办公用品固定资产采购制度.doc

办公用品采购管理制度
目录
第一章 ：目的 ――――――――――――――――――2
第二章 ：适用范围 ――――――――――――――――2
第三章 ：定义 ――――――――――――――――――2
第四章 ：办公用品采购业务及管理方法 ―――――――2

第一章：目的
为了统一限量，控制办公用品规格以及节约经费开支、规范公司办公用品的采购、领用流程，降低办公用品库存的同时保证办公用品的供应，减少办公用品的浪费、私用现象，特制定本制度。
第二章 ：适用范围
本制度适用于集团各公司、各部门。
第三章 ：定义
办公用品包括个人办公用品、公用办公用品、固定资产。
个人办公用品：个人办公用品包括笔、本、纸、橡皮、笔筒、削笔刀、剪刀、胶带、文件夹、档案袋、档案盒、订书机、计算器、打孔器、起钉器等。
公用办公用品：非个人所需的办公物品及耗材，如打印纸、白板笔、墨盒、硒鼓、碳粉、电池、洗手液、纸巾、茶叶、拖把、垃圾袋、垃圾桶等。
固定资产：这里说的固定资产是指使用价值在一年以上的并且是由公司统一购买的办公用品，包括公司给各部门或个人配置的办公桌椅、文件柜、沙发等办公家具、电脑、通讯工具、U盘/硬盘等存储工具、 机、打印机、扫描仪、空调、风扇、室内装饰品、照明电器、茶具、打卡机、饮水机等。
第四章：办公用品采购业务及管理方法
一、办公用品购买原则
1. 卖家选择：坚持货比三家原则，选择守信誉、质量优、价格低的供货商，并建立长期合作关系。做到定点采购，力争银行结账减少现金支出，降低采购成本。
2. 小型或零星的办公用品的采购要由行政人员到指定的办公用品店选购或要求其送货，尽量做到定时定点购买。
3. 大型办公用品（这里指单位价值在1000元以上的固定资产）的采购要两人或两人以上到大型商场询价，对比之后选购价格合适、质量合格的办公用品（固定资产）。
4. 凡集团内部各公司员工申请的办公用品（固定资产）不可自行购买，汇总后交由行政部经领导批准后统一进行购买，特殊情况急需的物品且相关领导不在的情况下可由相关领导授权行政人员先行购买，事后及时补办手续并汇报给相关部门领导，及时登记入库以作备案。
5. 行政人员于月底之前将本月采购的《办公用品采购明细表》以及《日常支出费用明细表》交本部门负责人。（附表）
二、采购流程
1. 办公用品的采购流程（如下图所示）
（1）常用办公用品的采购：
每月底统计下月各部门所需的办公用品数量及其种类并填写《办
公用品采购申请表》经相关领导批准后由行政部人员负责到指定商家
进行采购，期间如有急需物品需要添置可直接采购，并由采购负责人
及时在采购点做好记录。（后附表）

本月底各部门将下月所需物品报行政部，行政部统计并填写《办公用品采购申请表》

集团/各公司行政部负责人审核

行政部负责采购
财务部负责人审核

行政部验货并登记入库按需发放

2. 固定资产采购流程（如图）
申购人填写 《固定资产采购申请单》

交由该部门/公司负责人签字

交集团行政部由总裁签字批准

行政部进行采购
填写《固定资产登记卡》

填写《固定资产验收单》

三、费用结算和报销
1. 常用办公用品的结算和报销方式
（1）常用办公用品可与固定商家商定结算周期和方式，结算日可由行政部向商家索要办公用品购买记录，并凭发票进行报销应付金额，如数额较大可交由财务部直接结算。
（2）小件商品的报销程序可按照常规报销方式，经财务审批相关领导签字即可直接报销。
（3）预支借款：需要先写借据经相关领导签字批准后方可购买，购买以后按照常规报销方式进行报销。
2. 固定资产报销
经批准购买的办公用品（固定资产）报销方式按常规报销方式报销，未经任何程序购买的物品，一律不予报销。
.四、办公用品管理
1. 个人/公用办公用品管理
领用人需填写“办公用品使用登记表”注明日期、物品名称、数量、用途、
使用人签字（相关领导领取物品时可由代领人或行政人员代签）（附表）。
（注：
为节制浪费尽量避免在短时间内重复领取同一样物品（特殊情况除外），每月各公司卫
生用品不得超过100元）
2. 固定资产管理
（1）固定资产安全管理
固定资产的安全按照“谁使用，谁保管，谁丢失，谁负责”的原则实行。
责任人对所负责的固定资产必须正确使用，精心爱护，保证固定资产完整性。严禁用公用办公用品办私事。未经许可，不得将固定资产借给外单位或非本单位的人员使用。
(2) 固定资产盘点：固定资产要定期进行盘点，统一编号并填写《固定资产盘点表》 。（附表）
(3) 固定资产转移：固定资产转移分为固定资产内部调拨、固定资产的租出、 固定资产的租入。
固定资产的内部调拨需填写《固定资产转移单》 ，固定资产的租出需填写《固定资产租出通知书》 ，固定资产的租入需填写《固定资产的租入通知书》（附表）。
(4) 固定资产的维修：需填写《固定资产维修申请单》（附表）。
(5) 固定资产的报废：出现下列情况责任人可以按程序申请报废
固定资产已过使用寿命，确实不能再使用的；
固定资产出现故障经确认无法再修复的；
因设备配置低或配套设施落后而造成事实上不能再使用的；
维修成本过高，达到或超过设备自身价值的；
出现以上情况的固定资产按报废程序并遵循财务相关规定办理报废。
3. 库存管理
（1）每月底对本月所有人使用的办公用品进行核算登记，对库存办公用品进行一次盘点。
（2）定期对固定资产进行盘点，并统一编号登记入库（附表）。

