Access表.pptx

二,数据库的创建与使用,学 习 目 标,在,Access,中，数据库是一个容器，存储数据库应用系统中的任何对象，也就是说，构成数据库应用系统的对象都存储在数据库中。,Access,2013,数据库,是一个独立的数据库文件，扩展名为,accdb,。在,Access,数据库中，可以包含,6,种数据库对象,。,1 Access,数据库概述,数据库,(Database),就是数据存储的位置，是针对特定的需求所整理与组织出的相关信息的汇集处。例如，病人的病历数据，网上订票的订单数据，银行的帐户交易记录等。在学习创建,Access,数据库之前，首先来了解一下,Access,数据库结构和,Access,数据库文件,。,1.1 Access,数据库结构,Access,是关系型数据库。在,Access,数据库中，任何事物都可以称之为对象，也就是说，,Access,数据库由各种对象组成，包括表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块,7,种对象。其中，可以利用表对象存储信息，利用查询对象搜索信息，利用窗体查看信息，利用报表对象打印信息，利用页对象显示数据访问页信息，利用宏对象完成自动化工作，利用模块实现复杂功能。,此外，数据库也记录了字段和记录的验证规则、各个字段的标题和说明、各个字段的默认值、各个表的索引、各个关联表间的关联性、数据参考完整性等。,Access,数据库具备存储、组织和管理各项相关信息的功能。,1.2 Access,数据库文件,由于,Access,数据库与传统的数据库概念有所不同，它采用特有的全环绕数据库文件结构组成数据库文件，因此，它可以以一个单独的数据库文件存储一个数据库应用系统中包含的所有对象。基于,Access,数据库文件的这一特点，创建一个,Access,数据库应用系统的过程就是创建一个,Access,数据库文件，并在其中设置和创建各种对象的过程。,实际上，对于,Access,数据库管理系统来说，数据库是一级容器对象，其他对象均置于该容器对象之中，因此，数据库是其他对象的基础，即其他对象必须建立在数据库中，或者说，其他对象包含于特定的数据库中。,2,创建数据库,Access,提供了两种建立数据库的方法：一种是使用模板创建数据库，一种是创建空白数据库,。,另外,，,Access,提供,了两类数据库的创建，即,Web,数据库和传统,数据库。,2.3,转换数据库,Access,具有不同的版本，可以将使用,Microsoft Office Access 2003,、,Access 2002,、,Access 2000,或,Access 97,创建的数据库转换成,Access,2007-2013,文件,格式（,.accdb,）。,此文件格式支持新的功能，如多值字段和附件。,这种新型文件,格式（,.accdb,）的,数据库不能用早期版本的,Access,打开，也不能与其链接，而且此新型格式不再支持复制或用户级安全性。如果需要在早期版本的,Access,中使用新型文件格式的数据库，或者需要使用复制或用户级安全性，则必须将其转换为早期版本的文件格式。,3,操作数据库和数据库对象,创建了数据库之后，要使用数据库时就需要打开创建好的数据库；可以在数据库中创建数据库对象、修改已有对象等操作；当数据库不用时要关闭数据库。这些都是数据库的基本操作,。,3.1,打开数据库,打开数据库是数据库操作中最基本、最简单的操作,(1),启动,Access,2013,，,单击功能区的,【,文件,】,选项卡，选择,【,打开,】,命令，打开,【,打开,】,对话框。,(2),在该对话框中选择需要打开的数据库文件，接着单击,【,打开,】,按钮旁的三角符号按钮，弹出一个下拉菜单，从中选择数据库的打开方式。,3.2,数据库对象的组织,Access,提供了导航窗格对数据库对象进行组织和管理。利用导航窗格可以对,Access,中的表、查询、窗体、报表、宏和模块等对象进行管理。,在导航窗格中，可以采用多种方式对数据库对象进行组织，以便高效地管理数据库对象。这些组织方式包括对象类型、表和相关视图、创建日期、修改日期、按组筛选、按对象类别以及自定义。,3.3,操作数据库对象,打开数据库之后，就可以创建、修改和删除数据库中的对象，对数据库对象的操作包括创建、打开、复制、删除、修改、关闭等,。,3.4,保存数据库,对数据库做了修改以后，需要及时的保持数据库，才能永远保存所做的修改操作。,保存数据库的具体操作步骤如下：,单击,【,文件,】,选项卡，选择,【,保存,】,命令，即可保存对当前数据库的修改。