仓储物流部职责和岗位设置.docx

仓储物流部职能和岗位设置

一、岗位设置
职能
物资采购
提货发货
仓库管理

1、采购管理
根据各部门报批的物资采购申请单，认真审核采购物品的各项指标；
负责采购方案的制定，并按照采购方案进行实施与管理，保证采购产品的质量、交货日期， 不影响销售；
负责订货合同〔或协议〕的签订，并对合同的执行情况负责，合同中应明确产品的：规格、 数量、交货期、价格、质量要求、技术参数、货款支付方式、运输方式、退货处理、异议处 理、验收标准等；
负责建立供给商档案和采购合同的管理；
货款支付管理，主要包括支付方案、台帐等；
采购物资进货进度跟踪管理；
组织采购过程中不合格物资及入库后各环节出现的质量问题的处理；
负责向供方反应所购物资的质量状况，并促使其进行质量改良；
采购物资的信息收集、汇总、分析工作；
严格按＜仓库管理制度〉办理所采购物资的入库检验手续。
采购物资包括：
除方案供给部承当的OEM采购工作之外的所有其他物资，包括：
办公设备、网络设备和设施的采购；
低置易耗品、办公用品、生活用品、卫生清扫用品、劳保用品、耗材、工（服）装、福利、 促销纪念品、礼品等用品的采购；
设备工具类：设备、工夹具、备品备件的采购；
新产品研发用材、以及其他生产用材〔展架生产等〕、辅助材料的采购；
其他类：广告、印刷品、画册、证件、名片、安保用品、消防、绿化物品、标识牌、卡片、 帐本、标牌的采购。
所有采购物资的入库办理和管理。
2、物流运输
负责OEM供给商发货产品的提取或接货；
负责与物流公司结算发货费用。
负责联系物流公司进行产品、配件、返回产品的发货运输工作；
确保货物在运输或搬运过程中的平安。
3、仓库管理
推行和完善公司的＜仓库管理制度〉；
完备各种收、发、存凭证，完备仓库物资台帐和台帐管理工作，保障帐物卡相符合。
入库管理
对各类物资实行不同的入库方式，对于办公用品、办公物资等直接交行政人事部，由其建 立办公用品和物资台帐，领用人签字；其他零星物资使用签收，代表已经入库。所有此类物 资，由采购员建立采购台帐，做好记录。
办理入库手续，贮存、建卡、登帐；
及时办理材料退库手续〔数量、规格、型号的核对及质量验收〕，做好登记，保证帐、物、 卡相符；
维修用材料和工具进行材料核销。
按＜仓库管理制度〉，根据发货清单办理发货事宜，发货、减卡、登帐；
设备、工夹具及其他物资的出库办理。
负责库位规划与整理、平安维护；
负责仓库的平安防范工作，保持库房通风、防潮、干净、整齐，根据仓库现有条件，合理 安排好物资的摆放，防止物资损坏、锈蚀等情况的发生。
负责库存盘点工作，并与财务部核对；
仓库物资的定期盘查和平安防护，做到“日清月结，做好每月一次的库存盘点。
动态信息
负责仓库物资库存警戒线的上报工作，做到及时、准确反映；
负责仓库物资库存半月报表，并随时能够提供库存动态数量。
参与产品装卸货工作。
负责产品包装箱的标签打印、换标工作；
负责产品发货前的外包装防护的定制工作，如钉木架等防护手段。
负责做好与售服部、方案供给部的对接工作；
负责提出报废物资的处理建议和申请；
其他临时性工作。
三、职责
1、经理职责
负责组织供方选择和评定工作，并对供方进行及时评估；
负责对采购员编制的采购实施方案进行审批，并对采购员进行必要的业务辅导；
负责对采购员的采购执行情况进行监督；
负责对物资采购的价格及入库手续进行监督；
负责对发票管理、货款支付、物资质量情况进行监督和控制；
负责在紧急或特殊情况下，直接或协助采购员完成大宗主要原材物料的采购实施工作；
需要时与主要物资供给商进行定期沟通或进行现场考察和评估；
解决与供方的重大质量纠纷；
货款发票的审核和入账签字。
掌握市场行情，熟悉货源渠道，不断关注和掌握各项材料的价格、质量动态及行业动态， 并负责采购价格控制，通过核算控制采购费用；
负责对公司常用物资进行广泛的市场调查，尤其对主要材料的地区资源、销售价格、运价 等进行全面地了解；
负责对行业新技术、新设备、新材料应用信息的搜集与可行性分析。
负责产品采购过程中的本钱控制工作，对员工进行培训和指导，提高全员本钱意识；
