物品采购作业流程-耗材、包装材料、办公用品采购流程.docx

版本号

A1

文件编号
ZY2019P01
页码
1/3
题目
采购作业流程
制定者/日期

审核者/日期
杨宋杰
批准者/日期
金鑫
一、目的：保证物品采购规范操作、责任明确。
二、范围：适用于耗材、包装材料、办公用品、客户代购等采购。
三、责任相关：仓库、物品必需求部门、采购、财务、【质量】、销售。
四、操作细则

流程
责任部门
使用表单
采购必需求

请购

批准

采购订单制作

采购执行

预付款申请

财务审核

批准

仓库、销售部门

副总经理

采购

采购

采购

财务

总经理

定购凭单

采购凭单

采购凭单确认件

文件类别

A1

版本/修订号
ZY2019P01
页次
2/3
文件名称
采购作业流程
制定者/日期

审核者/日期
杨宋杰
批准者/日期
金鑫
流程
责任部门
使用表单
预付款支付

采购跟踪

到货通知

检验通知

不合格 检验

合格品
入库

退货

结算

申请付款

财务审核

批准

货款支付

财务

采购

采购

仓库

品管〔由仓库、采购
协助确认〕

仓库

仓库、采购

财务

采购

财务

总经理

财务

订单、送货单

入库单

采购凭单、入库单、发票

文件类别

A1

版本/修订号
ZY2019P01
页次
3/3
文件名称
采购作业流程
制定者/日期

审核者/日期
杨宋杰
批准者/日期
金鑫
五、流程说明：
1．请购：仓库依据最低安全库存量、销售依据客户计划等信息制作定购计划，经副总批准后转采购部门进行正常采购、供应商找寻、询比价。
2．供应商评估、采购询比价：采购部门找寻供应商，进行询价、比价及供应商的综合评估，提出采购看法。
索取供应商的相关证件，如营业执照、卫生许可证、生产许可证、检验报告、第三方检验报告及相关证书等。
3．价格评估：采购部确认采购价格后，转给销售部进行产品报价。等客户确认价格后进行采购凭单处理，经副总经理批准后正式下达订单。合同或订单原则必需有对方签字回传。
4．预付款申请：依据订单必需要支付预付款的，由采购提出付款申请，财务核对，副总经理批准后付款。
5．财务 财务部审核相关单据是否齐全，账目是否准确。
6．采购跟踪：签发采购凭单后，采购员须对交货期、产品质量进行跟踪。到货前通知仓库部门进行接货准备。同时天天更新未到货状况给销售部门。
7．检验通知：仓库收到货物后，临时放在暂放区，通知品管部门进行检验。〔此条后续完善后执行。〕
8．检验：质量部门依据检验标准进行检验。
对存有质量问题的，通知采购，由采购部与供应商联系处理。〔此条后续完善后执行。〕
9．退货：不合格品进行退、换货处理。
10．结算：财务依据采购凭单、入库单进行结算，跟踪发票到位。
11．申请付款：依据采购凭单及公司付款计划与周期，由总经理批准后支付。

六、采购要求：
1．采购物资必需执行货比三家的原则，同等质量的比价格，同等价格的比质量，结合供应商信用状况，力争优质低价采购。
2．采购发票原则须增值税专用发票。关于取得的增值税发票，采购人员应认真审核发票上的项目，并与财务确认，保证可以抵扣税金。
3．应做好采购ERP录入工作。
4．必需要索证的物品应索证齐全，将供应商相关证件资料存档。