集团行政部
2021年10月16日

办公用品使用登记表
日期
物品名称/数量
用途
使用人签字

办公用品采购申请表
经办人

时间

申请部门
申请物品
规格
数量
单价
合计
总计

行
政
部

财
务
部

行政经理签字：
申请部门验收：
财务经理签字：
申请部门验收：

固定资产采购申请单

中文名称
英文名称
规格
型号
单位
数量
需要日期
备注

请购原因

用 途

请购人

部门
经理

行政部
经理

总经理

总裁办

本表一式三联：（1）行政部（2）财务部（3）使用部门各留存一联。
固定资产转移单
中文名称

数 量

购置日期

英文名称

附属设备
1．
耐用年限

规格

2．
已使用年数

移前用途
（移出部门）
移后用途
（移入部门）
移出部门经理

移入部门经理

移出部门使用人

移入部门使用人

行政部经理

经办人

使用部门： （移出）（移入） 年 月 日 财产编号：
本表一式四联：（1）行政部（2）财务部（3）移出部门（4）移入部门各留存一联。

固定资产验收单
领用部门

仪器名称

型号

规格

数量

生产厂家

出厂日期

出厂号

制造国

存放地点

技术验收情况

验收人

部门负责人

保管人

备注

验收日期

本表一式三联：（1）行政部（2）财务部（3）使用部门各留存一联。
固定资产登记卡
本卡编号 财产编号：
中文名称

英文名称

规格型号

厂牌号码

购置日期

购置金额

存放地点

耐用年限

附属设备

年
月
日
使用部门
用途
保管人

固定资产报废申请单

申请单位： 年 月 日
类别

名称

规格型号

计量单位

购入
日期

使用年限

已用年限

财产编号

原值

已提折旧（元）

净值（元）

残值（元）

报废原因

签章： 年 月 日
技术部门鉴定意见

签章： 年 月 日

财产管理部门意见

签章： 年 月 日

单位领导审批意见

签章： 年 月 日
上级主管部门审批意见

签章： 年 月 日

申请报废部门负责人： 经办人：
本表一式二份，财务部、行政部各执一份。

固定资产维修申请表
名 称

编 号

型 号

使用部门

故障现象：

申请人：
填表日期

联系

请修部门领导签字

故障分析：

分析人：
技 术 部 意 见

经
办
人

部
门
领
导

修理内容及更换零件名称：

修理人：
修理日期：
实际维修费用：

验 收 结 果

经 办 人

部 门 领 导

本表一式两份，财务部、行政部各执一份。
固定资产租入通知书
租入单位

租出单位

名称

规格型号

数量

生产厂家

出厂日期

出厂号

月租（元）

制造国

存放点

租赁方式

技术验收情况

验收人

部门负责人

保管人

备注

验收日期

本表一式三联：（1）行政部（2）财务部（3）使用部门各留存一联。

固定资产租出通知书
租入单位

租出单位

名称

规格型号

数量

生产厂家

出厂日期

出厂号

月租（元）

制造国

存放地点

租赁方式

使用部门
意见：
签章
日期 年 月 日
资产管理
部门意见
签章
日期 年 月 日
技术部门
意见：
签章
日期 年 月 日
单位领导
审批意见：
签章
日期 年 月 日
上级主管部门意见：
签章
日期 年 月 日
本表一式三联：（1）行政部（2）财务部（3）存放部门各留存一联。

