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1、费用报销与付款管理制度和程序 1. 标题： 费用报销与付款管理制度与程序 2. 目的： 加强公司内部财务管理的制度化、严格控制公司经营费用支出、确保公司现金与银行存款资金的安全性，结合本公司的经营活动等管理特点与要求，特制定本管理制度与程序。 3. 适用范围： 本制度与程序适用于公司内部所有的现金、备用金和银行存款的款项支付和费用报销支付等货币性支出。 4. 管理程序： 4.1款项与费用报销的支付方式界定 资金支付方式的最后界定权在公司领导。 4。2管理与审批权限 支付类别 经手人填报单据 部门审核 财务复核 批准 日常费用类 《费用报销单》 主管/经理
2、行政部 分管副总经理 差旅费用类 《费用报销单》 主管/经理 财务主管 分管副总经理 现款采购类 《付款申请单》 主管/经理 财务主管 分管副总经理 预付款采购 《借款单》 主管/经理 财务主管 分管副总经理 《费用报销单》 主管/经理 财务主管 分管副总经理 《付款申请单》 主管/经理 财务主管 分管副总经理 固定资产类 《付款申请单》 主管/经理 财务主管 分管副总经理 月结付款类 《付款申请单》 主管/经理 财务主管 分管副总经理 注:超一万的支付款项须经总经理核准发放 出纳在支付相关人员的各种款项时，须落实
3、是否都有上述人员的审核签字，若有紧急情况，无法取得相关人员的签字时，需有分管副总经理或总经理的首肯，并于款项支付后，代替经手人补办签字手续并对经手人领取款项的单据的齐全性负责。会计编制记账凭证吐须对单据进行复核，看签字是否齐全，金额支付是否正确，若签字手续不齐，须责成出纳补充相应审核岗位的签字，否则不予入账；若支付金额与核准支付的金额不符，全部责任由出纳个人承担 4。3费用报销与付款管理原则 部门分级控制、层层严审的管理原则 4。4费用报销与付款申请流程 4。4.1日常费用类：各部门费用发生后，当事人应及时取得费用的相关税务发票或财政收据. 一属年度服务或技术维护类需取得合同或协议；
4、 一属差旅费的车费、误餐费。一般不允许报销的士费，如遇紧急情况需注明起至地点及事由、误餐费需注明误餐日期及事由； —汔车费用的报销按照公司车辆使用派车管理制度执行，每项费用的单据应详细填列； -业务交际应酬餐费与礼品支出需经副总核准，需在发票上注明客户或对方单位名称、用餐时间与用餐人数等信息； —员工工资每月四号行政部交审核的考勤到财务部，财务部核算工资金额，报总经理核准后财务部发放； -文具由各部门填写《申购单》相关领导批复后，统一由行政部采购； -要求当月费用当月清，最多延迟一个月费用报销，超过二个月的费用报销自己买单。 4.4。2采购付款 4。4。2。1采购货到付款：采购
5、部或相关购置部门根据经批准的各部门《采购订单》，填制《付款申请单》，并取得对方的发票、经公司收货部门签收的我司系统内的《入库单》（收货人必须检查确认收货的数量、品种和质量）；原则上供应商的发票为增值税专用发票。 4。4.2。2采购预付款：采购部或相关购置部门根据经双方确认签字的采购单或协议、合同复印件，填制《借款单》，并经相关人员审批后，向出纳领款支付给供应商;领款之后必须于10日内办理入库手续并追索发票原件后交财务部，需附《采购订单》原件,并填写《费用报销单》冲借款。 4。4。2.3月结计划付款：月结结算方式支付的采购货款，每月月结日为25日（年度末结算日具体确定）；采购可提醒供应商每月
6、必须于月底28日前编制与我司对账的月结对账单、采购订单、我司的入库单交采购核对，采购核对与系统一致后，填写《付款申请单》；交PMC审核供应商的订单执行情况，批示扣款项目等，交还采购，采购与供应商就PMC通知扣款的项目进行沟通，确认无误后，由采购传递至财务部，财务对供应商的对账单据复核无误后，通知供应商提供采购订单规定的发票、《收款收据》送至我司财务部门，供应商提供的发票及收款收据必须与我司的采购订单、入库单的主体一致,否则财务部可以拒绝付款;财务部根据供应商的《收款收据》每月15—24日申请支付上月25日到期需支付的月结款项，若供应商提供的收款账户与实际开具发票的户名不一致，则供应商还需提供发
