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浅议管理体系整合
Analysis on Integrate of management systems
【摘 要】本文分析了质量/环境/职业健康安全管理体系标准相同点及不同点，提出了建立、实施质量/环境/职业健康安全整合性管理体系的几点经验及体系整合应注意的几个环节，对组织体系整合具有借鉴作用。
【关键词】管理体系整合
目前许多企业为了自身发展的需要以及为了适应世界市场竞争的新形势，纷纷开展国际化管理体系标准的认证工作。继GB/T 191 ( idt ISO 91 )质量管理体系标准之后，近几年GB/T 241 ( idt ISO 141 )环境管理体系的认证也日趋普及。20年以后，随着我国加入时丁0以及企业出于对自身职业健康安全管理的需要，也开始实施GB/T 281 (idt OHSAS181)职业健康安全管理体系并寻求第三方认证.质量管理体系、环境管理体系和职业健康安全管理体系(以下简称三个体系)都是现代企业管理的重要组成部分，是我国企业管理与国际接轨的重要内容，是提高企业管理水平的重要手段。所以认真实施上述三种管理体系的认证，对一个现代化的企业来说是非常必要的。但是每一种管理体系的实施和认证对企业来说都是一项较艰巨的工作，都需要投入一定的人力、物力和财力.而每个管理体系都只是企业整个管理体系的一个组成部分，存在很多共同性.如果每个体系都是单独建立、单独运行、单独实行认证，势必造成很多重复劳动，耗费大量的资源。倘若能实现体系的整合，将会节省大量的人力和物力，作者结合在企业体系整合工作中的经历，谈几点体系整合的经验，借同行借鉴。
一. 做好前期策划
所谓体系整合，就是将质量、环境和职业健康安全等管理体系的建立、实施、运行和体系审核、认证全过程的有机结合。有机结合不是简单叠加，而是在三个体系标准要求的框架内,通过高效的接处理，提高体系运行效率，达到事半功倍的目的。因此，体系整合的实质是在三个体系标准的框架内实施管理流程再造，注重的是内涵而非外在形式。因此，过程分析和策划是建立整合型体系的关键，GB/T 191标准强调过程方法和系统的管理方法，进行过程的分析和策划包括三个方面：一是识别提供产品所需的过程；二是针对每个过程确定其输入、输出和活动并识别其环境因素和危险源；三是进行过程策划时，在保证提供产品所需过程的前提下，最大限度地考虑消除一些环境因素和危险源，从而预防、减少和控制环境影响和职业健康安全风险。通过过程的分析和策划，不仅可以明确质量管理体系的框架，而且可以全面识别环境因素和危险源，而这又是建立环境管理体系和职业健康安全管理体系的关键点。因此，只有进行比较充分的过程识别和策划，才能在整合型管理体系中将三个体系标准的管理职能有机地结合在一起.
二. 以方针、策划、实施、检查、改进为主线
虽然三个体系标准的编写形式和过程（要素）安排有所不同，但其基本思想都体现了一条共同的主线。在GB/T 241和GB/T 281标准中，这条主线围绕环境因素/危险源展开，而GB/T 191标准的主线围绕产品的要求展开.在策划质量管理体系时，要制定质量方针，识别产品和顾客以及顾客对产品的要求，同时建立质量目标并为其实现进行策划，在环境和职业健康安全管理体系中也要制定方针和目标，质量目标实现中的措施类似于GB/T 241和GB/T 281标准中的方案.在过程策划中，产品实现的策划类似于GB/T 241和GB/T 281标准中对运行活动的策划.监视和测量的目的之一是发现和处置与产品要求、目标、法律法规及运行控制的不符合，并采取纠正和预防措施。而管理评审则是实现体系持续改进的重要手段。因此，三个标准的这条主线应成为进行体系整合的主线.
三. 要注重三个体系的共同性和不同点
质量、环境和职业健康安全三个体系标准有许多共同点，如都遵循相同的管理模式：三个体系标准都共同遵循策划（P）—实施（D）—检查与纠正（C）一评审改进（A）的管理模式，通过PDCA的循环，实现管理体系和绩效的持续改进；强调方针、目标、（过程）运行控制与活动、环境因素、危险源的一致性。即方针要符合产品特性、环境影响、风险的性质与规模,而所评价出的重要环境因素、不可接受风险均应通过目标、方案及运行控制程序进行控制；此外许多支持性活动，如文件控制、记录控制、审核、管理评审等要求类似.
