时间管理培训课件.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,1,时间管理,培训部门：人力资源部,困惑,你有过吗？,忙了一天，但不知道自己做了什么,加班到很晚,计划,DELAY,明明做了很多事,结果。,看资料？,学 习？,许多的电话在响,许多的事要备忘,许多的门与抽屉,开了又关关了又开如此的慌张,我来来往往，我匆匆忙忙,从一个方向到另一个方向,忙,忙忙 盲盲盲,盲,的已经没有主张,茫,的已经失去方向,忙的分不清欢喜和忧伤,忙的没有时间痛哭一场,8,课程大纲,一、对管理的认知德鲁克管理理念；,二、对时间管理的认知；,三、时间管理的十大关键；,四、如何提高个人成效的方法；,五、时间管理的一些理论；,六、时间管理降龙十八掌,9,希望通过本课程学习，能达到以下：,掌握制定有效工作计划的方法和过程,科学的分配时间,减少浪费时间现象,2,4,1,学会制定,SMART,工作计划,3,10,小故事分享,一、非洲大草原的狮子和羚羊,非洲大草原上的羚羊和狮子，每天都要展开一场生,命的竞赛，也可以看作是一场生命的奥运会。,如果竞赛赢了就有东西吃，输了就可能遭受灭顶之灾,因此，每天早晨，羚羊和狮子醒来时，它们的脑子里都闪,过同样一个念头，那就是,“,我今天一定要跑得比以往要,“,快,如果狮子跑慢了，它就没有羚羊吃，它就可能会活活饿死,如果羚羊跑慢了，它就可能被狮子吃掉。,它们之间的这种微妙关系使得非洲大草原保持着很好,的生态平衡。,二、你从故事中获得了什么样的启示？,11,小故事分享,一、值二万五千美金的时间管理秘笈。,美国伯利恒钢铁公司总裁理查斯,舒瓦普曾因为公司濒临,破产而向效率大师艾维,李咨询求助。近半个小时的交流中，前,20,分钟艾维,李耐心地听完其焦头烂额般的倾诉，最后请他拿出,一张白纸，并让他写下第二天他要做的全部事情。几分钟后，,白纸上满满记录了总裁理查斯,舒瓦普几十项要做的工作。,此时，艾维,李请他仔细考量，并要求他按事情的重要顺序,分别从,“,1,”,到,“,6,”,标出六件最重要的事情。同时告诉他，请他,从明天开始，且每天都这样做：每天一开始，请你全力以赴做,好标号为,“,1,”,的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再,全力以赴做标号为,“,2,”,的事，以次类推,艾维,李认为，一般情况下，如果人们每天都能全力以赴完,成六件最重要的事，那么他一定是一位高效率人士。他请伯利,恒总裁理查斯,舒瓦普自己先按此方法试行，并建议他：,“,若您,12,小故事分享,在坚持使用后，认为它有效，可将此法推行至您的高层管理,人员，若还有效，继续向下推行，直至公司每一位员工。,如果您或您公司的每一位员工，每一天、每一分、每一秒,都在做最重要即最有生产力的事情，假以时日，可以想象，会,有什么成就？,”,一年后，作为此次咨询的报酬，艾维利收到了一张来自伯,利恒公司的,2.5,万美金的支票。,五年后，伯利恒钢铁公司一跃成为当时全美最大的私,营钢铁公司。查斯,舒瓦普常对朋友说：,“,我和整个团队坚,持拣最重要的事情先做，我认为这是我的公司多年来最有,价值的一笔投资！,”,二、你从故事中获得了什么样的启示？,13,时间管理,Time Management,认识德鲁克,14,一、对管理的认知,彼得德鲁克,1,、现代管理学的奠基人，现代管理学之父；,2,、目标管理的创建者；,3,、著有,公司的概念,、,管理实践,、,卓有成效的管理者,、,管理：任务、责任、实践,，共有,39,部著作。,4,、,2002,年获美国,“,总统自由勋章,”,最高荣誉。,15,一、对管理的认知,德鲁克经典语录：,1,、管理不在于,“,知,”,，而在于,“,行,”,。,2,、,“,我永远不会提拔一个从不犯错误、特别是从不犯大错误的人担任最高层的工作。,”,3,、最没有效率的人就是那些以最高的效率做最没用的事的人,.,德鲁克将自己,60,多年的咨询顾问经验总结为以下五个问题：,1,、我们的事业是什么？