酒店日常采购管理制度.docx

酒店日常采购管理制度
第一章总则
第一条为保证酒店采购工作的计划性和统筹性，合理控制成本，促进内部协调,加强内部控制，提高工作效率，特制定日常采购制度，〔以下简称:制度〕
第二条本制度适用于酒店经营管理有限公司旗下各酒店日常采购工作。
第三条本制度有总则，组织机构及职责、米购工作内容、米购程序、米购业务实施规范、责任与奖罚和附则七个部分组成。
第二章组织机构及职责
第四条组织机构
酒店库房部负责库存物资管理，根据库存物资消耗情况提报库存物资的补库计划。库房部对因库存盘点把关不严造成超额或短缺采购，导致酒店受损或无法正常运转负责。
使用部门负责根据日常经营和管理的消耗进行科学合理预测，提报月度采购计划需求。
酒店设立专职采购部，牵头组织编制定期采购计划，并全面负责酒店物质采购和具体实施工作.采购部隶属酒店财务部系统，业务上同时接受管理公司采购部业务监督也考核。
酒店成立定价评审小组：由采购部经理、使用部门负责人〔食品原材料定价须由厨师长和餐饮部负责人同时参加〕、财务负责人、总经理组成，酒店总经理任组长，和酒店食品原材料固定周期内的定价由评审小组评定后执行.
第五条酒店采购部组织架构
采购部经理
!!
杂品米购食品米购
第五条采购部经理工作职责
1、负责持续完善酒店采购制度，细化采购流程，规范台账管理，确保采购质量，控制采购成本，提高采购效率，保证物资采购管理体系的完整与科学。
2、根据公司招标管理相关规定，牵头组织实施酒店权限内的招标采购。
3、掌握物资使用情况和库存物资动态，牵头组织有关部门根据实际经营情况，合理、科学地编制并审核年度、季度、月度采购计划.配合成控部门做好物资平衡工作，及时处理呆滞物资，加速物资周转。
4、组织实施酒店日常物资采购供应工作，审核所有《采购申请单》、订货单，按程序上报经审批后实施采购。
5、建立和维护价格管理体系，定期了解市场行情和价格信息，坚持货比三家的原贝V,落实询、比、定价，控制物资采购成本、
6、开辟和维护优质供货渠道，落实“ 1+2+n〞的供应管理方式，保证供货的及时性和质优价廉。
7、按公司规定加强合同的管理，严格把关合同条款，保证合同的正常履约，防
止经营风险。
8、负责下属的业务知识和业务技能培训、
9、完成领导及上级业务部门交办的其他工作。
相关权限：
1、部门备用金的支配权。
2、对采购程序执行情况的奖惩建议权.
3、下属考核权与奖惩权。
4、部门日常行政工作的安排.
第六条 杂品类采购工作的安排
1、熟悉酒店各部门对杂品的需求以及仓库存货情况，掌握物品市场的供应情况以及各类物品的价格和信息，并对收集回来的资料进行归类整理。
2、以采购计划为依据，负责审核各部门的采购清单，与仓库密切沟通，避免出现库存积压现象，确保不出现重复采购。
3、坚持货比三家的原则，对各部门申购单和申购计划做好询比定价，并报相关领导审批.
4、采购完毕，要配合仓库做好物品入库的验收工作。采购的物品要确保价格合理、质量可靠，对不符合采购要求的物品负责办理退货或调换工作。
5、严格执行公司各项制度，办理各类付款的签批手续。
6、负责供应商信息库的不断更新及合同台账维护工作。
7、根据酒店的实际经营情况，积极拓展供应渠道，主动发现市场新产品，调整新货源并及时上报，为酒店节省采购成本。
8、保质保量完成领导交办的其他工作。
第七条食品类采购工作职责
1、全面负责店内所有烟、酒、食品类物品的采购工作，保证营运部门工作的连续性、时效性.
2、熟悉酒店各部门对食品的需用要求以及仓库存货情况,掌握食品市场的供应情况以及各类物品的价格性情和信息。并对搜集回来的资料进行归类整理.
3、坚持货比三家的原则，做好食品原材料的询比定价工作.并报相关领导审批。
4、确保所购食品来源的合法性、安全性,保证各类食品证件的齐全。
5、采购完毕，要配合仓库做好物品入库的验收工作.采购的物品要确保价格合理、
质量可靠，对不符合采购要求的物品负责办理退货或调换工作。
6、严格执行公司各项制度，办理各类付款的签批手续。
7、负责供应商信息库的不断更新及合同台账维护工作。
8、根据酒店的实际经营情况，积极拓展供应渠道，主动发现市场新产品，调整新货源并及时上报，为酒店节省采购成本.