三个体系标准虽然有的要求是相同的，但也有不少不同点，如三个体系标准结构不同、GB/T 241和GB/T 281标准对某些具体要素的控制比GB/T 191标准有所加强，如明确要求收集适用的法律法规并对遵守情况进行评价，建立目标和方案并对实现情况实施监测，对事故事件和紧急情况做出响应等，同时GB/T 191中7.5. 1过程控制和GB/T 241、GB/T281中4。4。6运行控制是完全不同的概念，其内涵不同：4.4。6运行控制是针对重要环境因素和不可接受风险的活动所采取的控制，7.5.1过程控制是为保证产品质量采取的控制，是本质上的不同，不能简单放在一起描述。另外虽然GB/T 281和GB/T 241标准结构相同，但也有不少要求是不同的,例如：1）在4.2职业健康安全方针中，就有“传达到所有在组织控制下工作的人员，旨在使其认识到各自的职业健康安全义务”和“定期进行评审，确保其与组织保持相关和适宜”等规定,这在环境方针中是没有的；2）在4.3. 1中，针对环境因素和职业健康安全风险，管理对象不同，应分别描述以覆盖二个体系的不同要求；3）在4。4。1中，GB/T 281增加了责任的规定，要求工作场所的人员在其能够控制的领域承担职业健康安全方面的责任，所有承担管理职责的人员均应证实其对职业健康安全绩效持续改进的承诺；4）在4.4.3中，GB/T 281增加了职业健康安全事务代表在体系建立和实施中应参与的活动。
另外在 4。3.2、4。3。3、4.4。6、4。5.1 和 4。5.3 中，GB/T 281 和 GB/T 241 也有很多不同的要求，在体系整合过程一般是应建立合理框架，特别注意满足三个标准的要求。
四. 体系整合应注意的几个环节
管理体系整合是一项比较复杂的系统性工作，涉及组织的各个职能和层次。整合工作还应注意以下几个环节：
1. 由体系策划部门对原有的管理体系进行评审，找出改进点，提出改进意见
2. 合理确定整合型管理体系的文件结构
确定体系文件的结构应本着“适用、高效、方便”的原则。“适用”有两个方面的含义:一是要覆盖三个标准的要求;二是符合组织的实际并与其惯例保持一致。“高效”指在满足适用要求的前提下，文件的数量尽可能少，内容言简意赅。“方便”主要指对关联度大的事项应尽可能在同一文件中做出规定，以便于使用.如果确实需要引用相关文件，其接要明确清晰。
通常情况下，体系文件可包括三个层次：手册、程序文件、作业指导文件。划分文件层次的目的在于对文件实施分级、分层控制。
3. 不同层次的文件应采取不同的编写方式
(1) 手册是三个体系的纲领性文件，可以分别编制也可以编制整合性管理手册。最好编制整合性管理手册，即以质量管理体系或环境和职业安全管理体系标准为主，融入其他管理体系要求，可以对共用条款进行统一描述，便于管理。
(2) 共性程序文件整合编制并实现文件、记录共享。程序文件有的是标准的要求，有的是组织为了确保体系有效运行而自行编制的。无论哪种情况，只要各体系有共性的要求，就应对此进行整合，以覆盖相关内容并实现文件共享。如标准要求的文件控制、记录控制、内部审核、不合格/不符合控制、纠正和预防措施等程序都可以共享.
4. 文件发布后要及时组织有针对性培训
花费大量人力和物力编制文件的主要目的是为了提高管理水平，而不是为了满足标准而编制文件，也不是仅仅为提供给认证机构、顾客及其他相关方，所以必须保证文件的实施，而文件的实施前提是有效的培训，通过有效培训使有关岗位掌握其工作程序，以更好执行文件，同时归管理部门加强检查和考核，以保证文件实施的有效性。
5. 组织监督检查、内审和管理评审监督检查、内审和管理评审是体系运行的三级监控机制，要发挥好每一级作用。
监督检查是归管理部门的日常检查，通过日常检查发现问题及时反馈和整改，以保证过程和活动的有效运行。内审是对体系符合性和有效性进行全面评价,是体系有效运行的保障，要做好内审工作必须选择好内审员，审核组内部既要有懂标准又要有懂专业的人员，另外事先与审核单位做好沟通，做好检查表也是保证审核工作顺利进行的关键。管理评审是对体系适宜性、充分性和有效性的第三级监控，管理评审前要充分收集体系运行情况，通过汇总分析找出体系改进的方向。