及时发现采购过程中的本钱因素，提出监控措施，并督导实施
负责OEM供给商发货产品的提取或接货；
负责与物流公司结算发货费用。
负责联系物流公司进行产品、配件、返回产品的发货运输工作；
确保货物在运输或搬运过程中的平安。
对仓库管理员的＜仓库管理制度〉执行情况进行监督；
对仓库物资库存盘点情况进行监督；
对原材物料、产成品的库存情况进行实时跟踪〔查阅报表、现场了解〕。
1.6兼物资采购员职责。
2、采购员
资源开发
通过各种渠道，预选质量可靠的供给厂商；
按照原材物料技术要求调样或对生产厂商实地考察、业绩评定；
组织合格供方评定；
签订供货合同；
质量跟踪、反应；
负责对供给商的评估和分级，建立完善的供给商档案系统，包括非文字性档案〔如样品等〕 的管理。
市场调查与询价
掌握市场行情，熟悉货源渠道，不断关注和掌握各项材料的价格、质量动态及行业动态， 并负责采购价格控制，通过核算控制采购费用。
对公司常用物资进行广泛的市场调查，尤其对主要材料的地区资源、销售价格、运价等进 行全面地了解；
对供货方的信誉、产品品质进行调查；
向合格的供货方发出询价单，及时收集、整理供货方传回的询价单，并将询价情况按照公 司审批权限逐级汇报，由此选定供货方；
行业新技术、新设备、新材料应用信息的搜集与可行性分析；
采购物资的信息收集、汇总、分析工作。
采购实施
根据各部门报批的物资采购申请单，认真审核采购物品的各项指标；
负责采购方案的制定，并按照采购方案进行实施与管理，保证采购产品的质量、交货日期， 不影响销售；
负责订货合同〔或协议〕的签订，并对合同的执行情况负责，合同中应明确产品的：规格、 数量、交货期、价格、质量要求、技术参数、货款支付方式、运输方式、退货处理、异议处 理、验收标准等；
负责建立供给商档案和采购合同的管理；
货款支付管理，主要包括支付方案、台帐等；
采购物资进货进度跟踪管理；
组织采购过程中不合格物资及入库后各环节出现的质量问题的处理；
负责向供方反应所购物资的质量状况，并促使其进行质量改良；
采购物资的信息收集、汇总、分析工作；
严格按＜仓库管理制度〉办理所采购物资的入库检验手续。
采购物资包括：
办公设备、网络设备和设施的采购；
低置易耗品、办公用品、生活用品、卫生清扫用品、耗材、工（服）装、福利、促销纪念品、 礼品等用品的采购；
设备工具类：设备、工夹具、备品备件的采购；
新产品研发用材、以及其他生产用材〔展架生产等〕的采购；
其他类：广告、印刷品、画册、证件、印刷品、名片、安保用品、消防、绿化物品、标识 牌、卡片、帐本、标牌、劳保用品、卫生清扫用品的采购。
所有采购物资的入库办理和管理。
负责及时向供方反应质量状况和质量信息，并促使其进行质量改良；
负责不合格物资的处理；
解决与供方的质量纠纷。
其他工作
做好发票管理、货款支付管理；
协同财务部门核实往来账款兑付；
负责上月实际采购物资的月度报表的编制.
3、仓库主管职责
负责安排监督仓管员的日常工作，催促仓管员做好各类台帐，对产品进仓、验货等整理登 记入帐工作〔做到准确无误〕，以便统计和核查；
及时与仓管员核对原材物料、产品出入库记录，对出入库要及时验收、登记帐簿，做到账 物相符，发现问题及时处理或向上级反应；
催促和配合仓管员定期对仓库产品盘点清查，发现帐、物不符时，找出原因予以调帐或上 报公司领导处理；
监督好所有物品的保管工作，所有进出仓库得物品均须有相关责任人签字；
督导仓库保管员认真填写帐卡、录入电脑信息，确保材料核算工作的完整、准确；
负责库房、收货的日常工作，分配员工工作，检查员工的考勤和工作态度，检查员工执行 工作程序与标准的情况。
每周做好工作总结报告，如实反映工作情况和工作中遇到得问题，积极提出合理化建议;
负责对仓库进行分区管理，各类物品要分区放置，摆放整齐，做好标识，井然有序；
加强管理，搞好仓库平安〔防火、防盗、防破坏〕工作，防盗报警器的设防工作；
督导并参与库房每月盘点，做到帐物相符，出现在过失及时处理；
签发仓库各级文件和单据。
兼仓库保管员的日常工作。
负责提出长期弃用的原材物料、废品的处理申请；
对贬值、不完整和不合格产品提出初步处理意见。
4、仓库保管员职责