,2,、谁是我们的客户？,3,、客户需要什么？,4,、我们要追求什么样的结果？,5,、我们的计划是什么？,16,1,、什么是管理和管理者：,1,、管理的定义：,管理就是界定组织的使命，并激励和组织人力资源去实现这个使命。界定使命是企业家的任务，而激励与组织人力资源是领导力的范畴，二者的结合就是管理。,2,、管理者的定义：,A,、对自己的工作负责,B,、对他人的工作负责,C,、指导和帮助下属的成长,D,、对团队工作负责,17,2,、管理者的二项核心要务：,第一项要务：建立团队。,第二项要务：管理者必须权衡目前利益与长远利益。,18,3,、管理者的三项任务：,任务之一：实现组织的特定目的和使命。,任务之二：使工作富有成效，员工具有成,就感。,任务之三：处理对社会的影响与承担社会,责任。,19,4,、管理者的五项基本作业：,第一、制订目标,一个管理者首先要制定目标。他决定目标应该是什么，为了实现这些目标应该做些什么，这些目标在每一领域中的具体目标是什么。他把这些目标告诉那些同目标的实现有关的人员，以便目标得以有效地实现。制定目标是进行平衡：在企业成果同一个人信奉的原则的实现之间进行平衡，在企业的当前需要同未来需要之间进行平衡，在所要达到的目标同现有条件之间进行平衡。,制定目标显然要求分析和综合的能力。德鲁克认为，一个人能够制定目标，不一定就能成为经理人；但是，一个人没有制定目标的能力，决不能成为称职的管理者。一个管理者只有通过提高其各项工作的技术和成就，才可以使自己成为更好的经理人。,20,4,、管理者的五项基本作业：,第二、从事组织工作,一定意义上说，管理者所从事的就是组织工作。他分析所需的各项活动、决策和关系，他对工作进行分类，把工作划分成各项可以管理的活动，又进一步把这些活动划分成各项可以管理的作业。他把这些单位和作业组合成为一个组织结构。,管理者选择人员来管理这些单位并执行这些作业。组织工作也要求有分析能力。因为它要求最经济地利用稀缺资源。但它是同人打交道的，所以要从属于公正的原则，并要求经理人有正直的品格。,21,4,、管理者的五项基本作业：,第三、从事激励和信息交流工作：,人们工作是出于不同的原因，有人为了金钱，有人为了社会地位，有人为了得到别人的欣赏，也有人是为了在工作中获得满足感和自我发展。作为管理者，一定要明晰这些人的需求以及不断变化，确保员工尽可能最有效地工作。简而言之，激励就是鼓舞和指导员工取得好绩效。管理者要培训员工，为他们提供有挑战性和有趣味的工作，激励他们在工作中追求优异。更为重要的是，身为管理者，一定要相信员工并公平地对待他们。,除了激励外，一个管理者还要做好沟通工作。他要把担任各项职务的人组织成为一个团队。他做到这点的方法是：通过日常的工作实践，通过员工关系，通过有关报酬、安置和提升的,“,人事决定,”,，通过同其下级、上级和同级之间经常的相互信息交流和沟通。,22,4,、管理者的五项基本作业：,第四、建立绩效衡量标准,管理者要建立衡量标准。而衡量标准对于整个组织的绩效和个人绩效至关重要。经理人要为每一个人确定一种衡量标准。衡量的标准不但要专注于组织的绩效，而且还要专注于个人的工作并帮助他做好。他对成就进行分析、评价和解释。他把这些衡量的意义和结果通报给他的下级、上级和同级。衡量首先要求的是分析能力，但也要求把衡量用来促使实现自我控制，而不是用作控制他人的工具。,衡量常常被人滥用，因而是目前管理者工作中最薄弱的领域。德鲁克提倡衡量的结果应告知当事人。衡量有时被用来作为一种内部秘密警察的工具，向上司汇报有关一个管理者工作成绩的审查和批评，却连副本也不送给该经理人本人。只要衡量还像这样被滥用为一种控制的工具，它就将始终是经理人工作中最薄弱的领域。,23,4,、管理者的五项基本作业：,第五、,培养他人（包括自己）,管理者最重要的工作就是培养人。这种培养的方向决定着人,既作为人，又作为一种资源,能否变得更富活力，或最终完全失去活力。这一点不仅适用于被管理的人，而且适用于管理者自身。