9、保质保量完成领导交办的其他工作。
第三章采购工作内容
第八条采购方案制定
采购物资要满足使用部门对质量、数量和时限性的要求，同时避免过量采购带来的压库风险，且价格要符合市场行情，达到控制成本的目的。合理的采购方案制定要考虑以下几个方面：
1、数量:申购数量由使用部门提报〔建议订货量，以及申报理由〕，仓库校核〔考虑合理库存量和实际库存量〕，采购部门依据上述条件对实际采购数量进一步核算.在满足经营的前提下，压低控制库存量，减少资金占压。对于日常消耗量大且波动价值较低物资，和适当增大安全库存.
2、质量和价格：须采取供应商实物封样的方式保证验货标准的统一，质量必须使用部门确认.严格按照询比定价的原则执行价格结算，采购单上须标明三家以上可比供应商的报价及联系方式，坚持同等质量比价格。
3、进货地点：按照在比价的前提下就近购买的原则，确保供货及时性。
4、供应时间：以综合考虑最低库存量及消耗速度和实际使用量为依据，在供应商协议上明确约定供应时间，以防缺货影响经营管理。
5、供应商：建立可靠稳定信誉好的供应商档案，确保拥有“ 1+2+n〞的供应商资源，以公平的竞争机制实现优质、优价、及时的物资供应，除非特别采购请示，日常采购由合格供应商供应。
第九条采购计划制定
制定采购计划包含计划内申购〔月度采购计划〕和计划外申购〔采购申请单〕
1、审批后的采购计划最终汇总采购部组织实施，必须明确所需物品的名称、规格、质量、数量及到货时间要求，到货时间须满足采购周期的一般要求。
2、因采购计划编制不当而造成浪费和损失，按照所负责的节点分别由申报部门、库房、采购负责.对因库房盘点把关不严造成超额或短缺采购，其损失由库房负责；对于日常消耗估测严重不准造成的超额和短缺，其损失由使用部门负责；对于计划审核测算错误或供货不及时造成的损失由采购部负责.
第十条申购
申购的分类：计划内申购和计划外申购
1、计划内申购是指由仓库按酒店批准的常备物品采购计划按供货周期分批进行的申购。
2、计划外申购是指确属日常需要，但是在计划中没有涵盖，临时提出的采购，各部门填写《采购申请单》，经库房校核、采购部核算后逐级上报审批。
第十一条采购实施
1、对于大宗物资〔指全年大批量、单件价值高或单项品种达到一定规模的物资〕采取招标的办法进行采购。具体工作事项可参照《酒店管理公司招标采购管理制度》。
2、采购部根据分工，按照审判后的采购计划或者采购申请单，向供应商发出供货通知，并过程督进，保证及时性.
3、定价小组根据所提供的供应商资料，经多轮报价，多轮谈判确定最低价格或者性价比最高的供应商.
4、鲜活食品每15天进行一次定价，每类物品供应商应先报价。采购部、财务部、餐饮部三方派人对市场调研，提供书面价格资料，经过报价-询价一核价-多轮谈判一最后由定价小组签批后执行.
5、非鲜活类日常物资采购要坚持货比三家的工作原则，询价阶段要有使用部门人员共同参加，定价小组经多轮比价、议价后定价，最终选定的物品和价格要经使用部门确认。
6、对于新品种除正常的采购申报外，还须提供样品。实验报告，经使用部门负责人确认后〔重要物质还需酒店总经理确认〕方可购买.
7、办公用品归管理部门为办公室，库房申请办公用品补库需经办公室审核，然后转采购部执行。工程维保材料的申购归部门为工程部，电脑耗材的申购部门为酒店电脑部。
8、非采购人员通知供应商下达的采购指令，一律无效。除专职采购人员，其他任何部门、任何人都不得干预采购工作。
第十二条付款
采购物品经库房验收入库并经使用部门出具物品合格验收单后方可按照合同或协议规定付款〔按合同执行的预付款除外〕。月结算固定供应商付款时应注意以下几点：
1、考虑到员工餐厅厨房食品原材料与餐饮部厨房食品原材料有可能出现同种物品价格会有所区别，可以分开上报。
2、经营中的常规付款都应制定计划,各单位于每月10日前上报本月的付款计划，经管理公司财务总监、总经理及董事长批准后执行。计划内付款各单点可直接支付。
3、对于日常付款过程中出现以下情况之一的付款，各单店需上报管理公司审批：
〔1〕对于实际需要付款的额度超出审批计划；
〔2〕对于计划外的紧急采购付款超出5千元〔含5千〕；
〔3〕日常零星支出中，计划内单一事项额度超过2万元〔含2万元〕；
〔4〕日常零星支出如总额超出计划，计划外支出。
第十三条物资进店管理
1、所有进店支持的谈判必须要有财务负责人和总经理共同参加。
2、进店支持要在保证公司利益、维护酒店声誉的前提下进行，禁止供应商返利与商品加价后进店.
