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费用报销与付款管理制度和程序
1. 标题：
费用报销与付款管理制度与程序
2. 目的：
加强公司内部财务管理的制度化、严格控制公司经营费用支出、确保公司现金与银行存款资金的安全性，结合本公司的经营活动等管理特点与要求，特制定本管理制度与程序。
3. 适用范围：
本制度与程序适用于公司内部所有的现金、备用金和银行存款的款项支付和费用报销支付等货币性支出。
4. 管理程序：
4.1款项与费用报销的支付方式界定
资金支付方式的最后界定权在公司领导。
4。2管理与审批权限
支付类别
经手人填报单据
部门审核
财务复核
批准
日常费用类
《费用报销单》
主管/经理
行政部
分管副总经理
差旅费用类
《费用报销单》
主管/经理
财务主管
分管副总经理
现款采购类
《付款申请单》
主管/经理
财务主管
分管副总经理
预付款采购
《借款单》
主管/经理
财务主管
分管副总经理
《费用报销单》
主管/经理
财务主管
分管副总经理
《付款申请单》
主管/经理
财务主管
分管副总经理
固定资产类
《付款申请单》
主管/经理
财务主管
分管副总经理
月结付款类
《付款申请单》
主管/经理
财务主管
分管副总经理
注:超一万的支付款项须经总经理核准发放
出纳在支付相关人员的各种款项时，须落实是否都有上述人员的审核签字，若有紧急情况，无法取得相关人员的签字时，需有分管副总经理或总经理的首肯，并于款项支付后，代替经手人补办签字手续并对经手人领取款项的单据的齐全性负责。会计编制记账凭证吐须对单据进行复核，看签字是否齐全，金额支付是否正确，若签字手续不齐，须责成出纳补充相应审核岗位的签字，否则不予入账；若支付金额与核准支付的金额不符，全部责任由出纳个人承担
4。3费用报销与付款管理原则
部门分级控制、层层严审的管理原则
4。4费用报销与付款申请流程
4。4.1日常费用类：各部门费用发生后，当事人应及时取得费用的相关税务发票或财政收据.
一属年度服务或技术维护类需取得合同或协议；
一属差旅费的车费、误餐费。一般不允许报销的士费，如遇紧急情况需注明起至地点及事由、误餐费需注明误餐日期及事由；
—汔车费用的报销按照公司车辆使用派车管理制度执行，每项费用的单据应详细填列；
-业务交际应酬餐费与礼品支出需经副总核准，需在发票上注明客户或对方单位名称、用餐时间与用餐人数等信息；
—员工工资每月四号行政部交审核的考勤到财务部，财务部核算工资金额，报总经理核准后财务部发放；
-文具由各部门填写《申购单》相关领导批复后，统一由行政部采购；
-要求当月费用当月清，最多延迟一个月费用报销，超过二个月的费用报销自己买单。
4.4。2采购付款
4。4。2。1采购货到付款：采购部或相关购置部门根据经批准的各部门《采购订单》，填制《付款申请单》，并取得对方的发票、经公司收货部门签收的我司系统内的《入库单》（收货人必须检查确认收货的数量、品种和质量）；原则上供应商的发票为增值税专用发票。
4。4.2。2采购预付款：采购部或相关购置部门根据经双方确认签字的采购单或协议、合同复印件，填制《借款单》，并经相关人员审批后，向出纳领款支付给供应商;领款之后必须于10日内办理入库手续并追索发票原件后交财务部，需附《采购订单》原件,并填写《费用报销单》冲借款。
4。4。2.3月结计划付款：月结结算方式支付的采购货款，每月月结日为25日（年度末结算日具体确定）；采购可提醒供应商每月必须于月底28日前编制与我司对账的月结对账单、采购订单、我司的入库单交采购核对，采购核对与系统一致后，填写《付款申请单》；交PMC审核供应商的订单执行情况，批示扣款项目等，交还采购，采购与供应商就PMC通知扣款的项目进行沟通，确认无误后，由采购传递至财务部，财务对供应商的对账单据复核无误后，通知供应商提供采购订单规定的发票、《收款收据》送至我司财务部门，供应商提供的发票及收款收据必须与我司的采购订单、入库单的主体一致,否则财务部可以拒绝付款;财务部根据供应商的《收款收据》每月15—24日申请支付上月25日到期需支付的月结款项，若供应商提供的收款账户与实际开具发票的户名不一致，则供应商还需提供发票开具方及收款方盖了有效印鉴的《付款委托书》.