管理者是否按正确的方向来培养其下属，是否帮助他们成长并成为更高大和更丰富的人，将直接决定着他本人是否得到发展，是成长还是萎缩，是更丰富还是更贫乏，是进步还是退步。,人们希望不断提升自己，要做到这一点，他们需要培训、指导和鼓励。应该为他们提供发展的机会。只有当人们承担有挑战性的工作，他们才能得到发展。人们工作时，不可避免犯有这样或那样的错误。对他人所犯的错误应给予宽容的态度。德鲁克写道：,“,一个人越好，他犯的错误就越多,因为他会努力尝试更多的新东西。我永远不会提拔一个从不犯错误、特别是从不犯大错误的人担任最高层的工作。否则，他肯定将成为一个工作平庸的管理者。,”,24,时间管理,Time Management,时间管理认知,25,一、对时间管理的认知时间的特性：,1,、供给毫无弹性：,时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加也不会减少，每天都是,24,小时，所以我们无法开源。,2,、无法蓄积：,时间不象人力、财力、物力和技术那样能被积蓄储藏，不论你愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们也无法节流。,3,、无法取代：,任何一项工作都有赖于时间的堆砌，时间是任何活动不可缺少的资源，具有不可替代性。,4,、时间无法失而复得：,时间一旦丧失则会永远丧失，金钱花了尚可赚回，但时间若挥霍了，任何人都无法挽回。,26,二、什么是时间管理：,1,、,时间管理：就是如何将时间很好的组织起来去完成组织（部门）的使命（目标）。,说明：,时间管理不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间凡事不能要求完美，但要讲求效率。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做,;,时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性,时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。,2,、时间管理的目的：,时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作达到,“,三效,即,效果、效率、效能,。,效果，是确定的期待结果；,效率，是用最小的代价或花费所获得的结果；,效能，是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。,27,三、时间管理的认知误区,1,、没有追求、没有目标，贪图轻松安逸的工作,和生活。,上网,看电视,打牌,玩乐,28,三、时间管理的认知误区,3,、不速之客的打扰占用时间,据统计：人们一般每,8,分钟会受到一次打扰，每小时大约,7,次，每天,50-60,次。平均每次打扰大约是,5,分钟，每天大约有,4,小时。其中，,80%,的打扰被认为是没有意义的。同时，经研究，人们被打扰后重拾原来的思想平均需要,3,至,5,分钟，每天又要花掉,2.5,小时。,29,三、时间管理的认知误区,4,、虚张声势的会议抢走时间,会议中浪费时间,毫无意义的会议,会议拖沓、临时状况,30,三、时间管理的认知误区,5,、不恰当的用人或不恰当的安排工作忽视时间,31,三、时间管理的认知误区,6,、不做充分的准备,1,）浪费别人的时间,2,）影响事务办理的速度,3,）影响个人公众形象,32,三、时间管理的认知误区,7,、不能委婉的拒绝消磨时间,不会说不，不敢说不，不善于说不！