参会人员包括但不限于：_________
2.5会议议程安排
会议议程安排：_________
2.6会议设施与设备
会议设施与设备包括但不限于：_________
第三章：乙方服务义务
3.1会议组织与协调
乙方负责会议的组织与协调工作，确保会议的顺利进行。
3.2会议场地布置与设施提供
乙方负责会议场地的布置并提供所需的设施与设备。
3.3会议接待与参会人员服务
乙方负责会议的接待工作，包括接待参会人员并提供必要的服务。
3.4会议资料准备与分发
乙方负责会议资料的准备与分发工作，确保参会人员能够及时获得相关资料。
3.5会议现场安保与应急预案
乙方负责会议现场的安全保障工作，并制定应急预案以应对突发情况。
第四章：甲方权利与义务
4.1提供会议主题与议程
甲方应向乙方提供明确的会议主题与议程，以便乙方进行会议准备工作。
4.2按时提供参会人员名单
甲方应按时向乙方提供参会人员名单，以便乙方进行会议接待与资料准备。
4.3遵守会议纪律与规定
甲方应遵守会议纪律与规定，确保会议的顺利进行。
4.4支付会议服务费用
甲方应按照合同约定支付乙方的会议服务费用。
第五章：会议费用与支付
5.1会议服务费用构成
会议服务费用包括但不限于：_________
5.2费用支付方式与时间
费用支付方式：_________
费用支付时间：_________
5.3费用支付凭证
乙方提供费用支付凭证，以证明甲方已支付会议服务费用。
第六章：违约责任
6.1甲方违约责任
甲方如违反合同约定，应承担相应的违约责任，包括但不限于支付违约金、赔偿乙方损失等。
6.2乙方违约责任
乙方如违反合同约定，应承担相应的违约责任，包括但不限于支付违约金、赔偿甲方损失等。
第七章：争议解决
7.1争议解决方式
如合同执行过程中发生争议，双方应通过友好协商解决；如协商不成，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。
7.2争议解决时效
双方应在争议发生之日起_________内解决争议，否则对方有权采取法律手段解决。
第八章：合同的生效、变更与解除
8.1合同生效条件
本合同自双方签字盖章之日起生效。
8.2合同变更条件
合同的变更需经双方协商一致，并以书面形式作出。
8.3合同解除条件
合同的解除需符合合同约定或法律规定的解除条件，并经双方协商一致。
第九章：保密条款
9.1保密内容
双方在合同执行过程中获取的对方商业秘密、技术秘密、市场信息等。
9.2保密期限
保密期限自合同生效之日起算，至合同终止或解除之日止。
9.3违约泄露保密信息的责任
泄露保密信息的一方应承担违约责任，赔偿对方因此遭受的损失。
第十章：知识产权保护
10.1知识产权归属
双方确认，合同执行过程中产生的知识产权归甲方所有。
10.2知识产权保护措施
乙方应协助甲方保护其知识产权，不得侵犯第三方的知识产权。
第十一章：附则
11.1合同的保管
双方各执一份合同正本，电子文档副本通过电子邮箱发送。
11.2合同的修订
合同的修订需经双方协商一致，并以书面形式作出。
11.3合同的解除与终止
合同的解除与终止按照第八章的约定执行。
第十二章：合同附件
12.1会议服务方案
详细描述会议服务的内容、流程、标准等。
12.2会议设施与设备清单
列明会议所需的设施与设备，包括数量、型号、功能等。
12.3会议费用预算表
详细列出会议费用的各项构成，包括单价、总价等。
第十三章：其他约定
13.1甲方与乙方之间的其他约定
双方在合同执行过程中达成的其他协议，以书面形式附加。
13.2会议期间的特殊要求与安排
甲方提出的会议期间的特殊要求与安排，乙方应尽力满足。
第十四章：合同签署
14.1甲方代表签字
甲方代表签字：_________
14.2乙方代表签字
乙方代表签字：_________
14.3合同签署日期
合同签署日期：_________
多方为主导时的，附件条款及说明
一、当甲方为主导时，增加的多项条款及说明
1. 甲方额外要求
甲方有权根据会议的实际情况，提出额外的服务要求。乙方应在收到甲方要求后的3个工作日内，提出可行性方案及报价，经甲方确认后，按确认方案执行。
2. 甲方指定供应商
甲方有权指定会议用品、设备、餐饮等服务的供应商。乙方应协助甲方与指定供应商沟通，确保会议服务的顺利进行。
3. 甲方特殊待遇
甲方指定的参会人员享有特殊待遇，包括但不限于VIP接待、住宿安排、交通服务等。乙方应确保甲方指定的参会人员得到妥善安排和优质服务。
4. 甲方临时取消
如甲方因特殊原因临时取消会议，应提前通知乙方。甲方应承担因此给乙方造成的合理损失。
5. 甲方变更会议日期