第四章采购程序
第十四条 计划内采购程序〔月度采购计划〕
计划内采购程序的制定是为了加强各部门计划性有序管理，将零散采购变为集中采购.所有的采购行为都要跟着台账等基础工作的补充进行。具体执行顺序如下:使用部门负责人f库房主管f成本会计f财务负责人f总经理f采购部
1、各部门负责人需根据部门日常消耗测算出下月月度采购计划，于每月20日报库房校核。
2、库房将各部门月度采购计划汇总，结合库存物资合理储备量编制库存物资常备物品采购计划并上报。〔可参照中软库存系统〕
3、成本会计审核各部门月度采购计划和库房常备物资采购计划储备量设置是否合理.
4、财务负责人审核各部门月度采购计划和库房常备物资采购计划是否超出部门本年度预算，并对设置原则进一步分析合理性。
5、酒店总经理对月度采购计划拥有最终的审批权。
6、采购部依据审批后的采购计划执行购买，有合格供应商的通知供应商送货，
没有合格供应商的连同使用部门共同调研筛选后上报审批，确保次月10日前到货。
第十五条计划外采购程序
具体执行程序如下:使用部门负责人f库房主管f采购部f财务部负责人f总经理f采购部购买f收货
“采购申请单〞应一式四份
第一联、采购部存档
第二联、申请部门留存
第三联、财务全面把控
第四联、仓库部门使用
各流程负责人如下：
1、申请部门负责人：应根据自身部门消耗与储备情况酌量填写，并注明所需物品的详细名称、规格、质量、所需数量、用途、申报原因等，确实有必要购买，方可签字确认。
2、库房主管：应仔细审核部门所填写的物品采购单,假设库房有存货或有替代品应及时通知使用部门让其领货。避免浪费，然后签字确认。
3、采购部：对部门提供的采购单要迅速组织负责人调研，价格与质量要经使用部门确认后上报。采购单上要明确写明三家的报价及联系人、联系方式，然后部门经理签字向上一级传递.
4、财务负责人：对采购部送来的采购单进一步分析，看是否超出本年度采购预算，签字确认送至总经理审批。
5、总经理：对采购单有最终审批权。
6、采购部：根据最终审批下来的采购单组织购买。
7、库房部:库房部依据审批下来的采购单与使用部门、采购部三方共同验收货物。对于供应商送交库房物品，库房部应与详细核对，对不符合要求的物品。绝不允许收货。
第十六条紧急采购程序
原则上酒店不允许紧急采购，除非极为特殊的情况。但紧急采购必须严格遵守相关制度与程序，具体程序如下：
1、紧急采购适用范围：重要接待、工程抢修、突发事件等不可预见性事件或总经理认为紧急采购的物品.
2、有关紧急采购必须先通知财务负责人和总经理，假设总经理不在须报知值班经理，并获得签字同意.
3、在采购部当班期间，紧急采购原则上交由采购部执行。使用部门填写采购单
(标注紧急采购是由)后交采购部.接到紧急采购任务后，根据采购分工，有采购经理安排采购事宜.
(1) 对于库房商品，有固定供应商送货的，马上通知供应商送货。
(2) 需要外出购买的，直接拿备用金购买。如金额较大，使用部门填写借款单，交财务负责人和总经理签批后采购部取现金购买.物品买回后补填采购单交库房填写价格，报账时附上.
4、在采购部非工作时间内，紧急采购可由使用部门实行，但必须严格遵守相关制度和程序.
5、使用部门在收到货物时需记录注明收货名称、数量、规格及收货时间，并经部门负责人批准后尽快转给库房。假设库管员当班,应通知库管员验货。
6、紧急采购的《采购申请单》需事后12小时内及时送交部门负责人、采购经理、财务负责人和总经理补签。
7、所有紧急采购相关的财务程序必须在3个工作日内上报并审批完毕，借款人应确保紧急采购发生的款项在5个工作日内偿还，否则财务部将会按相关制度执行处罚.