,1,）碍于情面，不好拒绝；,2,）人太老实，不善于拒绝；,3,）没有办法，不懂拒绝；,33,三、时间管理的认知误区,9,、不分主次的办事滥用时间,铁桶里装石块,34,三、时间管理的认知误区,10,、没有正确的评估宽放时间,1),内心追求安逸的心理,2),内心深处的表现欲,3),不懂得怎样评估时间的耗费,帕金森定律,35,三、时间管理的认知误区,11,、怀疑自身的能力削减时间,小征泽尔的自信,世界优秀交响乐指挥家,36,三、时间管理的认知误区,12,、自暴自弃让时间溜走,我不行,我做梦都没想过,我没这个本事,我想都不敢想,37,三、时间管理的认知误区,13,、顾虑过多的情绪吞噬时间,据资料：忧虑的事绝大部分都不会发生,卡耐基先生研究表明：顾虑、忧虑过多，可直接导致心脏病、胃病、肠炎等疾病。,经心理学家研究和统计，一般人的忧虑有,40%,属于过去，,50%,属于未来，只有,10%,属于现在，而这些忧虑中，只有,92%,根本不会发生，只有,8%,的忧虑我们是可以应付的。,38,三、时间管理的认知误区,14,、完美无缺的追求耽误时间,世界上没有十全十美的东西,独立宣言,的缺陷,39,三、时间管理的认知误区,15,、一再重复的错误糟蹋时间,一个出色的人应该尽量避免重复：,一是采取措施防止各种错误的发生；,二是调动一切手段完成目标；,40,三、时间管理的认知误区,16,、马拉松式的酣战拉长时间,1,、白天做不完，晚上可以做；平时做不完，周末可以做；,疲劳战,2,、长时间的工作可能导致失败。,研究表明：失败的管理者与成功的管理者的区别就在于：失败的管理者随时愿意为工作而牺牲家庭、牺牲时间,41,三、时间管理的认知误区,17,、缺少协调的集体耗散时间,南郭先生,三个和尚,42,三、时间管理的认知误区,18,、迷失目标的努力凌驾时间,外部的干扰或新目标的出现，很容易让我们迷失预定的目标，使我们走一些弯路。,三只猎狗,43,三、时间管理的认知误区,19,、功亏一篑的努力白费时间,屡败屡战，屡战屡败,爱迪生的努力,史泰龙,44,三、时间管理的认知误区,20,、不切实际的空想溜走时间,白日梦,45,时间管理,Time Management,时间分析,46,一、对工作时间类型分析,确定事件,你的时间流向到哪里去了？,47,二、从工作时间类型分析,确定事件,突发事件,你的时间流向到哪里去了？,确定事件,48,二、从工作时间类型分析,确定事件,突发事件,确定事件,琐碎事件,你的时间流向到哪里去了？,突发事件,确定事件,49,二、从工作时间类型分析,浪费,琐碎事件,突发事件,确定事件,你的时间流向到哪里去了？,50,二、从时间损失分析,设定目标方面的时间损失,制定计划方面的时间损失,作出决定方面的时间损失,在工作组织方面的时间损失,工作开始时的时间损失,每日安排上的时间损失,在信息和沟通方面的时间损失,51,三、从耗时因素分析,外在因素耗时的类型：,电话干扰、不速之客、沟通不良、,资料不全、文件复杂、工作搁置等。,外在因素耗时的类型：,计划欠妥、事必躬亲、条理不清、,欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。,52,时间管理,Time Management,时间管理法则,53,1,、时间管理法则：帕雷托原则,在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。,54,2,、时间管理法则：杜拉克时间管理法,记录时间（分析时间浪费在什么地方）；,管理时间（减少用于非生产性需,求的时间）；,集中时间（在整段时间内的工作,效率这大于在分散时段的工作效率之,和。,55,3,、时间管理法则：帕金森定律,英国著名历史学家帕金森通过长期的调查研究而揭示出来的机构或公司管理人员持续膨胀的规律。对这一规律，有人称之为,“,身在职场，不得不明白的管理定律,”,。这一定律把管理层的用人现状刻画得入木三分。一个想升官而又想少干活的领导必然会给自己配备两名助手，而他的做法被他的下级人员不断仿效后，庞大的 机构和过多的冗员便不可避免。能力平平的领导若想保住职位，他,“,惟一的出路,”,就是一边排挤有能力的人，一边提拔一些蠢才、庸才。此外，,“,举贤不避亲,”,、,“,肆意把持权力不放,”,、,“,被权欲熏得竟然分不清垃圾和食品,”,等官场病，我们在日常生活中，也或多或少会有所体会。