行政人事部管理制度-请假规定、函件管理与工作例会规定.doc

行政人事部2012年度内部管理制度规范

请假、外出统一规定

为确保行政人事部的工作连贯，强化部门团队建设，对部门人员的请假、外出流程进行统一规范：
（一） 请 假：
1、本人提出→匡权红审核→刘总批准〔具体要求按公司相关规定执行〕；
2、由请假本人、匡权红协调做好工作上的安排。
（二） 外出办事：
1、本人提出→匡权红审核；
2、外出办事时间超过一天以上必须刘总审核批准；
3、外出必须提前提出申请(以邮件形式等)，如去北山必须在前一天下班前申请。
（三） 请假要提前申请：如遇特别状况不能提前申请，须第一时间以 等形式提出申请，说明理由，销假后补单。
（四） 所有人员请假、外出：本人或匡权红须及时知会部门其他成员。
（五） 部门人员外出没有特别状况〔如购买大量办公用品等〕不得使用公司车辆，必须乘坐公交、地铁等公共交通。

部门对外资料、函件管理规定

第一条 目的
为确保行政人事部所有对外资料、函件发放的准确、规范，特制订本规定。
第二条 适用范围
适用于所有行政人事部对外发放的相关资料、函件：包涵但不限于：员工离职证实、同学解约函、保密协议、劳作合同、其他各类证实、各类申报材料、员工资料、人事资料等。
第三条 实施规定
（一） 所有必须要行政人事部出具并盖章的证实、函件等必须汇总到匡权红处审核，特别及重要资料发刘总审批；
〔二〕各类申报材料等所有对外材料等必须交匡权红审核，刘总审批，涉及到财务数据、资料等必须与财务部确认并签字；
〔三〕对公司内部发放的各类员工资料、人事资料〔含电子版〕 统一由黎日红汇总、审核发放，特别及重要资料发匡权红审核、刘总审批后发放。

行政费用支出管理规范

第一条 目的
由于工作职能安排，行政人事部必须要承当办公环境维护行政办公用品购买、费用管理等工作，为确保相关工作的正常、高效进行，规范费用，特制订本规定。
第二条 适用范围
适用于所有由行政人事部负责的相关物品采购、费用申请。
第三条 实施规定
〔一〕所有办公环境维护事宜须及时处理，确保公司日常工作的正常运转；
〔二〕所有必须采购的行政办公用品、日常用品、办公环境维护费用、车辆管理费用等必须提请申请，按照货比三家的原则进行询价比较，交匡权红审核，发刘总审批后实施；
〔三〕常规的物业、 、房租等费用申请交匡权红审核，发刘总审批后进行；
〔四〕部门的所有费用报销： 费、交通费、其它费用等交匡权红审核，发刘总审批
〔五〕办公文具费用管理按照《办公文具管理办法进行》；
〔六〕公司安排及其他的相关费用等按照提前申请，交匡权红审核，发刘总审批进行；
〔七〕所有经行政人事部审核的费用，匡权红签字后，均必须交指定人员进行费用登记；
〔七〕其它特别状况的按照公司审批制度进行。

部门工作例会及工作报告管理制度

第一条 为强化部门管理，提升工作效率，考核员工工作绩效，及时反馈有关信息，制定本制度。
第二条 部门员工应当定期按要求及时提交每日工作计划、总结，撰写并上交季度及半年度、年度工作报告。
第三条 工作例会及工作报告时间要求：
（一） 部门每周召开工作例会，例会召开的时间固定为每周一的18：00，如遇特别状况顺延召开，部门工作例会由部门经理负责主持，如部门经理出差或外出等由其指定人员负责召开，工作例会必须形成会议纪要；出差必须要提交专门的出差总结报告。
（二） 季度工作报告应于下季度第一个月的10日下班前提交；
（三） 年工作报告〔含年度工作总结〕应在公司规按时间内提交。
第四条 工作报告写作要求：
〔一〕 每日工作计划、总结：按照公司规定的时间交，要求工作总结记录格式做到小时段；
〔三〕 季、半年度工作报告：主要结合季、年度工作目标计划及相关考核，检查完成状况，总结成绩、分析形势，提出进一步搞好工作的计划和措施。所有工作报告都应力求内容充实、简单明了、主题特别。
第五条 工作报告书写格式：季度总结另见参照格式，出差工作总结、半年度、年度工作总结参照以下格式。

半年、年度、出差工作总结报告
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正文：
第一部分——阶段工作内容报告〔假设有出差，则注明几日至几日出差，见“出差报告〞。
第二部分——目标达成状况分析
第三部分——存在的主要问题及应对解决方案
第四部分——建议〔如果没有可不写〕
第五部分——下一阶段的工作计划