第十七条食品原材料采购程序
蔬菜、水果、肉类、水产等鲜货类执行直拨物资采购申报程序
1、厨房保单员每天根据营业情况及库存物资情况确定次日所需物资品种及数量,
详细填制“每日市场采购单"并交厨师长、餐饮部负责人签字。
2、厨房报单员在下午16：： 3点前应将签批后的《每日市场采购单》交采购部，逾期未将《每日市场采购单》送至采购部，采购部将不予订货.假设要补充当日晚餐所需部门物资时，需将补充申请单于下午13点前报采购部.
3、《每日市场采购单》具体执行流程如下：
使用厨房提单员f厨师长…餐饮部负责人…采购部…通知供货商直接供货
《每日市场采购单》应一式三联,第一联采购部存档，第二联收货部使用，第三联使用厨房使用。
4、各流程负责人职责如下：
(1) 厨师长：仔细检查各个冷库、菜库，根据存量在采购单上明确所需食品的名称、数量、规格，避免浪费或者不足。假设特殊食品要写明具体品牌，在米购单上签字确认.
(2) 餐饮部负责人：应根据实际消费倾向情况审核食品原材料订货量，避免食品储备不足或超量储备，然后签字确认.
(3) 采购部：先审核餐饮部送来的采购单，看是否有特殊商品需要单独购买,然后及时通知供货商明早送货。
(4) 供货商：接听到采购部的订单 后及时备货，确保食品质量，保证及时供货。
第十八条食品原材料类询、比、定价程序
1、询价地点：
各单体酒店所在地及周边一级批发市场.
2、询价、定价人员：
采购部牵头，协调财务部、厨房或员工食堂各指定专人负责参与询价工作。制定价格时，由参与询价人员共同谈判制定。务求准确、公正以维护酒店利益。具体流程如下：
供应商报价f询价f核价f议价f定价f执行
3、基本报价：
每月1日、每月16日为供应商报价日，要求供应商对其负责的项目进行报价，并对部分遗漏单品进行补充。
4、询价：每月2日、每月17日为市场询价日，财务成本会计、餐饮部厨师、食品采购员到酒店及周边一级批发市场进行调查及询价，并要有询价记录。
5、核价和议价：
根据市场调查后的情况，由采购部经理、财务负责人、餐饮部负责人共同与供应商再次进行核价、议价。
6、定价：
(1) 定价原则：酒店采购定价不高于市场批发价格。
(2) 每月3日、18日召开定价会议，确定采购定价。
(3) 确认最后价格后，由厨师厨师长、采购部经理、餐饮部负责人签字确认，财务负责审核，总经理审定。
7、执行：
将最终审核后的价格交财务部执行，财务部、采购部、餐饮部、库房各留一份价格清单进行存档。
8、核价周期：
(1) 十货、调料、冻品、粮油、酒水：
定价周期为一个月一次，每月17日为询价执行日。经总经理签字确认后每月20日早8点前将定价单上报管理公司采购部，定价周期为本月20日至下月19日。
(2) 蔬菜、水果、禽类、肉类、海鲜类：
定价周期为一个月两次，每月2日、17日为调研日.经单店经理签字确认后每月5日、20日早8点前将定价单上报管理公司采购部，定价周期分别为本月5日至本月19日、本月20日至下月4日。
第十九条固定资产采购程序
酒店在编制年度财务预算时确定下半年固定资产购置计划，报管理公司批准后，按照计划购置固定资产。预算范围的固定资产购置，由拟购部门申请固定资产购置，财务部门审核，酒店总经理、管理公司审批后，由采购部统一购置。
不可预见的计划外购置固定资产，可以追加购置计划，经酒店、管理公司批准后采购.严禁未经批准的预算外资产购置行为。
1、固定资产购买
采购部在购买固定资产前进行多轮询价、议价，提供固定资产询价单，询价单列明至少三家同规格产品价格信息，坚持同等质量比价格，同等价格比质量的原则。询价单要附经使用部门确认的多轮报价、谈判记录.经财务核实后交使用部门确认所需资产，采购部按使用部门要求办理采购业务。
2、固定资产验收
购置的固定资产由资产使用部门和财务部负责实物验收，验收合格的固定资产验收单由经办人、验收人、主管领导签字确认后，连同固定资产购置申请、购置发票交财务部门办理报账事宜。
酒店财务部根据验收单登记固定资产明细表,表上记载资产名称、规格型号、单价、购入日期、保管部门和存放位置等(固定资产明细台账).比表作为备查账，方便酒店年度固定资产盘点和资产调拨、报废等工作。
第二十条印刷品、宣传类物品采购程序
1、定样
(1) 需求发起部门要确定印刷品的内容.酒店所有印刷品的式样、格式需经营销部美工制定样稿。
(2) 美工的印刷稿样需要交需求发起部门负责人签字认可.
