物资采购领用管理制度.docx

文件名
接待物资管理制度
部门
总裁办
类型
普通
编号

编制

审核

批准

备注
发公司全部人员学习
为进一步加强公司接待物资管理，健全物资采购流程，监督和操控不必要的开支，保证物资采购工作的正常化、规范化，特订立此制度。
一、管理范围：本制度所称接待物资指经公司批准，由总裁办直接批量购置或定制的专门用于对外公关工作或业务交往，以公司名义向有关单位、个人馈赠的纪念物品（其他部门因工作需要定制和赠送的纪念物品不含在内）、过节物资、招待用香烟、酒水、茶叶以及董事会需要采买的其他物品等。
二、管理职责：
组织实施本制度的责任部门是总裁办。
总裁办设置专职仓库保管员，其职能是对所采购的物资验收入库、领用发放实施监督和管理。
三、采购原则
3.1依据公司的实际情况，结合所采购的物资用途和范围，本制度适用范围内的采购业务统一由总裁办承担具体办理，其他部门或人员不得自行采购。全部采购事务由总裁办主任统一协调、安置。
3.2总裁办在购置、定制物资时应该遵循“货比三家，质优价廉”的原则，采购请求＜50元，必需寻找三家以上供货方比价择优选择，以最大限度地提高资金的使用效率。3.3急用、小金额突发性采购可以通过“钉钉”管理系统请求后先行购买，购回物品经总裁办验收后再到财务部报销。
3.4采购物资原则上一律要求供应商供应发票，特殊情况下无法供应发票者与财务人员沟通后遵循财务管理制度处理。
四、采购程序
4.1公司全部采购均须按以下流程实现：收集信息（请求）、询价、比价、议价、评估、索样、决定、定购、催交、收货检验、入库、整理付款。
4.3每月25日，物资保管专员依据库存情况，依据公司接待需求及时补充库存。
4.4物资采购坚持谁需要谁申报的原则，于每月25日申报下月物资计划，每月10日申报当月补充计划，临时性采购每月不得超过两次。
4.5采购请求人依据实际需要，确定一种或几种物资，到总裁办领取“采购请求单”并依据规定格式仔细填写，采购请求单填写保证清楚可阅读，内容完整。并逐级递交公司领导审核批准后，由总裁办指派人员开展实际采购。填写不规范，导致无法确认请购物资须知信息的，总裁办有权拒绝采购。
4.6总裁办在接收申购单时应遵循无计划不采购；需求因素不清楚不采购；告知物资保管专员核查申购物资是否有存库，已超储的物资不采购。
4.7总裁办指派专人承担具体采购事宜，采购前应仔细审阅申购单的品名、规格、数量、名称遇到问题应及时的与申购部门/人沟通。对于申购部门/人需求的物资如有成本较低的替代品可以推举采购替代品（但一定与申购部门/人商量）。对于急需的申购项目总裁办应优先处理，无法按时购置的物资应及时告知申购部门/人。
4.8单一、固定或长期合作的采购或指定采购厂家及品牌的产品由申购部门/人作出书面说明及该供应商的详细资料，总裁办对供应方的供货能力评估后，与其签署购销合同。4.9总裁办应该对供应方的供应能力、交货时间及产品或服务质量开展确认。全部采购项目一定向生产厂家或服务商直接询价，原则上不通过其代理或各种中介机构询价。
五、入库保管
5.1总裁办物资专管人员在物资购置回公司或供应商按规定将物资交接公司时，首先办理入库手续，对比请求及送货单检验产品的品名、规格型号、质量、数量及金额是否一致，并检查好物品的规格、质量，做到数量、规格、品种、价款准确无误，质量完好，配套齐全，并在入库登记簿上共同签章确认。如果验收不合格，不予入库，并及时联络供应商妥善处理。
5.2物资入库，要依据不同的类型、规格、功能和要求，分类、分别相关位置储存，仓库物资应保证数量准确、价款不串。
5.3精密、易碎及贵重产品要轻拿轻放。严禁挤压、碰撞，倒置，要做到妥善保留，其中贵重物品应入公司内小仓库保留，以防盗窃。
5.4物资入库、出库应如数登记，注明领用人、领用用途、数量和金额，并如实填写物资出库台账，做到账物相符。如因主观因素出现账物不符的则依据物品同等价款开展赔偿，并做出书面检查。
5.5总裁办专管人员要每月末对库存物资开展全面盘点，并将盘点后的物资台账报总裁办承担人。在物资欠缺时应及时向总裁办承担人报告，及时提出补充采购需求。
5.6总裁办专管人员换岗或离岗时，应将账物盘点清楚后随入库单、出库单、出库台账
一并移交下一任专管人员。
5.7总裁办专管人员的职责是承担保管，未经公司领导批准，不得发放。总裁办专管人员因其他因素不在时，应由总裁办承担人或由其安置总裁办其他人员代管，在专管人员到岗后立即与代管人员核查帐物，以免出现账物不符。代管人员在代管期间不执行职责的，出现账物不符的由代管人员直接承担经济责任。
六、领用原则
6.1物资办理入库后，由总裁办告知物资申购部门/人及时领用。由申购部门/人填写领用单并经相关责任人签章后自行到仓库领取。
6.2物资保管专员严格执行凭领用单出库，无单不出库，并做好出库登记，每月第做出入库报告。
6.3对于急需使用的物资，可由总裁办在入库前告知申购部门/人共同核对申购单中采购项目，经确认无误后直接在物资交接单上签章领用。
6.4请求人领取酒水、礼品后未用完的，应及时退回仓库，物资保管专员在收到回退的酒水、礼品后，重新办理入库手续。
6.5全部物资发出后，经检查发觉有领取部门或有关人员对所属物资的用途不符，或假公济私者，公司将依据该领取物资的总价值开展加倍处罚，以儆效尤。
七、责任划分
7.1不按规定程序未经审批采购的，并已经与供方签署购销合同，导致公司因不能履约而发生的亏损由经办人员全额承担。
7.2未经比价即开展采购的或采购价款明显高于比价结果的，价款高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价款，从中谋取私利；或未仔细开展比价而导致采购价款明显过高；经查实后采购人员承担相关亏损。
7.3对贪图省事、乱报申购物资的部门/人，造成本公司流动资金使用浪费的，相关亏损由该部门/人承担。
八、附 则
本制度自发布之日起实施，各部门需严格按上述审批手续和流程执行。
附表1
采购请求单
年 月 日
请求部门：需求日期：

推举的供应商：
请求因素：
使用要求：
序号
物品名称
型号规格
数量
单位
预算金额
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

合计

采购请求人（签名&日期）
部门主管（签名&日期）
总裁办主任（签名&日期）
董事长（审批&日期）

附表2
入库单
供应商：日期:
序号
货品编号
货品名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
备注

合计：佰拾万仟佰拾元角分 ¥
摘要：

记账送货人收货人审核人
附表3
物资领用表
请求部门
请求人请求日期
用途

序号
物资类型
物资名称
规格型号
数量
领用人
1

2

3

4

5

备注

部门主管：总裁办主任：董事长：
注：请求人领取酒水、礼品后未用完的，应及时退回。

附表4
物资盘点台账