N学校办公室会务工作程序.docx

N学校办公室会务工作程序

N学校办公室会务工作程序之相关制度和职责，一、会议的准备1.接到有关会议通知后,学校办公室负责人应以书面形式明确会议时间、地点、内容、参加人员范围以及要求等,通知办公室秘书。2.承办秘书应及时做好各项准备工作,包括按照会...
一、会议的准备
1.接到有关会议通知后,学校办公室负责人应以书面形式明确会议时间、地点、内容、参加人员范围以及要求等,通知办公室秘书。
2.承办秘书应及时做好各项准备工作,包括按照会议性质和要求准备材料,确定并落实会议时间、地点、用车、会场布置等,并将准备状况向学校办公室负责人汇报。
3.按照会议的要求(如录音、录像、投影、照相等),要事先通知有关单位(部门)准备。
二、会议的通知
1.承办秘书按照会议的性质、形式、内容和规模拟定会议通知,经学校办公室主任核准后,通过办公网公布。通知应包括会议名称、会议时间、地点、主持人、参会人员等有关事项;下周会议通知一般应于上周五下午4点前发出。
2.临时召开会议,可采纳 通知。如无法通知到当事人,需请其他人转告时,承办秘书应记录受话人的姓名和接听时间,以备查考。
3.承办秘书应及时将会议通知和反馈状况向办公室负责人汇报。
三、会议的服务
1.由学校办公室承当会务工作的会议,一般状况下,学校办公室相关工作人员应提前准备好会议需用的座签、音响、茶水等,并在会议开始前10―15分钟进场,检查会场状况。
2.设置会议签到处,会议开始前向大会主持人报告会议到会状况。对缺席人员要及时反馈到相关单位,要求告知缺席原因。
3.承办秘书准备好专用的记录本以及符合存档规定的书写工具,做好会议记录。如需特别记录工具,则应在会议开始前30分钟调试完毕。
4.会议记录应包括会议时间、地点、主要内容、与会人员状况、会议进行状况、与会人员发言