纸质档案数字化技术规范介绍.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,纸质档案数字化 技术规范介绍,年4月,丹东市文书立卷改革暨档案数字化工作培训班,纸质档案数字化技术规范介绍,第1页,主要内容,一、规程基本情况,二、纸质档案数字化技术规范,三、照片档案数字化技术规范,四、声像档案数字化技术规范,纸质档案数字化技术规范介绍,第2页,一、基 本 情 况,1、编制标准和依据,2、研究、起草过程,3、数字化范围,纸质档案数字化技术规范介绍,第3页,1、编 制 原 则,系统性标准,档案信息是国家信息化建设工作一个组成部分，档案数字化也是档案信息管理工作一个方面，技术规范制订应符合国家信息化建设相关技术要求，确保可连续性发展。,纸质档案数字化技术规范介绍,第4页,1、编 制 原 则,通用性标准,应基本满足国内正在进行档案数字化工作，对档案数字化结果数据要给予较明确指标要求，以确保数据通用交换能力。,纸质档案数字化技术规范介绍,第5页,1、编 制 原 则,先进性标准,在制订过程中对当前比较常见档案数字化技术进行论证评定，同时也要对新出现技术进行研究。基本思绪是必定成熟技术，探讨新技术发展态势，适当进行指导。,纸质档案数字化技术规范介绍,第6页,1、编 制 原 则,实用性标准,作为技术规范首先要把握宏观指导标准，对于档案数字化详细实施步骤、方法，应给予较明确规范要求，以及在加工过程中所需技术参数给与较明确指标要求，提升本规范实用效果。,纸质档案数字化技术规范介绍,第7页,1、编 制 原 则,适度性标准,就是合理地确定一些需要统一技术范围和技术指标。范围过大或者过小，指标水平过高或过低，都会对标准实施效果产生不良影响。,纸质档案数字化技术规范介绍,第8页,编 制 依 据,GB/T 18894 电子文件归档与管理规范,DA/T181999档案著录规则,DA/T 22-归档文件整理规则,档发6号 档案管理软件功效要求暂行要求,DA/T 31纸质档案数字化技术规范,纸质档案数字化技术规范介绍,第9页,2、研究、起草过程,丹东市档案馆从,1993年开始进行档案数字化工作，对纸质档案、缩微胶片档案、照片档案、工程图纸、电影胶片等各种载体档案进行了数字化转换，有一定实践经验，有针对性对各种载体数字化技术参数进行了重复试验、比较，取得了较科学、合理技术参数。并参考了国家档案局相关标准和规范，借鉴了弟兄单位研究和实践结果。,纸质档案数字化技术规范介绍,第10页,3、数字化范围,纸质档案,纸质档案包含文书档案、专门档案等门类。,纸质档案数字化技术规范介绍,第11页,3、数字化范围,文书档案,文书档案数字化范围包含永久和长久保留主要文件正本。,纸质档案数字化技术规范介绍,第12页,3、数字化范围,文书档案,文书档案适用涉密数据制作环境要求范围,1密级文件，包含绝密、机密、秘密文件材料。,2上级机关颁发不易公开文件材料。,3本机关党组（或实施党委制党委）、行政领导会议统计。,4本机关或本机关汇总统计报表。,5人民来信、来访材料及本单位处理人民来信、来访形成统计。,纸质档案数字化技术规范介绍,第13页,3、数字化范围,文书档案,文书档案适用涉密数据制作环境要求范围,6本机关党员、干部、职员名册。,7包括司法、监察、纪检及组织人事工作中对相关人员违纪违法调查与详细审理处理情况形成文件材料。,8本机关及本机关办理干部、工人转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根。,9本机关财产、物资、档案等交接凭证、清册。,10下级机关报送不易公开文件材料。,纸质档案数字化技术规范介绍,第14页,3、数字化范围,专门档案,本机关形成，能够对社会提供利用、利用率较高专门档案应数字化。,纸质档案数字化技术规范介绍,第15页,3、数字化范围,照片档案,1本机关召开工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议等形成照片。,2上级领导、社会著名人物来本机关检验、视察、指导工作形成照片。,3本机关历届领导人照片。,4本机关主办或承接重大活动照片。,5本机关主要外事工作形成照片。,6本机关取得省级以上各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）翻拍形成照片。,纸质档案数字化技术规范介绍,第16页,3、数字化范围,录音录像档案,1本机关召开工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议等形成录音、录像带。,2上级领导、社会著名人物来本机关检验、视察、指导工作形成录音、录像带。