办公室管理制度-办公会议、公文处理、印章使用等规定.doc

办公室管理制度

受控状态：受控文件

发放形式： 书 面

成都众凯汽车零部件制造
Chengdu Zhongkai Auto Parts Manufacturing Co.,Ltd.

一、 目 的
为使公司办公工作实现规范化、程序化、制度化，迸一步强化管理和协调，明确办公程序，提升办公效率，保证和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展，特制定本制度。
二、 适用范围
适用于公司办公室各部门。
三、 职 责
公司办公室负责本制度的组织实施和管理监督。
四、 内 容
1、公司办公会议
〔1〕每周的周三上午9：30召开部门例会，由总经理〔或指定人员〕主持，公司其他领导、各部门负责人参加，必要时指定人员列席。部门例会内容包括：上一次会议执行状况的检查，各部门上周期间工作的汇报总结，各部门下周期间的工作计划与安排，工作上的疑问、公司执行会下达的工作任务的分配等。
〔2〕各部门必需要提请公司办公会议研究的重大事项，应于会前认真准备，在会议召开的前两天将相应的会议资料书面报公司办公室，办公室汇总筛选后，报总经理确定会议议题。议题确定后，由办公室通知有关部门做好会前准备〔包括会议材料等〕。
〔3〕办公室指定专人作好公司办公会议记录，并整理存档。重要决议事项形成会议纪要，印发有关部门或人员。办公室对必需落实落实的事项进行催办、督察并反馈状况。
〔4〕公司领导会议由总经理主持，公司其他领导参加，不定期召开，必要时由综合办主任负责记录和催促会议议决事项的协调落实。
2、公文处理
〔1〕公司各部门原则上不得以部门名义对公司系统外的单位制发正式文件。
〔2〕政府各部门来文〔包括各部门收到或代领的〕，均应交由办公室统一登记、传阅和归档。有关文件经办公室同意，部门可复印留存。
〔3〕凡以公司名义发出的公文、函件及用公司印章的，办公室对内容和文字有权审核，并负有把关责任。
〔4〕办公室负责文书档案的管理工作并负责指导全系统的文档工作。
〔5〕办公室负责制定公司保密工作条例并指导全系统的保密工作。
3、内部请示
〔1〕公司各部门以书面形式向公司领导汇报工作或请求批准有关事项，须使用内部请示报告。
〔2〕公司各部门的请示报告，由该部门直送分管领导，领导签批后直接退该部门办理。属于分管领导权限之外的，必需由责任部门经主管领导批准后交由办公室呈报总经理阅批，批后经分管领导阅后退请示部门或依据领导批示处理。
〔3〕请示报告经公司领导签批后，原件交办公室归档存查，呈报部门必要时可留复印件。
〔4〕办理请示报告必需打印，按规定填写，规范用表，由承办人及呈报部门负责人签字；如有附件应齐全有效。一般应一事一报。必需要一事多批的，第二次请示时应附上次批示看法。
〔5〕承办部门要认真负责，收、交、转、送要做到快速、准确、交接手续齐备，应建立收发
〔6〕各部门应指定一名正式职工作为联系员，负责联系工作。包括签领文件、接收通知并向本部门领导及人员传达、报送请示报告及其他相关事务。

4、印章使用
〔1〕凡涉及公司重要合同、协议、对外承诺、担保、资产转移等事宜的法律文书及其他重要事由的文件并必需要用公司印章的，由经办部门提出用印申请，报总经理审核签批后使用。
〔2〕呈送政府部门的文件，须由综合办公室核稿，报总经理签批后用印。
〔3〕除上述之外的一般性函件、介绍信或其他事由等，由综合办公室主任审核，总经理批准后用印。
5、文书管理
〔1〕办公室主要负责公司文件和有关材料的打印。打印内容须经综合办公室分
管领导审核签字。
〔2〕各部门必需要经办公室发放的业务公文、函件及其他材料等均应提供电子文档，同时填写《文书公布签发单》，经本部门分管领导批准后，交办公室办理。
〔3〕一般业务性外发 由部门负责人签字；重要 件外发由公司总经理签字。
〔4〕收到 件应及时通知收件人签字领取。
〔5〕各部门及个人的邮件自行发送或领取，属于公司领导的，综合办公室负责办理。
6、接 待
〔1〕凡客人来访的，门卫登记后与被访部门联系接待。
〔2〕公司领导的客人来访由办公室接待员负责接待，其他来访客人由被访部门自行安排接待。
〔3〕业务谈判必需用会议室的，应提前与综合办公室联系，由接待员负责安排。
7、办公室不得随意接待客人。
8、本制度由公司管理部负责解释。