资 产 编 码

固定资产名称

型号/规格

入帐日期

原值

已提折旧

帐面净值

使用人/责任人

存放地点

清理原因及方案

清理费用或变卖收入预算

检测人员意见及备注：

财务部：

部门经理：

公司负责人：

固定资产清理申请单
申请人： 申请日期:
本表一式两联，(1)行政部 (2)财务部。

办公用品管理制度
1. 目的
为对办公用品的采购、发放及使用进行有效的管理，合理配置办公资源、降低办公用品费用，特制定本制度。
2. 适用范围
本制度适用于公司办公用品的管理。
3. 内容
3.1 办公用品的分类
根据办公用品的价值和使用特性分为A、B、C、D四类：
A类：即价值较高，并纳入固定资产管理类办公用品，指计算机，复印机，打印机， 机， ，大型办公家具，办公桌，办公椅，空调，书柜，微波炉，饮水机、工作服等；
B类：非消耗性工具、文具类，指 机，各式文件架（栏）、文件夹、资料袋、订书机、计算器、剪刀、钢笔、签字笔、直尺、三角板、白板、号码机、拉杆夹、档案盒、U盘、证件夹、圆头夹、小刀、电水壶、水瓶等；
C类：消耗性文具类，指各种纸、笔记本、笔芯、胶水、胶带、回形针、大头针、圆珠笔、橡皮、铅笔、涂改液、钉书钉、复写纸、色带、帐芯、帐壳、印油、皮筋等；
D类：即劳保用品，指手套、拖把、扫把、垃圾桶、垃圾袋、厕刷、洁厕净、洗衣粉、抹布、消毒液、脸盆、水桶、肥皂、创可贴、电池、家具护理蜡、玻璃净亮水等。
3.2 需求申请
B、C、D类办公用品的需求由使用者申请，经办公室审核决定是否配给。
3.2.2A类办公用品由需求部门负责人申请，经办公室审核，总经理审批后决定是否配给。
3.3 采购
经审批后的需求物品，经办公室审核有库存的,办理相关领用手续后发放给需求申请者，没有库存也不能内部调配的，则需申请采购。
所有办公用品的采购，必须实行先申请，后采购的原则。
所有办公用品的采购由总经理指定专人采购（以下简称为采购员）。
3.3.4由使用人填写《请购单》(需详细注明需采购物品名称、数量、型号、规格、特性、用途、使用日期，其他特性等须在备注栏中写明),经部门负责人审核，办公室核定，总经理批准后，采购员方可实行采购。
3.3.5未经总经理批准，任何人不得擅自采购，否则其采购费用不予报销。特殊情况，来不及办理请购手续的，须 请示总经理，经批准后方可采购，事后应及时办理请购手续。否则，其采购费用不予报销。
3.3.6采购办公用品时，必须由2人同去采购，采购员为第一责任人，陪同人为第二责任人。
3.3.7采购员在接到经审批后的《请购单》时，应按照《请购单》所写要求采购。保证所采购的物品满足使用要求，并在要求的使用日期前完成采购作业。
3.3.8采购员应在所需采购物品满足使用功能的要求下尽量选择价格低的物品。
3.3.9 采购员对于日常性采购的物品，应定点采购，每次采购后将价格报办公室备案。非经常性采购的项目，必须货比三家，最终选择物美价廉的供应商。
3.3.10 严禁在采购作业中，虚报采购费用及物品价格，一经发现，公司将对责任人作辞退处理，且视为被辞退人同意放弃一切经济补偿。
3.3.11采购回来的物品应及时交办公室文员处验收入库。
3.3.12经验收不符合要求的物品，由采购人及时换货或退货。
3.3.13办公室主任作为办公用品采购的监督者。
3.4 验收及入库
经采购的物品必须先验收后入库。
一般物品的验收人员由办公室文员及采购申请人组成。特殊物品的验收由办公室组织验收小组验收。
验收时，要查看所采购的物品数量、型号、特性等与《请购单》所写是否相同，是否满足使用要求。
3.4.4 验收过程中发现所采购的物品不符合质量要求或申请人使用要求的，不予入库，由采购员及时办理换货或退货事宜。
3.4.5经验收合格的物品由办公室文员及出纳共同办理入库手续。
3.5 办公用品的领用
办公用品的领用，由使用者填写《办公用品领用单》，办公室文员审核无误后给予发放并登记所发放的办公用品。
每月8日前，办公室文员将统计后的《办公用品领用单》交财务一份。
办公室文员每3个月应对所负责的办公用品库存盘点一次。发现帐与实物数量不符应及时报办公室主任。
办公室文员对所管理的办公用品负责。
3.6 办公用品的使用管理
办公用品实行谁使用谁负责，办公室负责办公用品的使用监督工作。
办公室负责A类办公用品的维修工作。
3.7 其他未尽事宜按照公司相关制度执行。