,3本机关在职能活动中主办或承接重大活动录音、录像带。,4本机关主要外事工作形成录音、录像带。,5本机关发生重大事件、事故形成录音、录像带。,6新闻媒体报道本机关信息、新闻报道。,纸质档案数字化技术规范介绍,第17页,二、纸质档案数字化 技术规范主要内容,基本标准,基本工作流程,基本技术参数,技术实现方法,结果管理,纸质档案数字化技术规范介绍,第18页,二、纸质档案数字化技术规范,基本标准,是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用;,使能够公开档案信息资源得到共享，以满足社会各界对档案利用需求。,纸质档案数字化技术规范介绍,第19页,二、纸质档案数字化技术规范,数字化对象确实定标准,1）符合国家法律法规标准：,符合国家档案开放要求。,2）价值性标准：,属于归档范围且应永久或长久保留、社会利用价值高。,纸质档案数字化技术规范介绍,第20页,二、纸质档案数字化技术规范 基 本 环 节,档案整理,目录建库,档案扫描,图像处理,图像存放,数据挂接,数据质检和验收,数据备份,结果管理,纸质档案数字化技术规范介绍,第21页,二、纸质档案数字化技术规范 过 程 管 理,1、应加强纸质档案数字化各步骤,安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息安全。,2、在数字化工作同时建立起完整、规范加工统计。即各个步骤均应进行详细登记，并及时整理、汇总，装订成册（形成加工档案）。,纸质档案数字化技术规范介绍,第22页,（一）,档 案 整 理,1、目录数据准备,2、拆除装订,3、区分扫描件和非扫描件,4、页面修整,5、整理登记,6、档案装订,纸质档案数字化技术规范介绍,第23页,（一）,档 案 整 理,1、目录数据准备,按照档案著录规则(DA/T18)、DA/T 22-归档文件整理规则和丹东市文书档案目录数据库结构和交换标准（试行）等标准要求，规范档案中目录内容。,纸质档案数字化技术规范介绍,第24页,（一）,档 案 整 理,目录数据准备,一是确定档案目录著录项、字段长度和内容要求；,二是修改错误或不规范目录内容，如案卷名、文件名、责任者、起止页号和页数；,三是没有目录档案按照原件内容建立目录。,纸质档案数字化技术规范介绍,第25页,（一）,档 案 整 理,2、拆除装订,不去除装订物影响扫描工作档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。,纸质档案数字化技术规范介绍,第26页,（一）,档 案 整 理,3、区分扫描件和非扫描件,按要求把同一案卷中扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分标准是：重份文件，有正式件文件能够不扫描原稿。,纸质档案数字化技术规范介绍,第27页,（一）,档 案 整 理,4、页面修整,对纸张破损严重、无法直接进行扫描档案，应先进行技术修复。如折皱不平原件应先进行压平或烫平，再进行扫描。,纸质档案数字化技术规范介绍,第28页,（一）,档 案 整 理,5、整理登记,详细统计档案整理后每份文件起始页号和页数，,纸质档案数字化技术规范介绍,第29页,（一）,档 案 整 理,6、档案装订,扫描工作完成后，拆除过装订物档案应按档案保管要求重新装订。恢复装订时，应注意保持卷内档案完整，档案排列次序不变，做到准确、无遗漏。,纸质档案数字化技术规范介绍,第30页,（二）,档 案 扫 描,1、扫描方式,2、扫描色彩模式,3、扫描分辨率,4、扫描登记,纸质档案数字化技术规范介绍,第31页,（二）,档 案 扫 描,1、扫 描 方 式,依据档案幅面大小(A4、A3、AO等)选择对应规格扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采取0号图纸扫描仪)进行扫描。,纸张情况较差，以及过薄、过软或超厚档案，应采取平板扫描仪进行扫描；纸张情况好档案可采取高速扫描已进行扫描，以提升工作效率。,纸质档案数字化技术规范介绍,第32页,（二）,档 案 扫 描,2、,扫描色彩模式,黑白二值-页面为黑白两色，而且字迹清楚、不带插图档案，可采取黑白二值模式进行扫描。,灰度模式-页面为黑白两色，但字迹清楚度差或带有插图档案，以及页面为多色文字档案，可采取灰度模式扫描。,彩色模式-页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图档案，可视需要采取彩色模式进行扫描。,纸质档案数字化技术规范介绍,第33页,（二）,档 案 扫 描,3、扫描分辨率,采取黑白二值、灰度、彩色几个模式进行扫描时，其分辨率普通提议选择200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清楚度较差等，可适当提升分辨率。