帕金森定律并非是老调重弹，他以一种学者的冷静态度、严谨的实证主义精神和少有的幽默、揶揄笔调，透过这些表面现象，直接击中了管理问题的要害,对权力的贪婪和对权力的危机感，滋生了被命名为帕金森现象的弊端。在当今人力资源学方兴未艾的时代，如何选拔管理人员和最优化地利用人力资源，已成为国家各级政府、各企事业单位最为关注的问题。而帕金森定律无疑给我们上了一堂生动的实例教学课。,56,4,、时间管理法则：艾维利时间管理法,6,件事法则：,1,天中选择,6,件最重要的事情，而且是这,1,天最需要完成的,6,件事，其它事情先暂时放放，在这一天中，把绝大多数精力都放到这,6,件事情上；,57,4,、时间管理法则：艾维利时间管理法,要事法则：,选择好,6,件事后，先从这,6,件事中选出最重要最紧急的事情放在首位，接着再在剩下的,5,件事中，选出最重要最紧急的事情，这样一步步就把办这,6,件事情的时间顺序排出来了，我们在做其中任何一件事情的时候，都是在做当时最重要最紧急的事情；,58,4,、时间管理法则：艾维利时间管理法,15,分钟法则：,以上这些事情尽量安排在前一天下班的时候完成，只要我们每天下班前抽出,15,分钟做好明天的,“,6,件事,”,和,“,要事,”,，效率就能成倍提升。以前人们总是在说,“,一日之际在于晨,”,，现在更多人喜欢说,“,一日之际在于昨夜,”,，就来源于此。,59,5,、时间管理法则：日程表时间管理法,“,我要得到什么样的结果？,”,“,这件事是否可以不干？,”,“,这件事是否可以交给别人去干？,”,“,是否还有更好的方法？,”,60,6,、时间管理法则：二八时间管理法,20:80,定律是由意大利经济学家巴莱多发现的，也叫巴莱多定律；,用,20:80,定律从你要做的一大堆事情中选出最重要的事优先做。,用,80%,的时间和精力学习能给你产生,80%,的效果的,20%,的最基本的理论和方法（成功者已证明的）；,80%,的结果源于,20%,的努力。,61,7,、时间管理法则：注意力之谜,注意力需要及时恢复和聚焦。,思维总是想漫游，一旦获得机会，它就会走开。,62,7,、时间管理法则：注意力之谜,仔细看一看，柱子是圆的还是方的。,63,7,、时间管理法则：注意力之谜,能否看见狮子在哪里？,64,7,、时间管理法则：注意力之谜,-,你能看到多少张脸？,画中画,65,7,、时间管理法则：注意力之谜,具体方法如下,:1.,注视图中心四个黑点,1530,秒钟,!(,不要看整个图片，而是只看那中间的,4,个点,)2.,然后朝自己身边的墙壁看,(,白色的墙,)3.,看的同时快速眨几下眼睛，到底是什么东西,?,答案请把图片移开,在图片下面,.,张国荣的脸,66,7,、时间管理法则：注意力之谜,十二人还是十三人？,67,7,、时间管理法则：注意力之谜,有多少个黑点？,68,7,、时间管理法则：注意力之谜,是静的还是动的？,69,7,、时间管理法则：注意力之谜,能看见一个女人是魔鬼，能看见二个女人是恶鬼，能看见三个女人是色鬼。,你看到了什么,70,7,、时间管理法则：训练集中注意力的九个方法,1,、运用积极目标的力量,当你给自己设定一个要自觉提高自己注意力和专心能力的目标时,你就会发现，你在非常短的时间内，集中注意力这种能力有了迅,速的发展和变化。,2,、,培养对专心素质的兴趣,在休息和玩耍中可以散漫自在，一旦开始做一件事情，如何迅速,集中自己的注意力，这是一个才能。,3,、,要有对专心素质的自信,千万不要受自己和他人的不良暗示。,71,7,、时间管理法则：训练集中注意力的九个方法,4,、善于排除外界干扰,要在排除干扰中训练排除干扰的能力。,5,、,善于排除内心的干扰,内心的干扰比环境的干扰更严重。,6,、,空间清静,当你在家中复习功课或学习时，要将书桌上与你此时学习内容无关,的其他书籍、物品全部清走。在你的视野中，只有你现在要学习的,科目。这种空间上的处理，是你训练自己注意力集中的最初阶段的,一个必要手段。