仓库资料与表单管理-资料、账本、表格的填写与保存规定.doc

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仓库的资料与记录表单管理 1、仓储管理基础资料的主要内容凭证、单据类基础资料：收料单、发料单、退料单、退料通知单、调整单、报废单、损溢单、盘亏〔事故损失〕单、盘盈单。记录类基础资料：验收记录、送检记录、班组工作日记〔含巡回检查记录〕、保管保养记录、记录、仓储管理工作自检记录及整改记录等。账册类基础资料：物资明细账〔包括实物台账〕、报废物资明细账。报表类基础资料：收发存汇总表〔核对表〕、仓库基本工作量汇总表、余额汇总表、库存物资盘点报表及其他仓储管理报表。 2、仓储管理基础资料填写一般要求　字迹工整清楚，手工填写〔或系统录入〕内容齐全，数字真实准确，相关数据对应相符，印章、签字齐全；文字说明等记述清楚、简洁；单据、记录按规定方法顺序编号，不空号和重号；除物资冲销单、物资退料单的数量、金额用红色签字笔或钢笔填制外，其他单据、凭证类基础资料应用蓝〔黑〕色签字笔或钢笔填制；各类基础资料填写错误时，不同意用刮、擦、贴、补、涂改液等非正规方式进行更改，正确的方式是在记错的数字及写错的文字上用红色签字笔或钢笔划一道横线，由填写人盖章，再用蓝〔黑〕色签字笔或钢笔在错处上方写上正确的数字或文字；各类基础资料应坚持其原始性与完整性，不得随意损坏、更改和改换。 3、仓储管理基础资料装订 3.1　仓储管理基础资料装订的一般要求单据、凭证类基础资料按月分物资大类装订成册；账册类基础资料按年分物资大类装订成册，每册前有汇总账页；记录类基础资料按规范表格印制成册；报表类基础资料按规定填报时间〔月、季、半年、全年〕装订成册；工程项目物资管理的保管基础资料一般按工程项目及物资大类进行装订。 3.2　账册装订账册按物资类别分类装订，顺序为：装订顺序由上到下：封面——账前页——账页——堆垛记录〔装订在相应的账页后〕；每本账封皮应标明大类号及账本号。 3.3　单据装订及印制装订顺序：物资凭证封面——物资收发存汇总表〔核对表〕——收发存余额汇总表——仓库基本工作量汇总表——入库单——入库单附件〔货票、运单、供货商送货清单等〕——移库单〔移收〕——调整单——盘盈单——出库单或发料单——发料单附件〔运料单、调拨通知单等〕——移库单〔移发〕——报废单——盘亏〔事故损失〕单——储存损耗单〔损溢单〕。各类型退料单分别装订在相应类型的收、发料单之后。送货清单可装订在入库单后，也可单独集中管理。单独集中管理时，应顺序编号〔如001、002等〕，按月或季定期装订成册。收料完毕后，应在送货清单上注明收料单号，以便查对。送货清单作为代储料、代管料登账凭证时，应分类按顺序进行编号，编号规则为“大类号+年月+月流水号〞，例48 201103 122。同时，还应在送货清单上备注物资毛重、车号等必填项，其管理要求与入库单相同。单据按物资类别分月装订，编号从上到下，从小到大排列：一个类别物资的单据分几册装订时，凭证封面类别处除反映大类号外，并在其后加括号，括号内反映该大类物资装订总册数和顺序号，如47〔5-3〕；一个库管理多个大类，且收发动态不大的，单据可分月按大类顺序装订一册。一个大类的收发单据装订在一起，各大类收发单据间用A4纸分隔，隔页纸上写明大类、单据类型和份数，例如：5大类收料单10份发料单6份调整单1份。单据的制印尺寸为A4纸大小，每页单据行项目〔填物料明细〕数为5行。 4、仓储管理基础资料保管要求　各种资料应按月装订成册；当年的资料可在本库〔组〕保管，跨年资料应移送档案室统一管理，以便随时查阅；各种入档资料应按其资料的性质，分别建立档案号，如物资明细账、收料单、发料单等；入档的资料应按时间顺序进行管理；建立健全档案管理制度，手续完备。入档有记录，借阅有登记；单据、凭证、账册类资料的储存期限10年；记录、报表类基础资料储存期限5年。超过期限的资料可统一进行销毁，销毁时应有销毁记录，销毁记录包括销毁资料名称、数量、档案号、销毁时间、地点、销毁人及批准人等。 5、物资明细账的记账与填写 5.1　物资明细账记账的一般要求记账应日清月结。