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集团公司文件收发管理制度.docx

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资源描述
** * *集团 收发文件管理制度 一、总则 1、为提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据文书处理的有关规定,结合我企业实际情况,特制定本制度。 2、文件管理内容包括:上级政府部门函、电、来文,同级合作企业函、电、来文,本企业上报、下发的各种文件、资料. 3、本企业各类文件统一由行政部归管理。 二、发文管理 1、凡以我公司名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等),由承办部门拟稿,经部门责人、分管领导初审后,送行政部核稿,经行政部核稿后送总经理签发。 2、经总经理签发的文件由行政部统一登记、分类编号并保留一份原件存档. 3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到,对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。 4、所有由行政部发出的传真、文件等应统一登记,并标注发送单位、日期,由发件人签名。其他部门自主发送的,由发送部门自行负责。 三、收文管理 1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等),由行政部统一签收、登记、编号,送领导阅示或送有关部门办理,为避免文件挤压,一般应在当天完成送阅. 2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门,行政部接收后负责转交,并由接收人签收. 3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交行政部,直接上报总经理的根据总经理指示办理,移交行政部的由行政部根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理,并由行政部保留原件或复印件存档。 4、行政部收到文件,应根据文件内容和性质全面统筹,送领导批示或交有关部门阅办.需要办理的公文,经请示领导后办理,根据文件内容、领导批示予以催办。 5、已交行政部存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围,所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续,经总经理批准后方可借阅。 6、个人或部门阅读文件应抓紧时间,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借给其他人,阅读完后应及时交还给档案管理员. 四、保密文件管理 1、严格遵守保密制度,保密资料统一由档案管理员收发、 传递、销毁等,并严格把关。 2、制发保密文件时,经办人要根据文件、资料的内容和定密范围,标明密级、保密期限,确定发送范围、数量,报送总经理审批后印发。 3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续,严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。 4、对保密文件、保密资料要定期清查,一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对,发现欠缺要及时追查,防止丢失。 五、文件的销毁 1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件,行政部应定期清理造册,按照公司有关规定,办理销毁手续报总经理批示. 2、经审核同意销毁的文件,应在档案管理员和分管领导的共同监督下进行销毁。 六、附则 1、本制度由集团公司行政部负责解释。 2、本制度自发文之日起实施。 附件:档案借阅审批表 档案查(借)阅审批表 编号: 借阅部门 借阅人: 借阅日 期 借阅档案 种类 •工程档案 •文书档 案 •会计档 案 •声像档 案 •实物档案 档案名称: 借阅事由: 部门负责人批示: 公司领导批示: 是否归还 •是•否 归还 借阅人:档案管理员:日期: 备注:1。如外单位人员借阅档案,须持单位介绍信,且需公司总经理签字同意。 2.会计档案除市公司财务部相关人员以外,其他人员谢绝借阅。 3。会计档案原则上不予借出,如需借出,需公司总经理签字同意,并在一日内归还。
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