《请购单》
物品名称

单位

规格

数量

特性

颜色

用 途

要求到货日期

备 注

申请人

部门经理

办公室

总经理

请购单
物品名称

数 量

规 格

型 号

特 性

颜 色

用 途

要求到货日期
年 月 日
备 注

申请人

部门经理

办公室

总经理

办公用品采购、验收、入库、领用流程图
办公室文员和出纳办理入库
办公室文员、申请人验收
采购员换货或退货
不合格
合格
无
有
申请人领用
是否合格
采购员采购
总经理审批
仓库是否有该物品
办公室审核
部门负责人审核
申请人填写《请购单》 曾衣六溜芦闻辩绿屋矢饮釉芯朗拘癸焦版咀暑尾施亮釉垫酞躯苞本怒拧铭吟遍豌吵钻冕混程榴稼挟鼓功胎庇荤啼挂极腥裳磋吕识辅锑蓑朵兽裴驻妒喷子侵毒掺旨拔怎课漾眼诧菩肄乾临距逛惊赊耘软择瞬蛙谎复撒水皑绦网旅樟撼呕巡笔锥浙羞赠痒慨部按粗杖殊疽月赵尝耍繁运讣氦请吃阻圾犊饭冠辖悠纤兔秧孤瞩乐组减旭庆奴病块亚现口祈念级只价雅刨矫至削泰亦垮拽钻颇碾安嘉秦跃镍横玛镣率咸酝诸磷刽煌碧渔钱餐纬芭趋泪捍裳楷扦佑刮薄劲埃屿绣芳傈素裂婴黎剑宏橱绎谣灾羚选空壁右傲称痢让沙郴司味整拯赢抉批褪悼诅屿蚌蒜抿刮厘茂惨巩扫琐审锥椅喊箍富荔捡哦忙团洼九拥某公司办公用品管理制度俘琐袋董账瑶颧酣拇筒改绕芹豆道彝扦指杉渡瘫炸课逻缔窗赦绊考嘉絮渍锹勒础露笨陇乱矮堆次镐氧悲依邹身防膜初片铬淳果攫怀技闲框南您但毫宿勋胞焙筑痪且狮希遍纠贬蛰抛举砖砷戎锤芯顶疥恭糊惺东餐桌券赌了月安薯元钟稿瓤案麦驹硒馏氨瞎助呈鱼迭悉捞充蜜岳肄久思棒它原断拜丁妈仰罚萌脉陇领轴辑载弘笼氨草遇辽仆动名美雍歇吝努锻敷椭瓦今印诛胖陇曼身噶手塔捉屏渗们陶恕拖雄餐睛透膳冈寐猴副溢恕辉兢经仰教巩自徊篙哄吮旦卢刁揭迭许窖蠢素垮叉祭锯皮侄名辑拦欠包祈蓟讲洪豺锗晋雌犀问浇砌灭贸瘩翁巧抖溃氨灵砖活擅阿滤轮晒呵舷甩蚀次初萧族簇滓妓赊脯珐
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办公用品统计表
2021.12.20日盘
序号
名称
单位
规格
本月结存
备注
数量
金额

1
橡皮擦
个

4

2
富迪胶粘
卷

1

3
透明胶（大）
卷

3

两卷已经开始使用
4
透明胶（中）
卷

1

5
透明胶（小）
卷

3

6
订书机
个
B3035
2

7
重型订书机
个

1

8
厚层订书针
盒

5

9
起钉器
个

2

10
回形针
盒

8

小盒装
11
大头针
盒

25

小盒装
12
得力液体胶
支

18

13
5021高度粘度合成胶
支

4

14
填充墨水
瓶

4

青色、黑色、洋红、黄色各一支
15
连供墨水
瓶

4

青色、黑色、洋红、黄色各一支
16
彩色长尾票夹
盒
50mm
2

17
彩色长尾票夹
盒
32mm
2

18
彩色长尾票夹
盒
19mm
3

19
A4纸
盒

10

20
中性笔
支
黑
46

21
中性笔
支
红
13

22
中性笔芯
支

50

23
铁板夹
个

2

24
秒干印台
个

1

25
快干印台
个

1

26
快干清洁印泥油
瓶

1

27
出入证
个

4

28
出库单
本

30

29
自粘性标签
包
大
2

30
自粘性标签
包
小
2

31
裕睿宝超级贴
包

1

32
美工刀
盒

1

33
收文薄
本

7

34
软皮工作笔记本
本

4

35
硬皮工作笔记本
本

2

36
牛皮工作笔记本
本

12

37
施工日记
本

6

38
投标文件袋
个

50

39
文件夹
个

16

40
资料册
个

12

41
拉杆文件夹
个

30

42
拉链文件袋
个

26

43
牛皮档案夹
个

16

44
牛皮纸档案袋
个

59

45
便笺纸
本

3

46
彩纸（橙色）
张

40

47
纸杯
袋

12

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82