公司标准采购作业细则.docx

公司标准采购作业细则（2）公司标准采购作业细则（二）*请购第一条请购部门的划分各项材料的请购部门如下：（一）常备材料：生产管理部门（二）预备材料：物料管理部门（三）非常备材料：1. 订货生产用料：生产管理部门2. 其他用料：使用部门或物料管理部门第二条请购单的开立、递送（一）请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参 酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、 需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并 编号（由各部门依事业部别编订），请购单（内购）（外购）附 请购案件寄送清单送采购部门。（二）需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材 料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式提出请购。（三）紧急请购时，由请购部门于请购单说明栏注 明原因，并加盖紧急采购章，以急件卷宗递送。（四）材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于”请购单上注明试车检验及预定试车期限。(五) 庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考 虑库存情况，填制请购单提出请购。第三条免开请购单部分(一) 下列总务性物品免开请购单，并可以总务用品 申请单委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如 下：1. 贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。2. 招待用品：饮料、香烟等。3. 书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。4. 打字、刻印、报表等。(二) 零星采购及小额零星采购材料项目。第四条请购核决权限(壹)内购：1. 原物料：(1) 请购金额预估在1万元以上者，由科长核决。(2) 请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。(3) 请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。2. 财产支出：(1) 请购金额预估在20元以下者，由科长核决。(2) 请购金额预估在20元至2万元者，由经理核决。(3) 请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。3. 总务性用品：（1）请购金额预估在10元以下者，由科长核决。（2）请购金额预估在10元至1万元者，由经理核决。（3）请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以财产支 出核决权限呈核。（二）外购：1. 请购金额预估在10万（含）元以下者，由经理核决。2. 请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。第五条请购案件的撤销（一）请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购 部门停止采购，同时于请购单（内购）或请购单（外购）第 一、二联加盖红色撤销的戳记及注明撤销原因。（二）采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：1. 采购部门于原请购单加盖撤销章后，送回原请购 部门。2. 原请购单已送物料管理部门待办收料时，采购部 门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请 购部门。3. 原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部 门。*采购 第一节一般规定第六条采购部门的划分（一）内购：由国内采购部门负责办理。（二）外购：由国外采购部门负责办理，其进庶务由 业务部门办理。（三）总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供 应商或代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派 专人或指定部门协助办理采购作业。第七条采购作业方式除一般采购作业方式外，采购 部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式 进行采购：（一）集中采购：凡具有共同性的材料，须以集中办理 采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依提出 请购，采购部门定期集中办理采购。（二）长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗 的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈 准后通知各请购部门依需要提出请购。第八条 采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、 材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通 知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。第二节国内采购作业处理第九条询价、比价、议（一）采购经办人员接获请购单（内购）后应依请购 案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的 资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供 应商办理比价或经分析后议价。（二）若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或 属代用品者，采购经办人员应检附资料并于请购单上予以 证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后 呈核。