仓库原始凭证处理规定-仓库各类单据与表格的保管制度.doc

仓库原始凭证处理规定
1.0 目的
原始凭证是财务核算的依据和基础。为了正确、及时、清晰地反映仓库各项业务的真实情况，保证财务核算的质量，制定本规定。
2.0 实施范围
所有经仓库办理的经济业务发生时，如收货、退货、领料、报损等，都必须取得相对应的支持账目更新的原始凭证。
3.0 责任部门
3.1 仓库：各类原始凭证关联业务的操作执行；原始凭证的整理、汇总、移交、归档。
3.2 采购：协调供应商开立信息完整，填写清晰的“送货单”。
3.3 领料部门：按照规范填写“领料单”或“物资借用单”
3.4 财务：仓库原始凭证的审核与工作指导。
原始凭证的种类
外来原始凭证：本司与外部单位发生经济业务时，从外部单位取得的原始凭证，如送货单、收据、对账单、发票等。
内部原始凭证：本司内部的部门或人员在办理经济业务时所填制的凭证。具体包括以下四种类别：
一次凭证：指凭证的填制手续一次完成，用以记录一项或若干项同类性质经济业务的原始凭证，如申购单、检验单、入库单、领料单等。
累计凭证：在一张凭证中连续、累计填制在某一时期内不断重复发生而分次进行的特定业务的具体情况，如收发存报表、盘点表、库存明细表、员工劳保用品领用登记卡，工具卡、物料卡等。
汇总原始凭证：为集中反映某一类经济业务的总体情况并简化记账凭证的填制工作，往往将一定时期内若干记录同类经济业务的原始凭证汇总编制成一张原始凭证，如入库汇总表、（部门）领料汇总表等。
记账编制凭证：根据账簿记录而填制的原始凭证，如盘盈盘亏的入账及报损、以旧换新物资的汇总及报损等。
3.0 原始凭证的填制要求
原始凭证的填写必须按照凭证格式内容根据实际情况详细填写，信息必须填写齐全，不得遗漏，以确保原始凭证所反映的经济业务真实可靠、符合实际。
3.2 一式几联的原始凭证，必须用复写纸套写，并连续编号，必须注明各联的用途。作废时必须注明“作废”并签名确认，连同存根一起保留，不得撕毁。
经领导批准而发生的经济业务，将批准文件作为原始凭证附件。如批文需单独归档，应在凭证上注明批准部门、批准人、批准日期和批文编号及附件存处地点。
对于多份原始凭证可以单独装订保管，在汇总凭证上要注明附件另放和编号，同时在封面上注明原始凭证的名称、编号、种类和日期及存放地点。
原始凭证要用蓝色或黑色笔填写，文字、数字书写必须规范，容易辨识。
原始凭证不得随意涂改。若填写错误需要更正时，用红线划掉写错的文字或数字，，再将正确的数字或文字写在划线部分的上方，并由经手人签字确认。
原始凭证的审核
原始凭证的审核内容包括审核凭证对应的经济业务和内容是否填写齐全，数字计算是否正确，手续是否完备，书写是否清晰。
对填写不正确、不完整、不符合财务要求的原始凭证，应退回补填或更正；对伪造、涂改或经济业务不符合公司及财务制度的原始凭证，应拒绝办理业务。
4.3 原始凭证的传递应根据各项经济业务的特点和流程及关联部门的分工来确定，便于信息的处理和跟踪，不得积压和滞留。
原始凭证丢失的处理规定。
外来原始凭证丢失，经手人必须立即上报。
5.2 内部原始凭证丢失，经手人必须立即协调相关部门及相关人员进行妥善处理。
6.0 常见原始凭证的处理
6.1 申购单
6.1.1 “申购单”由物资需求者开出，一式三联，按规定审批后，由物资需求者分别移交采购员和仓管员。
6.1.2 仓管员在物资到货时根据“申购单”验证“送货单”所列物资是否为本司需要。
6.1.3 收货后，根据“送货单”和”检验单”入库，打印“入库单”
6.1.4 仓管员将“申购单”、“送货单”、“检验单”和“入库单”一起移交给相关的采购员。
6.2 送货单
6.2.1 到货时，仓管员核对“申购单”与“送货单”信息是否一致。一致时通知检验员到卸货现场验收。
6.2.2 到货物资清点验收后，仓管员在“送货单”上签字确认，并主动留置一联作为本司仓库入库的凭证；将“送货单”回单返还给送货人员。
