办公用品管理办法细则.docx

办公用品管理制度
一、宗旨
为规范公司办公用品的采购与使用，使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，特制定本办法。
二、适用范围
公司内部所有部门及分公司办公用品的采购。
三、管理部门
办公用品的管理部门是人力资源部
四、日常管理
1、办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。非消耗性办公用品包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等，同时遵守固定资产管理制度。
2、办公用品如分配为个人使用的，由个人自己负责管理，如计算机、笔类、尺类、橡皮等；如为部门业务共同使用的，由部门负责人指定专人管理，如打印机、复印机等。
3、公共财产发生损坏时，使用人或责任人需负相应的责任。
4、员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室，要检查关闭设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。
5、任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。
五、采购管理
1、办公室所有办公用品的采购工作，统一由后勤保障部办公室进行。
2、各部门应于每月25日至30日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，由企管办助理填写《物品采购申请单》，交后勤保障部进行审核及采购，具体物品发放依据实际采购情况而定。
3、办公用品采购的一般程序为：
A、后勤保障部确认库存无可用或可替代的物品后，按照规定权限办理审批，填写《物品采购计划表》（附表二），并报告办公室采购人员；超出办理权限（即大件物品），即由后勤保障部上报企管办审批；
b、得到采购许可签字后，一般办公用品由公司制定配送公司送货上门，验收完毕后签字确认，即可在财务部核销账目；大件物品则需经过询价、议价、确定、采购、入库、发放程序，购买后凭签字签呈核销费用。
c、仓库管理员将物品发放给所需部门，部门负责人在《物品领用登记表》（附表三）签字确认；
d、相关领导按规定进行批准权限审签，后由财务部核销费用。
4、各部门若需采购临时急用的办公用品，由部门主管填写《物品采购申请单》（附表一），并在备注栏内注明急需采购的原因，经财务部审核后报总经理批准，后由采购部实施采购任务。
5、公司车辆要严格执行定点加油和定点维修制度，并接受后勤保障部的监督指导。
6、对单价大于1元以上物品的采购，应先进行询价、比价、议价，并将最终议定价格呈报企管办，经同意后方可实施采购任务。
六、用品入库
1、办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由企管办助理登记入库；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。
2、物品采购发票应由企管办助理签字确认入库后，方可报销。
3、企管办助理须对办公用品做到分类存放，码放整齐，清洁有序。
4、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，要建立办公用品管理台帐，做到入库有手续、发放有登记。
七、办公用品的领用
1、一般办公用品的发放，由企管办助理依据《办公用品领用标准表》（附表四），在登记好《办公用品领用登记表》（附表三）后，直接发放给使用部门或个人。
2、领取时，领取人须在《办公用品领取登记表》（附表三）上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。领取非库存、专门采购的办公用品时，领取人须在购物发票上签字。领取接待用品（如水果、烟、茶、纸杯等）时应由接待承办部门或接收此物的人员在购物发票或《办公用品领用登记表》（附表三）上签字。
3、员工领用单价在1元以上的物品，须经部门主管核准同意。
4、领取的非消耗性办公用品（如订书器、计算器、剪刀、台历架等）应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。
5、特殊办公用品的发放，应由后勤保障部指定专人负责，经使用部门或分公司办理有关领用手续后，交使用部门或分公司具体使用和管理。
6、领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确，一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。
7、办公用品管理部门及人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。对于消耗品，可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领，领取人应作出解释，否则保管员有权拒付。
八、办公用品的保管
1、办公用品由企管办助理统一保管。
2、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
3、批量购入的办公用品应即时入库存储，物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接，在（办公用品入库登记本）上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字。
4、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；替换下的各类办公设备交由后勤保障部统一保管，要及时回收。登记造册，修旧利废，充分利用。
5、定期进行办公用品库房盘点，确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。
九、办公用品的使用
1、使用办公用品应以室为家，牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。
2、办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。
3、精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。
4、办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用。复印纸应用于复印，不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等要反复使用；纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。
5、印制文件材料要有科学性和计划性，并力求使印制数与需用数基本相符，略有余富，避免不必要的浪费。
6、对于高档耐用办公用品，科室间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任。
十、用品转移
1、员工离职时应依《物品领用登记表》（附表三）所领物品一并退回（消耗品除外），由办公人员填写《办公用品移交表》（附表八），离职员工签字确认。
2、办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等的迁移，需经财务部办理迁移手续后，方可执行。
十一、物品维修
1、电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护（加碳粉）时由使用部门向后勤保障部提出维修申请。
2、后勤保障部若发现用品为人为故障，应追究使用人或责任人的责任。
3、如无法维修，可联系供应商或外部维修机构进行维修，并填写《办公用品维修记录单》（附表五）。
4、维修经后勤保障部和使用部门验收后在维修单上签字作为报销凭证，相关费用由后勤保障部按规定报销。
5、如办公用品由于损坏或超出使用年限等情况，维修费用较高，需淘汰或新品替换，则需对于该物品进行报废处理，填写《办公用品报废凭证》（附表七）说明情况，并说明是直接淘汰还是需要购置新设备，该表将提交企管办，由企管
办决定是否需进行报废处理。
十二、遗失物品管理
1、公司员工应爱护和节约的办公用品，同时应承担良好保管的义务。
2、如办公物品出现人为遗失，应由保管人员、使用人员及其部门负责人共同承担相应责任。
3、如办公室出现被盗、抢劫等情况，导致贵重办公物品及公司机密文件被盗，遗失部门应积极配合警察侦破案件，如能追回遗失物品和遗失文件，则相关人员应被处头警告，同时被警告人应加强防盗、防劫观念，积极建议改进防盗措施；如遗失物品及文件不能追回，则由相关人员及部门负责人对该事件负责，具体处罚措施由企管办商议决定。
4、如公司出现内盗情况，一经查出，直接扭送公安局。该人员应归还被盗物品，并对公司及公司员工所受损失负责，承担相应责任，公司应视情节给予严厉处罚。
附表一：《物品采购申请单》
附表二：《物品采购计划表》
附表三：《物品领用登记表》
附表四：《办公用品领用标准》
附表五：《办公用品维修记录单》
附表六：《办公用品遗失单》
附表七：《办公用品报废凭证》
附表八：《办公用品移交表》
附表一
物品采购申请单
日期:
序号
物料名称
规格
单位
所需数量
所需部门
签字确认
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

