会议会务服务工作流程.docx

会议会务服务工作流程
1、小型会务工作的服务流程
1）服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗。
2）到岗后，首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常，发现异常及时报告修理。
3）仔细做好会议室的桌子、椅子、凳子的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境，协助工作人员提前布置好会场。
4）提前将消毒完毕的茶杯摆放好，准备好茶叶和开水，提前10分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。
5）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次。
6）服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）。
7）会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员。
8）会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门窗等。
2、中、大型及重要会议的会务工作服务流程
1）在接到会议通知后，作出详尽的会务安排并及时向相关领导汇报。
2）会务人员根据会议需要，提前准备好横幅、绿摆、鲜花、果盘等。
3）提前对会议室进行检查，与会议主办方保持联系，对座位、名位牌、会标等进行核对，对影视、音响、灯光、花卉、绿摆、茶水、卫生、通道等进行检查，要求达标后，对会议室封闭管理，不准无关人员进入会场。
4）服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前50分钟到岗。
5）到岗后，首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常，发现异常及时报告修理。
6）仔细做好会议室的桌子、椅子、凳子的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境。
7）提前将消毒完毕的茶杯摆放好，准备好茶叶和开水，提前10分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。
8）如需要控制电梯，则提前安排人员控制。
9）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次。
10）服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻），若领导有事交待，应主动热情地走上前去询问，及时办好领导交代的事情。
11）会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员。
12）会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关
好灯、音响、空调、门窗等。
13）会务部在会议期间应与保安部加强联系，防止无关人员骚扰会场，并注意会议期间的用电设备安全，保证消防通道的畅通，紧急情况下，应有服务人员在场进行疏导。
3、会议接待服务流程
3.1目的
规范会议接待工作流程，切实把会议接待工作提高到一个崭新的服务水平。
3.2适用范围
适用于所有会议接待工作流程的控制与管理。
3.3职责
3.3.1项目部项目经理负责本工作流程的监督与落实执行情况;
3.3.2客服员负责本工作流程的具体实施与会议接待的全面管理工作；
3.3.3会议接待服务员负责执行好本规程。
3.3.4会议工作规程
3.4会议类型
3A级：国家、省部级领导和客户要求的部门
2A级：市级领导、来访的重要客户；外省、市级的参观团。
A级：同行业市级参观团、区级领导；
3.4.1准备工作
3A级：总经理或总经理指定人员提前24小时、6小时、3小时、1小时、30分钟分别与主要接待方负责人进行对接。
2A级：项目部项目经理提前6小时、3小时、1小时、30分钟与主要接待方进行对接。
A级：客服部负责人提前3小时、1小时与通知方进行对接。
3.4.2宣传准备
3A级：主要接待方提前与电视台联系，记者现场采访、摄像；公司安排专人进行拍照；提前准备横幅、指示牌；确定行程路线、欢迎鲜花形式。
2A级:公司安排专人进行拍照；提前准备横幅、指示牌；用花盆、装饰花、绿色植物布置大厅等公共区域。
A级：提前准备指示牌用花盆、装饰花、绿色植物布置大厅等公共区域。
3.4.3人员准备
3A级：①各级管理人员按分工做好秩序维护、水电保障、设备运行安全等工作；②客服部安排迎宾、引领、会议室服务、休息区服务和应急服务。
2A级：客服部安排专人负责会议服务、休息区服务；
A级：客服部安排专人负责会议服务；
3.4.4物料准备
3A级：会议摆台用品：台布、A4纸、笔、矿泉水、茶水、果盘、接碟、抽取纸、果签、烟缸等。根据会议通知单要求准备用品。卫生间配备用品：洗手液、抽取纸。
2A级：会议摆台用品：台布、A4纸、笔、矿泉水、茶水、果盘、接碟、抽取纸、果签、烟缸等。根据会议通知单要求准备用品。卫生间配备用品：洗手液、抽取纸。
A级：会议摆台用品：台布、A4纸、笔、茶水、抽取纸、烟缸等。根据会议通知单要求准备用品。卫生间配备用品：洗手液、抽取纸。
3.4.5检查准备：
3A级：客服部负责人提前6小时检查物料准备、人员准备，组织人员进行演练操作，分别提前1小时、30分钟、10分钟检查物料准备、人员准备情况。
2A级：客服部负责人分别提前1小时、30分钟检查物料准备、人员准备情况。
A级：客服部负责人分别提前1小时、30分钟检查物料准备、人员准备情况。
3.4.6日常会务工作（A级）
（1）会议接待服务人员必须注意自己的仪表，穿好工作服，提前15分钟到岗；
（2）到岗后首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常（提前半小时打开灯光;提前1小时打开空调；影视音响设备由会议主办方负责协调主管设备人员）及时与会议接待主管和客户方协调。
（3）仔细检查会议室的桌子、椅子等会议使用物品的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境;
（4）提前将消毒好的茶杯摆放好，准备茶叶，打好开水，提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员；
（5）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次；
（6）服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；
（7）会议主管必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情及时应对；
（8）会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；
（9）会议结束后，及时做好会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门窗等。
3.4.7 2A级、3A级中、大型及重要会议的会务工作
（1）客服部接到2A，3A及重要会议通知后，作出详尽的会议安排及时向项目部项目经理汇报；
（2）客服部主管根据会议需要，若要悬挂横幅则通知会议预定单位提前一天准备好横幅;提前两小时安排摆放好鲜花；
（3）提前一天对会议室全面检查，应与会议主办单位保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场（会议室）；
（4）服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，
提前1小时到岗；
（5）仔细检查会议室的桌子、椅子等的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境；
（6）提前1小时按会议要求进行摆台，准备茶叶，打好开水，提前15分钟再会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员；
（7）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，香巾并每隔15分钟加茶水一次，并牢记领导饮用茶水的习惯，以便做好个性化服务；
（8）若领导有事交待，应主动热情地走上前去询问，及时办好领导交待的事情；
（9）服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；
（10）客服领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情及时应对；
（11）会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；
（12）会议结束后，及时做好茶杯及通知保洁做好会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门窗等；
3.4.8客服在会议期间应加强与安保联系，防止无关人员进入会场扰乱会议，应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，应保证通道的畅通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。
3.4.9 2A,3A重要会议结束后，由项目部项目经理组织召开会议
接待总结，分析、研究、探讨经验与不足。
3.4.10会议服务人员上岗前必须符合会议服务标准规程仪容仪表要求。