6.2.3 检验员根据实际到货物资和“送货单”开立“检验单”。
6.2.4 仓管员凭“申购单”、“送货单”和“检验单”进行入库并更新ERP数据并打印“入库单”。
仓管员将“申购单”、“送货单”、“检验单”和“入库单”一起移交给相关的采购员。
6.3 检验单
6.3.1 检验员根据实际到货物资和“送货单”开立“检验单“
6.3.2 仓库入库后，仓管员将“申购单”、“送货单”、“检验单”和“入库单”一起移交给相关的采购员。
6.4 入库单
6.4.1 仓管员凭“申购单”、“送货单”和“检验单”入库并打印“入库单”。
仓管员将“申购单”、“送货单”、“检验单”和“入库单”一起移交给相关的采购员。
6.5 领料单
6.5.1 各物资使用部门或使用者持符合填写规范的整本“领料单”到仓库领用物资。
6.5.2 仓管员查验“领料单”：
对填写不正确、不完整、不符合财务要求的“领料单”，应退回补填或更正；
对伪造、涂改或经济业务不符合制度的“领料单”，应拒绝办理物资发放。
6.5.3 仓管员在发放物资时，以“领料单”对照“物料卡”并以“物料卡”对照物资实物，无误则核减领用数量并将物资下架转移到发货备料区。
6.5.4 经领料人查验无误接收后，领料人签字确认“领料单”所列物资已领，仓管员签名确认物料已发放。
6.5.5 仓管员凭已完成物资实物转移的“领料单”进行ERP数据的更新。
6.5.6 设备部人员领用设备零配件必须注明所领用零配件的用途即更换哪台设备的零配件；领用时必须交旧领新。
6.6 物料卡
6.6.1 仓管员在办理物料入库时按《物料卡规范》建卡。
6.6.2 以后在每一次的物料数据发生变动时都必须按相对应的经济业务方向做卡存数量的增加或减少。
6.6.3 “物料卡”必须随物资一同在库保管，不得损毁和丢弃；物资领用后库存=0时或该物资停止采购，其“物料卡”必须留存并归档，且保留12个月。
入库汇总表
6.7.1 仓管员在每次的到货收货后，在ERP 录入后，可以用Excel按供应商，到货日期，到货物资明细做物资“入库汇总表”。
6.7.2 “入库汇总表”按月进行汇总，财务周期月末结算时封档。
6.7.3 “入库汇总表”根据财务需要进行对口发送。
6.8 出库汇总表
仓管员在每次的物资出库后，在ERP 录入后，可以用Excel按领用班组或个人，领用日期，领用物资明细做物资“出库汇总表”。
“出库汇总表”按月进行汇总，财务周期月末结算时封档。
6.8.3 “出库汇总表”根据财务需要进行对口发送。
6.9 库存明细表
6.9.1 在每个财务周期的月末仓库都必须打印出截止到财务周期月末下班前的库存物资明细表。
6.9.2 仓库会同财务按照库存物资明细表对在库物资进行盘点。
6.9.3 盘点后仓库在库物资数量与ERP系统数量有差异的，仓管员负责制作“盘点报告”，详细说明差异产生的原因及责任人，上报公司总经理和财务请示处理意见。
6.9.4 仓库按照批示执行实物及账务的处理。在未接到批示的，仓库不得做任何实物及账务的处理。
6.9.5 库存明细表和盘点报告及批文做为原始凭证留置存档。
6.10 员工劳保用品领用登记卡
6.10.1 仓库为每位员工或每个班组建立“劳保用品领用登记卡”。
6.10.2 员工在领用劳保用品时，仓管员在此卡上登记领用 ，有领用人签字确认。当领用数量超出限额时，按月上报到人事部做工资和绩效考核记录。
6.10.4 员工在职期间“劳保用品领用登记卡”做为原始凭证由仓库保管；员工离职时与该员工的离职单一起移交给人事部。
6.11 员工工具卡、班组工具卡
6.11.1 员工入职后参加特定岗位工作需要领用岗位生产作业专用工具的，其所在部门开立“领料单“到仓库领取工具，仓库为其建立“**工具卡”，做为工具领用凭证。
6.11.2 仓库对领用工具的员工登记 “**工具卡”，并有领用人签名确认领用记录，仓管员确认发放记录。
6.11.3 后续的工具领用凭“领料单”到仓库按以旧换新方式领取其岗位专用工具，仓库登记领用明细。