,选择,【,数据库另存为,】,命令，可更改数据库的保存位置和文件名，使用该命令是，,Access,会弹出提示框，提示用户在保存数据库前必须关闭所有打开的对象，单击,【,是,】,按钮即可。,在,打开的,【,另存为,】,对话框中，选择文件的保存位置，然后在,【,文件名,】,文本框中输入文件名称，单击,【,保存,】,按钮即可。,3.5,关闭数据库,当不再需要使用数据库时，可以将数据库关闭。关闭数据库的具体操作步骤如下：,单击,窗口右上角的关闭按钮，即可关闭数据库。,单击,【,文件,】,选项卡，选择,【,关闭数据库,】,命令，也可关闭数据库。,3.4,上机练习,本章的上机练习将复制表对象，并介绍,【,粘贴表方式,】,的几种粘贴选项。,(1),在,【,导航窗格,】,中，按,【,对象类型,】,方式组织数据库对象。,(2),选择,【,联系人,】,表并右击，从弹出的快捷菜单中选择,【,复制,】,命令。,(3),在,【,导航窗格,】,的空白处，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择,【,粘贴,】,命令，将弹出,【,粘贴表方式,】,对话框。,仅结构：只粘贴表的结构，而不复制源表中的数据。,结构和数据：按表的结构建立新表，并把源表的数据粘贴到新表中,将数据添加到已有表：在,【,表名称,】,文本框中输入需要追加数据的表名称，该表必须是已经存在的，然后将源表中的数据，追加到该表中。,3.5,习题,1.Access,2013,数据库,文件的扩展名是什么？,2.Access,数据库由哪几种对象组成,3.,利用模板建立一个“学生”数据库。,4.,练习操作数据库的打开、保存和关闭操作。,5.,请列举几种常见的数据库操作。,三,表的创建与使用,学 习 目 标,表是,Access,数据库中最基本的对象。所有的数据都存在表中，其他所有对象都是基于表而建立的。在数据库中，其他对象对数据库的任何数据操作都是针对表进行的,。将,介绍创建,Access,表的几种方法，表中字段的数据类型、属性的设置，如何修改表的结构，以及如何建立表之间的关系,。,1,数据表的相关知识,数据表是数据库的核心和基础，它保存着数据库中的所有数据信息。报表、查询和窗体都从表中获得信息，以实现用户某一特定的需要，例如查找、计算统计、打印和编辑修改等,。,1.1,数据表相关概念,字段,：二维表中的一列称为数据表的一个字段，它描述数据的一类特征,记录,：二维表中的一行称为数据表的一条记录，每条记录都对应一个实体，它由若干个字段组成,。雇员表中,的一条记录由,【,雇员,ID】,、,【,名字,】,、,【,姓氏,】,、,【,头衔,】,等字段组成，描述了每个雇员的属性信息,。同,一个表中的每条记录都具有相同的字段定义。,值,：表中记录的具体数据信息，它一般有一定的取值范围。如,“小萌”,是,【,名字,】,的一个值。,主关键字,：又称为主键，在,Access,数据库中，每个表包含一个主关键字，它可以由一个或多个字段组成，它,(,们,),的值可以唯一标识表中的一条记录。,外键,：引用其他表中的主键的字段，用于说明表与表之间的关系,。,1.2,表,之间的关系,一对一关系,：,A,表的任何一条记录最多仅对应,B,表的一条记录，同时,B,表的任何一条记录也只对应,A,表的一条记录，一般记为“,1:1”,。如一个班级只有一个班长，而一个班长只能来自于一个班级,。,一对多关系,：一对多关系是关系型数据库中最常见的关系。若,A,表的任何一条记录对应,B,表的多条记录，而,B,表的任何一条记录最多只能对应,A,表的一个记录，那么,A,表对,B,表就是一对多关系，一般记为“,1:n”,。如一个班级可以有多个学生，但一个学生只属于一个班级。,多对多关系,：在多对多关系中，,A,表的一条记录可以对应,B,表的多条记录，而同时,B,表的一条记录也可以对应,A,表的多条记录，一般记为“,m:n”,。如一个学生可以有多个老师，一个老师可以带多个学生。多对多关系总是被分解成一对多关系处理。一般会创建一个中间表，这个表里包含了两个多方表的主键，可以将这两个字段组合起来成为中介表的主键,1.3,表的结构,在创建表时，必须先建立表的结构，表的结构是指表的框架，主要包括表名和字段属性。,表名是该表存储在磁盘上的唯一标识，也可以理解为是用户访问数据的唯一标识。,字段属性即表的组织形式，它包括表中字段的个数，每个字段的名称、数据类型、字段大小、格式、输入掩码、有效性规则等。,一个数据库可以包含一个或多个表。表由行和列组成，每一列就是一个字段，对应着一个列标题；所有列组成一行，每一行就是一条数据记录。,1.4,数据类型,在表中同一列数据必须具有相同的数据特征，称为字段的数据类型。