结算方
式
供应商采购部PMC
有批复权
财务部限的据决
策者
出纳 录单员
1.月结
2。货到付款
内部
工作
要点
1. 对账单
2. 入库单
3. 采购订单
付款计划书
付款申/②请单一厂
^~~—
批复扣
款明细
应付账款报表
⑦
4. 收款收据
5. 发票
6. 收款账号
7. 付款委托书
1. 对账单是否与
系统数据一致；
2. 是否到结算期
3. 是否在规定的
时间内提供对账
单
4.与供应商就
PMC 扣款项目
审查订单执行情况⑤
1.到料是否有短缺；2质量是否符合要求；
3.到货是否及时；批注需要扣的费用
通
过
1.复核对账单数据是否与系统一致；2.入库单据/采购订单是否齐全；3.及时通知供应商提供收款单据；4.审核供应商开具的发票是否规范；5.发票及
1.检查审核批复手续是否齐全
收据的金额是否与应付金额相符；6.开票的供应商主体是否与订单及收货单一致
4。4。3固定资产类：采购部或相关购置部门根据经批准的各部门《申购单》后，需取得经双方确认签字的采购单或协议、合同与供应商的《收款收据〉（盖公章或财务专用章）.如预付款需将其协议或合同复印件附在《借款单》之后（预付款需与合同付款条件中的预付款一致；如属货到付款需附《固定资产收货单》，需附＜费用报销单〉到财务冲借条。
4.5付款审批程序
4。5.1费用报销与非月结采购付款：需由当事人填写《费用报销单》或《付款申请单》报经所在部门主管或副总以上人员审核、报送财务部门复核与审核、财务部统一报总经理批准、财务部出纳员报销付款。
4。5。2月结计划付款：到期要结算的供应商，由采购部对账岗位编制《付款明细表》与《付款申请单》、报送财务部门复核与审核、财务部统一报总经理批准、财务部出纳员据资金账户付款.
4.6 报销或付款时间
费用报销日：每周安排一个工作日为报销付款日，即周五。
月结付款日：每月15日一24日
货到付款日：随采购需求与送货日支付。预付款借支单比照办理，经
手人须在10个工作日内平帐
超过5元的现金及50万以上的货款必须提前一天报备财务。
4.7单据填报规范
-报销单或付款单用签字笔填写，字迹必须清晰、工整,数字金额大小写必须完整、一致、规范、不得涂改,填写项目必须齐全、内容完整。
-报销原始单据必须按费用或款项类别分类、整齐、规范地粘贴于《报销单据粘贴单》，便于相关复核、审核人员核实单据金额与填报金额一致性.
-报销原始单据取得时当事人必须审核相关内容与实际内容的一致性、大小写金额的合法性、是否已加盖对方的财务专用章或发票专用章、公司抬头是否与公司名称一致。未按要求填写，财务一律退单。
4。8 出纳付款规范
财务出纳员在报销支付款项时，必须审核：
-申请报销或付款的申请及审核程序是否齐备、是否完成
-填报支付金额是否与所附原始单据金额相符；
—现金报销金额必须双方清点核实；
—及时清理费用报销额与暂时借款额，对不及时报销的暂时借款
应从工资中扣回；
—支票付款需复查支票金额与付款批准相符、支票填写是否规范、预留印鉴是否完整与清晰；
—网银付款必须复查付款信息的准确性、及时更新付款账户资料文件。
一相关会计岗位必须每周及时将费用报销或付款凭证及时维护到
系统中。
一 出纳员必须每日清点库存现金，并核对是否与账面数一致。
4。9 内部控制
4.9。1财务部应不定期对库存现金进行盘点清查，及时发现与杜绝占用公司资金现象。
4。9。2每月定期盘点库存现金、编制银行未达账项调整表，确保现金实物、银行存款额余额与财务现金、银行存款日记账的一致性.
4。9。3各部门在费用的日常管理中按部门严格把关.
4.9。4财务部严格审核费用的日常报销状况，发现不合法、不合理、超标准的开支及时向相关责任人与总经理反映，并有权不予报销。
5.记录：
记录名称
保存部门
保存期限
5.1
费用报销单
财务部
长期
5。2
付款申请单
财务部
长期
5.3
借款单
财务部
长期
5.4
报销单据粘贴单
财务部
长期
5。5
申购单
财务部
长期
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