中小企业公司行政部管理制度.docx

中小企业行政部管理制度
为了进一步完善企业行政管理，更好的落实岗位职责有条不紊地实施，经研究决定特制订本制度。
一、总则
办公室作为企业管理的行政中心机构，必须严格掌好企业的行政公章和各种印章，杜绝不良情况的发生。并负起行政日常事务，协调各部门之间的关系和做好外联工作，服务企业的责任。对行政内务工作进行统筹管理，负责所有行政办公用品的采购、保管、发放工作。实行采购有依据、借领有手续，责任能落实，用具换领以旧换新的管理模式。建立好办公物资账本，使其账物相符，取信于企业，服务于企业。
二、碎纸机、复印机及复印纸的管理
1、碎纸机、复印机归办公室责任管理，原则上由专人负责复印和对设备进行力所能及的保养与维修。需外协的，经申报总经理同意后执行。使用设备人员必须严格按照“复印机、碎纸机的操作规程”办事。否则，引起损坏由违规人负责。
2、各部门打印机使用的复印纸均向办公室领用。复印机使用的纸张，各使用人应积极配合办公室作为登记领用手续。
三、办公财产、用具的管理
所有办公财产及办公用具必须登记造册落实责任管理。实行零借用制度，对丢失和非正常损害的物资由责任人负责赔偿，若认为故意破坏的除照价赔偿外并追究责任。
1、各科室的办公设施、桌椅由科室负责人签收借用，个人使用的电脑、办公用具（如：软盘、计算器、小刀、尺子、笔等）由使用人直接借用。厂内个人住房使用的公物由使
用人签字借用。领借公物的使用人应对其物资进行保管、维护，辞职或调离岗位时一并向办公室办理移交手续。
2、对需新增、更换的办公用具物资要以书面形式向办公室申报，经办公室核实后上报总经理批准，由办公室配合使用部门进行采购验质，办理领借手续后使用，小额用品则以旧换新的方式向办公室换取。
3、办公室对以旧换新的劣物要定期召集总经理或生产厂长进行评估确认后给予处理。
四、水、电的管理
1、安全、生产优先使用。
2、每次用水必须保持适量用水，不浦涨，不浪费，用完水立即关紧水龙头，一旦发现漏水情况应立即采取措施阻漏，并向电工或办公室汇报情况给予及时修理。
3、电是企业成本之大项，必须严格加以控制管理。车间上班期间按天气亮度情况适当开灯，下班时间的夜间除保留安全灯之外其他灯一律关闭。保卫室的热水桶、各部门的饮水机等，下班时必须切断电源。
4、在厂内的住户和保安值班人员不得使用电炉等大功率电器设备。务必做到节约用电，安全用电。
五、卫生责任区管理
人爱脸，树要皮，企业讲形象。各部门、岗位都要做好卫生责任区的环境和岗位卫生。车间清洁整齐，工作区域条理分明，
办公场所整洁清楚，文件、用品堆放整齐有序。各卫生场地一天一扫除、一星期一大扫除。保卫室对企业名称标志在正常情况下一个星期清洗一次。保持企业整洁美观和良好的感观形象。
六、临时雇员的管理
1、保卫部门将应聘临时工者向相关部门领导引见。
2、经面试决定聘任时，相关部门即以填写“临时雇员登记表”，同时发给“临时出入证”并收证件押金10元。
3、保卫科对持有“临时出入证”的员工，将与其他员工同等对待，对未佩戴证件者给予拒绝进入厂门。
4、对遗失和严重坏损的“证件”不予退还押金，其押金上缴财务或纳入工会收入。遗失证件的号码永不使用。
七、办公室的管理。
1. 文书管理。通常是指公文的处理工作，也就是机关内部文件运转的一系列过程。三个阶段，收文阶段，发文阶段，文件归档阶段。根据文件的性质，内容要求，作不同的处理程序。
(1) 收文的处理程序：收发，签报，登记，拟办，批办，分送，传阅，催办，承办和收集等。
(2) 发文的处理程序：拟稿，会签，核稿，签发编号，登记，缮印，用印，分装，投送等。
特别强调，文件管理要本着集中管理，方便使用，严格保密的原则。
2. 档案的管理。档案是国家机关，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学研究、文化教育等活动直接形成的具有保存利用价值的各种文字图表，声像等不同形式和载体的历史记录。内容大体包括：档案收集；档案整理；档案鉴定；档案保管；档案统计；档案编目和检查；档案利用。
3. 会议的管理。机关各部门要根据工作的中心科学合理地安排会议，并且纳入总体规划：
(1) 要明确职责，规范办事程序，减少业务部门之间的交叉，提高会议的质量和效率，从会议的分工和议题出席会议人员，时间和规模都要严格合理安排。
(2) 建立会议的报批制度。
(3) 加强会议经费的管理，控制会议开支。
4. 事务管理。后勤管理；财务的管理；交通车辆的管理；办公用房及其职工宿舍的分配和管理；办公环境的管理；职工生活福利的管理；接待工作的管理等。它是机关的总后勤内管家，牵涉到机关的人、事、财、物各个方面，头绪繁多，面广量大。所以负责管理的同志首先要有强烈的事业心和责任感，要把原则性和灵活性科学地统筹起来。
八、接待工作管理
() 接待工作的基本内容：接站；安排住宿；组织会谈；组织公众联欢活动；欢送宾客。
（二）接待工作的一般程序。
（1）掌握来宾情况（人数，男女，身份，级别），来宾乘坐交通工具和抵达的时间等。
（2）根据来宾身份及人数等，请有关领导提前到宾馆、机场、车站迎接。
（3）来宾抵达住地后，如有行李应让工作人员或服务员帮助拿、取。
（4）来宾下榻后或消除疲劳后，应向客人具体了解来访意图，商议活动的日程，并根据滞留时间安排好他们的生活。
（5）按照大体对应的礼仪原则，根据本单位领导的意见通知有关领导看望客人。在会见之前，要将来宾的有关情况向领导汇报清楚，使领导心中有数。
（6）送行。（代购车、机票，车辆调度）
（三）接待工作的礼仪和注意事项。
1. 见面握手（不论和什么人握手，均统用右手）。
（1）主动走上前去，一边握手，一边说些您好，辛苦啦等一类的问候语。
（2）握手时要自然，大方，既不要有气无力，也不要使劲握住客人的手左右摇晃。
（3）握手顺序应按客人的身份，年龄等由高往低依次进行。
（4）握手时应双目注视对方，不要东张西望，心不在焉。
2. 引导进房。将客人引导进客房，接待室，会议厅。
3. 介绍引见。客人与机关领导会见时，行政主管或秘书工作人员要在主客双方之间做介绍引见。
4. 乘车行路。
5. 接洽交谈。在同来宾接洽交谈时，总的要求是：热情，不能失之媚俗；客气，不能失之虚伪；坦诚，不能失之粗陋；潇洒，不能失之无礼。