,纸质档案数字化技术规范介绍,第34页,（二）,档 案 扫 描,4、扫描登记,认真填写,相关,记录表单，登记扫描页数，查对每份文件实际扫描页数与档案整理时填写文件页数是否一致，不一致时应注明详细原因和处理方法。,纸质档案数字化技术规范介绍,第35页,（三）图 像 处 理,1、图像数据质量检验,2、补扫,3、纠偏,4、去污,5、图像拼接,6、裁边,7、图像处理登记,纸质档案数字化技术规范介绍,第36页,（三）图 像 处 理,1、图像质量检验,对档案漏扫、图像偏斜度、清楚度、失真度等进行检验。发觉不符合质量要求时，应对图像进行对应处理。,发觉扫描图像排列次序与档案原件不一致时，应及时进行调整。,纸质档案数字化技术规范介绍,第37页,（三）图 像 处 理,2、（补扫）,对操作不妥，造成扫描图像文件不完整或无法清楚识别时，应重新进行扫描。,发觉文件漏扫时，应及时补扫并将图像插入正确位置。,纸质档案数字化技术规范介绍,第38页,（三）图 像 处 理,3、纠偏,对出现偏斜图像应进行纠偏处理，以到达视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。,纸质档案数字化技术规范介绍,第39页,（三）图 像 处 理,4、去污,对图像中出现影响图像质量杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵照在不影响可懂度前提下展现档案原貌标准。,纸质档案数字化技术规范介绍,第40页,（三）图 像 处 理,5、图像拼接,对大幅面档案进行分幅区扫描形成多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整图像，以确保档案数字化图像完整。,纸质档案数字化技术规范介绍,第41页,（三）图 像 处 理,6、裁边处理,对采取彩色模式扫描图像应进行裁边处理，去除多出白边，以有效缩小图像文件容量，节约存放空间。,纸质档案数字化技术规范介绍,第42页,（三）图 像 处 理,7、图像处理登记,统计质检结果和处理意见。,纸质档案数字化技术规范介绍,第43页,(四)图 像 存 储,1、,存放格式,2、图像文件命名,纸质档案数字化技术规范介绍,第44页,(四)图 像 存 储,1、存放格式,1）采取黑白二值模式扫描图像文件，用TIFF(G4)格式存放。采取灰度模式和彩色模式扫描文件，用JPEG格式存放。存放时压缩率选择，应确保图像清楚可读，尽可能减小存放容量为准则。,纸质档案数字化技术规范介绍,第45页,(四)图 像 存 储,TIFF格式,（Tag Image File Format 标识图像文件格式）,通惯用来描述产生于扫描仪数据，被用于专门存放灰度值、二值标准格式。,纸质档案数字化技术规范介绍,第46页,(四)图 像 存 储,JPEG格式,（Joint Photographic Expert Group联合图像教授组）,是一个“有损”压缩文件格式，已经成为非专业数字照像和在互联网上应用标准格式。,纸质档案数字化技术规范介绍,第47页,(四)图 像 存 储,2）提供网络查询扫描图像，也可存放为CEB、PDF或其它格式。,纸质档案数字化技术规范介绍,第48页,(四)图 像 存 储,2、图像文件命名,1）纸质档案目录数据库中每一份文件，都有一个与之相对应唯一档号，以该档号为这份文件扫描后图像文件命名。,如：72-1-101-1,2）多页文件可用该档号建立对应文件夹，按页码次序对图像文件命名。,纸质档案数字化技术规范介绍,第49页,（五）目 录 建 库,1、数据格式选择,2、档案著录,3、目录数据质量检验,纸质档案数字化技术规范介绍,第50页,（五）目 录 建 库,1、数据格式选择,目录建库应选择通用数据格式。所选定数据格式应符合,丹东市文书档案目录数据库结构和交换标准（试行）要求。,纸质档案数字化技术规范介绍,第51页,（五）目 录 建 库,2、档案著录,按照档案著录规则(DA/T18),和DA/T 22-归档文件整理规则和,丹东市文书档案目录数据库结构和交换标准（试行）,要求进行著录,，建立档案目录数据库。,纸质档案数字化技术规范介绍,第52页,（五）目 录 建 库,3、目录数据质量检验,采取人工校对或软件自动校正确方式，对目录数据库质量进行检验。查对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发觉不合格数据应进行修改或重录。