采购管理程序(企业规章制度受控文件模板).docx

采购管理程序
1、目的
1.1对生产所需物料进行合理、有效的采购管理，以满足生产需要，保证生产与出货的顺利进行。
1.2对供应商进行选择、评估与控制，以保证所采购的原辅料具有稳定、可靠的品质。
2、适用范围:从寻找到评估、审核、合格供应商及提出采购申请到采购件到料的作业过程均适用.
3、定义：
3.1重要物料：直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客投诉的物料；
3.2-般物料：不影响使用性能或即使稍有影响但可采取措施予以弥补的物料（如：包装材料）
4、职责：
4.1生产部：提出采购计划和采购需求.
4.2品质部:来货物品质确认。.
4.3采购部负责组织进行供应商评审，建立《合格供应商目录》,并对供应商的供货业绩进行评估，建立供应商档案采购部经理负责有关的审批工作；
5. 工作程序5. 1供应商的考核评估：
评估原则:采购部根据供应商提供的资料，通过与同类物料的质量、价格进行比较，初定候选供应商的名单。对于重要物料的供应商，可由采购部组织对其进行考评。以下情况优先考虑：
(1) 供应商建立质量管理体系或已取得IS091等第三方质量管理体系认证合格证书的；
(2) 体系建立前已与公司有往来且绩优的供应商；
(3) 客户指定的供应商；
(4) 经本程序规定评估合格的供应商。
新供应商的评估
(1)采购人员应对供应商的生产能力、品质体系进行基本了解后，将《供应商调查表》发给新开发的供应商填写，必要时应要求供应商提供营业执照、税务登记证、体系认证证书、材料物性表或检测报告等有关资料的复印件。
(2)根椐需要决定是否需要会同生产部及品质部对供应商能力进行现场评估；
选择新供应商的标准
质量：须符合产品的规格要求和客户的需求.
价格：须合理且符合成本效益.生产能力：须满足我司的供货要求.
服务及其它：能配合、满足我司要求.
对于重要物料，需要候选供应商送样品及小批量的产品进行测试。
A、采购部向候选供应商提供相应的产品资料，要求提供适量的样品，品质部对样品进行测试，出具相应测试报告，将结果反馈给候选供应商；
B、样品测试合格，采购通知供应商小批量送货，经品质部进货检验合格后，交生产部试用.
C、小批量送样检验或测试不合格允许重新送样，但最多不超过3次。
新物料及物料规格变更后的采购确认：所有新物料或物料规格变后，在采购部下订单前必须由生产部/品质部同意确认后采购部才可下订单，若采购部没收到确认通知，采购部可拒绝下采购物料。
样品测试及小批量试用测试均合格的供应商经采购经理批准后，列入《合格供应商目录》。
本程序生效前与公司有交易经验的厂商，或非重要原物料的新供应商，以《供应商调查表》书面审查后，由采购经理核准后列入《合格供应商目录》。
定期评估：重要物料供应商原则上每年定期评估一次，采购部为主办部门，负责供应商交期、服务的评估，品质部为协办部门，负责供应商交货质量评估。评估方法：对供应商的质量、交期、服务三项，其比重及评分方式如下：
A. 质量（40%）：质量得分=（合格批/检验总批数）*40%
B. 交期（40%）：交期得分=（按期批数/订购批数）*40%
C. 服务（20%）由采购人员评估。
供应商的评估成绩为质量、交期和服务三项得分的合计，评估的结果记录于《供应商定期评估表》，并总经理审核。
供应商评估等级与奖惩：
等级得分控制方法
A80分以上优秀供应商：1酌情增加订购量2.享受优先承制本公司开发样品资格。
B60-80分合格供应商：继续采购，不予奖惩。
C60分以下不合格供应商：由采购部通知供应商限期改善，仍未改善的取消资格供应商资格。
5.2采购控制
5. 2. 1采购申请:生产部依据订单数量、核对物料清单（BOM）,减库存数量后提出采购申请。
5.2.2.1.确定采购对象依合格供应商名录选择采购对象，若为新供应商时,则按照5.1内所规定之内 容对供应商进行评估，合格后方可进行采购.如果是新品种物料的采购必须要求供应商先提供样品，经工程开发部/品质部确认合格后方可进行采购作业.
b. 确认采购要求
1. 正式下单前，采购人员应和供应商沟通,让供应商明确知道采购要求.
2. 确认采购物料的品名、物料编号、规格型号、单价、数量、交期、付款期限，以便了解供应商的配合能力.
c. 询价，比价:采购员在正式下来货单以前,需根据采购物料的种类对两家以上合格供应商进行询价并进行比较.在保证采购物料品质达标的情况下选择价格低的供应商进行采购.
订购单.
5.2.3.1采购员应该根据采购资料直接填写《订购单》，交总经理审核，总经理批准后，采购部传真或E-MAIL给供应商,并要求供应商签字回传.依据供应商回复的交货日期再以电话或传真方式跟催，若供应商实际交货日期超过来货单指定的交货日期且影响本公司产品交期，则应通知生产部确认后，方可延期。
5.2.3.2对于客户指定供应商，采购员在下单时应将客户提供的要求转达到供应商内部,以便能更好的让供应商提供合格的产品.
采购事项的变更5.2.4.1采购申请部门若因规格或材质等问题需变更采购事项，应以通知采购人员变更内容，然后由采购人员知会供应商作相应的变更.
5.2.4.2原材料如有因市场因素达不到采购需求时，采购员应知会品质部和生产部负责人协商解决.
进料检验.
5.2.5.1仓管员凭供应商的送货单送IQC报检.IQC依照《进料检验标准》、样品进行检验，检验合格的产品贴上合格标签，由仓库办理入库手续，不合格则依《不合格品控制程序》执行.
5.2.5.2异常处理:若供应商不能按期交货，采购员应与供应商协商处理,并填写《内部联络单》转交生产部，以便生产部及时调整生产计划.
5.3资格的取消
资格取消标准
5.3.1.1价格、交期、服务水准低劣时，由采购员以书面方式提出.
5.3.1.2进料品质无法达到我司标准要求时，由品质部以书面方式提出.
5.3.1.3每年对合格供应商进行定期评估，评分不合格的厂商予以淘汰。
供应商资格取消，由采购员或品质部以《内部联络单》经总经理批准，知会供应商，并更改《合格供应商名录》.
5. 4样品管理流程。
5. 4. 1采购部收到生产部“样品物料申购单”后，采购先确定供应商，生产部把相关的规格或图纸资料传真或电邮于供应商，供应商须在2天之内回复送样时间，打样时间为2-3天（特殊紧急样品要求供应商紧急处理），样品需直接交于相关采购员，采购员交于工程部相关人员并签收，把“样品交接签收单”存档，以备查帐。相关采购员必须在3-4天之内落实样品确认信息,如有任何问题，尽快处理，解决不了，上报主管安排解决。
6、相关表单
《供应商调查表》
《合格供应商目录》
《供应商订期评估表》
《采购订单》
《物料采购确认书》