会议记录教学文案.ppt

*,会议记录,会议记录,活页记录,会议记录式样,会议记录常见问题,（一）参加会议的人员没有签到。,1.,会议没有签到簿。,2.,重要会议出席人员、列席人员没有签到，而是由记录员代签到。,会议记录常见问题,（二）出席,/,缺席会议人员及职务记录不清楚。出席,/,缺席会议的人员要写明姓名和职务：如李黎，不要写成,“,李总,”,或,“,李总经理,”,。同时，缺席会议的还要写明事由。,会议记录常见问题,（三）会议名称不全或缩写 每次会议应写明会议全称。如公司总经理办 公会议、公司总经理办公（扩大）会议、公司党 委会议、公司党委（扩大）会议、公司党政联席 会议、公司,XXXX,专题会议。,会议记录常见问题,（四）会议记录本内无目录 特别是不填写会议议题时，在利用时就要逐页 查阅，不仅效率很低，而且人为地增加了对案卷的 磨损，不利于档案的保护和保密。（注：会议记录本前三页应写有目录，包括会 议日期、内容摘要、页码、备注等栏目。）,会议记录目录,会议记录常见问题,（五）会议记录本不规范,1,会议记录本中格式不符合会议记录要求。大部分无会议议题，无列席人；,2,会议记录本大小（标准）不规范（一般 以,“,硬壳,”,记录本为好，公司一级会议记录一般使 用,“,活页记录,”,）。,会议记录常见问题,（六）记录不完整,1.,会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人；,2.,会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名；,3.,会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容；,4.,会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题；,5.,会议记录层次不清，没有按会议议程进行记录；,6.,会议结束后，会议记录无主持人、记录人签字。,会议记录常见问题,（七）会议录音整理后没有送讲话人或发言人 审阅就记录到会议记录本上。,会议记录常见问题,（八）会议记录不符合归档要求,1.,使用圆珠笔、纯蓝墨水记录以及不耐久字迹材料；,2.,书写潦草，书写涂改；,3.,会议记录没有页码或缺页；,4.,重要事项没有按照逐人表态、逐项表决的要求记录；,5.,会议决定或示决定的事项没有写明；,6.,会议记录存在两种以上笔迹（如会议记录本上有两种以上笔迹需要说明）。,会议纪要,会议纪要概述,会议纪要是传达会议情况和议定事项的公文,.,它具有知照性、规定性、协议性和指导性等多种性质。,它主要用于汇报情况、交流信息、介绍经验、指导工作或约束执行,会议纪要不是会议记录,会议纪要不可按主观意图随意增减内容，写成后应当提请会议主持人审核、签发，重要的会议纪要应经与会者讨论并认可。,会议纪要不必盖章。,公关,0401,班关于组织全班同学,秋游华南植物园的会议纪要,为了丰富课余生活，增强班级凝聚力，,11,月,3,日下午，公关,0401,班全体同学在本班教室，召开了一次全班秋游华南植物园活动的会议。会议由班长张三同学主持，现将会议议定的事项纪要如下：,一、秋游华南植物园时间：,11,月,8,日（星期天）。全班同学于该日早晨,7,：,00,在校门口集中，统一乘车前往。,二、在植物园开展的活动内容：小型文娱节目、烧烤、摄影、自由游览等。,三、成立后勤服务小组：由生活委员李四任组长，负责鸡翅、牛排、番茄酱等烧烤食品的采购。,四、此次活动：由班费开支,400,元，另每位同学交,30,元。同学们所交费用由各组组长统一收齐，于,11,月,5,日下午交生活委员李四同学。,五、邀请嘉宾：班主任和兄弟班代表。,六、其他：,（一）秋游活动期间不得下湖游泳，注意安全。,（二）准时出发。下午,5,：,00,在植物园门口集中统一乘车返校。,（三）有特殊情况不能参加本次秋游活动者，需向班长请假。,会议纪要的 独特发布方式,一般可以直接发给上级机关、平级机关或下级机关，,也可以直接发给有关领导者个人,，,如市委书记、市长等。正因为如此，故习惯把主送机关或个人名称写在文尾部分。,会议纪要的写法,.,会议基本情况,一般包括会议召开的时间、参加的范围、单位、主要领导人，会议召开的根据、目的、基本议程和主要活动；会议的结果和评价。这部分的介绍，要简明扼要。,.,会议的主要精神,这是纪要的主体部分，要详写。一般包括：会议所讨论的问题及意义，指出对过去工作的基本评价；会议研究的问题，讨论中的主要意见；对今后工作的指导思想、要求和措施等,.,会议的希望,这是结尾部分，有的提出希望、号召或要求，有的则不单独写这一部分。,写作中注意的问题,如实反映会议的情况和基本精神，不能虚构，掺假，更不能断章取义。,主题要突出，围绕主题归纳要点。,层次清晰，有条理,（纪要不是会议议程的缩影，而是对会议讨论的意见加以综合分析，要写成观点鲜明，材料充足，层次分明的文字）,篇幅不能太长，语言简明扼要，切忌冗长杂乱,会议整理的材料具有通报的作用，但不是通报,“,会议纪要”的常见问题,问题分析：,1,、标题问题。只有文种“会议纪要”，是什么会议的纪要，无法一目了然，不利于文件的日后检索,2,、,这是“会议记录”，不是“会议纪要”，只是对会议进行记录，没有对会议决定事项作出简明扼要的归纳。且“梁总提出了要求,”,，“卢总作了指示,”,，“对此，卢总强调,”,，“建总表示,”,，全是口头语。,3,、,简称不规范。“建总”是什么单位？,全文无迹可寻,问题分析：,1,、会议纪要格式错误。时间、地点、主持人等要素前，无须标列序号,2,、没有与会人员,3,、“会议决议”的内容，构不成因果关系,4,、阐述不清楚。如（一）,5,、会议纪要不用落款,问题分析：,1,、无会议纪要的标题,2,、正文中的数字要用阿拉伯数字,3,、,语言罗唆。除关键背景须介绍外，可直奔主题,4,、如使用,“,模糊,”,时间，经办人不容易掌握。时间必须具体到,“,年月日,”,，不能用,“,本周内,”,、,“,本月,”,、,“,下星期三,”,等字眼，因为会议纪要成文时间与开会时间有时差,