正常记账以正式凭证为依据，应用蓝〔黑〕色签字笔或钢笔填写，要求账面整洁，字迹清楚端正，不得非正规涂改。上年结转时间为1月1日，结转数量、金额准确，并加盖上年结转章和稽核章。各月份在当月扎账日，在本月所记最后一笔账的下格作为月计栏，将当月的收、发、存数量、金额记入月计栏内，在收发字号及对象栏加盖“月计〞章，同时沿月计栏的下线从收发字号及对象栏到结存栏用红色签字笔或钢笔划一道红线，叫做月结线。有收发动态的当月盖稽核章和打月结，无收发动态的当月不盖稽核章和不打月结。当账页用完后，应续接新账页，并进行结转。结转时应在前账页的最后一栏和新账页的第一栏的“收发字号及对象〞分别加盖“过次页〞和“承前页〞章，并将本月初至结转时的收、发、存数量和金额及资料份数记入过次页和承前页栏内。账册前必需有汇总每本账每月物资的收、发、存状况的账前页。 5.2　物资明细账的账前页 .2.1 物资明细账的账前页填写举例储备定额最高最低账前页 03 大类 1 本 2011年收入发出结存稽核项件吨金额项件吨金额项件吨金额月日合计料款运杂费合计料款运杂费合计料款运杂费上年结转 1 1 稽核 1 20 1 1 稽核 2 20 1 1 稽核 3 20 20 300 10 21 301 稽核 4 20 10 100 3 11 201 稽核 5 20 8 120 4 3 81 稽核 6 20 12 150 8 10 105 2 5 126 稽核 7 20 5 126 16 稽核 8 20 15 250 11 20 376 稽核 9 20 17 350 3 26 8 稽核 10 20 18 180 2 12 200 8 9 6 2 稽核 11 20 9 6 2 0 0 0 稽核 12 31 0 0 0 稽核总计 65 880 31 3800 66 881 .2.2　物资明细账的账前页填写说明用于汇总每本账每月物资的收、发、存状况。收入、发出、结存栏下的项，统计时一律按“项次〞计算。收入、发出、结存栏下的数量计量单位只列了件、吨两种。实际工作中相近的计量单位还有只、支、套、组等，统计时一律折算成件；其他计量单位如m、m2、m3等，统计时在件后加斜杠，斜杠前登记件数，斜杠后记载m、m2、m3数，如100件/1500m。稽核，每月不能少于一次。稽核员印章盖在稽核栏内。表中右上角的“储备定额〞：一个大类设一本账的，记本册物资核定的储备定额；配件一个机型设一本账且储备定额按机型核定的，记本机型物资储备定额；一个大类设多本账且储备定额按类别核定的，在第一本账上反映大类物资储备定额。 5.3 物资明细账的账页 .3.1　物资明细账的账页填写举例 a) 单价确按时的账页填写举例 ——过次页的账页举例储备定额最高最低四号定位主 1库〔场〕架 2〔区〕层 4〔排〕 5位副库〔场〕架〔区〕层〔排〕位物资明细账标准代码SY5403-2009 单重(吨〕：0.025 物资编码：__________ 图号：___ 储存期〔月〕 12 物资名称：重晶石粉 2011年收发字号及对象入库日期出厂日期生产厂名收入发出结存资料稽核备注月日数量料款运费数量料款运费数量件数料款运费质证书合格证说明书 1 1 上年结转 2010. 2010. 四川恒化 5 200 3500.00 500.00 200 稽核 4 12 四川恒化 2011. 2011. 四川恒化 20 14000.00 2000.00 25 1000 17500.00 2500.00 1000 4 20 月计 20 14000.00 2000.00 25 1000 17500.00 2500.00 稽核 5 10 2010. 2010. 四川恒化 4 2800 400 21 840 14700.00 2100.00 840 5 15 过次页 4 2800 400 21 840 14700.00 2100.00 840 计量单位：吨单价：700.00 费率\费额：100.00 型号及规格：一级说明：从月计到结存的“运费〞字段的粗线为红笔划的月结线，假定每月20日为仓库结账日。 —承前页的账页举例储备定额最高最低四号定位主 1库〔场〕架 2〔区〕层 4〔排〕 5位副库〔场〕架〔区〕层〔排〕位物资明细账标准代号：SY5403-2009 单重(吨〕：0.025 物资编码：________ 图号：_____ 储存期〔月〕 12 物资名称：重晶石粉计量单位：吨单价：700.00 费率\费额：100.00 型号及规格：一级 2011年收发字号及对象入库日期出厂日期生产厂名收入发出结存资料稽核备注月日数量料款运费数量料款运费数量件数料款运费质证书合格证说明书 5 15 承前页 4 21 840 840 5 15 西钻2队 2010. 2010. 四川恒化 1 20 800 800 5 15 西钻2队 2011. 2011. 四川恒化 5 15 600 600 5 20 月计 10 15 600 稽核过次页说明：从月计到结存的“运费〞字段的粗线为红笔划的月结线，假定每月20日为仓库结账日。 b) 单价不确定或单价多变化时的代储料、代管料账页填写举例四号定位主 1库〔场〕架 2〔区〕层 4〔排〕 5位副库〔场〕架〔区〕层〔排〕位储备定额最高最低物资明细账标准代号：SY5403-2009 单重(吨〕：0.025 物资编码：________ 图号：______ 储存期〔月〕 12 物资名称：重晶石粉计量单位：吨单价：700.00 费率\费额：100.00 型号及规格：一级 2011年收发字号及对象入库日期出厂日期生产厂名收入发出结存资料稽核备注月日数量料款运费数量料款运费数量件数料款运费质证书合格证说明书 5 15 承前页 4 21 840 840 化学试验报告4份 5 15 西钻2队 2011. 0 2010. 01.15 四川恒化 20 1 40 40 化学试验报告2份 5 18 四川恒化 2011. 2011. 四川恒化 10 11 440 440 化学试验报告3份 5 20 月计 10 24 11 440 稽核过次页说明：从月计到结存的“运费〞字段的粗线为红笔划的月结线，假定每月20日为仓库结账日。 .3.2　物资明细账的账页填写说明用于除报废物资外的物资记账使用。 A类物资储备定额下到具体品种规格的，储备定额栏必需填列；A、B类物资储备定额下到组距的，储备定额填在该品种的第一张账页上，同时注明组距上下限。凡规定必需质检的物资，标准代号必需登录并填写完整。不能只写GB、SY等不能反映具体标准的符号。单重：指物资毛重。四号定位：用铅笔填写，其他字段用蓝〔黑〕色签字笔或钢笔书写。收发字号及对象：填收发料单据及其他单据的编号和产品的供货单位〔收料时〕或使用单位〔发料时〕名称。入库日期、出厂日期：填“年月日〞，例：；不同入库日期和出厂日期应分批收发和记账，按先进先出发货。生产厂名称：可缩写，但不能写成地名，无法核实生产厂家的，填“不清〞或填供货商名称。件数：计件的成套物资〔如单台设备配套有多个零件、部件和工具时〕和检斤、量尺同时可点数的物资，此项必需填写，其余物资本栏不反映。质证书、合格证、说明书下面一律填写该项资料的份数〔进口物资除外〕。收发料后库存物资的资料发生增减时，物资明细账中资料结存数也相应变化，与实际结存的资料份数相符。随物存放的技术资料除质证书、合格证、说明书外还有试压报告、安装图纸等，应在备注栏说明。稽核：每月不能少于一次。稽核员印章盖在稽核栏内。单价：与用户按裸价料款金额结算料款的，填不含运费的裸价单价。与用户按含运费的综合金额结算料款的，填含运费的综合单价。代储料、代管料收料单价不确定或单价多变化时，用铅笔填写估计单价〔依据最近一次发料单价确定〕。月计：每月小计收、发、存的数量、金额。料款：等于数量乘以单价。代储料、代管料收料单价不确定或单价多变化时，日常收发可以不计算料款和运费金额，只对数量收、发、存记账，但每月月计时必需依据估计单价对收、发、存的料款和运费金额进行记账。运费：通过运杂费费率或费额进行计算。储存期〔月〕：有明确储存期或保质期的物资填物资的储存期或保质期〔如产品说明书、包装、铭牌上标明的储存期、保质期、有效期〕；没有明确储存期或保质期的物资，填“无〞。

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