电动工具厂采购管理制度-采购作业流程(含流程图).doc

宁波宏业电动工具
采购管理制度

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一、 目的
为使本公司之资材采购作业有所遵循，以能取得适质、适量及适价的货物，以符合生产作业及客户之必须求，特制定本制度。
二、 范围
凡公司资材之请购、采购等管理作业均适用之，各项物品依其分类、编号及使用特性区分。
三、 采购物品的分类
公司物品按以下标准进行归类：
（1） 原材料：生产过程中耗用的原料，包括板材、线材等。
（2） 辅助材料：生产过程中耗用的，不构成产品主体的材料，包括香蕉水等。
（3） 自制半成品：公司自制但未完工的半成品。
（4） 库存商品：生产完工入库的商品。
（5） 工具量具：生产过程必备、经营用工具、器材等。
（6） 包装物：用于包装原料、辅助材料的容器、纸箱等包装用品。
（7） 固定资产：房屋建筑物、机械设备、电子设备、汽车、升降机、叉车等运输工具。
（8） 办公用品：公司日常管理过程中所必须购买的物品，包括文具、办公用品等。
四、 采购作业流程
1、 采购的依据
1．1公司物品采购以以下方式为采购依据：
1．1．1销售部门的销售猜测：
A、对近期销售状况的分析。
B、对将来销售产品数量、规格和品类的展望和分析、猜测。
C、对公司拟购进产品的数量、规格和品类的建议。
1．1．2生产计划部门依据客户订单和仓库库存状况确定的采购清单：
A、仓库材料安全库存量。
B、客户订单数量。
1．1．3其他部门依据业务发展必须要提出的请购物品清单。
1．2销售部门负责分析销售状况，并依据销售状况销售猜测书面报告，将报告提交给公司管理层及生产计划部门。
1．3公司生产用原材料、辅助材料的采购一律由生产计划部门统一请购，其他物品均由耗用单位进行请购，有用“谁使用谁请购〞的原则。
2、请购
2．1请购部门依据规定确定采购货品种类和数量后，即应填写“请购单〞，报采购负责人审核，经总经理〔或授权人〕核准。
2．2请购单经核准后，请购部门应马上转交采购部门进行采购。“请购单〞一式两联，一联交采购部门，一联留底备查。
3、采购方式
3．1采购部门进行货品采购的依据是经核准的“请购单〞，并依据不同货品及数量、规格，确定不同的采购方式。
3．2固定供应商采购：凡公司与该供应商签订了长期供应合同，则凡采购该合同中约定的物品均应向固定供应商采购。
3．3未指定固定供应商采购的，则由采购部门依据质优、价廉原则确定采购对象。凡物品采购，均必须执行询、比、议价程序：
1〕采购单位进行询、比、议价作业时，应请供应商确认报价、付款方式及报价有效期等相关交易条件，必要时，采购单位得会同请购、生产等相关单位，共同进行议价作业。议价结果形成书面文件，并随采购单，呈总经理〔或授权人〕核准，以决定是否采购。
2〕采购人员在询、比、议价作业中，尚必须与供应商确认其交货日期，假如供应商的交期无法符合必须求单位要求的日期时，采购人员须告知必须告知必须求单位供应商预定的交期，以利必须求单位及早采用必要的相关因应措施。
3．4零星采购：由采购人直接向总经理〔或授权人〕报告核准后执行。
3．5对大额大量采购，特别是工程项目，可以采用招、投标的方式进行采购。
五、采购合约的签订
5．1长期固定的供应商均应和公司签订长期供货合同。
5．2经过询价、比价、议价、的供应商，应和公司签订定购单和合约。
5．3所有采购合约均必须经采购负责人或其职务代理审批后，经报总经理〔或授权人〕核准后执行，采购订单或合约须加盖公司公章或合同章。
5．4采购合约正本一律由公司文书管理人员统一归档管理。
六、采购付款
6．1采购物品必须要付款的，必须凭以下单据并经核准后办理预付款手续：
6．1．1采购和约或定单复印件。
6．1．2请购单复印件。
6．2采购物品验收入库后，必须凭以下单据并依财务制度，经核准后办理付款手续：
6．2．1发票。
6．2．2入库单。
6．2．3采购合约或定单复印件。
6．2．4请购单。
6．3凡在付款过程中，不具备以上条件的，财务部门应拒绝付款，特别状况下，如必须付款必须经总经理单独核准。
七、附件：采购流程图