（三）属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购 量），采购经办人员于议价后，应于请购单询价记录栏中 注明，经主管签认后呈核。（四）对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入 分析后，以电话等联络方式向厂商议价。（五）采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购 案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请 购单后，按一般采购程序优先办理。（六）试车检验的采购条件，采购经办人员应于请 购单注明与厂商议定的付款条件呈核。第十条呈核及核决（一）采购经办人员询价完成后，于请购单详填询价 或议价结果及拟订订购厂商交货期限与报价有效期限 经主管审核，并依请购核决权限呈核。（二）采购核决权限：第十一条订购（一）采购经办人员接到经核决的请购单后应以订购单向厂商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日 期，同时要求供应商于送货单上注明请购单编号及包 装方式。（二）若属分批交货者，采购经办人员应于请购单上 加盖分批交货章以资识别。（三）采购经办人员使用暂借款采购时，应于请购单 加盖暂借款采购章，以资识别。第十二条进度控制及事务联系（一）国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段， 以采购进度控制表控制采购作业进度。（二）采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填 制进度异常反应单并注明异常原因及预定完成日期， 经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处 理。第十三条整理付款（一）物料管理部门应按照已办妥收料的请购单连 同材料检验报告表（其免填材料检验报告表部分，应于 收料单加盖免填材料检验报告表章）送采购部门，经与发 票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门 应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料者，请购单（内 购）的会计联须于第一批收料后送会计部门。（二）内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依 合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款 条件整理付款。（三）短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行 整理付款。（四）超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理 付款，否则仅依订货数付款。第三节 境外采购作业处理（含进事务、关务）第十四条询价、比价、议价（一）外购部门依请购单（外购）的需求日及急缓件 加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询 价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况（独 家制造或代理等原因）应于请购单（外购）注明外，原则上 应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。（二）请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂 商所报材料的重要规范并签注意见后，会请购部门确认。第十五条呈核及核决（一）比价、议价完成后，外购部门应填制请购单（外 购），拟订订购厂商预定装船日期等，连同厂商报价资 料，送请购部门依采购核决权限核决。（二）核决权限1. 采购金额以CIF美元总价折合在XXX元（含）以下 者由经理核决。2. 采购金额以CIF美元总价折合超过XXX元以上者 由总经理核决。（三）采购案件经核决后，如发生采购数量金额的变 更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新 呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核 决主管核决。第十六条订购与合同（一）请购单（外购）经核决送回外购部门后，即向厂 商订购并办理各项手续。（二）需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签 呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。第十七条进度控制及异常处理（一）外购部门应以请购单（外购）及采购控制表 控制外购作业进度。（二）外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立 进度异常及反应单记明异常原因及处理对策，据此修订进 度并通知请购部门。（三）外购部门于外购案件装船日期有延误时，应主 动与供应厂商联系催交，并开立进度异常反应单记明异常 原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。第十八条 进签证前（请购单（外购）核准后）的专 案申请（一）专案进机器设备的申请 专案进机器设备时， 外购部门应准备全部文件申请核发输入许可证，申请函中 并应请求国贸局在输入许可证加盖国内尚无产制的 戳记及核准章，以便进单位凭以向海关申请专案进及分 期缴税。（二）进度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请 输入许可证之前准备报价单及其他有关资料送进单 位向政府机关申请核准进。第十九条 进签证 外购材料订购后，外购部门应即 检具请购单（外购）及有关申请文件，以申请外汇处理单 （需在一星期内办妥结汇时，加填紧急外购案件联络单） 送进单位办理签证。进单位应依预定日期向国贸局办 理签证，并于输入许可证核准时通知外购部门。第二十条进保险（一）FOB、FAS、C&F条件的进案件，进单位应依 请购单（外购）外购部门指示的保险范围办理进保险。（二）进单位应将承保公司指定的公证行在请购单 （外购）上标示，以便货品进必须公证时，进单位凭以联络该指定的公证行办理公证。