,纸质档案数字化技术规范介绍,第53页,（六）数 据 挂 接,1、数据汇总,2、数据关联,3、数据挂接,4、数据挂接质量检验,5、查对登记,纸质档案数字化技术规范介绍,第54页,（六）数 据 挂 接,1、数据汇总,将已形成目录数据与图像数据，经过深入核实数据，检验文件名、页数、文件数、档号唯一性等，及时进行汇总。,纸质档案数字化技术规范介绍,第55页,（六）数 据 挂 接,2、数据关联,要认真核查每一份图像文件,名称,与档案目录数据库中该份文件档号是否相同，图像文件,页数,与档案目录数据库中该份文件页数是否一致，图像文件,总数,与目录数据库汉字件总数是否相同。,纸质档案数字化技术规范介绍,第56页,（六）数 据 挂 接,3、数据挂接,经过编制程序或借助对应软件，实现目录数据与相关联图像自动挂接。,纸质档案数字化技术规范介绍,第57页,（六）数 据 挂 接,4、数据挂接质量检验,对图像文件与目录数据挂接质量进行检验，查对目录与图像文件对应是否准确，发觉不合格应及时进行修改。,纸质档案数字化技术规范介绍,第58页,（六）数 据 挂 接,5、查对登记,填写相关记录表单，统计数据关联后页数，查对每一份文件关联后页数与档案整理、扫描时填写页数是否一致，不一致时应注明详细原因和处理方法。,纸质档案数字化技术规范介绍,第59页,（七）数 据 验 收,1、,数据抽检,2、验收指标,3、验收审核,4、验收登记,纸质档案数字化技术规范介绍,第60页,（七）数 据 验 收,1、数据抽检,1）以抽检方式检验已完成数字化转换全部数据，包含目录数据库、图像文件及数据挂接总体质量。,2）一个全宗档案，数据验收时抽检比率不得低于5%。,纸质档案数字化技术规范介绍,第61页,（七）数 据 验 收,2、验收指标,1）目录数据与图像文件挂接错误，或目录数据、图像文件出现不完整、不清楚、有错误等问题时，质量标识为“不合格”。,2）一个全宗档案，数字化转换质量抽检合格率到达95%以上（含95%）时，给给予验收“经过”。,合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数 100%,纸质档案数字化技术规范介绍,第62页,（七）数 据 验 收,3、验收审核,验收“经过”结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。,纸质档案数字化技术规范介绍,第63页,（七）数 据 验 收,4、验收登记,填写纸质档案数字化验收记录表单,纸质档案数字化技术规范介绍,第64页,（八）数 据 备 份,1、备份范围,2、备份方式,3、数据检验,4、备份标签,5、备份登记,纸质档案数字化技术规范介绍,第65页,（八）数 据 备 份,1、备份范围,经验收合格完整数据应及时进行备份。,2、备份方式,为确保数据安全，备份载体选择应多样化硬盘、光盘、磁带等，可采取在线、离线相结合方式实现多套备份，并注意异地保留。,纸质档案数字化技术规范介绍,第66页,（八）数 据 备 份,3、数据检验,备份数据也应进行检验。备份数据检验内容主要包含备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。,纸质档案数字化技术规范介绍,第67页,（八）数 据 备 份,4、备份标签,数据备份后应在对应备份介质上做好标签，方便查找和管理。,5、备份登记,填写备份管理记录表单。,纸质档案数字化技术规范介绍,第68页,（九）成 果 管 理,1、应加强对纸质档案数字化结果管理，确保其安全、完整和长久可用。,2、结果提供网上检索利用时，应有制作单位电子标识，并依据档案情况确定可下载或不可下载数据格式。,纸质档案数字化技术规范介绍,第69页,三、照片档案数字化 技术规范,1照片档案数字化应采取扫描方式进行。,2彩色照片扫描类型采取“百万种颜色”模式；黑白照片扫描类型采取“灰度”模式。,3对于5寸（12.5cm8.5cm）照片，扫描仪光学分辨率应到达600dpi。如待扫照片为5寸照片N分之一，则扫描光学分辨率应为5寸照片N倍；如待扫照片为5寸照片N倍，则扫描光学分辨率应为5寸照片N分之一。,4扫描后照片应保留为TIF格式，采取LZW压缩。,5扫描图像缩放比应为100%。,纸质档案数字化技术规范介绍,第70页,四、声像档案数字化 技术规范,录音带,1录音带数字化应选取44.1kHz作为采样标准。,2录音带数字化后存放格式应为WAV或MP3。,纸质档案数字化技术规范介绍,第71页,四、声像档案数字化 技术规范,录像带,1录像带数字化数据传输率应不低于4Mb/s。,2录像带数字化采取MPEG2压缩存放标准。,3录音录像档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。,纸质档案数字化技术规范介绍,第72页,谢谢大家,！,纸质档案数字化技术规范介绍,第73页,