(3) 有关酒店经营事项的重要稿样，还须经酒店总经理在样稿商签字审批，并报批酒店管理公司。
2、申购
(1) 需求发起部门填写采购申请单，申请单要求附美工稿样、品质要求。
(2) 采购部经理根据附有美工稿样的申购单签字审批，并按流程办理审批手续。
3、下单
根据已审批的印刷品申购单,采购部联系印刷商并提供稿样给印刷商。采购部应协调过程中沟通和打样，经美工认可并在样品上签字，方可通知印刷商印刷，保证印刷商按期交付。
4、收货
(1) 美工、申购部门、采购部根据印刷品申购以及相关部门签字审核的样品予以验货.
(2) 对于供应商送交库房的印刷品，收货部应予详细核对，对不符合要求的印刷品，绝不允许收货.
5、对于过程中品质把关不严，造成低质物品进店，由各个环节相关人员承担责任与损失.
第五章其他相关工作规范
第二十一条采购业务的相关工作
当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。过程中出现以下问题应规范操作.
1、采购订单取消。分为以下两种情况：
(1) 酒店取消订单：
如因某种原因，酒店根据需要取消已发出之订单，采购部应规避供应商可能提出的赔偿,制定预案并及时谈判，争取双方均不造成损失。
(2) 供应商取消订单：
如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部一方面要第一时间补充其他供应商并立即通知需求部门,保障酒店利益.另一方面在供应商评价中给予降级等处罚，根据规定相应降低该供应商的送货比例。
2、违约管理：在合同因写明详细的违约责任，假设供应商违约要严格按合同相关违约条款执行，保证酒店利益。
3、基础资料管理：
所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查，并连同采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购物资信息库。
第六章责任与奖罚
第二十二条采购责任与义务
采购人员的责任与义务包括但不仅限于：
1、贯彻落实采购申请、审批、订货、签约、采购、记账等各项管理制度，无违规、违纪现象发生。
2、定期执行货源报价.集体定价、价格审批程序合规。每次采购坚持货比三家，货比三家价格合理，无虚报现象发生。
3、每次原材料、物品采购能坚持做到品种对应、质量优良、价格合理、数量何当、到货准时，无人为原因影响经营正常进行。
4、坚守廉政条约，无串标、围标、收取回扣、营私舞弊等造成酒店经济损失的行为发生。
5、开展市场调差研究，不断开发货源渠道，保证常规用品的供应达到“ 1+2+n〞的供应商积累和动态管理。更新市场信息，不断提出降低成本的合理化建议并付诸实施。
第二十三条相关奖惩
1、采购人员有以下情形之一，给酒店带来可实现或已实现的利益，酒店将给予相关责任人通报表扬、月度考核加分、评先创优，以及1-20元的奖励。
(1) 完善“ 1+2+n"的合格供应商资源，并有效展开竞争管理；
(2) 开辟新的供应渠道，带来更优性价比的物资来源；
(3) 价格获得同区域优势，并规范管理信用，获得供应商的额外支出；
(4) 价格预测超强准确，并进行补库计划的合理建议，实施效果良好.
(5) 公司其他认定的情形.
2、采购人员有以下情形之一，给酒店造成经济或名誉损失的。根据情节轻重，
酒店将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚,1—20元经济
处罚。给酒店造成重大损失的，酒店将依法追究法律责任：
(1) 私自接受供方带有娱乐性宴请或私自参加其他非正常活动的.
(2) 私自接收或向供方索取财、物的。
(3) 接收财、物后未主动上缴公司的。
(4) 未遵守保密制度，出现任何有意或无意的泄密行为的.
(5) 违反制度或违规操作，给公司带来事实或潜在的风险与损失的。
第七章附则
第二十四条本制度由公司采购部负责解释、修订和补充。
第二十五条 本制度由公司采购部监督实施。
第二十六条各部门可依据本制度结合实际情况补充制度细则，但不得以任何形式规避本《制度》规定。
第二十七条本制度自签发之日起开始试行，试行期为半年。