不同数据类型的字段用来表达不同的信息。在设计表时，必须首先定义表中字段的数据类型。,数据的类型决定了数据的存储方式和使用方式。,Access,的数据类型有,12,种，,包括,短文本,、,长文本,、,数字,、,日期,/,时间,、,货币,、,自动编号,、,是,/,否,、,OLE,对象,、,超链接,、,附件,、,计算,和查阅向导类型。,1.5,字段属性,确定了字段的数据类型后，还应该设置字段的属性，才能更准确地确定数据在表中的存储。不同的数据类型有不同的属性。,字段大小用于限定文本字段所能存储的字符长度和数字型数据的类型。,文本型字段的大小属性是指文本型字段能够保存的文本长度。文本型数据的大小范围为,0255,个字节，默认值是,255,。,数字型字段的大小属性限定了数字型数据的,种类。,2,创建,Access,数据表,掌握了数据表的基础和结构后，就可以开始创建表了，即在,Access,中构造表中的字段、定义字段的数据类型、设置字段的属性。表的创建是对数据库进行操作或录入数据的必要步骤。在,Access,中创建表分为创建新的数据库和在现有的数据库中创建表两种情况。在创建新数据库时，系统自动创建一个新,表,2.1,使用数据表视图创建表,使用数据表视图创建表很方便,，创建,空白,数据库时,，系统在该数据库下自动创建了一个新表，弹出该表的数据表视图,，可以,在此视图上，根据需要定义表的字段。,2.2,使用设计视图创建表,使用数据表视图创建数据表，虽然方便直观，但也有一定的局限性。另一种较常用的方法是使用设计视图创建表。在使用设计视图创建表时可以根据用户的需要，自行设计字段并对字段的属性进行定义,2.3,使用模板创建表,对于一些常用的应用，如创建,【,联系人,】,、,【,任务,】,或,【,事件,】,等相关主题的数据表和窗体等对象，可以使用,Access,2013,自,带的模板。使用模板创建表的好处是方便快捷。,2.4,通过导入或链接创建表,数据共享是加快信息流通、提高工作效率的要求。,Access,提供的导入和导出功能就是用来实现数据共享的工具。,在,Access,中可以通过导入存储在其他位置的信息来创建表。例如，可以导入,Excel,工作表、,ODBC,数据库、其他,Access,数据库、文本文件、,XML,文件以及其他类型文件。通过导入其他位置存储的数据信息来创建表，可以减少录入表数据的时间。,2.5,创建查阅字段列,在向表中输入数据时，经常出现输入的数据是一个数据集合中的某个值的情况。例如，,【,性别,】,字段一定是“男”、“女”中的一个元素的值。对于输入这类数据的字段列，最简单的方法是把该字段列设置为,【,查阅向导,】,数据类型。严格地说，,【,查阅向导,】,不是一种新的数据类型，它是一种建立在某个数据集合中选择数据值的关系。,当完成字段的查询设置值后，在这个字段输入数据时就可以不用手工输入，而是从一个列表中选择数据，这样既加快了数据输入的速度，又保证了数据输入的正确性。,查阅字段数据的来源有两种：来自表、查询中的数值和来自创建值列表的数值。,3,表的相关操作,在创建数据库和表时，可能由于种种原因，使表的结构设计不合适，有些内容不能满足实际需要，或者由于需求发生了变化，需要对原有的表结构进行修改，需要增加或删除一些内容，这样表结构和表内容都会发生变化,。,3.1,打开和关闭表,在,Access,中，可以在,【,数据表视图,】,中打开表，也可以在,【,设计视图,】,中打开表。,在,【,导航窗格,】,中，按,【,对象类型,】,浏览所有,Access,对象，选择要打开的表，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择,【,打开,】,命令,，即,可打开表的,【,数据表视图,】,。,在,【,数据表视图,】,中打开表以后，可以在该表中输入新的数据、修改已有的数据、删除不需要的数据，添加字段、删除字段或修改字段。如果要修改字段的数据类型或属性，则应切换到,【,设计视图,】,。,3.1,打开和关闭表,对表进行操作结束后，应该将其关闭。无论表是处于,【,设计视图,】,状态，还是处于,【,数据表视图,】,状态，单击选项卡式文档窗口右上角的,【,关闭窗口,】,按钮 都可以将打开的表关闭。如果对表的结构或布局进行了修改，则会弹出一个提示框，询问用户是否保存所做的修改。单击,【,是,】,按钮将保存所做的修改；单击,【,否,】,按钮放弃所做的修改；单击,【,取消,】,按钮则取消关闭操作。,关闭表的另一种方法是，直接在主窗口中右击要关闭的表的选项卡标签，从弹出的快捷菜单中选择,【,关闭,】,命令。