第二十一条进船务（一）FOB、FAS的进案件，进单位（船务经办人员） 于接获请购单（外购）时，应视其装运岸及装船期限 并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以 便进货品可机动选择船只装运。（二）进单位（船务经办人员）应将所选定的船公司 或承揽商品名称，提供进结汇经办人员，于信用状开发 申请书列明，作为信用状条款，向发货人指示装船。（三）如因输出岸偏僻或因使用部门急需，为避免到 货延误，外购部门应于请购单（外购）上注明，避免在信用 状指定船公司而委由发货人代为安排装船。第二十二条 进结汇 进单位应依请购单（外 购）标示的间发信用状日期办理结汇，并于信用状（L/C） 开出后以开发L/C快报通知外购部门联络供应厂商。第二十三条税务（一）免货物税及工业用证明的申请1. 进的货品可申请免货物税者，外购部门应于输 入许可证核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取得 核准函后向海关申请免货物税。2. 除免凭经济部工业局证明办理具结免税进 的 项目外，其他合于免税规定的人造树脂类材料，外购部门应于开发信用状后检具必需文件向经济部工业局申请非供塑胶用证明，以便于报关时据此向海关申请 依工业用物品税率缴纳进关税。（二）专案进税则预估及分期缴税的申请及办理外 购部门应于进前，检具有关文件，凭以向海关申请税则预 估，等核准后并办理分期缴税及保证手续。第二十四条输入许可证、信用状的修改供应商成本 公司要求修改输入许可证或信用状时，外购部门应开立 信用状、输入许可证修改申请书经呈核后，检具修改申请 文件送进事务科办理。第二十五条装船通知及提货文件的提供（一）外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期 时，应立即填制装船通知单分别通知请购部门、物料管理 部门及有关部门。（二）外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应检 具输入许可证及有关文件，以装运文件处理单先送进 单位办理提货背书。（三）提货背书办妥后，外购部门应检具输入许可证 及提货等有关文件，以装运文件处理单办理报关提货。（四）管理进物品放行证的申请：进管理物品时， 外购部门应于收到装运文件后，检具必需文件送政府主管机关申请进放行证或进护照，以便据此报关提货。第二十六条进报关（一）关务部门收到”请购单（外购）”及报关文件时，应 视买卖、保险及税率等条件填制进报关处理单连同报关 文件，委托报关行办理报关手续，同时开立”外购到货通知 单（含外购收料单）送材料库办理收料。（二）不结汇进物品，进单位（邮寄包裹则为总务 部门）应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会 外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。如系无价进 的材料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立” 外购到货通知单（含外购收料单）”通知收货部门办理收料， 而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后，送处理 部门处理。（三）关税缴纳前进单位应确实核对税则、税率后申 请暂借款缴纳。（四）海关估税的税率如与进单位估列者 不符时，进单位应立即通知外购部门提供有关资料，于海 关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申 请暂借款办理押款提货。押款提货的案件，进单位应于” 进报关追踪表记录，以便督促销案。（五）税捐记帐的进案件，进单位应依请购单（外 购）”，于报关时检具必需文件办理具结记帐，并将记帐情况 记入税捐记帐额度记录表及税捐记帐额度控制表。（六）船边提货的进材料，进单位应于货物抵港前 办妥缴税或记帐手续，以便船只抵港时，即时办理提货。第二十七条报关进度控制关务部门应分报关、验关、 估税、缴税、放行五阶段，以进报关追踪表控制通关进 度。第二十八条公证（一）各公司事业部应依材料进索赔记录及材料特 性等因素，研判材料项目（如外购散装材料），通知进单位 于材料进港时，会同公证行前往公证。（二）外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔 条件者，进单位应于接获报关行或材料库通知时，联络公 证行办理公证。（三）进货品办理公证时，进单位应于公证后配合 索赔经办时效，索取公证报告分送有关部门。第二十九条退汇（一）外购部门依进材料的装运情况，判断信用状剩 余金额已无装船的可能时，应于提供报关文件时提示进单 位，并于进材料放行及输入许可证收回后，开立信用 状退汇通知单连同输入许可证送进事务科办理退汇。（二）退汇金额较大，但信用状未逾有效期限者，外购 部门应向供应厂商索回信用状正本，送进单位办理退汇。第三十条 索赔（一）外购部门接到收货异常报告（材料检验报告表 或公证报告等）时，应立即填制索赔记录单连同索赔资 料交索赔经办部门办理。（二）以船公司或保险公司为索赔对象者，由进单位 办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。（三）索赔案件办妥后，索赔记录单应依原采购核决 权限呈核后归档。第三一条退货或退换（一）外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时通 知进单位依政府规定期限向海关申请。（二）复运出、进的有关事务，外购部门应负责办 理，其出进签证、船务、保险报关等事务则委托出单 位及进单位配合办理。（三）退换的材料进时依本节有关规则办理。第四节价格及质量的复核第三十二条价格复核与市场行情资料提供（一）采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立 厂商资料，作为采购及价格审核的参考。（二）采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材 料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价 格的参考。第三十三条质量复核 采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核（如材料选用、质量检验）等。第三十四条异常处理审查作业中，若发现异常情况， 采购单位审查部门应即填制采购事务意见反应处理表（或 附报告资料），通知有关部门处理。*附则第三十五条 本办法呈总经理核准后实施，增设修订 亦同。