,72,7,、时间管理法则：训练集中注意力的九个方法,7,、节奏分明的处理学习与休息的关系,永远不要熬时间，永远不要折磨自己。一定要善于在短时间内一,下把注意力集中，高效率地学习。要这样训练自己：静如初兔；,行如闪电；闲如流水；动如雷霆。,8,、,清理大脑,大脑是一个屏幕，那里面也堆放着很多东西，一上来，将在自己心,头此时此刻浮光掠影活动的各种无关的情绪、思绪和信息收掉，在,大脑中就留下你现在要进行的科目，就像收拾你的桌子一样。,73,7,、时间管理法则：训练集中注意力的九个方法,9,、对感官的全面训练,我们在日常工作和生活中经常会意识到，我们对理解的事物、,有兴趣的事物，当我们去探究它、观察它时，就比较容易集中注意,力。在这种情况下，我们就有了正反两个方面的对策。正的对策是,，我们要利用自己的理解力、利用自己的兴趣集中自己的注意力。,而对那些自己还缺乏理解、缺乏兴趣的事物，当我们必须研究它、,学习它时，这就是一个特别艰难的训练了。,74,8,、时间管理法则：内在能量水平,有效地利用生物钟。,75,9,、时间管理法则：优先矩阵（四,D,原则）,Do it now,重要,紧急,M1,M3,M4,Delete,Delegate,Do it later,M2,76,9,、时间管理法则：,重要,紧急,避免,M2,缩小,M2,重要，非紧急,M1,重要，紧急,M3,非重要，紧急,M4,非重要非紧急,77,10,、时间管理法则：艾森豪威尔原则：,重要,紧急,A,本人立即干,20%-25%,B,战略规划,安排时间,65%-80%,C,委派,15%,D,废纸篓,1%,78,11,、时间管理法则：六点优先工作制,在前一天晚上写下第二天要做的全部事情，对目标、任务、,会议等事件分别按优先级进行排序。,2.,化整为零，把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。,3.,从优先级最高的事物着手。按事情的重要顺序，分别从,“,1,”,到,“,6,”,标出六件最重要的事情。,4.,和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。每天一开始，请你全力以赴做标号为,“,1,”,的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴做标号为,“,2,”,的事情，以此类推。,79,12,、时间管理法则：德鲁克时间管理法,记录你的时间,排除根本不必做的事,问自己一个问题,再问自己一个问题,找出因“危急现象”而浪费的时间,80,13,、时间管理法则：,善用省时工具：,电话（移动电话）,传真,E-mail,网址,电脑,(PC,、,PDA),交通系统,语音系统,短信平台,内部,OA,办公系统,81,案例讨论一：,楼层领班张华，平日对自己要求严格，工作塌实、认真，对待上级安排的工作都能很好地完成。一日，她正在,22F,查房，楼层主管来告诉她，刚才销售部临时通知，,RM2205,有,VIP,接待，要求立即做好准备工作，等一会儿经理要来检查。主管刚走，经理巡视到,22F,，发现烟灰桶内的烟蒂很多，告诉她，赶快清洁干净。可是，现在检查的客房是房务中心通知客人马上要入住的房间，自己一个人怎么能一下子做完这些事，这该怎么办呢？,82,四、如何有效利用时间：,合理有效,以达到工作和生活的目标,组织运用时间资源,自我控制观念,计划观念,成效观念,83,2,、时间管理法则：,不可并行,精力充沛时做,策划型,作业型,交替安排,自控型,他控型,开始时间尽量提前,给最后期限设留缓冲区,能同时做的事情不要分开去做,可并行,任务类型,84,时间管理,Time Management,突发情况处理,85,3,、案例讨论二：,客户投诉,审核报销单,经理小王,一位善聊客户的电话,内部人员的咨询电话,打印机坏了,86,突发情况有哪些,职责内,紧急,/,重要程度,职责外,马上处理,暂缓处理,87,减少突发情况发生,努力使工作系统从一开始就正确无误,对被打扰情况进行分析（,WhoWhenWhy,），建立一种工作模式,88,减少计划外事件数量,累计计划外事件，创建自由时间块,缩短每个计划外事件,的时间长度,缩短计划外时间,89,时间管理,Time Management,根除拖延,90,狮子型,考拉型,紧迫感,喜竞争,走路、动作较快,进餐迅速,讨厌耽搁,不耐心,放松,作决定需要一定时间,走路、动作较缓,若有所思,乐于倾听,耐心,你属于哪种行为模式？