采购物资到达后，采购员将货物信息、清单交由仓库管理员，由其根据物资到货情况，做 好来料登记，核对产品供给商、规格型号、数量等，并根据检验标准对货物进行检验和验收。
根据检验结果，严格执行入库手续，对原材物料进行入库管理，并进行存放、标识、登帐 等，按仓库规定收料。
每笔入库物资的电脑账的录入、明细账目的登记。
严格执行原材物料出库手续，根据领料单（或发货清单）做好原材物料的发放工作，确保数 量、规格型号正确；
做好与领料人员的交接，按仓库规定发料；
每笔出库物资的电脑账的处理、明细账目的登记。
由于方案调整，已领用的物资由领用部门〔人〕办理退库手续；
领用物资出现剩余，由领用部门〔人〕办理退库手续，仓库管理员按照 ＜仓库管理制度〉 办理退库手续；
已领用的物资由于质量问题不能使用时，由领用部门〔人〕办理退库手续，仓库管理员按 照＜仓库管理制度〉通知供给处办理退货手续；
及时办理材料退库手续，做好登记，保证帐、物、卡相符。
仓储管理
负责公司原材物料的入库、贮存、出库、退库的管理工作，严格出入库手续。
根据验收单和图纸查验成品的品种、数量、规格及外观质量，确认无误后，办理成品入库 手续，做到帐、物、卡相符，标识清晰，定置摆放，并对成品采取适当的防护措施，保证成 品在库存期间完好无损，无锈蚀。
原材物料入库归位，仓位的筹划与正确的摆放。
负责原材物料库存的实时管理和控制工作，及时了解库存量动态。
做好仓库贮存物资的定期检查工作。
仓库物资的定期盘查和平安防护，做到“日清月结，做好每月一次的库存盘点，对有保 质期的原材料要经常检查，并将每个品种的到期日、尚可使用期限每月报送相关部门。
负责仓库的平安防范工作，保持库房通风、防潮、干净、整齐，根据仓库现有条件，合理 安排好物资的摆放，防止物资损坏、变质、霉烂等情况的发生。
负责仓库的防火工作，保证物资仓库的平安。
做好仓库物料的贮存管理，保证帐、物、卡相符。
保持库区卫生。
负责作业单据的正确开制、确认与交接，以及产品库存月度的报表工作。
参与产品装卸货工作。
负责产品包装箱的标签打印、换标工作；
负责产品发货前的外包装防护的定制工作，如钉木架等防护手段。
四、主要业务管理流程
1、入库流程
1.1入库凭证：到货清单〔采购供给部冯艳提供〕+货运单〔供给商物流公司提供，仅包括 件数等，不是产品明细〕
1.2采购助理与供给商协调好发货事宜后，与物流公司联系，确定货运事宜，及时将与厂家 确定的＜到货清单〉传递给仓库保管员，仓库保管员做好接货准备；
1.3货物到达后，仓库保管员根据＜到货清单＞、＜货运单＞以及实物进行核对，并对进货物资 进行检验，＜进货检验规则或规定〉附后；
合格的，仓库保管员填写＜入库单〉，一式三联，第一联存根留底，第二联交采购助理，作 为与厂家对接、核实以及财务报销的依据，第三联交财务记账；
不合格的物资，检验员〔仓库保管员兼职，或设立专职检验员〕填写＜检验报告单〉，盖质 检部章、检验员签名后交采购助理，由其与供给商沟通质量处理事宜，需要时，检验员拍照 一并传递；
1.4入库后的产品要按照规定区域、类别归位，及时更新物资台账〔手工帐〕及电脑帐。
1.5因物流公司、货运单位、司机造成的质量问题、缺货、损坏等，检验员及时将情况上报 采购助理，由其现场处理或与供给商协调；对于上述情况，检验员在〈货运单〉上注明，在 采购助理处理结果未出前，拒绝支付运费。
1.6正常运费支付：检验员--台格一货运单签字一仓储物流部经理审核一支付运费，有异议 时，及时与采购助理联系。
1.7搬运人员管理及费用支付：仓储物流部经理负责联系和确定搬运人员，确定搬运人员职 责、损坏赔偿责任、搬运人工费支付等，如果在搬运过程中出现违反公司规定、造成产品损 坏，给公司造成损失的，按上述约定执行〔根据产品价值，按价值赔偿〕。
2、出库流程
2.1出库凭证： ＜发货通知单〉、＜订货单＞或＜领料单〉
2.2产品出库：销售内勤根据客户的订货单需求，按公司规定确定价格、回传，对方确认无 误后汇款，并经财务确认汇款到帐后，填写＜发货通知单〉，营销公司经理签字，销售内勤 签字后交仓库保管员，仓库保管员接到后，首先核对手续是否符合规定，确认后填写＜出库 单〉，＜ 出库单〉，一式三联，第一联存根留底，第二联随货通行，第三联交财务记账；