,3.2,复制表,在数据库窗口中，选中需要复制的数据表后，在,【,开始,】,选项卡下的,【,剪贴板,】,组中，单击,【,复制,】,按钮，然后单击,【,粘贴,】,按钮，系统将打开,【,粘贴表方式,】,对话框。,3.3,重命名表,要对已有的数据表重新命名，可以在,【,导航窗格,】,中找到该表，然后在表名上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择,【,重命名,】,命令，数据表的名称将变成可编辑状态，输入新的名称后按,Enter,键即可。,当通过,Access,用户界面更改数据表名称时，,Access,会自动纠正该表在其他对象中的引用名。为实现此操作，,Access,将唯一的标识符与创建的每个对象和名称映像信息存储在一起，名称映像信息使,Access,能够在出现错误时纠正绑定错误。当,Access,检测到最后一次“名称自动更正”之后又有对象被更改时，它将在出现第一个绑定错误时对该对象的所有项目执行全面的名称更正。这种机制不仅对数据表的更名有效，而且对数据库中任何对象的更名包括表中的字段都是有效的。,3.4,删除表,如果要删除一个数据表，首先选中需要删除的表，然后按,Delete,键即可；也可以在需要删除的数据表上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择,【,删除,】,命令，系统将弹出信息提示对话框。,如果不想删除该表，单击,【,否,】,按钮；如果确认要删除该表，单击,【,是,】,按钮即可删除选中的表。,3.5,修改表的结构,修改表结构的操作主要包括增加字段、修改字段、删除字段、设置主键等。,字段的选择操作是字段操作中最基本的操作，它是其他字段操作的基础。要选择某个字段，只需将鼠标光标移到需要选择的字段名上，单击即可。被选择的字段将呈现与其他字段不同的颜色。,3.6,设置表的主键,在,Access,中,，并不要求每个表都设置主键，但在表中设置主键是有好处的。字段一旦被设置为主键，该字段就不能输入相同的数据，并且内容不能为空，这样就可以利用主键对记录快速地进行查找和排序。,在一个表中，可以设置一个字段为主键，也可以设置多个字段为主键，还可以删除已经设置好的主键。,4,表之间的关系,数据表之间的关系指的是在两个数据表中的相同域上的字段之间建立一对一、一对多或多对多的联系。在,Access,数据库中，通过定义数据表的关系，可以创建能够同时显示多个数据表的数据的查询、窗体及报表等,。,4.1,建立表间关系,在,Access,中，毎个表都是数据库独立的一个部分，但每个表又不是完全孤立的，表与表之间可能存在着相互的联系。一旦两个表之间建立了关系，就可以很容易地从中找出所需要的数据。两个表之间相关联字段的类型和长度需要注意以下事项：,创建表之间的关系时，相关联的字段不一定要有相同的名称，但必须有相同的字段类型,(,除非主键字段是,【,自动编号,】,类型,),。,当主键字段是,【,自动编号,】,类型时，只能与,【,数字,】,类型并且,【,字段大小,】,属性相同的字段关联。例如，如果一个,【,自动编号,】,字段和一个,【,数字,】,字段的,【,字段大小,】,属性均为,【,长整型,】,，则它们是可以匹配的。,如果两个字段都是,【,数字,】,字段，只有,【,字段大小,】,属性相同，两个表才可以关联。,4.2,关系选项,Access,使用参照完整性来确保相关表中记录之间关系的有效性，防止意外地删除或更改相关数据。在符合下列全部条件时才可以设置参照完整性。,来自于主表的匹配字段是主关键字字段或具有唯一的索引。,相关的字段都有相同的数据类型，或是符合匹配要求的不同类型。,两个表应该都属于同一个,Access,数据库。如果是链接表，它们必须是,Access,格式的表。不能对数据库中的其他格式的链接表实施参照完整性。,4.3,编辑表间关系,在,【,关系,】,窗口中，选定字段间的关系线，并在其上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择,【,编辑关系,】,命令，即可打开,【,编辑关系,】,对话框，在,【,编辑关系,】,对话框中进行设置，即可修改表之间的关系。,4.4,删除表间关系,若要将表之间的关系删除，只需在,【,关系,】,窗口中，右击字段间的关系线，从弹出的快捷菜单中选择,【,删除,】,命令即可,4.6,习题,1.,在,Access,2013,中,，有哪几种创建表的方法？,2.Access,2013,数据库,字段的类型有哪几种？,3.,如何设置表的主键？,4.,为什么要建立表间关系？表之间有哪几种关系,？,