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24

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29

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附表二:
物品采购计划表
采购人:年 月 日
序号
物料名称
规格
单位
库存
采购计划
采购确认
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

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附表三:

办公用品签领表
公司:
发放人:

日期
领用人
领用物料
领用数量
领用人签字
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

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23

24

25

26

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28

29

30

附表四:
办公用品配发标准
编号
品名
单位
数量
岗位
使用周期
离职需归还
备注
1
促销服
套
1
促销
非消耗类
需归还
入职发放
2
笔记本
本
1
一级
一月

入职发放
3
中性笔（黑）
支
1
一级
一月

入职发放
4
计算器
个
1
一级
非消耗类
需归还
入职发放
5
公司信笺
本
1
一级
三月

入职发放
6
文件夹
个
1
一级
非消耗类
需归还
入职发放
7
文件架
个
1
一级
非消耗类
需归还
入职发放
8
名片
盒
1
一级
三月

入职发放
9
通讯录
张
1
一级
非消耗类

入职发放
10
市场人员文档
本
1
一级
一月

需求发放
11
纸质文件袋
个
1
一级
非消耗类

需求发放
12
塑料文件袋
个
1
一级
非消耗类

需求发放
13
订书机
个
1
二级
非消耗类
需归还
需求发放
14
文件盒
个
1
二级
非消耗类
需归还
需求发放
15
中性笔（红）
支
1
二级
一月

需求发放
16
胶棒
支
1
二级
一月

需求发放
17
曲型针
盒
1
二级
实际使用

需求发放
18
大头针
盒
1
二级
实际使用

需求发放
19
电脑
台
1
二级
非消耗类
需归还
需求发放
20
电话
部
1
二级
非消耗类
需归还
需求发放
21
打印机
台
1
二级
非消耗类
需归还
需求发放
22

23

24

25

26

27

28

29

30

注：一级为一般工作人员，二级为财务人员、文职人员及管理人员；消耗类用品，需以旧换新，进行发放。
附表五:
办公用品维修记录单

附表六:
办公用品遗失单

附表七
办公用品报废凭证
申请部门

申请时间

物品名称

配置时间

物品编号

物品编码

报废说明
领导签字：
部门意见：

财务部意见：

企管办意见：

附表八
办公用品移交登记表
日
期
物品名称
单位
数
量
移交人
所在
部门
接收人
所在
部门
备注

注：此表由管理员登记，如若办公用品回收，则管理员为接收人，并负责登记入库。

学生登记表
系 别：
专 业：
学 制：
姓 名：
填写日期年 月 日
学生工作处制
姓
名
现名

照
片
曾用名

籍贝

家庭住
址

民族

现在家庭详细住址

是否

本人身体

华侨
侨居
何处

何时

何地参

加共

产党和

共青团

健康状况
家庭经
济
情
况
及
主
要
经
济
来
源

何时何
种原因
受过何
种奖励
本人学 历 及 社 会经 历
自何年何月起
至何年何月止
在何地、何校（或单位）学习（或任何职）
证明人

处分

家庭主要成员和主要社会关系，他们的姓名、年龄、在何地、何单位、任何职、政治面貌，现在与本人的关系何如

自我鉴定：

懂何种外语
程度如何
本人工作
志愿

备注

院王管部门意见