集团公司文件收发管理制度.docx

** * *集团
收发文件管理制度
一、总则
1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料.
3、本企业各类文件统一由行政部归管理。
二、发文管理
1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿,经部门责人、分管领导初审后，送行政部核稿，经行政部核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由行政部统一登记、分类编号并保留一份原件存档.
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由行政部发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。
三、收文管理
1、所有发至本企业的文件（含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等），由行政部统一签收、登记、编号，送领导阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅.
2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，行政部接收后负责转交，并由接收人签收.
3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交行政部，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交行政部的由行政部根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由行政部保留原件或复印件存档。
4、行政部收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送领导批示或交有关部门阅办.需要办理的公文，经请示领导后办理，根据文件内容、领导批示予以催办。
5、已交行政部存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。
6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员.
四、保密文件管理
1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、
传递、销毁等，并严格把关。
2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。
3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。
4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。
五、文件的销毁
1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，行政部应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示.
2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和分管领导的共同监督下进行销毁。
六、附则
1、本制度由集团公司行政部负责解释。
2、本制度自发文之日起实施。
附件：档案借阅审批表
档案查（借）阅审批表
编号：
借阅部门

借阅人：
借阅日
期

借阅档案
种类
•工程档案
•文书档
案
•会计档
案
•声像档
案
•实物档案
档案名称：

借阅事由：

部门负责人批示：

公司领导批示：

是否归还
•是•否
归还
借阅人：档案管理员：日期：
备注：1。如外单位人员借阅档案，须持单位介绍信，且需公司总经理签字同意。
2.会计档案除市公司财务部相关人员以外，其他人员谢绝借阅。
3。会计档案原则上不予借出，如需借出，需公司总经理签字同意，并在一日内归还。