甲方有权根据实际情况变更会议日期。乙方应在收到变更通知后的5个工作日内，提出新的会议安排方案，经甲方确认后，按确认方案执行。
6. 甲方提前终止合同
甲方有权在合同履行期间提前终止合同。提前终止合同的，甲方应支付乙方因此产生的合理费用，并支付违约金。
二、当乙方为主导时，增加的多项条款及说明
1. 乙方额外服务
乙方有权根据会议的实际情况，提供额外的服务项目。甲方应在收到乙方报价后的3个工作日内，予以确认。
2. 乙方推荐供应商
乙方有权向甲方推荐会议用品、设备、餐饮等服务的供应商。甲方应考虑乙方的推荐，并在收到推荐后的3个工作日内，予以确认。
3. 乙方协助甲方
乙方应协助甲方办理会议相关的行政手续，包括但不限于场地预订、设备调试、住宿安排等。
4. 乙方保密义务
乙方应对会议期间获取的甲方商业秘密、技术秘密等予以保密，未经甲方许可，不得泄露给第三方。
5. 乙方临时增员
如乙方因会议需要临时增加服务人员，甲方应予以同意。增加的服务人员费用，按乙方报价另行支付。
6. 乙方违约处理
如乙方未按合同约定提供服务，甲方有权要求乙方在规定时间内纠正，并承担因此给甲方造成的损失。如乙方逾期未纠正，甲方有权解除合同，并要求乙方支付违约金。
三、当有第三方中介时，增加的多项条款及说明
1. 第三方中介职责
第三方中介负责协调甲方、乙方之间的关系，确保会议服务的顺利进行。中介方应公正、中立地处理双方的争议。
2. 第三方中介费用
中介方的费用由甲方支付。中介方应在收到费用后的3个工作日内，提供服务。
3. 第三方中介违约处理
如中介方未按约定提供服务，甲方有权要求中介方在规定时间内纠正，并承担因此给甲方造成的损失。如中介方逾期未纠正，甲方有权解除与中介方的合同，并要求中介方支付违约金。
4. 第三方中介保密义务
中介方应对会议期间获取的甲方、乙方商业秘密、技术秘密等予以保密，未经甲方、乙方许可，不得泄露给第三方。
5. 第三方中介协助甲方、乙方
中介方应协助甲方、乙方办理会议相关的行政手续，包括但不限于场地预订、设备调试、住宿安排等。
6. 第三方中介权益保障
中介方的权益受法律保护。甲方、乙方应尊重中介方的合法权益，不得擅自变更中介服务内容或解除合同。如甲方、乙方违约，中介方有权要求甲方、乙方承担违约责任。
附件及其他补充说明
一、附件列表：
1. 会议服务方案详细描述会议服务的内容、流程、标准等。
2. 会议设施与设备清单列明会议所需的设施与设备，包括数量、型号、功能等。
3. 会议费用预算表详细列出会议费用的各项构成，包括单价、总价等。
4. 参会人员名单列出参会人员的基本信息，包括姓名、职务、联系方式等。
5. 会议议程安排详细描述会议的日程安排，包括每个环节的时间、地点、主题等。
6. 特殊要求与安排列出甲方提出的会议期间的特殊要求与安排，包括但不限于VIP接待、住宿安排、交通服务等。
7. 知识产权归属确认文件确认合同执行过程中产生的知识产权归属问题。
8. 保密协议详细描述双方在合同执行过程中的保密义务，包括保密内容、保密期限、违约泄露的责任等。
9. 第三方中介服务协议详细描述中介方的服务内容、费用、违约责任等。
二、违约行为及认定：
1. 甲方违约行为
未按约定提供参会人员名单
未按时支付会议服务费用
未遵守会议纪律与规定
提前终止合同或变更会议日期未按要求通知乙方
2. 乙方违约行为
未按约定提供会议服务
未按时提供会议设施与设备
未协助甲方办理会议相关的行政手续
未履行保密义务
3. 第三方中介违约行为
未按约定提供中介服务
泄露甲方、乙方商业秘密、技术秘密等
未协助甲方、乙方办理会议相关的行政手续
三、法律名词及解释：
1. 违约金：违约方按照合同约定向守约方支付的赔偿金。
2. 知识产权：权利人对其所创作的智力成果依法享有的专有权利。
3. 保密义务：合同双方对合同执行过程中获取的对方商业秘密、技术秘密等予以保密的义务。
4. 合同解除：合同双方或单方依法终止合同效力的行为。
5. 违约责任：违约方因违约行为而应承担的民事责任。
四、执行中遇到的问题及解决办法：
1. 会议时间冲突：提前沟通，协调时间，避免冲突。
2. 会议设施与设备不足：及时与乙方沟通，增加设备或调整方案。
3. 参会人员变动：及时更新参会人员名单，确保服务顺利进行。
4. 费用争议：查阅费用预算表，核对项目与金额，协商解决。
5. 保密泄露：加强保密意识，签订保密协议，违约泄露追究责任。
五、所有应用场景：
1. 企业内部会议：公司战略规划、部门协调、员工培训等。
2. 商业洽谈会议：合作伙伴交流、项目签约、市场推广等。
3. 学术研讨会：学术交流、研究成果发布、合作探讨等。
4. 培训讲座：专业技能培训、主题讲座、研讨会等。
5. 庆典活动：公司年会、节日庆典、开业庆典等。