7、票开具方及收款方盖了有效印鉴的《付款委托书》. 结算方 式 供应商采购部PMC 有批复权 财务部限的据决 策者 出纳 录单员 1.月结 2。货到付款 内部 工作 要点 1. 对账单 2. 入库单 3. 采购订单 付款计划书 付款申/②请单一厂 ^~~— 批复扣 款明细 应付账款报表 ⑦ 4. 收款收据 5. 发票 6. 收款账号 7. 付款委托书 1. 对账单是否与 系统数据一致； 2. 是否到结算期 3. 是否在规定的 时间内提供对账 单 4.与供应商就 PMC 扣款项目 审查订单执行情况⑤ 1.到料是否有短缺；2质量是
8、否符合要求； 3.到货是否及时；批注需要扣的费用 通 过 1.复核对账单数据是否与系统一致；2.入库单据/采购订单是否齐全；3.及时通知供应商提供收款单据；4.审核供应商开具的发票是否规范；5.发票及 1.检查审核批复手续是否齐全 收据的金额是否与应付金额相符；6.开票的供应商主体是否与订单及收货单一致 4。4。3固定资产类：采购部或相关购置部门根据经批准的各部门《申购单》后，需取得经双方确认签字的采购单或协议、合同与供应商的《收款收据〉（盖公章或财务专
9、用章）.如预付款需将其协议或合同复印件附在《借款单》之后（预付款需与合同付款条件中的预付款一致；如属货到付款需附《固定资产收货单》，需附＜费用报销单〉到财务冲借条。 4.5付款审批程序 4。5.1费用报销与非月结采购付款：需由当事人填写《费用报销单》或《付款申请单》报经所在部门主管或副总以上人员审核、报送财务部门复核与审核、财务部统一报总经理批准、财务部出纳员报销付款。 4。5。2月结计划付款：到期要结算的供应商，由采购部对账岗位编制《付款明细表》与《付款申请单》、报送财务部门复核与审核、财务部统一报总经理批准、财务部出纳员据资金账户付款. 4.6 报销或付款时间 费用报销日：每周安
10、排一个工作日为报销付款日，即周五。 月结付款日：每月15日一24日 货到付款日：随采购需求与送货日支付。预付款借支单比照办理，经 手人须在10个工作日内平帐 超过5元的现金及50万以上的货款必须提前一天报备财务。 4.7单据填报规范 -报销单或付款单用签字笔填写，字迹必须清晰、工整,数字金额大小写必须完整、一致、规范、不得涂改,填写项目必须齐全、内容完整。 -报销原始单据必须按费用或款项类别分类、整齐、规范地粘贴于《报销单据粘贴单》，便于相关复核、审核人员核实单据金额与填报金额一致性. -报销原始单据取得时当事人必须审核相关内容与实际内容的一致性、大小写金额的合法性、是否已加盖
11、对方的财务专用章或发票专用章、公司抬头是否与公司名称一致。未按要求填写，财务一律退单。 4。8 出纳付款规范 财务出纳员在报销支付款项时，必须审核： -申请报销或付款的申请及审核程序是否齐备、是否完成 -填报支付金额是否与所附原始单据金额相符； —现金报销金额必须双方清点核实； —及时清理费用报销额与暂时借款额，对不及时报销的暂时借款 应从工资中扣回； —支票付款需复查支票金额与付款批准相符、支票填写是否规范、预留印鉴是否完整与清晰； —网银付款必须复查付款信息的准确性、及时更新付款账户资料文件。 一相关会计岗位必须每周及时将费用报销或付款凭证及时维护到 系统中。 一
12、出纳员必须每日清点库存现金，并核对是否与账面数一致。 4。9 内部控制 4.9。1财务部应不定期对库存现金进行盘点清查，及时发现与杜绝占用公司资金现象。 4。9。2每月定期盘点库存现金、编制银行未达账项调整表，确保现金实物、银行存款额余额与财务现金、银行存款日记账的一致性. 4。9。3各部门在费用的日常管理中按部门严格把关. 4.9。4财务部严格审核费用的日常报销状况，发现不合法、不合理、超标准的开支及时向相关责任人与总经理反映，并有权不予报销。 5.记录： 记录名称 保存部门 保存期限 5.1 费用报销单 财务部 长期 5。2 付款申请单 财务部 长期 5.3 借款单 财务部 长期 5.4 报销单据粘贴单 财务部 长期 5。5 申购单 财务部 长期
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