,91,拖延者的借口,强调时机不对,逃避不愉快的生活,敷衍搪塞,不愿承担责任,不适当的目标,为了轻松混日子,92,拖延的代价,浪费了今天,一时工作拖延，三倍时间偿还,逃避积极的人生,健康不良,待处理问题的不断增多,长期在压力下工作的忧虑,93,动手去做你能做或梦想要做的事，,勇气包含了天分、能力与奇迹，,只有动手，心灵才会启动；,开始做，工作才会完成。,解决拖延的秘诀,-,唯一的办法就是去做它,94,与拖延决战,承认：拖延是一种无益的生活方式,把大工作分解,当机立断，直接面对不愉快的工作,平衡表法,给自己设定最后时限,奖励自己,95,时间管理,Time Management,桌面整洁,96,管理好书桌才能管理好时间,建立有效的办公环境,尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情,工作中经常要用到的用品应容易取得,每一件物品应摆放在固定的位置,每天下班前将办公桌整理就绪,把不再需要的东西坚决扔掉,97,活动,文件的处理,信息,资料存档,待送出文件,待办文件,备忘档案夹,分级,处理,A,B,C,98,文件处理原则,每次只处理一份文件，一份文件只处理一次,每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、电话、信件,一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案,坚决扔掉不必要的文件,99,时间管理,Time Management,锦囊妙计,100,充分利用记事本,待办琐事,物品清单,让脑子空下来，装更有创造性的事情,101,善用零星时间,通勤时间,旅途时间,等候时间,不要随便打发你的零星时间,102,背包原则,将同类的事情尽可能成批量处理,琐事也有琐事的处理方式,103,逆势操作,当别人不去做的时候我就去做,每天读一点没有人读的东西,每天想一些没有人想的事情,104,时间管理,Time Management,降龙十八掌,105,1、掌控每天,被牵着鼻子走,生活就象马戏团，有训兽师也有动物。,改变原有思维，找到正确的行动方法。,积极的努力行动，掌控到每天每时。,静下心来思考，更有耐心的分析。,每天做有效规划，要有次序和条理。,一次只认真做好一件事，不急于求成。,106,2、确定目标,穷于应付,把目标写下来，写下要做的事。,写下的目标任务越多，付出的就越多，成功的机会就越多。,目标是往何处去，想干什么，最终的结果是什么，针对结果做整体规划。,目标决定结果和方向，勾画出清晰的蓝图，提供明确的行动指南。,明确自己与全局的目标、老板的需求及内外客户的期望是什么。,107,3、实事求是,盲目乐观,承认问题和差错随时会发生。要留出犯错误、被干扰和出现意外的余地。,少做过多的承诺，不要盲目乐观。,不做,“,三拍干部,”,，不要抱怨埋怨。,开始行动时，要充分利用经验，总结以往教训，考虑所需的资源。,108,4、制定计划,贸然行动,拖拉和冒进的现象：有人马上行动,踌躇不决者易败，有人不慌不忙,欲速则不达。应该制定计划。,对任务的每个部分都要明确其预期结果、理由和时间期限。计划越具体，任务就会越实际，处理起来就越有条理。,计划详细、充分沟通、分步实施、完成奖励。,109,5、决不拖拉,不紧不慢,繁杂的任务、工作过重、压力太大、资源缺乏、令人厌烦、没有条理、目标模糊、时间不够、精力不够、常被打断,克服拖拉的办法：分割任务、分而治之，千里之行，始于足下。建立里程碑，完成奖励，正面强化。,及早开始、自我激励、精神放松。