2.3仓库保管员根据发货时间要求备货，并做好发货准备，仓储物流部经理联系物流公司和 货运方式、物流单位，并组织进行发货；
2.4货物发出后，仓库保管员应第一时间通知销售内勤，由其及时与经销商〔或收货人〕联 系，告知其货运单号，并通知其做好接货准备，仓库保管员及时更新物资台账及电脑帐。
2.5配件出库流程，按发货通知单执行。
2.6物资出库：仓库保管员接到＜领料单〉后，同上述流程。
2.7经销商售后维修配件发货出库：
经销商—业务经理—现场确认〔业务经理或售后效劳部人员〕— 认为产品质量问题的 经办人填写＜质量信息反应单〉注明详细情况，提出处理意见----提交方案供给部经理审核签 字---售后内勤填写发货通知单---仓库发货。
不能确定产品质量问题的--经办人填写＜质量信息反应单〉注明详细情况，提出处理意见— 售后内勤---经销商先打预付款---发货流程。
产品返回后质量再确认〔OEM 供给商确认〕---属于质量问题的---预付款退回；不属于质 量问题，属于经销商问题的，按实结算，余款退回。
2.8特殊情况：由于事情紧急，审批人未在公司，来不及在＜发货通知单〉上签字时，由经办 人 联系审批人，审批人 告知仓储物流部经理，由其安排作好记录，由经办人填写借条 交仓库保管员，按照上述流程先行发货，事后由经办人补办手续。
2.9配件出库审批权限：随着流程的执行，以后可考虑根据配件价值大小简化和优化签字审 批流程，提高工作效率。
3、签字权限
发货通知单〔产成品、配件等〕：销售内勤— 写＜发货通知单〉—财务审核—交仓储 物流部经理---仓库保管员---出库。
领料单：经办人—部门经理—总经理—财务审核—库 出库。
4、进货检验规定和流程
〔1〕检查和观察产品外包装箱是否完好？有无破损？是否变形和异常？封箱胶带是否完好 和完整？打包带是否完好和完整？如果发现异常，立即开箱验货，假设产品有损坏，填写＜ 检验报告单〉、盖章、签字，传递给采购助理，由其按照质量问题处理流程执行。
〔2〕采购助理现场处理，负责与物流公司协调处理方案，除理解过通知仓储物流部经理后， 支付运费。
〔1〕检查和观察产品是否有异常声音或破碎声？如果发现异常，立即开箱验货，假设产品 有损坏，填写＜检验报告单〉、盖章、签字，传递给采购助理，由其按照质量问题处理流程 执行。
〔2〕采购助理现场处理，负责与物流公司协调处理方案，除理解过通知仓储物流部经理后， 支付运费。
4.3规格、型号、数量、颜色核对
〔1〕核对产品规格、型号、数量、颜色是否与＜到货清单〉、＜货运单〉相符？如果发现异常， 立即通知采购助理，由其与供给商联系和交涉。
4.4对于零单类到货产品，除按上述流程和规则检验外，可考虑抽检，抽检样本数尽量控制 在较小的数量范围。
5、提货流程
方案供给部采购助理---与OEM供给商联系---确定好物流公司---预计到货时间---到货后 ---与仓储物流部经理联系---安排提货。
6、发货流程
6.1返回OEM供给商的货物
方案供给部采购助理---与OEM供给商联系---确定好货物退回后---与仓储物流部经理联 系，并告知发货详细信息 排发货。
6.2产成品出库发货
销售内勤---确认款已回收或到账----发货通知单 ＞—-财务审核---总经理签字---与仓储物 流部经理联系，并告知发货详细信息 排发货。
7、其他物资申购/采购流程
物资使用儒求部门〔或人〕---填写＜物资采购申请单〉---R门经理签字---总经理签字---- 交仓储物流部经理〔兼采购员〕---财务部借款〔财务借款程序〕---实施采购一瑚货检验---- 入库—用人或仓库保管员签字〔在发票、收据或入库单上〕—总经理签字—务审核 财务部报销〔财务报销流程〕。
总经理直接提出---仓储物流部经理〔兼采购员〕---填写＜物资采购申请单〉--总经理签字---- 交仓储物流部经理〔兼采购员〕财务部借款〔财务借款程序〕---实施采购一瑚货检验---- 入库—用人或仓库保管员签字〔在发票、收据或入库单上〕—总经理签字—务审核 报销。