存货管理制度-物资的外购程序-存货的领用与发出规定.doc

制度名称
存货管理控制制度
编 号

执行部门

监督部门

第1章 总则
第1条 目的
为强化对本公司库存物资的内部控制，确保库存物资的验收进库、存储保管及领料出库业务的规范有序，特制定本制度。
第2条 定义
存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。
第2章 物资的外购程序
第3条 物资的请购审批
公司在生产过程中必需要用到的物资均由采购部负责统一采购。具体请购审批步骤如下所述。
1、 生产部门每月统计下一月份物资必需求量，并通知仓储部。
2、 由仓储部负责依据物资库存量与生产物资必需求量确定购买量，填写“请购单〞，列明拟采购物资的品种、规格、数量，经部门主管审核后，交送采购部。
3、 采购部门收到仓储部送交的“请购单〞后，应马上进行询价、比价、编写采购计划并上交分管副总经理审批。
4、 经审批后，采购人员依据采购计划执行采购。
第4条 外购物资验收
物资到货后，采购部应及时通知品管部进行质量检验，同时通知仓库验收入库；物资验收时要把实物与物资请购单上开列的品名、规格、数量等事项互相对比 ，货物假设发生短缺、破损等情形，采购部应提出相应的处理看法。
第5条 外购物资入库
物资验收合格后，应按物资的类别、单价、金额办理入库手续。采购人员填写“材料入库验收单〞〔一式三联〕，由品管部验证质量、仓库保管员验证数量后在“材料入库验收单〞上签字，仓库保留存一联，递交财务部一联、采购部一联。
第6条 财务处理
物资验收入库后，采购人员应立马上“请购单或订货单〞、“购销合同〞、“验收单〞、“外购物资入库单〞、合法的商业发票等原始凭证送交财务部。财务部对所交单据进行审核后，应按照“会计核算规定〞及时、准确地编制记账凭证并做相应的处理。
第3章 自有产品验收入库
第7条 产成品、半成品验收
生产部门将完成的产成品或半成品移出生产车间之前，公司质量管理部门须先行进行质量检测，并出具《质量检测报告书》，只有检测合格的产品或半成品才干移送仓储部。
第8条 产成品、半成品验收
生产部门填写《入库通知书》，经部门主管签字批准后，交送仓储部。仓储部负责对比 “入库通知单〞和《质量检测报告书》盘点数量，无误后办理入库。
第4章 存货的领用与发出
第9条 存货领用
公司所有材料的领用必需凭“领料单〞，具体规定如下所述。
1、领用部门必需填写“领料单〞，列明领用部门、详有用途、品名、数量和领料人姓名，并由领用部门负责人进行审核批准。
2、仓储部凭“领料单〞发放物资，依据物资增减状况编制存货台账。
3、财务部门依据实际状况进行账务处理。
4、审计部门要定期对领料单进行检察，检察其填写内容是否详实，批准权限是否恰当或是否获得授权等事项。
第10条 销售发货
所有销售业务，必需先由销售部门依据《销售合同》签发“销售提货单〞，然后由销售部门将“销售提货单〞送交财务部门，待客户与财务部门结算完销售货款或取得赊销审批后，由财务部门在“销售提货单〞上签字盖章，并做相应财务处理。
第5章 存货管理控制
第11条 物资日常保管
1、原则上，所有物资须储存在物资库房内，严禁未通过批准或授权的人员进入库房，接触物资，入库储存确有困难的，也应采用有效措施，强化护理监管，确保物资的安全、完整及有效。
2、物资管理员对入库物资要井然有序地分门别类、摆放整齐，并定期检查，及时整理，克服库房物资贮存管理混乱，杜绝材料变质、偷盗丢失、私自挪用等不良现象的发生，同时要建立起相关规章制度，如采纳货品库存卡、货品标牌，制定保安、防火、卫生制度等，实施有效管理。
第12条 存货盘点
公司应当建立由财务部组织的定期或不定期存货盘点制度，全面盘点库存物资，检查物资的实际库存数量是否与账面数量相符，及时发现问题，采用有效措施改正错误，堵塞漏洞。具体要求有以下四点。
1、各单位至少每半年对库存材料进行一次全面的盘点，盘点工作必需有财务人员参加。
2、财务部门应依据财务账册上核算的存货的品种、规格、数量与仓库记载的存货品种、规格、数量以及实际盘点的结果进行核对分析，编制“盘点状况汇总表〞，列明差异状况和差异原因及相关责任部门的责任原因，提交公司管理层。
3、管理层应依据财务部门编制的“盘点状况汇总表〞进行分析讨论，确定差异处理的决定和对相关责任人的处罚决定。财务部门依据公司管理层的决定，按照会计核算的要求对存货的盘盈、盘亏进行处理。
4、财务部门应将盘点工作表、盘点状况汇总表、公司管理层的处理决定按照时间顺序装订成册，作为会计档案进行妥善保管。
第6章 附则
第13条 本制度由财务部制定，解释权、修改权归财务部。
第14条 本制度自公布之日起实施。
编制人员

审核人员

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