,110,6、管理表单,眉毛胡子一把抓,周计划报表和日计划报表，计划适量。,计划工作细节，要快速、及时、随手记录，一日之计在于晨？,不断回顾周计划表，每天做调整增减。,你无法完成所有计划的事情，留有余地。,把周计划表时刻带在身上，理智应对。,中午是期限，保持工作生活的平衡。,休息片刻，适当调整，90分钟注意力。,111,7、,有效规划,随心所欲,注重聚焦于重要任务，首先完成。,围绕要项工作安排，分批处理小任务，不要让干扰和突发事件主宰你。,不要工作得太晚。及早开始，按时下班。,周一的早晨最重要，不要安排见面或电话会议。合理安排。,112,8、轻重有别,急事急办,分清轻重缓急的次序,辨认紧急的、容易的、喜欢的、花时间短的事件,聚焦于目标和价值,113,9、沟通细节,粗枝大叶,接受任务时的5,W1H,法：何因、何事、何人、何时、何地、具体做法等,控制任务流，向交通警察学习,写下任务，圈出最后期限，信守承诺,发布任务时的多媒介使用、反馈确认,保持适当的进度追踪控制,114,10、,专心致志,多头并举,多头并举的结果是目标分散，效率低下，会弄糟几件事情，好象电脑死机,聚焦于目标不放松，离现实越近,在一英寸的地方深挖一英里,多头任务并举时思考：接收的原因，重要程度，征求老板意见。,115,11、,合理分配,加班加点,一日之计在于晨，一年之计在于春？,检查日表中的任务，再统筹协调安排。,能否最好利用时间？是否合适的时间完成合适的任务？,分析分类任务：可以删除的、可以少花时间的、可以委派别人的、类似合并的？,上午是可以取得最大工作效益的时机。,116,12、,清理桌面,先工作后整理,只保留近期文件，要专注于当前的文件：正在处理和未来四周内需要使用的文件,清空办公桌面，按使用频率重新摆放物品,在显目的地方摆上时钟、戴手表、设定时限，建立时间观念,归类文具于一起，足够一月使用,117,13、,办公室5,S,乱成一堆,整理、整顿、清扫、清洁、素养,分类一般为7-10个文挡，标准适当宽些,常用信息、即刻行动、当前项目、日常工作、客户工作、有待解决、委派他人等,文件夹纸页适当，把大文件夹分成几个小文件夹，文件夹取名彩色标签、彩色文件夹类别更好,桌面上只放一件东西，每天整理一点点，每天清理办公桌，收起文挡，掌控一切,118,14、,减少干扰,随叫随到,每天上午至少三次询问团队成员是否有问题或需要什么，他们看到你的机会越多，需要进你办公室的次数就会越少,干扰会耗去6-9分钟，再需要4-5分钟恢复，打搅三次后，你的专注力会消散,转换桌椅方位，把多余椅子拿走，闭关、挂免战牌、躲进无人办公室，躲避噪音,分析干扰事件，紧急、重要、目标性等,近期干扰的频率、程度、减少方法等,119,15、,管理邮件,受制于它,初次看到邮件即刻处理，浏览一遍，删除垃圾文件、无聊内容，回应重要内容,专时处理，关闭邮件提醒功能，电话及时回复可保私密性，建立二级文件夹，设置过滤器拦截信息,善用附件，内容5,W1H，,认真简洁，当天回复，敏感问题使用电话,利用15-30分钟分批集中处理邮件，然后关闭邮箱，处理下面的任务,120,16、,管理电话,随意接打,鼓励来电者尽快进入主题，不断询问以清楚其真实意图和想法，方便时回电,记录分析一周的电话情况，是否必要、授权、缩短电话时间,回复电话时问,“,我能为你做些什么,”,让人们知道找你和回避的时间，留出回电的时间，特定时间中午前批量打电话,121,17、充分授权,事必躬亲,集中精力，聚焦目标，提高效率，致力于团队，能培养和激励员工,分析任务的风险、价值、职责，员工的能力、提升作用等,选择合适的人选进行授权，并提供支持,监督控制进度和品质，做结果考核、正面强化、建设性反馈问题,122,18、管理会议,文山会海,有理由才开会，而不是工作例会，目的是提供信息、解决问题、集体讨论,开会的成本很高，可用邮件代替,与会者、起止时间、地点、主题、议程、主持、会议纪要等，控制在90分钟内,知道自己参加会议的理由和作用，可以委派别人、以其他方式提供信息、只参加一部分，下午开会较好，不要定整点,