社会组织业务档案管理制度.docx

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社会组织业务档案管理制度

为提高本社会组织档案管理水平，进一步加强业务档案归档的标 准化和规范化建设，根据《中华人民共和国档案法》、 《中华人民共 和国档案法实施办法》，制定本规定。
一、业务档案归档责任主体
业务部门负责制定业务档案管理标准，对业务部门档案归档工作 进行指导、 检查和培训，业务部门负责各类专业性和具体性业务档案 的收集、 整理、 保管、 鉴定、 统计和提供利用工作。 已经办结的项目， 由业务部门归档完毕后按照规定时间上交办公室统一保存。卷盒(夹) 等耗材，统一由办公室调配，业务部门申领。
二、归档文件要求
1、归档文件材料内容必须真实、准确。
2、 归档文件材料要符合文件制作要求，标题、 落款、 时间(年、 月、日)、印章、正文与附件、正式发文的定稿和签发单、上级来文 和承办单、请示与批复以及专项成套材料等必须齐全完整。
3、归档文件材料应质地优良、书写工整、字迹清晰。
4、归档的文件字迹要符合长期保管需要，应使用蓝黑或碳素墨 水、优质油墨书写或制作，严禁使用易褪色的书写材料。如：圆珠笔、 铅笔、复写纸、纯蓝(红)墨水等书写材料。
5、归档文件材料纸张幅面应符合要求，一般文件材料应为A4纸，

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必要时可使用 A3纸，但归档应折叠为A4纸大小。
三、整理要求
1、案卷题名
案卷题名要求简练、准确，能够概括揭示卷内文件的内容与成分。 案卷题名构成形式：
1 )符合规范的名称+业务类型
2 )出让宗地编号+业务类型
3 )时间＋业务类型
2、卷内文件排序
1)归档文件目录
归档文件目录是包含卷内文件题名及其他特征，并固定文件排列 次序的表格。
2)归档文件
卷内归档文件一般按重要程度或时间顺序排列。
密不可分的文件应依序排列，即正件在前，附件在后；批复、批 示在前，请示、报告在后；正式发文在前，签发单在后；上级来文在 前、承办单在后；文字材料在前，图样在后。重要文件的历次修改稿 依次排列在定稿之后。
3)备考表
备考表是对本盒案卷材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况 进行说明的文件。
3、案卷装订

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1)卷盒
卷盒(夹)采用长×宽为315mm×235mm ，其厚度可根据需要 分别设置30mm、 40mm或50mm的规格。
卷盒(夹)封面项目应包括：案卷题名、编制单位、编制时间、 保管期限、密级、立卷人。
2)案卷装订
案卷装订前要先去除卷内文件上的金属物(订书钉、大头针等)；
文件没留装订线的要贴补加边，破损的要裱糊好，幅面较大的要 折叠整齐；
将归档文件目录、归档档案左下取齐，用铆钉装订机装订牢固， 注意不倒置、不散页、不压字。
4、电子文件刻录
归档完成之后，需将案卷文件的电子版本刻录在一次性写入光盘 等耐久载体上，光盘标签写明年份和案卷题名，一并装入卷盒(夹) 中。

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