6.11.4 员工在办理离职手续时，仓库可以提供“员工工具卡”，其所在班组的班组长按其在班组的工具领用记录和仓库的领用记录回收其在职期间领用和保管的工具，由班组长按实记录移交的工具数量或工具缺失数量并签字，且由离职者签名确认。
6.11.5 “员工工具卡”随离职单一同移交人事部。（由人事部确定考核项目及额度）。
6.12 部门（工段、班组）领料汇总表
6.12.1 仓库对各个部门的领料信息按照：主要材料、辅助材料、劳保用品（含清洁用品）、及其他分别登记“领料汇总表”。
6.12.3 设备部的领料按照设备零配件、劳保用品（含清洁用品）及其他分别登记“领料汇总表”。
6.12.4 “部门领料汇总表”按月上报财务。
6.13 工具（物资）借用登记表
6.13.1 按仓库管理制度规定，原则上不能借用非工具类物资，非工具类物资。如遇特殊情况必须先使用物资后补开“领料单”的，仓管员必须登记“物资借用单”并由仓管员和领用人共同签字确认。
6.13.2 “工具借用登记表”内所指的工具是单位价值较高、使用频率低、不方便个人保管的工具，必须在“工具借用登记表”内登记，并由仓管员和工具借用人共同签字确认借用事实的发生。
6.13.3 借用的工具归还后，仓管员必须对所归还的工具进行检查和验收并与工具归还者共同在“工具借用登记表”上确认归还事实。
6.14 呆滞物资处理申请表
6.14.1 呆滞物资是指：长期闲置的物资。
6.14.2 呆滞物资不能为公司创造利润且占用库容，仓库必须及时申报并请示处理意见。待审批后，仓库根据批示的意见做相应的处理：实物的处理和账务的处置。
6.15 废旧物资处理申请表
6.15.1 废旧物资是指：以旧换新退回仓库的物资，经分拣、拆解、维修后，确定为不能再次使用和利用的物资。
6.15.2 废旧物资必须建立“废旧物资登记表”注明物资来源、品种、数量、交旧人员，仓库经手人。仓管员定期根据“废旧物资登记表”制作“废旧物资处理申请表”呈报总经理和财务进行审批。
6.15.3 仓库根据批示意见进行相应的处理。
6.16 盘点表
6.15.1 仓库按照财务规定和仓库制度进行定期盘点，盘点记录形成“盘点表”。
6.15.2 盘点表做为仓库盘点凭证，必须按月逐一留置归档不得遗失。
6.15.3 定期将“盘点表”上交财务。
6.17 不合格物资评审单
6.17 .1 到货物资不合格时，由品管部检验员根据到货物资的实际检验结果如实记录“不合格物资评审单”，分别移交仓库和采购各一份。
6.17.2 仓库根据品管部给定的处理意见和采购员与供应商沟通协调的结果进行该物资处理。
6.17.3 “不合格物资评审单”做为到货物资入库后与供应商结算的原始凭证，仓库必须妥善保管不得遗失和损毁。
6.17.4 “不合格物资评审单”做为“退货单”的附件随“退货单”一起生效。
6.17.5 退货完成后，仓库留置一份“退货单”复印件，并将原件移交给采购员做为结算凭证。
6.18 退货单
6.18.1 采购到货的物资，在未入库时，经品管部检验确定为不合格的，仓库不进行入库，待后期处理结果明确时再入库。
6.18.2 已经入库的物资因某种原因判定为不合格时，品管部出具“不合格物资评审单”。
6.18.3 仓库接到“不合格物资评审单”时，仓库对准备退货的物资实行隔离隔离，登记数量，随时准备退货。
6.18.4 退货时，“退货单”必须由退货物资接收人（供应商或承运商经办人员）签字确认，并把复印件交退货物资接收人带回。
6.18.5 仓库留置“退货单”复印件一份，把“退货单”原件交采购员做为与供应商结算的原始凭证。
6.19 化学品在库清单
6.19.1 鉴于化学品本身的仓储特点，公司级仓库必须对化学品实行严格的库存管理模式。
6.19.2 必须对化学品建立“化学品在库清单”，详细记录在库化学品的品种属性信息及在库数量。
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